RV Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad

Zaaknummer: 0086171634

RAADSVOORSTEL MET VERORDENING EN WIJZIGINGSBESLUIT

Raadsvergadering

: 29 januari 2023

Agendapunt

: 11 Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad : Opsterland 2024 : Oebele van der Veen, voorzitter Klankbordgroep burgemeester

Onderwerp Portefeuillehouder

Beetsterzwaag, 9 januari 2024

Voorstel 1. De Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2024 vast te stellen. 2. De Verordening Vertrouwenscommissie (her-)benoeming burgemeester gemeente Opsterland 2022 te wijzigen.

Inleiding Op 25 september is dhr. Bouwman feestelijk geïnstalleerd als burgemeester van Opsterland. De gemeenteraad heeft een bijzondere relatie met de burgemeester: de raad benoemt de burgemeester niet zoals bij wethouders wel het geval is, maar doet een aanbeveling voor een (her)benoeming door de Kroon. Namens de Koning heeft de commissaris van de Koning op gezette tijden gesprekken met de burgemeester. Daarnaast én daaraan gekoppeld heeft de raad ook gesprekken met de burgemeester. Dat zijn geen ‘functioneringsgesprekken’, maar ‘klankbordgesprekken’. Gesprekken waarin raad én burgemeester elkaar goede en gestructureerde feedback geven, én waarin de profielschets de continue leidraad is. De verslagen van deze gesprekken vormen ook de basis voor een eventuele herbenoeming. De gemeenteraad heeft hiervoor een commissie ingesteld, indirect via de verordening op de vertrouwenscommissie. De artikelen over de klankbordgroep in de verordening op de vertrouwenscommissie zijn niet volledig. In goede tijden is dat geen probleem, maar in slechte tijden kan dat het wel worden. Gezien de aard van de gesprekken wil de klankbordgroep de basis goed vastgelegd hebben. Daarom stelt de klankbordgroep voor een aparte verordening vast te stellen voor de klankbordgesprekken en de verordening op de vertrouwenscommissie te wijzigen.

De leden van de commissie hoeven niet opnieuw benoemd te worden, de benoeming heeft in juni 2022 al plaatsgevonden. De klankbordgroep bestaat uit dhr. Van der Veen (voorzitter), dhr. Van der Meer, dhr. Harm de Jong en mw. Geertsma. De commissie wordt ondersteund door de griffier.

Beoogd effect en/of resultaat Een juiste basis voor de klankbordgesprekken met de burgemeester.

Argumenten 1.1 Geheimhouding dient goed geregeld te zijn. Voor de (her)benoeming is geheimhouding geregeld via artikel 61c van de Gemeentewet. Hier valt de commissie Klankbordgroep burgemeester niet onder. Met deze verordening is de plicht tot geheimhouding vastgelegd én is bepaald dat de gesprekken van de Klankbordgroep besloten zijn. Dit past bij de aard van de gesprekken en de vrijheid die de leden én de burgemeester moeten voelen om open met elkaar in gesprek te gaan. 1.2 De benoeming van de leden en de verordening worden met elkaar in overeenstemming gebracht. In juni 2022 heeft de gemeenteraad de leden van de Klankbordgroep burgemeester benoemd: dhr. Van der Veen, dhr. Van der Meer, dhr. Harm de Jong en mw. Geertsma. Vervolgens is er met de verordening voor de vertrouwenscommissie een koppeling gelegd tussen de leden van de Vertrouwenscommissie en de leden van de Klankbordgroep. Helaas is deze koppeling dermate strikt, dat niet alle huidige leden lid zouden kunnen zijn van de Klankbordgroep. De

1/5

Zaaknummer: 0086171634 Klankbordgroep wil de koppeling graag andersom maken: zorgen dat er een afvaardiging van de Klankbordgroep in de vertrouwenscommissie zitten. Zo kunnen de leden van de Klankbordgroep, die voor de gehele raadsperiode benoemd zijn, een afweging maken of zij zitting willen nemen in de Vertrouwenscommissie die in een kortere periode zeer intensief samen komt. 2.1 De verordening Klankbordgesprekken heeft consequenties voor de verordening Vertrouwenscommissie. De klankbordgroep wordt met deze wijziging uit de verordening Vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester gehaald. Daarmee komen er twee losse verordeningen, die wel aan elkaar gelieerd zijn, maar niet overlappen.

Kanttekeningen Geen.

Middelen De verordening zelf heeft geen financiële consequenties. De kosten van de uitvoering van de verordening passen in het raadsbudget.

SDG’s nvt

Evaluatie De klankbordgroep zal aan het einde van de raadsperiode haar eigen functioneren evalueren en een advies uitbrengen aan de nieuwe raad.

