RV Vergaderstructuur gemeenteraad - 1

Zaaknummer: 0086242619

RAADSVOORSTEL

Onderwerp

: Vergaderstructuur gemeenteraad

Portefeuillehouder

: Presidium

Beetsterzwaag, 17 november 2025

Voorstel 1. De notitie vergaderstructuur vast te stellen. 2. De notitie vergaderstructuur per 1 april 2026 te beschouwen als aanpassing van het Reglement van Orde tot herziening van het Reglement van Orde.

Inleiding De gemeenteraad van 2022-2026 wil de volgende raad een vliegende start geven, met duidelijkheid over de vergaderstructuur. Op 27 september 2024 en op 22 september 2025 heeft de raad zich gebogen over wat er goed gaat in de vergaderstructuur en vergadercultuur, maar ook wat er beter kan. Er kwamen diverse conclusies uit. Zo wil de raad graag meer ruimte voor debat onderling. Ook wil ze een plek om technische vragen te stellen, maar zien de raadsleden daar de ORB niet als de geschikte plek voor. De ORB zou een overleg tussen raadsleden en collegeleden moeten zijn en tussen raadsleden onderling. Na enkele raadsbrede bijeenkomsten in het kader van het ontwikkeltraject heeft het presidium zich met advies van burgemeester en griffier gebogen over de vergaderstructuur en vergaderdag per 1 april 2026.

Beoogd effect en/of resultaat Helderheid over de vergaderstructuur van de gemeenteraad per 1 april 2026.

Argumenten 1.1 De voorgestelde structuur biedt een logische opbouw om te komen tot afgewogen besluitvorming. De voorgestelde structuur is gebaseerd op de BOB-methode van Beeldvormen, Oordeelsvormen en Besluiten. De fase van beeldvormen loopt tot en met het Mienskipspetear. De raadsleden krijgen in deze fase alle informatie aangereikt om de stukken waarover zij moeten besluiten te begrijpen en de input van de samenleving wordt hieraan toegevoegd. Na het Mienskipspetear start de fase van Oordeelsvormen. Dit vindt plaats in de ORB (en in de voorbereiding op de ORB), waarin het college bevraagd kan worden op zijn keuzes en alternatieven kunnen worden afgetast. In de 1

Zaaknummer: 0086242619

raadsvergadering wordt vervolgens als raad gedebatteerd over het voorstel en de alternatieven en aanvullingen in moties en amendementen. Dit is de fase van besluitvorming. In de huidige structuur lopen de fases van beeldvormen en oordeelsvormen doorelkaar, net als de fases van oordeelsvormen en besluitvormen. 1.2 De ORB is onderdeel van de politieke voorbereiding op besluitvorming, met de technische voorbereiding in een aparte fase. Het is noodzakelijk om vóór de ORB te weten wat je als raadslid van het voorstel vindt. Dan kan het college op de juiste manier bevraagd worden over zijn keuzes en kunnen mogelijke alternatieven al afgetast worden. 1.3 Er is ruimte voor insprekers én ruimte voor bezinning na de inspraak. Het spreekrecht is een belangrijk aspect van de democratische besluitvorming. In de huidige structuur vindt de inspraak plaats in dezelfde vergadering als het politieke gesprek met het college. Er is geen ruimte om de inbreng van inwoners te laten bezinken en te bespreken binnen de fractie. Dat doet geen goed aan de integrale afweging die raadsleden voor het algemeen belang moeten maken. Meer tijd voor bezinning maakt dat het politieke gesprek met het college en de raad onderling kwalitatief beter wordt. 1.4 De lengte van het besluitvormingstraject is onveranderd ten opzichte van de huidige lengte.

Het voorgestelde besluitvormingstraject heeft een doorlooptijd van 6 weken. De huidige structuur duurt ook zes weken: week 1 collegevergadering, week 2 agendacommissie, week 3 fractievergadering, week 4 ORB, week 5 fractievergadering, week 6 raadsvergadering. 1.5 De voorgestelde structuur zorgt voor meer ruimte in agenda raadsleden In de huidige structuur worden raadsleden nog geacht twee avonden vrij te houden voor het raadswerk. In de nieuwe structuur wordt gepoogd de raadsactiviteiten standaard op de dinsdag te plannen. Uitzondering hierop zijn de activiteiten gepland in regio- en GR verband, omdat hier meerdere gemeenten annex mee zijn. Met centralisatie op de dinsdag wordt gepoogd het raadswerk behapbaar te houden. 2.1 De notitie krijgt tijdelijk de status als onderdeel van het Reglement van Orde, tot deze is herzien. De vergaderstructuur is een belangrijk onderdeel van een Reglement van Orde. Het huidige Reglement van Orde stamt uit 2016 en verdient op diverse punten een herziening. De hierboven omschreven vergaderstructuur inclusief vergaderdag moet dan ook verwerkt worden in het Reglement van Orde. De griffie zal in 2026 een nieuw Reglement van Orde voorleggen aan de gemeenteraad. Tot die tijd is deze notitie leidend als het gaat om de vergaderstructuur, aangevuld met het bestaande RvO voor alle andere zaken die niet genoemd worden in deze notitie.

2

Zaaknummer: 0086242619

Kanttekeningen 1.1 De fractievergaderingen moeten zelf ingepland worden. In de huidige structuur bepaalt de agendacommissie op welk moment de fractievergaderingen zijn. Niet alle fracties maken gebruik van dit ingeplande moment. Het zelf inplannen van de fractievergaderingen biedt de fracties meer ruimte voor eigen afstemming, maar vergt ook afstemming, zowel binnen de fractie als met de griffie/ambtelijke organisatie. Het Lycklamahûs is niet standaard in de avonduren gereserveerd voor raadsleden. Het is nog onderwerp van gesprek met de ambtelijke organisatie wat de meest handige werkwijze moet worden.

Middelen -

SDG’s -

Evaluatie De nieuwe vergaderstructuur wordt na een jaar binnen het presidium worden geëvalueerd. Daarnaast worden de vergaderingen worden altijd besproken binnen de agendacommissie. Indien daar of binnen het presidium aanleiding is tot aanpassing zal dat met het presidium besproken worden.

Bijlagen 1. Sa dogge wy dat hjir. De vergaderstructuur van de Opsterlandse gemeenteraad. 2. Ontwerp raadsbesluit. Het Presidium van gemeente Opsterland, de secretaris,

de voorzitter,

{{esl:Signer1:capture:size(200,50)}}

{{esl:Signer2:capture:size(200,50)}}

Laura Meijer

Andries Bouwman

Team Behandelend ambtenaar Telefoonnummer Emailadres

: Griffie : Laura Meijer : 0626164869 : laura.meijer@opsterland.nl

3