C3 Bijlage 2 FUMO Jaarstukken 2023 inclusief controleverklaring

Daarnaast wordt aandacht besteed aan het borgen van de kwaliteitscriteria en het onderwerp integriteit. Ook worden specifieke maatregelen getroffen om de weerbaarheid (bewustwording op ondermijningsrisico’s) te vergroten. Tenslotte is gevolg gegeven aan de aandachtsgebieden uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). In 2023 zijn de voorbereidingen gestart voor het 2-jaarlijks uitvoeren van een medewerkerstevredenheidsonderzoek dat in 2024 gaat plaatsvinden. Strategische Personeel Planning (SPP) is als onderwerp geïntroduceerd op de drie afdelingen bij de FUMO. Daarbij is door de afdelingen in samenspraak met HRM/P&O een kwantitatieve schouw en een kwalitatieve schouw gemaakt op het functiehuis en de personele bemensing. Met de uitkomsten wordt bijgestuurd op benodigde formatie en functies en organisatie inrichting. Als dit consequenties heeft voor bijvoorbeeld de begroting dan worden de effecten zichtbaar gemaakt in de kadernota, begroting of begrotingswijziging. Een recent voorbeeld is de aanpassing in de organisatie met functies en formatie vanwege het werken met de Omgevingswet om de nieuwe opgaves en werkwijze te borgen. SPP wordt doorontwikkeld om de reden dat SPP nooit af is en blijft als continu element in de jaarlijkse afdelingsactiviteiten aandacht vragen. Voorgaande onderwerpen komen uit het Koersplan P&O (2020).

De inbedding van dit plan is 2023 afgerond en geborgd. In het kader van managementontwikkeling en leiderschapsvisie waren er in 2023 verschillende acties zoals persoonlijkheidsprofiel gespreksvoering, begeleiding Managementteam op samenwerking en met externe begeleiding (Dageraad advies) is gestart met het gezamenlijk uitwerken van leiderschapsprofielen. Pagina 25 van 62

Wij hebben met alle leidinggevenden op basis van onze missie en visie en onze kernwaarden (samen, bewust en deskundig) onze interne besturingsfilosofie en daarbij behorende leiderschapsstijl uitgewerkt. Personele bewegingen In 2023 hebben wij 35 nieuwe medewerkers bij de FUMO welkom geheten (instroom). Daartegenover hebben 23 medewerkers afscheid genomen van de FUMO (uitstroom). Op basis van verslagen van exitgesprekken is gekeken naar de belangrijkste redenen voor de uitstroom. Hierbij worden het meest genoemd: • Inhoud van de functie, medewerkers vinden hun werk minder leuk en krijgen bij een andere werkgever de mogelijkheid om nieuwe dingen te gaan doen; • Reistijd, voor een aantal medewerkers was dit vorig jaar een reden om te vertrekken. Het is niet altijd de belangrijkste reden maar speelt wel een rol in de definitieve afweging; • Werkdruk/kentallen; • Persoonlijke ambities; • Toekomstperspectief binnen de FUMO en wisselingen van leidinggevenden. Tot slot zijn 12 medewerkers binnen de eigen FUMO-organisatie doorgestroomd naar een nieuwe functie. Vermeldingswaardig is ook de grote inspanning die vanaf de tweede helft 2023 gedaan is om de personele werving en instroom van nieuw personeel vanwege de uitbreiding van taken onder de Omgevingswet bij de FUMO in 2024 te realiseren.

Zowel de benodigde extra capaciteit in de vorm van tijdelijke inhuur (10 fte) als ook specifieke functies met een aanstelling (11 fte) zijn in het 3 e en 4e kwartaal en met een doorloop naar 2024 gerealiseerd. Informatie om ons werk goed te kunnen doen is eenvoudig digitaal bereikbaar Het zaaksysteem LEEF heeft in 2023 optimalisatieslagen ondergaan (functionele aanpassingen en data-optimalisatie) om te kunnen voldoen aan het nieuwe werken onder de Omgevingswet. Werkprocessen zijn aangepast en opnieuw vormgegeven, technische aanpassingen in de VTH-keten zijn doorgevoerd om te kunnen werken onder de Omgevingswet. Met onze deelnemers is intensief samengewerkt om de overdracht van takenpakketten en bijbehorende data van inrichtingen, nu milieubelastende activiteiten, op tijd beschikbaar te hebben voor de data-migratie naar LEEF. Daarnaast is in samenwerking met deelnemers het overdragen en op de juiste plekken beschikbaar krijgen van achterliggende dossiers ingericht (o.a. door afspraken over de overdracht naar en inrichting van digitale dossiers in de Portal). De inrichting van de Portal met actuele dossiers is blijvend onderwerp van zorg. Er zijn tijdelijke alternatieve maatregelen met onze deelnemers afgesproken over het goed en kwalitatief gevuld krijgen en houden van de dossiers in de Portal. Nieuwe medewerkers zijn geïntroduceerd en getraind in het werken met LEEF.

Waar nodig zijn tijdelijke maatregelen genomen om werkzaamheden te continueren en borgen. Leidinggevenden begeleiden medewerkers om de actualiteit en juistheid van hun registraties in LEEF te waarborgen. De informatiehuishouding en de ICT-inrichting is niet af. De benodigde aanpassingen door de Omgevingswet en informatievoorziening in de VTH-keten vragen de komende jaren de benodigde aandacht. In de informatievisie die in 2024 wordt gepresenteerd, wordt dit zorgpunt onderkend en de onderlinge informatievoorziening en -uitwisseling als ontwikkelspoor benoemd. In 2023 zijn alle laptops en bijna de helft van de smartphones vernieuwd. Ook zijn er nieuwe werkplekvoorzieningen voorbereid en gerealiseerd op de werklocatie Grou voor de uitbreiding met formatie en instroom vanwege de Omgevingswet. In 2023 is de functie CISO (chief information security officer) ingevuld waardoor informatieveiligheid en AVG-privacy vraagstukken binnen de FUMO nu een plek hebben. Pagina 26 van 62

De FUMO is financieel in control, deelnemers komen niet voor verrassingen te staan De accountant heeft bij de controle van de jaarrekening 2022 een goedkeurend oordeel gegeven zowel voor het onderdeel getrouwheid als het onderdeel rechtmatigheid. In het 3 e en 4e kwartaal is de verbijzonderde interne controle uitgevoerd en heeft de accountant zijn interimcontrole uitgevoerd en hierover verslaglegging gedaan. De voorbereidingen voor de jaarrekeningcontrole 2023 zijn op tijd uitgevoerd en in samenwerking met de accountant heeft dit tot de jaarstukken 2023 geleid. In 2023 heeft de introductie van de Omgevingswet, en de bijbehorende wijzigingen van gegevens en inrichting van de bedrijfsapplicatie LEEF, prioriteit gekregen. Dat gold ook voor het inrichten van de benodigde rapportages op basis van de business intelligence applicatie Microsoft PowerBI. De realisatie in 2023 van het PowerBI platform verliep in nauwe samenwerking met het PowerBI team van provincie Fryslân. Dit was logisch en ook noodzakelijk omdat de IT-systemen van provincie Fryslân en de FUMO nauw met elkaar verweven zijn. De komende jaren wordt het business intelligence platform verder uitgebouwd om de doelstellingen van betrouwbare en tijdige informatievoorziening te optimaliseren en te borgen.

