ENSIA Bijlage 13 Managementrapportage zelfevaluatie Reisdocumenten 2024

MANAGEMENTRAPPORTAGE Reisdocumenten voor intern gebruik. (naar eigen inzicht aan te passen)

Zelfevaluatie Reisdocumenten van uw gemeente Opsterland Jaar: 2024

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

Inhoud

1

INLEIDING .......................................................................................................3

2

SAMENVATTING RESULTATEN ..........................................................................4 2.1

3

RESULTATEN VRAGENLIJST ...................................................................................4

TOETSING PROCESSEN.....................................................................................5 3.1 3.2

ACTIEPUNTEN .................................................................................................6 AANBEVELINGEN ..............................................................................................7

Pagina 2 van 7

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

1

Inleiding

Op grond van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 is iedere Nederlandse gemeente verplicht om jaarlijks een onderzoek uit te voeren naar de beveiligingsmaatregelen en overige aspecten van het aanvraag- en uitgifteproces Reisdocumenten. Het onderzoek bestaat uit het beantwoorden van de vragen over het proces reisdocumenten door de beantwoording van de vragen in de kwaliteitsmonitor. Daarnaast worden de vragen over de informatiebeveiliging van de Reisdocumenten in de ENSIA-tool beantwoord. De kwaliteitsmonitor genereert de managementrapportage aan de hand van: •

de antwoorden op de vragen over de reisdocumentenregistratie.

De resultaten van de vragen en antwoorden uit de ENSIA-tool, over de informatieveiligheid, zijn in de managementrapportage vanuit ENSIA in het overzicht overgenomen. De vragen zijn afzonderlijk ingedeeld in een bepaald aspect van het proces reisdocumenten en de vragen over informatieveiligheid die afkomstig zijn vanuit de ENSIA tooling zijn hier een apart onderdeel in. In de volgende hoofdstukken zijn de resultaten per onderdeel voor uw gemeente weergegeven. In hoofdstuk 2 vindt u de resultaten van de inhoudelijke toetsing en hoofdstuk 3 geeft een samenvatting van de processen en de mogelijke actiepunten en aanbevelingen.

Pagina 3 van 7

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

2

Samenvatting resultaten

2.1

Resultaten vragenlijst Voor 2024 is de thema indeling bepaald met een maximum aantal van 2000 punten voor 6 afzonderlijke thema’s. De wettelijke vragen zijn verdeeld over de thema’s 1 tot en met 5 met een totaal aantal van 1981 punten. De resterende 19 punten zijn aan de vragen in thema 6 ‘Aanbeveling’ toegekend. De thema’s 1, 2 en 3 zijn ingelezen vanuit de ENSIA-tool. De thema’s 4, 5 en 6 zijn direct vanuit de Kwaliteitsmonitor in de rapportage verwerkt. Het totaal aantal punten van 2000 is in de afzonderlijke thema’s als volgt verdeeld: Tabel 1: Puntenverdeling per thema Thema

Punten

1. Organisatie van de beveiliging (ENSIA)

400

2. Toegangsbeveiliging (ENSIA)

400

3. Naleving (ENSIA)

400

4. Aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten (Domein)

400

5. Overig proces reisdocumenten (Domein)

381

6. Aanbeveling (Domein)

19

Tabel 2: Resultaat Zelfevaluatie Reisdocumenten (KWM en ENSIA)

Vragenlijst Totaal

Behaalde punten

Te behalen punten

Reisdocumenten ENSIA

1135

1200

Reisdocumenten

632

800

Resultaat

Resultaat %

1. Organisatie van de beveiliging

400

100%

2. Toegangsbeveiliging

400

100%

3. Naleving

335

83,75%

4. Aanvraag- en uitgifteproces reisdocumenten

370

92,5%

5. Overig proces reisdocumenten

262

68,7%

6. Aanbeveling

15

78,9%

Tabel 3: Resultaat per thema (KWM en ENSIA)

Vragenlijst ENSIA thema

Pagina 4 van 7

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

3

Toetsing Processen

De percentages van de processen worden jaarlijks afzonderlijk in de ENSIA-tool en de Kwaliteitsmonitor gegenereerd. ENSIA richt zich op de gemeentelijke verantwoording rond de informatieveiligheid op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIO. De behaalde percentages van de zelfevaluatie Reisdocumenten worden via 2 verschillende tools aangeboden: • de specifieke Reisdocumenten-vragen via de huidige webapplicatie Kwaliteitsmonitor; • de vragen die gaan over informatieveiligheid Reisdocumenten via de tool van ENSIA. In deze managementrapportage zijn de resultaten van de vragen die via de Kwaliteitsmonitor zijn gesteld en de vragen vanuit de ENSIA-verantwoording in tabellen vertaald. Er is detailinformatie beschikbaar in een Excel-overzicht in de kwaliteitsmonitor voor de domeinvragen.

Pagina 5 van 7

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

3.1

Actiepunten Hieronder is aangegeven welke acties uw gemeente naar aanleiding van het resultaat gaat ondernemen.

Deze rapportage bevat standaard geen acties over de informatiebeveiligingsvragen die in de ENSIA-tool zijn beantwoord.

• •

• • • •

In het reisdocumentenproces functiescheiding tussen verstrekken en beheer inrichten. (vraag 13) In het reisdocumentenproces functiescheiding tussen beheer en uitreiken organiseren. (vraag 13) Naast de eenmalig wijziging van de pincode na ontvangst, de pincode van de identificatiekaart elke 3 maanden wijzigen. (vraag 25) De aanwijzing van de beveiligingsfunctionaris door de burgemeester regelen en vervolgens doorgeven aan BZK. (vraag 26) De taken en verantwoordelijkheden van de beveiligingsfunctionaris in een functieomschrijving vastleggen. (vraag 27) Toezien op jaarlijkse instructie aan medewerkers. (vraag 28)

Pagina 6 van 7

Managementrapportage Reisdocumenten |8 april 2025

3.2

Aanbevelingen Hieronder zijn de aanbevelingen voor uw gemeente nader toegelicht.

• • • •

bij wijziging van (interne) functie de geldigheid van de VOG checken. (vraag 32) driejaarlijks of bij vermoeden van schending van de integriteit wordt voor medewerkers een nieuwe VOG aanvragen. (vraag 32) U kunt mogelijk de functiescheiding aanpassen door een vierogen controle tijdens het aanvraagproces aan de balie toe te voegen. (vraag 33) Een kopie van een in bezit zijnde document/of in te leveren document, toe te voegen aan de aanvraag t.b.v. de 2e identiteitsvaststelling tijdens het verstrekken. (vraag 34)

Pagina 7 van 7