Raadsvoorstel stabiele griffie.docx

008697315

RAADSVOORSTEL MET BESLUIT

Raadsvergadering

: 13 december 2021

Agendapunt

:

Onderwerp

: Stabiele griffie

Portefeuillehouder

: n.v.t.

Beetsterzwaag, 3 december 2021

Voorstel 1. De formatie griffiemedewerker per 1-1-2022 structureel uit te breiden van 0,89 naar 1,00 fte 2. Een budget van € 85.000 beschikbaar te stellen voor de inhuur van een interim-griffier voor de periode 1-1-2022 tot 1-7-2022 3. Een budget van € 25.000 beschikbaar te stellen voor extra administratieve ondersteuning van de griffie voor de periode 1-1-2022 tot 1-7-2022 4. De kosten te dekken uit de algemene reserve

Inleiding Sinds de zomer is de werkgeverscommissie – door ziekte van de huidige griffier- bezig met de vervanging en bemensing van de griffie. In de zomermaanden en september heeft de griffie kunnen functioneren met behulp van de plaatsvervangend griffiers en met buitengewone inzet van de griffiemedewerker. Op 1 oktober is Afke Zijlstra aangetreden als interim-griffier. De interim-griffier is voortvarend gestart en heeft - naast de reguliere griffierstaken - inzicht gecreëerd in de knelpunten die er zijn in het functioneren van de griffie. Aangezien zij eind dit jaar stopt, is er behoefte aan een nieuwe interim-griffier.

Beoogd effect en/of resultaat Het doel van dit voorstel is de knelpunten in de werkzaamheden van de griffie op te lossen en er zorg voor te dragen dat er de komende periode stabiliteit in de griffie ontstaat, mede met het oog op de verkiezingsperiode.

Argumenten 1.1 De huidige formatie is onvoldoende voor het uitvoeren van de taken De huidige griffie bestaat uit 1,78 fte (32 uren griffier en 32 uren griffiemedewerker = 64 uren). Dit aantal uren blijkt onvoldoende om alle taken naar behoren uit te voeren. Ook met ondersteuning uit de organisatie op het gebied van plaatsvervangend griffierswerk, HR, financiën, automatisering en algemene ondersteunende advisering blijven er te weinig uren beschikbaar om de taken uit te voeren. Het gevolg is dat de griffiemedewerker structureel overwerkt. Er zijn achterstanden ontstaan in de werkzaamheden (administratie, bijhouden LTA, archivering). De organisatie gaat nu tijdelijk helpen de achterstanden weg te werken, maar met het oog op de verkiezingen en dus een bovennormaal drukke periode is het risico op nieuwe achterstanden groot. De organisatie heeft niet voldoende capaciteit om dat dan weer opnieuw weg te werken. Daarnaast is het wenselijk het werk van de griffie op orde te hebben. 1.2 Vergeleken met andere gemeenten heeft de griffie weinig formatie Voor een gemeente van bijna 30.000 inwoners, 21 raadsleden en 9 fracties is een formatie van 1,78 fte zeer bescheiden. Vergelijkbare gemeenten hebben gemiddeld circa 1,0 fte meer beschikbaar.

1.3 Er is geen ruimte voor verdere professionalisering van de griffie Er is gezien de huidige werkdruk geen perspectief voor medewerkers zich te ontwikkelen door b.v. opleidingen of trainingen te volgen. Het is van belang dat er ruimte is voor ontwikkelings- en opleidingsmogelijkheden van de medewerkers van de griffie als motivatie en stimulatie voor de medewerkers en voor de professionalisering van de griffie.

1/4

008697315 2.1 De huidige interim-griffier stopt Met de huidige interim-griffier is na de zomer een voorlopig contract tot 31-12-2021 overeengekomen. Zij heeft aangegeven haar contract niet te willen verlengen. Aangezien de griffier voorlopig nog niet terugkeert in zijn functie, is het nodig een nieuwe interim-griffier te werven. Voor de kosten van de inhuur van de nieuwe interim-griffier wordt nu budget aangevraagd, in eerste instantie voor zes maanden. Afhankelijk van de inzet (uren) en ervaring van de nieuwe interim-griffier wordt eventueel een extra beroep gedaan op de plaatsvervangende griffiers om extra uren in te zetten voor griffiewerkzaamheden. De organisatie ondersteunt regulier de griffie, zoals boven vermeld. Mocht dit meer moeten worden, dan zullen daarvoor medewerkers mogelijk deels vrijgemaakt moeten worden. Voor de kosten die de organisatie daarvoor dan eventueel moet maken, wordt zo nodig een aanvullend voorstel gedaan. 3.1 Het komende halfjaar heeft de griffie veel extra werkzaamheden Tijdens de periode van de gemeenteraadsverkiezingen en daarna zijn er veel extra werkzaamheden voor de griffie. Voorbeelden hiervan zijn het organiseren van activiteiten voor opkomstbevordering, organiseren van extra raadsvergaderingen voor afscheid en benoeming van nieuwe raadsleden, ondersteuning van nieuwe raadsleden, organiseren van een inwerkprogramma.