Het dagelijks bestuur van de FUMO moet vanaf boekjaar 2023 zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie. De accountant beperkt zich tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening en dus ook over de rechtmatigheidsverantwoording. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria begrotingsrechtmatigheid, het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur. Het dagelijks bestuur moet zorgdragen voor een gedegen dossier, waaruit blijkt dat op basis van omvang en risico inschatting de juiste werkzaamheden zijn verricht die de inhoud van de rechtmatigheidsverantwoording onderbouwen. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in paragraaf 7.8. De kader stellende documenten zoals de controleverordening en de financiële verordening zijn in 2023 herijkt en vastgesteld door het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. De organisatie en haar processen zijn efficiënt ingericht en afgestemd op geldende wet- en regelgeving In 2023 is een verkennend onderzoek uitgevoerd naar werkvormen en inhoud/thema’s voor samenwerking Bedrijfsvoering met de ODG en RUDD. Onderzocht is op welke onderwerpen en in welke werkvorm op korte en/of langere termijn samengewerkt kan worden.

Processen zijn herontworpen en nu volgens de Omgevingswet ingericht en krijgen blijvend aandacht van kerngebruikers LEEF en applicatiebeheer LEEF. Personeel is in het 3 e en 4e kwartaal voorbereid op het nieuwe werken onder de Omgevingswet, waarbij trainingen en oefensessies zowel intern als in de regio hebben plaatsgevonden. Technische aanpassingen zijn doorgevoerd in onze primaire zaaksysteem en bedrijfsapplicatie: LEEF. De FUMO heeft een positief imago bij haar deelnemers en komt positief in het nieuws In 2023 is gewerkt met het principe van Customer intimacy, waarbij aan deelnemers van de GR een accountteam vanuit de FUMO is verbonden. Zo vinden regelmatig overleggen plaats met deelnemers die aangeven dat dit goed verloopt en als betekenisvol wordt ervaren. Social mediagebruik en monitoring is in 2023 (mede in combinatie met de arbeidsmarktcampagne) intensief geweest en hierop zijn goede resultaten geboekt (naamsbekendheid, zoekgedrag en aantal bezoekers). In de bestuurlijke halfjaarrapportage is gemeld dat het social mediaplan is gemaakt Pagina 27 van 62

waarmee monitoring en sturing plaatsvindt hoe de FUMO in de sociale media en het nieuws naar voren komt. Aandachtspunt is de bemensing bij cluster communicatie waar vacatures zijn ontstaan door verloop en zwangerschapsverlof. Deze vacatures bleken lastig in te vullen, waardoor inhuurpersoneel ingeschakeld werd. Extra aandacht is dit jaar geschonken aan de begroting en begrotingswijziging, door informatieavonden voor onze besturen te organiseren en toelichting te geven aan besturen en raden van de deelnemers. Zo ook aan het in de media zichtbaar maken van het werk door FUMO (onder andere artikelen kranten, nieuwsberichten diverse mediakanalen, persmomenten, open dag). Een mooi voorbeeld is het artikel in de Leeuwarder Courant; ´Een controleur die bedrijven graag zien komen: energie-inspecteurs van de FUMO helpen bij verduurzamen´.

5.2

Baten en lasten programma Bedrijfsvoering

Programma Bedrijfsvoering

Begroting voor wijziging 2023

Begroting na wijziging 2023

Rekening 2023

5.014.605 84.500 167.355 679.532 54.685 428.389 75.000 496.228 7.000.294

5.514.293 84.500 167.355 679.532 54.685 428.389 799.000 175.000 496.228 8.398.982

5.145.328 78.577 208.390 725.248 35.155 604.440 178.160 883.595 158.164 564.919 8.581.976

10.630.136 4.877.125 1.668.155 175.000 885.000 5.429.764 5.535.642 507.284 721.687

9.433.557 4.890.354 46.797 2.226.340 102.621 885.000 178.160 14.319 4.973.704 5.070.690 460.404 398.303

8.498.981 99.999

8.591.461 9.485

Lasten Personeelslasten Kapitaallasten Vaar- en voertuigen Huisvesting Administratie ICT Implementatiekosten Project Omgevingsweg overheveling taken Implementatie Omgevingswet Overige kosten Incidenteel

Baten Deelnemersbijdragen Basistaken 10.321.723 Deelnemersbijdragen Plustaken 4.955.716 Deelnemersbijdragen Transitiebegroting Deelnemersbijdragen Collectieve taken 919.307 Deelnemersbijdragen Implementatie Omgevingswet 75.000 Deelnemersbijdrage project Omgevingsweg overheveling taken Saldo Implementatiekosten Overige baten Toegerekende deelnemersbijdrage aan Progr. T&H - 4.413.803 Toegerekende deelnemersbijdrage aan Progr. VSPA - 4.757.649 Specifieke uitkering IBP Specifieke uitkering THE

Resultaat progr. Bedrijfsvoering voor vermogensmutaties

7.100.294 100.000

- Onttrekkingen aan reserves - Toevoegingen aan reserves

Resultaat progr. Bedrijfsvoering na vermogensmutaties

-

-

-

100.000

99.999

9.485

Tabel 20: Financieel resultaat Bedrijfsvoering 2023

Zie hoofdstuk 7 voor een toelichting op het resultaat.

Pagina 28 van 62

Budget implementatiekosten Projectenbudget Voor het uitvoeren van projecten (exclusief project Omgevingswet) is door het AB FUMO een projectenbudget beschikbaar gesteld. Voorheen was dit het budget voor het project FUMO 2.0 en het zaaksysteem LEEF. Vanaf de jaarrekening van 2021 zijn deze budgetten samengevoegd in één projectenbudget. In financiële zin verloopt het project in 2023 als volgt: Uitgaven t/m 2022 Projectenbudget 3.562.236 3.384.077 Tabel 21: Verloop projectenbudget 2023 Budget totaal

Uitgaven 2023 178.160

Restant budget ultimo 2023 -

Ultimo 2022 resteerde € 178.160 van het oorspronkelijke budget van € 3.352.236. In 2023 is het resterende budget volledig ingezet voor de uitvoering van projecten door medewerkers uit het primaire proces van de FUMO. Hierbij kan gedacht worden aan dataoptimalisatie, het inrichten van het uniforme mandaat en het optimaliseren van processen op afdeling Toezicht. De uren die hieraan besteed zijn door medewerkers van afdeling bedrijfsvoering, zijn al gedekt in het programma bedrijfsvoering. Bovenstaande wordt gefinancierd uit de transitiebegroting, die vanaf 2019 onderdeel uitmaakte van de begroting. In paragraaf 6.3, onder de overlopende passiva, wordt toegelicht hoe de transitiebegroting, en daarmee ook de financiering van de genoemde projecten, is verwerkt in de jaarstukken 2023. Budget Omgevingswet In de begrotingswijzing 2019 zijn middelen beschikbaar gesteld voor de implementatie van de Omgevingswet. In totaliteit is € 570.000 beschikbaar gesteld. Vanaf 2022 is jaarlijks een budget van € 75.000 opgenomen voor dit project. Uit de jaarstukken van 2022 blijkt dat het budget was overschreden met € 72.421. De dekking hiervoor is opgenomen in de begrotingswjiziging 2023, die in juli 2023 door het algemeen bestuur is vastgesteld. Eind 2023 is dit volledige budget besteed.

