ENSIA Bijlage 9 Managementrapportage zelfevaluatie BRP 2024

MANAGEMENTRAPPORTAGE BRP voor intern gebruik. (naar eigen inzicht aan te passen)

Zelfevaluatie BRP van de gemeente Opsterland Jaar: 2024

Management rapportage BRP |8 april 2025

Inhoud

1

INLEIDING .......................................................................................................3

2

RAPPORTAGE INHOUDELIJKE TOETSING KWALITEIT .......................................4 2.1 2.2 2.3

3

RESULTAAT BESTANDSCONTROLE MODULE (BCM) .......................................................5 RESULTAAT INHOUDELIJKE CONTROLE PERSOONSLIJSTEN ................................................6 UITWERKING PER INDIVIDUELE PERSOONSLIJST ...........................................................7

TOETSING PROCESSEN.....................................................................................8 3.1 3.2

RESULTATEN VRAGENLIJST ...................................................................................9 ACTIEPUNTEN ...............................................................................................10

BIJLAGE: Verslag vragenlijst Volwassenheid

Pagina 2 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

1

Inleiding

Op grond van de Wet basisregistratie personen heeft het college van burgemeester en wethouders het jaarlijkse onderzoek laten uitvoeren naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie. De resultaten hiervan dienen via het uittreksel aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) uiterlijk op 30 april 2025 te worden verstrekt. Het onderzoek bestaat uit het beantwoorden van de vragen over de BRP, de inhoudelijke controle (IHC) van de persoonslijsten en het verbeteren van de bevindingen in persoonslijsten uit de bestandscontrole module (BCM). De beantwoording van de vragen en de bevindingen uit de controles zijn verwerkt in de kwaliteitsmonitor. Daarnaast worden de vragen over de informatiebeveiliging van de BRP in de ENSIAtool beantwoord. De kwaliteitsmonitor genereert de managementrapportage aan de hand van: • de resultaten van de op 23 november 2024 jl. gedraaide Bestandscontrolemodule (BCM); • de resultaten uit de inhoudelijke controle persoonslijsten; • de antwoorden op de vragen over de basisregistratie. De resultaten van de vragen en antwoorden uit de ENSIA-tool, over de informatieveiligheid, zijn in de managementrapportage vanuit het ENSIA overzicht overgenomen.

De vragen zijn afzonderlijk ingedeeld in een bepaald aspect van de basisregistratie en de informatieveiligheid die afkomstig zijn uit het nieuw ontwikkelde normenkader. Door het nieuwe normenkader met beheersdoelstellingen en beheersmaatregelen, wordt een duidelijk kader geboden voor de kwaliteit van de data, het inrichten van de processen en de BRP dienstverlening. Voor medewerkers wordt het inzichtelijker waar de kwaliteitscriteria van de gemeentelijke bestanden van de BRP aan moeten voldoen. Daardoor is het duidelijk welke normen gelden voor het tijdig, op de juiste, volledige en rechtmatige wijze verwerken van gegevens in de BRP. Dit draagt bij aan een verbetering van de kwaliteit van de BRP, de dienstverlening en uiteindelijk aan het gebruik van de BRP. De normen sluiten aan op het wettelijk kader en beleidsuitgangspunten voor de kwaliteit van de BRP.

In de volgende hoofdstukken zijn de resultaten per onderdeel voor uw gemeente weergegeven. In hoofdstuk 2 vindt u de resultaten van de inhoudelijke toetsing en hoofdstuk 3 geeft een samenvatting van de processen en de mogelijke actiepunten en aanbevelingen.

Pagina 3 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

2

Rapportage Kwaliteit van gegevens

Voor de toetsing van de kwaliteit van de gegevens is gebruikt gemaakt van de gegevens die in de Kwaliteitsmonitor aangeboden worden: • de resultaten van de Bestandscontrole Module (BCM); • de resultaten van de inhoudelijke controle persoonslijsten aan de hand van brondocumenten.