Bijlagen 1. Handreiking burgemeesters: benoeming, (her)benoeming, klankborden en afscheid. 2. Verordening Vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester Gemeente Opsterland 2022.

Vertrouwelijke stukken ter inzage gelegd voor raadsleden Geen. De klankbordgroep burgemeester, De griffier,

De voorzitter,

Laura Meijer

Oebele van der Veen

Team

: Griffie

Behandelend ambtenaar : Laura Meijer Telefoonnummer

: 0512-386333

Emailadres

: laura.meijer@opsterland.nl

2/5

Zaaknummer: 0086171634

Verordening Raadsvergadering

: 29 januari 2024

Agendapunt

: 11 Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad : Opsterland 2024

Onderwerp

De raad van de Gemeente Opsterland, gelezen het voorstel van de Klankbordgroep burgemeester d.d. 9 januari 2024, besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2024. Artikel 1. Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder:  commissaris: commissaris van de Koning in de provincie;  gesprek: klankbordgesprek tussen raad en burgemeester;  voorzitter: voorzitter van de commissie. Artikel 2. Algemene bepalingen 1. De raad voert jaarlijks gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie op grond van artikel 84 Gemeentewet in. 2. De verslagen van de gevoerde jaarlijkse gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester. 3. De gesprekken worden gevoerd voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft. 4. Indien de commissieleden dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een gesprek. 5. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100dagengesprek plaats. 6. De vergaderingen van de commissie en het gesprek zijn besloten. Artikel 3. Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit 4 raadsleden, evenwichtig verdeeld over coalitie- en oppositiepartijen, benoemd door de gemeenteraad voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 2.

De commissie wijst uit zijn midden een van de leden aan als voorzitter. 3. De commissie laat zich bijstaan door de griffier. 4. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel 4. Geheimhouding 1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 87 Gemeentewet, geheimhouding op alle (concept)vergaderstukken en het behandelde tijdens de gesprekken. 2. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 5, lid 1 en artikel 7, lid 4. 3. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. 4. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 5. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, een mogelijke externe gespreksleider en gesprekspartners zoals bedoeld in artikel 5, lid 3. Hiertoe wordt door een mogelijke externe gespreksleider een geheimhoudingsverklaring ondertekend. 3/5

Zaaknummer: 0086171634 Artikel 5. Voorbereiding gesprek 1. De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande gesprek in te zien. 2. De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3. In samenspraak met de burgemeester kan in de voorbereiding door leden van de commissie worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de griffier. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek. 4. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 5. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee. 6. Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Artikel 6. Het gesprek 1. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 2. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 3.

De volgende elementen komen tijdens het gesprek aan bod: a. terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek; b. reflectie op profielschets/rollen burgemeester; c. reflectie op rollen gemeenteraad; d. toekomstverkenning; e. gemeentelijke ontwikkelingen; f. gevolgen van ontwikkelingen voor invulling van het ambt van burgemeester en de gemeenteraad; g. afspraken. Artikel 7. Verslaglegging 1. Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd. 5. De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag. 6. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Artikel 8. Slotbepalingen 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag volgend op die van publicatie ervan in het Gemeenteblad en werkt terug tot 1 januari 2024. 2. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Opsterland 2022’. 3.

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie met inachtneming van de op dat moment meest recente ‘Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 29 januari 2024. De griffier,

De voorzitter,

Laura Meijer

Andries Bouwman 4/5

Zaaknummer: 0086171634

Wijzigingsbesluit Raadsvergadering

: 29 januari 2024

Agendapunt

: 11 Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad : Opsterland 2024

Onderwerp

De raad van de Gemeente Opsterland, gelezen het voorstel van de Klankbordgroep burgemeester d.d. 9 januari 2024, besluit: I. De ‘Verordening (her)benoeming burgemeester Gemeente Opsterland 2022’ als volgt te wijzigen: A. Artikel 1, onderdeel e, komt te luiden: e. Klankbordgroep burgemeester: commissie door de raad belast met de klankbordgesprekken tussen burgemeester en gemeenteraad zoals bedoeld in de Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad Opsterland 2024. B. Artikel 11 komt te luiden: Artikel 11 Bijzondere bepalingen omtrent de herbenoemingsprocedure 1. In het geval van een herbenoemingsprocedure zijn bij voorkeur alle, doch minimaal 2 leden van de Klankbordgroep lid van de Vertrouwenscommissie. 2. De Vertrouwenscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris. 3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris te zenden, bespreekt de Vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt wat niet openbaar gemaakt wordt. C. De artikelen 11a en 11b. vervallen. II. Dat dit besluit in werking treedt met ingang van de dag volgend op die van publicatie ervan in het Gemeenteblad en terugwerkt tot 1 januari 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 29 januari 2024. De griffier,

De voorzitter,

Laura Meijer

Andries Bouwman 5/5