In financiële zin verloopt het project in 2023 als volgt: Verloop budget implementatie Omgevingswet Budget: Budget 2019 € 123.000 Budget 2020 € 308.000 Budget 2021 € 139.000 Budget 2022 € 75.000 Budget conform begrotingswijziging 2023 € 100.000 Totaal budget € 745.000 Kosten: 2019 2020 2021 2022 2023 Totaal kosten Nog beschikbaar

€ 75.434 € 172.735 € 291.921 € 177.331 € 27.579 € 745.000 €0

Tabel 22: Verloop budget Implementatie Omgevingswet

Pagina 29 van 62

Budget project Aanpassen organisatie als gevolg van overheveling taken en budgetten in verband met Omgevingswet In de begrotingswijziging 2023 is een budget van € 885.000 opgenomen om de FUMO aan te passen als gevolg van de overheveling van taken en budgetten. In de begrotingswijziging is dit budget uiteengezet in 5 activiteiten. Deze worden hieronder toegelicht: Activiteit

Bedrag begroot

Bedrag Realisatie

Toelichting op voortgang en besteding

Herijken werkprocessen 8.000 inrichtingen

€ 425.000

€ 398.955

€ 200.000

€ 299.825

Werving

€ 60.000

€ 75.900

Projectleiding

€ 48.000

€ 40.950

ICT

€ 152.000

€ 67.938

Het onderdeel voor het herijken van de werkprocessen is in 2023 binnen de begroting afgerond. In de begrotingswijziging was uitgegaan van de overgang van 8.000 bedrijven. Gaandeweg is duidelijk geworden dat het werkelijke aantal ca 6.300 is. Er is volop aan gewerkt om ervoor te zorgen dat deze inrichtingen op basis van juiste en volledige gegevens ingevoerd kunnen worden in het zaaksysteem van de FUMO. Dit is niet op tijd gelukt. Naar verwachting zal dit in het tweede kwartaal van 2024 afgerond worden. De besteding is hoger geweest dan begroot. Er is meer gebruik gemaakt van externe expertise dan waar in de begroting rekening mee was gehouden. Er is een recruiter aangetrokken die de werving van personeel in het kader van de overheveling van taken op zich neemt. De kosten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Er is een projectleider aangesteld. De kosten hiervan waren lager dan begroot, Er is extra ondersteuning beschikbaar bij de helpdesk om ervoor te zorgen dat er tijdig laptops, telefoons en toegang tot alle applicaties geregeld wordt. De kosten hiervoor zijn lager uitgevallen dan begroot.

Totaal

€ 885.000

€ 883.567

Tabel 23: Financieel verloop project overheveling taken Omgevingswet

Op totaalniveau zijn de kosten binnen de begroting gebleven. Alle onderdelen zijn afgerond, behalve het invoeren van de 6.300 inrichtingen in het zaaksysteem van de FUMO. De dekking van de kosten die hier in 2024 mee gepaard gaan, zal binnen de bestaande budgetten worden gezocht.

5.3

Overzicht algemene dekkingsmiddelen Begroting voor wijziging 2023

Overzicht Algemene dekkingsmiddelen

Onvoorzien Financiële baten Financiële lasten -

100.000 100.000 -

Tabel 24: Algemene dekkingsmiddelen 2023

Zie hoofdstuk 7 voor een toelichting op het resultaat.

Pagina 30 van 62

Begroting na wijziging 2023 100.000 100.000 -

Rekening 2023 192.032 177.501 22.719 37.250

6

Paragrafen

6.1

Bedrijfsvoering

Zie paragraaf 5.1 voor een toelichting op het programma bedrijfsvoering. In deze paragraaf gaan we nader in op de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria: 1. Begrotingscriterium 2. Voorwaardencriterium 3. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium 1. Begrotingscriterium Volgens de kadernota rechtmatigheid is de definitie van begrotingsrechtmatigheid: Van begrotingsonrechtmatigheid is sprake als het dagelijks bestuur bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door het algemeen bestuur vastgestelde budgetten voor lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door het algemeen bestuur zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3). In beginsel zijn alle afwijkingen van de begroting onrechtmatig. Er kunnen hierover in de financiële verordening afspraken zijn gemaakt voor welke afwijkingen het algemeen bestuur vindt dat deze acceptabel zijn. In de financiële verordening is hierover in artikel 10 lid 4 en 5 het volgende bepaald: Artikel 10 lid 4: Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd.

Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Artikel 10 lid 5: Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. In onderstaand overzicht zijn de verschillen tussen de begroting en realisatie voor zowel de lasten als de baten weergegeven: Begroting Realisatie Verschil Begroting Realisatie Verschil Lasten Lasten Baten Baten Programma VSPA 6.024.959 5.658.431 366.528 6.024.960 5.538.025 -486.935 Programma T&H 5.919.082 5.640.656 278.426 5.919.082 5.860.822 -58.260 Programma bedrijfsvoering 8.398.982 8.581.976 -182.994 8.498.981 8.591.461 92.480 Programma algemene dekkingsmiddelen 100.000 214.751 -114.751 0 177.501 177.501 20.443.023 20.095.814 347.209 20.443.023 20.167.809 -275.214 Begroot Investeringen

0

Realisatie Verschil 389.394 -389.394

Tabel 25: Baten en lasten per programma

Pagina 31 van 62

Bij de programma’s VSPA en T&H blijkt uit de tabel dat de lasten niet zijn overschreden. Onze conclusie is dat bij de programma’s VSPA en T&H sprake is van een onderschrijding van baten die grotendeels worden gecompenseerd met lagere lasten. Dit is naar overeenkomst van artikel 10 lid 4 onderdeel a in de financiële verordening en daarom rechtmatig. De onderschrijding op de baten (basistaken) is ook benoemd in de halfjaarlijkse bestuursrapportage die het algemeen bestuur tijdens de vergadering van het algemeen bestuur op 19 oktober heeft vastgesteld. In dit geval is dan artikel 10 lid 4 onderdeel c van toepassing. Bij het programma bedrijfsvoering is wel sprake van overschrijding van de begrote lasten met een bedrag van € 182.994. Hierdoor is er formeel sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Deze overschrijding wordt o.a. veroorzaakt doordat de uitvoering van de projecten vanuit het FUMO 2.0 programma in 2023 zijn afgerond. In totaal was hier nog een bedrag van € 178.160 mee gemoeid. Deze kosten zijn gedekt uit eerder ontvangen middelen van deelnemers die als vooruitontvangen bedrag op de balans was opgenomen. Aan de batenkant is dit bedrag vrijgevallen als extra bate. Daarnaast zijn er diverse over- en onderschrijdingen, bijvoorbeeld bij ICT kosten. Via de bestuursrapportage is het bestuur hierover geïnformeerd.