Op basis van de resultaten van de zelfevaluatie is het in paragraaf 2.1 vermelde percentage behaald op de technische kwaliteit van de gegevens en in het in paragraaf 2.2 vermelde percentage voor de inhoudelijke kwaliteit van de gegevens op basis van brondocumenten in de basisregistratie. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor.

Pagina 4 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

2.1

Resultaat Bestandscontrole Module (BCM) Op 23 november 2024 heeft de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens een controle (BCM-run) uitgevoerd. Tabel 1: Algemene gegevens Datum bestandscontrole

23-11-2024

Totaal aantal PL-en

37848

Totaal aantal correcte PL-en

37845

Percentage correcte PL-en

99.99 %

Aantal PL-en status Actueel

30061

Aantal PL-en status Overleden

7787

Aantal PL-en Emigratie/Min. besluit

0

Tabel 2: Behaald percentage per klasse/groep

Groep

(art 21 Reg.BRP)

Klasse Omschrijving

1

2

3

Behaald percentage

Norm

A

Persoon en overlijden

99,99%

99,70%

B

Adres

99,99%

99,70%

C

Relaties

100,00%

99,60%

D

Identificatienummers en nationaliteit

100,00%

99,50%

E

Overig algemeen

100,00%

99,50%

F

Administratief

100,00%

99,40%

Tabel 3: Openstaande onderzoeken per categorie Categorie

Actueel

Historie

01 Persoon

0

0

02 Ouder 1

0

03 Ouder 2

Categorie

Actueel

Historie

08 Verblijfplaats

15

2

0

09 Kind

0

0

0

0

10 Verblijfstitel

3

51

04 Nationaliteit

0

0

11 Gezagsverhouding

0

0

05 Huwelijk

0

0

12 Reisdocumenten

0

N.v.t.

06 Overlijden

0

0

Totaal

18

53

Pagina 5 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

2.2

Resultaat Inhoudelijke controle persoonslijsten Aan de hand van brondocumenten is een controle uitgevoerd naar de juiste verwerking daarvan in de basisregistratie. Tabel 4: Algemene gegevens Datum selectie PL-en

14-06-2024

Aantal geselecteerde PL-en

50

Aantal correcte PL-en

47

Percentage correcte PL-en

94 %

Datum verzending controle PL-en

04-12-2024

Tabel 5: Behaald percentage per klasse/groep

Groep

Klasse

1

A

Behaald percentage

Norm

Persoon en overlijden

100%

98%

B

Adres

96%

98%

C

Relaties

100%

97%

D

Identificatienummers en nationaliteit

98%

96%

E

Overig algemeen

100%

96%

3

F

Administratief

100%

95%

4

G

Niet aanwezig

100%

95%

2

Omschrijving

Pagina 6 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

2.3

Uitwerking per individuele persoonslijst In de onderstaande tabel zijn de afwijkingen verzameld die door u in de kwaliteitsmonitor zijn opgenomen. Tabel 6: Meldingen per anummer Volgnummer

Fout Hersteld

Controle Datum

31

Ja

28-11-2024

04 Nationaliteit 00 Overig reden verkrijging gecorrigeerd, op grond van nat. wetg. Hier stond onbekend, maar kind is uit een nederlandse moeder geboren.

32

Ja

03-12-2024

08 Verblijfplaats 00 Indicatie onjuist ontbreekt/ten onrechte geplaatst

52

Ja

04-12-2024

58 Verblijfplaats historie 85 Datum geldigheid onjuist datum geldigheid onjuist bij onterechte verhuizing

Fout Omschrijving

Pagina 7 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

3

Toetsing processen

De percentages worden afzonderlijk in de ENSIA-tool en de kwaliteitsmonitor gegenereerd. ENSIA richt zich op de gemeentelijke verantwoording rondom de informatieveiligheid op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De percentages van de zelfevaluatie BRP worden via 2 verschillende tools aangeboden: • de specifieke BRP vragen via de kwaliteitsmonitor; • de vragen die gaan over de informatieveiligheid van de BRP via de ENSIA-tool. In deze managementrapportage zijn de resultaten van de vragen die via de kwaliteitsmonitor zijn gesteld en de vragen vanuit de ENSIA verantwoording in tabellen vertaald. Zo wordt een beeld geschetst van de informatiebeveiliging en de werkwijzen rondom informatieveiligheid. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor voor de specifieke vragen.

