Raadsvoorstel Verordening auditcommissie

RAADSVOORSTEL MET VERORDENING

Raadsvergadering

: 11 december 2023

Agendapunt

:

Onderwerp

: Verordening op de auditcommissie

Portefeuillehouder

: Andries Bouwman

Beetsterzwaag, 7 november 2023

Voorstel 1. Een auditcommissie in te stellen op grond van artikel 84 Gemeentewet. 2. De verordening op de auditcommissie vast te stellen.

Inleiding Bij de start van deze raadsperiode heeft de raad, net als in eerdere raadsperioden, leden voor de auditcommissie benoemd. De raad heeft echter niet de taken van de auditcommissie beschreven in een verordening. Om helderheid te hebben over taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de auditcommissie stellen de leden van de auditcommissie voor om de auditcommissie te formaliseren. Daarnaast liggen er enkele nieuwe verordeningen met taken voor de raad die kunnen passen bij het takenpakket van de auditcommissie. Ter voorbereiding op deze verordening is input opgehaald bij het presidium en bij de auditcommissie zelf.

Beoogd effect en/of resultaat Helderheid over samenstelling, taken en verantwoordelijkheden van de auditcommissie.

Argumenten 1.1 Op dit moment is er al een auditcommissie, maar nog niet in formele zin. Een verordening geeft de auditcommissie legitimiteit en schept helderheid over de taken van de auditcommissie. 2.1 De taken van de auditcommissie zoals die nu ingevuld worden wijzigen in beperkte mate. Op dit moment onderhoudt de auditcommissie de contacten met de accountant al en is er overleg over de verordeningen en beleidsstukken gericht op de P&C-cyclus. Wat er wel bij komt is contact met de rekenkamer, waarbij de huidige rol van de fracties in het contact met de rekenkamer overigens hetzelfde blijft. De taken zoals onder andere omschreven in artikel 6.9 en 6.10 van de verordening zijn bedoeld als aanvulling hierop en zijn dan ook niet bedoeld als vervanging van bijvoorbeeld het najaarsgesprek van de rekenkamer met de raad. 2.2 De auditcommissie wil de onderzoeken van de rekenkamer, het college en de accountant op elkaar af kunnen stemmen. Het is zonde als er overlap zit in de onderzoeken van de rekenkamer, het college en/of de accountant. Om hier enige coördinatie op te kunnen voeren stelt de auditcommissie voor dit te beleggen bij de auditcommissie. Zo kan er bijvoorbeeld een jaarlijks gesprek zijn met de rekenkamer over het onderzoeksplan, of schuift een lid van de auditcommissie aan bij het najaarsoverleg van de rekenkamer met de raad.

2.3 De selectie van de leden van de rekenkamer past bij de werkzaamheden van de auditcommissie voor het contact met de rekenkamer. Als de auditcommissie het contact met de rekenkamer onderhoudt, is het ook logisch dat de auditcommissie invulling geeft aan de selectiecommissie voor nieuwe leden/voorzitter van de rekenkamer. Zo kan bij elke selectieprocedure snel een lid van de auditcommissie die daar op dat moment ook tijd en ruimte voor heeft, zitting nemen in de selectiecommissie.

1/4

2.4 De wethouder Financiën krijgt een doorlopende uitnodiging om aanwezig te zijn bij de auditcommissie en de commissie te adviseren. Tot op heden zijn de gesprekken van de auditcommissie vooral ambtelijk. De auditcommissie is van mening dat als de concerncontroller adviseur van de auditcommissie is, deze niet automatisch ook de beweegredenen van het college kan vertolken. De auditcommissie heeft behoefte aan de advisering van de concerncontroller en eventuele andere ambtelijke adviseurs, los van een eventueel collegestandpunt én behoefte aan advies vanuit het college.

Kanttekeningen Geen.

Middelen Er zijn geen financiële consequenties van dit besluit.

SDG’s Niet van toepassing.

Evaluatie De auditcommissie kijkt aan het einde van het politieke seizoen terug op het seizoen én evalueert aan het einde van de raadsperiode de werkzaamheden van de auditcommissie. Mocht dit tot een aanpassing op de verordening leiden zal de auditcommissie dat voorleggen aan de raad.

Bijlagen Geen

Vertrouwelijke stukken ter inzage gelegd voor raadsleden Geen De auditcommissie, De secretaris,

De voorzitter,

Ruerd de Haas

Hielke de Vries

Team

: griffie

Behandelend ambtenaar : Laura Meijer Telefoonnummer

:

Emailadres

: laura.meijer@opsterland.nl

2/4

Ontwerp verordening Raadsvergadering

: 11 december 2023

Agendapunt

:

Onderwerp

: Verordening op de auditcommissie

De raad van de Gemeente Opsterland, gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d.7 november 2023, besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening Auditcommissie Opsterland 2023 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. college: college van burgemeester en wethouders van Opsterland; b. commissie: auditcommissie; c. griffier: raadsgriffier van de gemeente Opsterland of een onder de verantwoordelijkheid van de griffier werkzame medewerker van de griffie; d. raad: gemeenteraad van Opsterland. Artikel 2 Doel van de commissie De auditcommissie assisteert de gemeenteraad in haar controlerende functie. De commissie ziet toe op de kwaliteit van financiële rapportages van het college aan de raad, onderhoudt het contact met de accountant en rekenkamer, en brengt advies uit aan de raad. Artikel 3 Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit vier raadsleden, waarvan twee lid zijn van partijen die deel uitmaken van de coalitie. 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. 3. De griffier is de secretaris van de commissie en kan tevens aan de beraadslagingen deelnemen. 4. De concerncontroller is adviseur van de commissie. 5. De commissie kan interne en externe adviseurs, waaronder de wethouder met de portefeuille financiën, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit de brengen aan de commissie.

Artikel 4 Benoeming, zittingsduur en ontslag 1. De leden worden benoemd door de raad voor de duur van de raadsperiode. 2. Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap. 3. De raad kan een lid ontslaan wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel 5 Vergaderingen en verslaglegging 1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht. 2. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. 4. Van iedere vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Het verslag wordt ter kennis gebracht aan raad en college. 5. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

3/4

Artikel 6 Taken 1. De commissie adviseert de raad over door de raad vast te stellen verordeningen en andere beleidsstukken op het gebied van planning en control cyclus; 2. De commissie is het eerste aanspreekpunt voor de accountant betreffende opzet en uitvoering van de accountantscontrole; 3. De commissie geeft invulling aan artikel 2.2 van de Controleverordening Opsterland 2023, door namens de raad met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor te bereiden. 4. De commissie formuleert specifieke onderwerpen voor de controle door de accountant; 5. De commissie houdt het overzicht over de onderzoeken van het college, de rekenkamer en de accountant; 6. De commissie doet voorstellen voor het verder ontwikkelen van de programmabegroting en andere rapportages; 7. De commissie onderhoudt het contact van de raad met de rekenkamer anders dan het jaarlijkse najaarsoverleg. 8. De commissie geeft invulling aan artikel 3 van de Verordening rekenkamer Opsterland 2023 door per selectieprocedure een lid af te vaardigen voor de selectiecommissie voor de benoeming van leden en voorzitter van de rekenkamer; 9. De commissie kan de raad en rekenkamer gevraagd en ongevraagd adviseren over het onderzoeksprogramma van de rekenkamer; 10. De auditcommissie kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel 1.

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening Auditcommissie Opsterland 2023”. 2. De verordening treedt in werking onmiddellijk na de bekendmaking ervan.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 11 december 2023. De griffier,

De voorzitter,

Laura Meijer

Andries Bouwman

4/4