Onder het programma algemene dekkingsmiddelen was alleen de post onvoorzien van € 100.000 begroot. Deze post is in 2023 overschreden met € 92.032. Daarnaast waren er rentelasten (€ 22.701) van de opgenomen lening bij de Nederlandse Waterschapsbank en rentebaten (€ 177.501) over het saldo bij het ministerie van financiën (Schatkistbankieren). Deze rente was niet begroot omdat tijdens het opstellen van de begroting er nog sprake was van negatieve rente. In de bestuursrapportage is het bestuur geïnformeerd over de overschrijding van de post onvoorzien. In 2023 zijn investeringen gedaan voor in totaal een bedrag van € 389.394. Deze investeringen hebben betrekking op de investering in laptops (€ 359.294) en geluidmeetapparatuur (€ 30.100). Beide investeringen waren niet begroot in 2023 zodat hierdoor formeel sprake is van een begrotingsonrechtmatigheid. De kapitaallasten van de investering in de laptops waren wel begroot in de post dienstverleningsovereenkomst provincie Fryslân. De laptops hadden in 2022 al vervangen kunnen worden omdat de eerste aanschaf heeft plaatsgevonden in 2019 en deze volgens de dienstverleningsovereenkomst in 3 jaar worden afgeschreven. De FUMO heeft met de provincie afgesproken dat de FUMO met ingang van 2023 zelf de activa gaat activeren en afschrijven. Daarom is de dienstverleningsovereenkomst aangepast door de kapitaallasten uit te sluiten.

De vervanging van de laptops heeft in 2023 plaatsgevonden. De investering in geluidmeetapparatuur is gedaan omdat er nieuwe en verbeterde geluidmeetapparatuur beschikbaar is waarmee efficiënter gewerkt kan worden (o.a. op afstand uitleesbaar). In de begroting was ruimte om de kapitaallasten van deze investering te dekken en passen in het bestaande beleid. Daarom zijn deze overschrijdingen als acceptabel beschouwd. 2. Voorwaarden criterium Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeenschappelijke regeling voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving; ook wel bekend als het normenkader. In dit normenkader staat de interne en externe regelgeving waaraan getoetst wordt. In het interne controleplan is de interne controle hierop beschreven. Dit gaat vooral om de controle op inkopen en salarissen (incl. declaraties) en de controle op aanbestedingen. Bij de controle op aanbestedingen is onderscheid gemaakt in controle van inhuur van personeel en de overige inkopen, inclusief langlopende contracten Er is bij de controle alleen gekeken in hoeverre is voldaan aan de verplichting om EU-aanbestedingen te doen, anders dan is vastgelegd in het ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid’ in het normenkader. Er is dus niet gecontroleerd of

Pagina 32 van 62

er volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid een meervoudige aanbesteding had moeten plaatsvinden terwijl er een enkelvoudige aanbesteding heeft plaatsgevonden. De overeenkomst met Stadsbeheer voor het gebruik van het zaaksysteem LEEF is verlopen op 31 december 2021. Daarna is de overeenkomst stilzwijgend steeds met een jaar verlengd. We hebben een externe jurist gevraagd om na te gaan in hoeverre de jaarlijkse verlenging rechtmatig is. Volgens het advies hangt het ervan af of er bij de oorspronkelijke aanbesteding al rekening is gehouden met een verlengingsmogelijkheid bij het inschatten van de kosten. Dit is niet helemaal duidelijk. Uit het prijzenblad in het aanbestedingsdocument blijkt dat de kosten voor 4 jaar moesten worden aangegeven. In het aanbestedingsdocument staat een modelovereenkomst (Arbit overeenkomst) waarin een optie tot jaarlijkse verlenging is opgenomen. Alle aanbieders hadden daar dus rekening mee kunnen houden. Wij beoordelen dit daarom als een onduidelijkheid. De jaarlijkse verlenging heeft een contractwaarde van € 240.000. Dit bedrag is lager dan het bedrag in de verantwoordingsgrens voor fouten en onduidelijkheden. Het is wel de bedoeling om binnen twee jaar het zaaksysteem opnieuw aan te besteden. Er zijn een aantal redenen waarom dit nog niet is gebeurd.

Vooral de invoering van de Omgevingswet en de implementatie van deze wet zorgde voor veel voorbereidingstijd. Door overdracht van taken komen er veel nieuwe bedrijven bij (ruim 6.000) die ook in ons zaaksysteem geregistreerd moeten worden. Midden in de transitie een aanbesteding doen is daarom niet verstandig. 3. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Dit criterium betekent dat de organisatie maatregelen treft om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De FUMO heeft geen specifiek beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik. De reden hiervoor is dat de FUMO geen regelingen kent waar derden aanspraak op kunnen maken. De FUMO is een uitvoeringsorganisatie die taken uitvoert voor de deelnemers en kent geen externe klanten. Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik is daarom als laag te classificeren. Wel heeft de FUMO een integriteitsbeleid voor de medewerkers. Iedere medewerker heeft de eed en belofte afgelegd waarin wordt gevraagd om zich als een goed ambtenaar integer en professioneel op te stellen. Hieronder valt ook het verantwoord omgaan met voorzieningen en regelingen van de FUMO, het goed scheiden van privé-activiteiten en werk als FUMO-medewerker, en het vermijden van vriendjespolitiek tegenover familieleden, vrienden en ex-collega’s. Er zijn geen speciale maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen vanwege een laag risicoprofiel.

Toch hebben we gedurende het jaar geen gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik of fraudegevallen geconstateerd.

6.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

In deze paragraaf beschrijven we in welke mate de weerstandscapaciteit voldoende is om eventuele risico’s op te vangen. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om onverwachte en belangrijke kosten op te kunnen vangen. Hiervoor kan de algemene reserve en de post onvoorzien worden gebruikt. Als blijkt dat deze capaciteit niet genoeg is om de geschatte risico’s te dekken dan is de FUMO aangewezen op een extra bijdrage van de deelnemers. Bepalingen in de Gemeenschappelijke regeling FUMO In artikel 29 van de GR FUMO staan regels over het opbouwen van een weerstandsvermogen. Een batig saldo van een bepaald jaar wordt toegevoegd aan het weerstandsvermogen, dat maximaal 10% van de jaaromzet bedraagt. Als het batig saldo van een bepaald jaar leidt tot een weerstandsvermogen van meer dan 10% van de jaaromzet, wordt het extra geld uitgekeerd aan de deelnemers in verhouding tot hun bijdragen. Een nadelig saldo in een bepaald jaar wordt ten laste

Pagina 33 van 62

gebracht van de deelnemers naar rato van hun bijdragen, als het niet volledig of deels ten laste van het weerstandsvermogen kan worden gebracht. Nota weerstandsvermogen Begin 2018 is een nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement met een geactualiseerde risicoinventarisatie opgesteld waarin de uitgangspunten voor het bepalen van de noodzakelijke omvang van het weerstandsvermogen zijn aangegeven. In het AB FUMO van 29 maart 2018 is de nota vastgesteld. Begin 2024 is een risico-inventarisatie uitgevoerd. In onderstaande tabel is deze per hoofdonderwerp opgenomen. In bijlage I is een uitgebreide risicoanalyse opgenomen. Hieruit blijkt dat de FUMO een weerstandsvermogen nodig heeft van € 1.119.000. Eind 2023 wordt hieraan voldaan met een weerstandsvermogen van € 1.206.775.