Pagina 8 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

3.1

Resultaten vragenlijst Voor 2024 is de thema indeling bepaald met een maximum van 2000 punten voor 7 afzonderlijke thema’s. De resultaten voor de thema’s 1, 2 en 3 zijn vanuit het overzicht uit de ENSIA-tool in de rapportage overgenomen. De thema’s 4, 5, 6 en 7 zijn direct vanuit de kwaliteitsmonitor in het uittreksel verwerkt. Het totaal aantal punten van 2000 is in de afzonderlijke thema’s als volgt verdeeld: Tabel 7: Algemene gegevens

Thema

Punten

1. Organisatie van de beveiliging (ENSIA)

400

2. Toegangsbeveiliging (ENSIA)

400

3. Naleving (ENSIA)

400

4. Beleid en organisatie (KWM)

205

5. Uitvoering bijhouden (KWM)

490

6. Uitvoering verstrekking (KWM)

70

7. Uitvoering incidentafhandeling (KWM)

35

Tabel 8: Resultaat Zelfevaluatie BRP (KWM en ENSIA)

Vragenlijst Totaal

Behaalde punten

Te behalen punten

BRP ENSIA

1130

1200

BRP

613

800

Resultaat

Resultaat %

1. Organisatie van de beveiliging

400

100%

2. Toegangsbeveiliging

400

100%

3. Naleving

330

82,5%

4. Beleid en organisatie

165

80,4%

5. Uitvoering bijhouden

354

72,2%

6. Uitvoering verstrekking

70

100,0%

7. Uitvoering incidentafhandeling

24

68,5%

Tabel 9: Resultaat per thema (KWM en ENSIA)

Vragenlijst ENSIA thema

Pagina 9 van 10

Management rapportage BRP |8 april 2025

3.2

Actiepunten Hieronder is aangegeven welke acties naar aanleiding van het resultaat worden ondernomen. Deze rapportage bevat standaard geen acties over de informatiebeveiligingsvragen die in de ENSIA-tool zijn beantwoord.

• • •

• • • • • • • •

•

Het proces voor jaarlijkse bijscholing om de benodigde kennis en vaardigheden op peil te houden inrichten en uitvoeren. (vraag 3) Het proces inrichten om de administratieve organisatie rond de BRP te verbeteren. (vraag 4) Controleprocessen voor het bijhouden van de BRP-administratie op basis van de signalen van de Landelijke Aanpak Adreskwaliteit inrichten. (vraag 6) Het proces voor registratie en verwerking van verblijf en adres inrichten (vraag 11) Processen inrichten voor de controle van mutaties in de BRP. (vraag 14) Proces inrichten voor het inleveren van brondocumenten in de BRP. (vraag 15) Proces inrichten voor het inleveren van brondocumenten in de BRP. (vraag 16) Aantonen dat de gemeente de wettelijke termijn uit de Wet BRP en AWB naleeft. (vraag 17) Het proces om de kwaliteitsafspraken voor tijdig vastleggen van gegevens en na te leven inrichten en uitvoeren. (vraag 18) Het proces om de burger in staat te stellen om binnen 5 dagen zijn verplichtingen te kunnen voldoen inrichten en uitvoeren. (vraag 19) Aantonen dat de wettelijke termijn van 5 dagen voor een reactie op een TMV melding wordt voldaan. (vraag 21) Actueel beleid formuleren voor het doen van aangifte bij vermoeden van fraude of het overleggen van valse en/of vervalst documenten. (vraag 24)

Pagina 10 van 10