Dit vraagt om extra administratieve ondersteuning.

Kanttekeningen 1.1 De opgelopen achterstanden zijn hiermee nog niet weggewerkt Dit jaar heeft de griffiemedewerker, door de perioden zonder griffier of interim-griffier, naast zijn eigen werkzaamheden ook griffierstaken uitgevoerd. De rest van de griffierstaken werd uitgevoerd door de plaatsvervangend griffiers, naast hun reguliere werk. Hierdoor, en door de extra werkzaamheden vanwege de coronacrisis (bijv. digitaal vergaderen), is een achterstand in de administratie ontstaan. Het is wenselijk om deze achterstand te hebben weggewerkt voor de nieuwe raadsperiode begint. Deze achterstand kan niet op korte termijn worden ingelopen door de griffiemedewerker, ook niet met de extra uren. Om de achterstanden toch op korte termijn weg te kunnen werken, zal hiervoor binnen de organisatie capaciteit worden vrijgemaakt.

Middelen Het voorstel is de kosten te dekken uit de algemene reserve. Bij de incidentele kosten gaat het om maximumbedragen. Niet gebruikte middelen vloeien bij de jaarrekening terug naar de algemene reserve. Toelichting op de kosten: • Voor het structureel uitbreiden van de uren van de griffiemedewerker met 0,11 fte is een structurele verhoging van de loonsom van de griffie met ca. € 6.000 nodig. Deze kosten worden gedekt uit de algemene reserve. • Het bedrag van € 85.000 bestaat uit de kosten van de inhuur van een interim-griffier (max. 32 uur per week voor een periode van 26 weken en bij een uurtarief van € 100,-) Op 13 september 2021 heeft de raad besloten de kosten voor de inhuur van Afke Zijlstra te dekken uit de ziektepot van de organisatie. In dit voorstel is gekozen om de kosten te dekken uit de algemene reserve, omdat het om een langere periode gaat en het budget in de ziektepot daarvoor niet toereikend is (de griffie heeft geen eigen budget voor vervanging bij ziekte). • Het bedrag van € 25.000 is gebaseerd op een contract van 16 uur per week voor een periode van 26 weken en een uurtarief van € 60. Het voorstel is deze incidentele kosten te dekken uit de algemene reserve. Programma 0

2022

2023 e.v.

Uitbreiding uren griffiemedewerker

€ 6.000

€ 6.000 Structureel

Interim-griffier

€ 85.000

-

Incidenteel

Extra administratieve ondersteuning

€ 25.000

-

Incidenteel

Ten laste van de algemene reserve

€ 116.000

€ 6.000

SDG’s Een stabiele griffie draagt bij aan een duurzame ondersteuning van de raad.

2/4

008697315

Evaluatie Niet van toepassing.

Bijlagen -

Vertrouwelijke stukken ter inzage gelegd voor raadsleden De Werkgeverscommissie, namens deze, Sjors Veenstra

Team

: Griffie

Behandelend ambtenaar : Piet Brouwer Telefoonnummer

: (0512) 386 351

Emailadres

: piet.brouwer@opsterland.nl

3/4

008697315

Ontwerp raadsbesluit Raadsvergadering

: 13 december 2021

Agendapunt

:

Onderwerp

: Stabiele griffie

De raad van de Gemeente Opsterland, gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie d.d. 3 december 2021, besluit: 1. De formatie griffiemedewerker per 1-1-2022 structureel uit te breiden van 0,89 naar 1,00 fte 2. Een budget van € 85.000 beschikbaar te stellen voor de inhuur van een interim-griffier voor de periode 1-1-2022 tot 1-7-2022 3. Een budget van € 25.000 beschikbaar te stellen voor extra administratieve ondersteuning van de griffie voor de periode 1-1-2022 tot 1-7-2022. 4. De kosten te dekken uit de algemene reserve Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de Gemeente Opsterland van 13 december 2021. De interim-griffier,

De voorzitter,

Afke Zijlstra

Ellen van Selm

4/4