Nr.

Onderwerp

1 Hogere inflatie dan begroot 2 Lagere renteopbrengst door daling rente 3 Lagere productivitet dan begroot 4 Kosten aanpassingen ICT-landschap 5 Omgevingswet - manier van werken 6 Flexibele schil hoger dan begroot Totaal

Bedrag € 300.000 € 75.000 € 375.000 € 400.000 € 400.000 € 280.000 € 1.830.000

Kans (Hoog, Middel, Impact Laag) M € 150.000 M € 37.500 M € 187.500 H € 320.000 M € 200.000 H € 224.000 € 1.119.000

Kengetallen In het BBV staat dat er in de jaarstukken enkele kengetallen moeten worden opgenomen. De kengetallen staan in onderstaande tabel. 2023 Netto schuld quote Netto schuld quote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte

-2% -2% 19% 0%

Tabel 26: Financiële kengetallen 2023

Deze kengetallen geven enig inzicht in de financiële positie en de financiële weerbaar- en wendbaarheid van de organisatie. De netto schuldquote geeft een beeld van het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Bij de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ worden ook de verstrekte leningen meegenomen. Een negatieve schuldquote geeft in feite aan dat er per saldo geen sprake is van een schuld. Over 2023 is dit bij de FUMO het geval. De solvabiliteitsratio wordt berekend als het percentage van het totale eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen van de GR. Dit geeft inzicht in de mate waarin de GR in staat is om aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Doordat het balanstotaal in 2023 is gestegen, daalt de solvabiliteit. Niettemin is de solvabiliteit van de FUMO nog steeds goed op orde. Het kengetal ‘structurele exploitatieruimte’ geeft aan of de structurele baten groter zijn dan de structurele lasten. Dit wordt in het kengetal als percentage van de totale baten uitgedrukt. Dit kengetal zegt in feite iets over het structurele jaarrekeningsaldo, d.w.z. zonder alle incidentele baten en lasten. De wijze waarop de FUMO wordt gefinancierd (GR) maakt dat de structurele baten en lasten per definitie met elkaar in evenwicht zijn. Dit maakt dat de structurele exploitatieruimte als 0% wordt aangemerkt. Pagina 34 van 62

6.3

Financiering

De FUMO is als gemeenschappelijke regeling op basis van de Wet financiering decentrale overheden (FIDO) verplicht om in de begroting en de jaarrekening een paragraaf financiering op te nemen. Daarin worden ontwikkelingen opgenomen over de kasgeldlimiet, de rente-risiconorm, de verwachte af- of toename van geldleningen of uitzettingen en het beleid ten aanzien van treasury. De FUMO wordt gefinancierd door de deelnemersbijdragen die per kwartaal vooruit worden betaald. Voor eventuele investeringen kunnen daarnaast leningen worden aangetrokken. Eind 2023 is de bestaande lening van de FUMO voortgezet, waarbij de hoofdsom is verlaagd van € 3.000.000 naar € 1.000.000. De lening is een zogenaamde roll-over lening met een looptijd van 3 jaar. Van het bedrag van € 1,0 miljoen is gedurende deze looptijd een bedrag van € 200.000 niet aflosbaar. De kasgeldlimiet is het bedrag dat de FUMO kortlopend mag financieren voor het doen van investeringen. Volgens de Uitvoeringsregeling van de Wet FIDO is dit een percentage van 8,2% van de begroting. Dit komt overeen met ongeveer € 1,6 miljoen. Deze ruimte is tot nog toe niet gebruikt. In de financiële verordening is aangegeven op welke manier wordt omgegaan met het aantrekken en uitzetten van geldmiddelen. Dit beleid houdt o.a.

in dat geldleningen alleen worden aangegaan voor de taken van de FUMO en voor zover er geen andere financieringsbronnen (bijvoorbeeld reserves) aanwezig zijn. Het drempelbedrag voor het schatkistbankieren is het totaal aan middelen dat een decentrale overheid maximaal buiten de schatkist mag aanhouden. Dit bedraagt 2% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 1.000.000. Dit drempelbedrag is vastgelegd in artikel 7 lid 2 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden.

Pagina 35 van 62

7

Jaarrekening 2023

7.1

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

Inleiding De jaarrekening 2023 is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de financiële verordening en de hieraan gerelateerde nota’s over de financiële spelregels. Algemene grondslagen De activa (bezittingen) en passiva (schulden) worden gewaardeerd tegen de oorspronkelijke kosten waarvoor ze zijn verkregen en niet de actuele marktwaarde. Dit worden nominale waarden genoemd. De activa en passiva worden opgenomen tegen nominale waarden, behalve als dit op de balans anders wordt aangegeven. De baten en lasten worden toegewezen aan het jaar waarin ze plaatsvinden. Baten en winsten worden alleen opgenomen als ze op de balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die vóór het einde van het begrotingsjaar zijn ontstaan, worden in meegenomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn. Personeelslasten worden meestal toegewezen aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Sommige personeelskosten worden toegewezen aan de periode waarin ze worden uitbetaald, vanwege het verbod op het opnemen van voorzieningen of schulden voor jaarlijks terugkerende arbeidskosten en gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume. Om de grondslagen en regels voor het opstellen van de jaarrekening te kunnen toepassen, moet de leiding3 van onze organisatie een oordeel vellen over belangrijke financieel gerelateerde zaken.

Op basis daarvan kunnen schattingen gemaakt worden die gebruikt worden voor bedragen in de jaarrekening. Vanwege het maken van schattingen kan de werkelijke uitkomst afwijken. De jaarrekening is opgesteld met als uitgangspunt dat de activiteiten van de organisatie worden voortgezet (continuïteitsveronderstelling) en ingericht volgens het BBV. Dit is inclusief de wijzigingen die sinds 2018 van kracht zijn geworden voor gemeenschappelijke regelingen (bijvoorbeeld de presentatie overhead). Er zijn in de grondslagen verder geen wijzigingen ten opzichte van voorgaande jaren. De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art.

17 Financiële-verhoudingswet; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: o Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 19 oktober 2023 door het algemeen bestuur van de FUMO is vastgesteld; o Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan het algemeen bestuur zijn gemeld.

3 Het dagelijks bestuur van de FUMO

Pagina 36 van 62

o

•

De FUMO kent geen specifiek beleid ten aanzien van het M&O criterium. Omdat de FUMO een uitvoeringsorganisatie is, is er een beperkt risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. Wel kent de FUMO een integriteitsbeleid waarmee een preventieve werking ontstaat om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: o Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 602.874) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; o Een rapporteringstolerantie van € 100.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen

Balans Op de balans zijn alleen de posten opgenomen die bij de FUMO aanwezig zijn. Bij het opstellen van de jaarrekening 2023 is uitgegaan van het vastgestelde financiële beleid zoals opgenomen in de Financiële verordening. Activa Vaste Activa Artikel 59 BBV beschrijft het onderscheid tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die op enige wijze kunnen leiden tot, of bijdragen aan het verwerven van inkomsten, zijn investeringen met economisch nut. De vraag of de investering geheel kan worden terugverdiend is niet relevant voor de classificatie. De afschrijvingen worden volgens de door het AB FUMO vastgestelde afschrijvingstermijnen4 berekend. De afschrijving begint te lopen vanaf 1 januari van het jaar na oplevering van de investering. Er worden geen rentelasten toegerekend. Materiële vaste activa met economisch nut Materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs.

De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen: • Technische installaties in bedrijfsgebouwen: 15 jaar • Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair: 10 jaar • Software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties: 3 tot 5 jaar • Verbouwingen, termijn afhankelijk van looptijd huurcontract, Inclusief optietermijn verlenging: 1 tot 10 jaar • Voertuigen: 8 jaar • Meetapparatuur: 5 jaar Investeringen met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. 4 Deze zijn opgenomen in de financiële verordening.

Pagina 37 van 62

Investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut De FUMO kent geen investeringen in de openbare ruimte met uitsluitend maatschappelijk nut. Financiële vaste activa Financiële vaste activa bestaan uit vorderingen op medewerkers en zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. Zo nodig is een voorziening voor verwachte oninbaarheid op de boekwaarde in mindering gebracht. Vlottende activa Vlottende activa bestaan uit de voorraden, de uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar (voor zover aanwezig), de liquide middelen en de overlopende activa. Voorraden zijn (voor zover aanwezig) gewaardeerd tegen verkrijgingprijs. Vorderingen, overlopende activa en liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor eventuele oninbaarheid wordt een voorziening gevormd. Passiva Passiva worden ingedeeld in vaste en vlottende passiva. Vaste passiva Onder vaste passiva wordt verstaan het eigen vermogen, de voorzieningen en de vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer (voor zover aanwezig). Het eigen vermogen bestaat uit reserves (voor zover aanwezig) en het resultaat na bestemming volgend uit de programmarekening.

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves worden verantwoord volgens de besluiten van het AB FUMO. Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves (voor zover aanwezig) worden verantwoord in de programmarekening. Voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting, of in voorkomende gevallen het voorzienbare verlies. Voorzieningen worden gevormd vanwege: a. verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar die we wel redelijk in te schatten zijn; b. op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijk in te schatten zijn; c. kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren;

d.

van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

Vlottende passiva Onder vlottende passiva vallen voorschotbedragen van overheden en netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kortlopende schulden en de overlopende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarborgen en garantstellingen De FUMO kent geen waarborgen en garantstellingen.

Pagina 38 van 62

7.2

Balans per 31 december 2023

ACTIVA

31-12-2023

31-12-2022

Vaste activa Materiële vaste activa

888.812

- investeringen met een economisch nut

888.812

Financiële vaste activa

577.995 577.995

15.139

- openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden - Overige langlopende leningen

10.792

-

-

15.139

10.792

Totaal vaste activa

903.951

588.787

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

5.051.131

- Vorderingen op openbare lichamen

698.255

- Overige vorderingen - Rekening courant verhouding met het Rijk

4.171.331 985.888

3.239

3.224

4.349.636

3.182.218

Liquide middelen

6.798

29.411

- Kassaldi

6

40

- Banksaldi

6.791

29.371

Overlopende activa.

643.515

- overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

643.515

240.934 240.934

Totaal vlottende activa

5.701.444

4.441.675

Totaal Activa

6.605.395

5.030.462

PASSIVA

31-12-2023

31-12-2022

Vaste passiva Eigen vermogen

1.278.771

- Algemene reserve - Gerealiseerde resultaat

1.206.775

1.206.775

1.134.743

71.996

72.032

Voorzieningen

36.199

- Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden

36.199

Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer - openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden

28.645 28.645

200.000 200.000

Totaal vaste passiva

-

1.514.970

1.235.420

4.606.451

2.929.615

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Kasgeldleningen aangegaan bij openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden - Overige schulden Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren; - Overige vooruitontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen.

800.000

600.000

3.806.451

2.329.615 483.975

865.427

-

107.076

483.975

758.351

-

-

Totaal vlottende passiva

5.090.425

3.795.042

Totaal Passiva

6.605.395

5.030.462

Pagina 39 van 62

7.3

Toelichting op de balans

7.3.1

Activa

Vaste activa Tot de vaste activa behoren de materiële, immateriële en de financiële vaste activa. Immateriële vaste activa (bijvoorbeeld geactiveerde kosten van geldleningen) behoren tot de vaste activa, maar deze komen bij de FUMO niet voor. Daarom worden alleen de financiële vaste activa en materiële vaste activa gepresenteerd. Materiële vaste activa De FUMO heeft in 2023 geïnvesteerd in laptops en geluidsmeters. De specificaties per balansdatum en het verloop van de boekwaarden van de materiële vaste activa staan in het volgende overzicht.

Bedrijfsgebouwen Vervoermiddelen Machines, apparaten en installaties Totaal

Boekwaarde 31-12-2022 508.906 14.876 54.212 577.995

InvesteDesinves-teringen ringen 0 0 389.394 389.394

Afschrijvingen

0 0 0 0

58.027 2.479 18.071 78.577

Boekwaarde 31-12-2023 450.880 12.397 425.536 888.812

Financiële vaste activa In 2019 is de FUMO gestart met een fietsplan voor haar werknemers. Zij kunnen op rekening van de FUMO een fiets kopen en deze gedurende 3 jaren via een inhouding op het salaris afbetalen. Boekwaarde 31-12-2022 Overige langlopende leningen Totaal

InvesteDesinves-teringen ringen

10.792 10.792

9.324 9.324

Afschrijvingen/aflossingen

Boekwaarde

4.977 4.977

15.139 15.139

0 0

31-12-2023

Vlottende activa Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De post ‘Vorderingen op openbare lichamen’ bestaat voornamelijk uit vorderingen op deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling. De post ‘Ministerie van Financiën’ verwijst naar het saldo van de rekening van het schatkistbankieren bij het ministerie van Financiën. De in de balans opgenomen uitzettingen met een looptijd van één jaar of minder worden als volgt gespecificeerd: Boekwaarde 31-12-2023 Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen Schatkistbankieren: Ministerie van Financien 21444 Totaal

698.255 3.239 4.349.636 5.051.131

Pagina 40 van 62

Balanswaarde Voorziening oninbaarheid 0 0 0 0

Balanswaarde

31-12-2023

31-12-2022

698.255 3.239 4.349.636 5.051.131

985.888 3.224 3.182.218 4.171.331

Vorderingen op openbare lichamen Balanswaarde

Vorderingen op overige openbare lichamen Voorziening oninbaarheid Totaal

31-12-2023 698.255 0 698.255

De vorderingen op openbare lichamen zijn gedaald ten opzichte van het voorgaand jaar. De vorderingen op openbare lichamen bestaan voornamelijk uit de afrekeningen die aan de deelnemers verstuurd zijn over de nacalculatie van de werkelijke bestede uren ten opzichte van de begrote uren. Schatkistbankieren Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren Begrotingsbedrag verslagjaar Drempelbedrag 0,75% van begrotingsbedrag Het drempelbedrag is echter nooit lager dan: Kwartaal 1

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten ’s Rijks schatkist aangehouden Ruimte onder het drempel bedrag

17.266.460 129.498 1.000.000 Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

46.445

156.717

199.886

8.290

953.555

843.283

800.114

991.710

In principe moeten alle overtollige middelen in de schatkist worden aangehouden, tenzij deze middelen onder het drempelbedrag gerekend kunnen worden. Voor de FUMO geldt een drempelbedrag van € 1.000.000. Uit bovenstaande tabel blijkt de drempelbedragen niet worden overschreden. De balanspost Liquide middelen kent drie componenten: 1. Kassaldi: Dit is het saldo contant geld voor het doen van kleine uitgaven. 2. Rabobanknummer 1: Dit is de gewone lopende rekening van de FUMO. 3. Rabobanknummer 2: Dit is de bankrekening voor het opnemen en storten van contant geld en voor het doen van internetaankopen. Deze rekening wordt gevoed door kantine-opbrengsten en, indien nodig, aanvullingen vanaf de gewone lopende rekening. Het saldo van de liquide middelen is als volgt opgebouwd:

Kassaldi Rabobank 1 Rabobank 2 Totaal

Boekwaarde 31-12-2023 6 6.053 739 6.798

Boekwaarde 31-12-2022 40 27.637 1.734 29.411

Overlopende activa Onder de overlopende activa worden de nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen opgenomen. Van beide posten volgt hieronder een korte toelichting voor de belangrijkste bestanddelen.

Pagina 41 van 62

Nog te ontvangen bedragen: • In januari 2024 is rente ontvangen over het 4e kwartaal m.b.t. Schatkistbankieren: € 60.012 • BTW 4e kwartaal 2023 € 509.000 Vooruitbetaalde bedragen: • Deze post bestaat uit een aantal facturen die in eerste instantie in 2023 betaald zijn, maar die betrekking hebben op 2024. De grootste hiervan zijn: o Factuur Digitale Checklists: € 13.344 o Factuur Topdesk: € 12.500 o Factuur DGMR: € 14.170 o Factuur Softbots BV: € 12.458 Dit geeft voor de overlopende activa het volgende totaalbeeld:

Overige nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Totaal

7.3.2

Boekwaarde 31-12-2023 569.480

Boekwaarde 31-12-2022 87.350

74.036

153.584

643.515

240.934

Passiva

Vaste passiva Eigen vermogen Het positieve resultaat van boekjaar 2022, dat € 72.032 bedroeg, is in 2023 na goedkeuring door het AB FUMO toegevoegd aan de algemene reserve. Over 2023 is een positief resultaat gerealiseerd van € 71.996. Dit is opgevoerd alsnog te bestemmen resultaat. Boekwaarde Boekwaarde Algemene reserve Bestemmingsreserves Nog te bestemmen resultaat Totaal

31-12-2023 1.206.775 0 71.996 1.278.771

31-12-2022 1.134.743 0 72.032 1.206.775

Het verloop in 2023 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven: Boekwaarde Toevoeging 31-12-2022 FUMO Algemene reserve

1.134.743

Totaal

1.134.743

Bestemming Onttrekresultaat vorig king boekjaar

-

Pagina 42 van 62

Vermindering Boekwaarde ter dekking van afschrij31-12-2023 vingen

-

72.032

-

1.206.775

-

72.032

-

1.206.775

In 2023 is door het algemeen bestuur besloten het rekeningresultaat van 2022 toe te voegen aan de algemene reserve. Voorzieningen In 2018 is een voorziening gevormd voor een eventuele verplichting als een medewerker na twee jaar ook een derde jaar recht heeft op WW. In de CAO is afgesproken dat werknemers deze premie betalen. Het bedrag dat in 2023 is toegevoegd aan de voorziening is gelijk aan de ingehouden premies op de werknemers. Het verloop van de voorziening in 2023 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde

Toevoeging

Vrijval

31-12-2022

Aan- Boekwaarde wending 31-12-2023

Voorziening Premie reparatie 3e jaar WW

28.645

7.554

-

-

36.199

Totaal

28.645

7.554

-

-

36.199

Vaste schulden met een rente typische looptijd langer dan één jaar De onderverdeling van de in de balans opgenomen vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar is als volgt: Boekwaarde Boekwaarde Onderhandse leningen - openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden Totaal

31-12-2023

31-12-2022

200.000

-

200.000

-

In onderstaand overzicht wordt het verloop weergegeven van de vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar over het jaar 2022:

Roll over lening NWB Totaal

Saldo 31-12-2022 -

Vermeer- Verminder deringen ingen 200.000 200.000 -

Aflossingen -

Saldo 31-12-2023 200.000 200.000

In 2023 is de roll-over lening verlengd, waarbij de hoofdsom is verlaagd van € 3.000.000 naar € 1.000.000. Hiervan is 20% niet aflosbaar. Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen:

Pagina 43 van 62

Boekwaarde Boekwaarde Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overlopende passiva Totaal

31-12-2023

31-12-2022

4.825.251

2.929.615

483.975 5.309.226

865.427 3.795.042

Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar Deze post bestaat uit 3 onderdelen: 1. De post ‘Handelscrediteuren’: Deze bestaat uit diverse facturen die per balansdatum open stonden. Hieronder zijn ook openstaande debiteuren met een negatief saldo opgenomen. 2. De post ‘Kasgeldleningen van openbare lichamen’. In 2023 is de roll-over lening verlengd, waarbij de hoofdsom is verlaagd van € 3.000.000 naar € 1.000.000. Hiervan is 20% niet aflosbaar. Het aflosbare deel van € 800.000 is gepresenteerd onder de netto-vlottende schulden. Boekwaarde Boekwaarde Handelscrediteuren Belastingdienst Kasgeldlening NWB

31-12-2023 3.825.251 0 800.000 4.625.251

31-12-2022 2.319.926 9.689 600.000 2.929.615

Overlopende passiva De overlopende passiva bestaan uit: • De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren Het saldo bestaat uit het niet-bestede deel van de ontvangen voorschotten over specifieke uitkeringen: Specifieke Uitkering Toezicht en Handhaving Energiebesparingsplicht (€ 483.975) Boekwaarde 31-12-2023

Boekwaarde 31-12-2022

Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume

0

107.076

De van de Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren

483.975

758.351

Totaal

483.975

865.427

Het saldo van de overlopende passiva is gedaald ten opzichte van eind 2022. Dit komt doordat het resterende projectenbudget van € 178.160, uit de transitiebegroting in 2023 volledig is besteed. In paragraaf 5.2 is de besteding hiervan inhoudelijk toegelicht. Ook is het resterende budget in het kader van de warme overdracht bodemtaken (€ 53.334) volledig besteed, waardoor er ook in dit kader geen sprake meer is van een overlopende post. Pagina 44 van 62

Tenslotte is ook geen sprake meer van een overlopende post in het kader van de Specifieke Uitkering (SPUK) Omgevingsdiensten Uitvoering IBP (€ 122.215). Ook het hiervoor ter beschikking gestelde budget is in 2023 volledig besteed. Niet in de balans opgenomen verplichtingen De FUMO is een aantal langlopende verplichtingen aangegaan: • • • •

•

Dienstverleningsovereenkomst met de provincie Fryslân: Duur 6 jaar tot 1 januari 2025, bedrag per jaar ongeveer € 615.000; Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden over huisvesting: Duur 11 jaar tot 1 januari 2026, bedrag per jaar ongeveer € 550.000; Dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leeuwarden over P&O-taken: Duur 7 jaar tot 1 januari 2024, bedrag per jaar ongeveer € 77.000; Contract Century Autolease: Duur 6 jaar t/m 2021, bedrag per jaar ca. € 170.000. Eind 2021 zijn onder deze overeenkomst leasecontracten voor 6 jaar afgesloten; Er zal een nieuwe aanbesteding worden gedaan voor 2027. Contract SBA (zaaksysteem): Duur 4 jaar t/m 2021, bedrag per jaar ca. € 240.000. Dit contract wordt jaarlijks met een jaar verlengd.

Pagina 45 van 62

7.4

Het overzicht van baten en lasten over het begrotingsjaar 2023 Begroting voor wijziging 2023

Begroting na wijziging 2023

Lasten 1 Personeelskosten 2 Overige personeelskosten 3 Kapitaallasten 4 Vaar- en voertuigen 5 Huisvesting 6 Administratie 7 ICT 8 Overige kosten 9 Implementatiekosten 10 Implementatie Omgevingswet 11 Project Omgevingswet overheveling taken 12 Onvoorzien Totale lasten

14.300.502 880.269 84.500 167.355 679.532 54.685 428.389 496.227 75.000 100.000 17.266.459

16.431.431 940.903 84.500 167.355 679.532 54.685 428.389 496.227 175.000 885.000 100.000 20.443.022

15.670.646 773.768 101.296 208.390 725.248 35.155 604.440 564.919 178.159 158.164 883.595 192.032 20.095.813

Baten 13 Deelnemersbijdragen basistaken 14 Brikstaken 15 Deelnemersbijdragen plustaken 16 Deelnemersbijdragen collectieve taken 17 Saldo Implementatiekosten 18 Deelnemersbijdragen Impl. Omgevingswet 19 Deelnemersbijdrage project Omgevingsweg overheveling taken 20 Inkomsten specifieke uitkeringen 21 Extra taken projecten 22 Overige baten 23 Rentebaten Totale baten

10.321.723 301.630 4.955.716 919.307 75.000 693.084 17.266.460

10.630.136 296.754 4.877.125 1.668.155 175.000 885.000 1.228.971 681.882 20.443.023

9.433.557 216.782 4.937.151 2.226.340 178.160 102.621 885.000 858.708 1.137.671 14.319 177.501 20.167.809

1

1

71.996

0

-

1

71.996

Overzicht van baten en lasten

Resultaat gewone bedrijfsvoering

Rekening 2023

Vermogenssituaties Onttrekking aan reserves Toevoeging aan reserves Resulaat vermogenssituaties

-

Resultaat na vermogenssituaties

7.5

0 1

Toelichting op het overzicht van baten en lasten

7.5.1 Toelichting op de lasten Personeelskosten (1) De personeelskosten zijn met € 761.000 onderschreden. Deze onderschrijding wordt veroorzaakt door een lagere personeelsinzet in het primaire proces. Dit komt doordat vacatures als gevolg van de krappe arbeidsmarkt langer open blijven staan dan gewenst. Dit speelt vooral in het programma Toezicht & Handhaving. In de toelichting op de programma’s is al nader ingegaan op de personele inzet en de financiële effecten hiervan. In onderstaande tabel wordt een ander aspect getoond van de personeelskosten. Uit deze tabel blijkt dat de verwachte onderbesteding van de begroting hoofdzakelijk in het primaire proces plaatsvindt. Ook blijkt hieruit dat de verwachte kosten van de DVO met de provincie lager uitvallen. Dit wordt veroorzaakt doordat de laptops en telefoons waarmee binnen de FUMO wordt gewerkt langer Pagina 46 van 62

meegaan dan de 3 jaren afschrijving waarmee in de DVO is gerekend. Doordat de FUMO op een later moment nieuwe investeringen gaat doen, vallen de kosten lager uit dan begroot. (Bedragen x € 1000)

Begroot

Personeelskosten Loonkosten primair proces Loonkosten management en bedrijfsvoering DVO provincie DVO gem Leeuwarden Detachering wetterskip Totaal personeelskosten

11.830 3.776 705 93 28 16.431

Werkelijk

Verschil

11.263 3.825 436 111 36 15.671

-567 49 -269 18 8 -761

Tabel 27: Specificatie personeelskosten

Overige personeelskosten (2) De overige personeelskosten waren € 167.000 lager dan begroot. De belangrijkste reden is het nauwelijks hoeven aanwenden van het budget voor outplacement. Dit leidt tot een voordeel van € 175.000. De scholingskosten zijn met € 45.000 overschreden, doordat er extra opleidingen zijn gegeven in het kader van de Omgevingswet. Deze overschrijding valt weg tegen een lagere besteding voor secundaire arbeidsvoorwaarden. Kapitaallasten (3) De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen op • inventaris in het kantoorgebouw van de FUMO • investeringen in een dienstauto (nagenoeg het gehele wagenpark van de FUMO wordt geleased) • Meetapparatuur (gascamera en geluidsmeters)

€ 58.027 € 2.479 € 18.071

Daarnaast wordt de betaalde rente op de lening hier verantwoord. Op totaalniveau waren de kapitaallasten hoger dan begroot. Dit komt doordat in de begroting geen rekening was gehouden met rentelasten, omdat ten tijde van het opstellen van de begroting sprake was van een negatieve rente. Vaar- en voertuigen (4) De FUMO maakt gebruik van leaseauto’s. In 2022 is de FUMO (deels) overgegaan op elektrische auto’s. Daarnaast kunnen medewerkers dienstreizen met eigen auto declareren. De totale kosten zijn hoger dan begroot vanwege hogere leasebedragen. Dit komt door de uitbreiding van het wagenpark en benodigde aanpassingen die aan de dienstauto’s zijn gedaan. Daardoor zijn ook de leasetermijnen gestegen. Huisvesting (5) De totale huisvestingskosten zijn hoger dan begroot. Onder de huisvestingskosten vallen de huurlasten en de ‘overige huisvestingskosten’. Onder de ‘Overige huisvestingskosten’ zijn de kosten van facilitaire ondersteuning ingeschat, die door de gemeente Leeuwarden wordt verzorgd. Hieronder vallen de kosten van de huismeesters, de schoonmaak van het gebouw en inventaris (de gemeente Leeuwarden heeft hiervoor een contract met Breedweer), de koffie- en theevoorziening en de beveiliging. De kosten zijn onder andere hoger uitgevallen vanwege de aanschaf van meubilair in het kader van uitbreiding van het personeelsbestand als gevolg van de Omgevingswet.

Pagina 47 van 62

Administratie (6) De kosten voor administratie bestaat uit accountantskosten, de kosten voor de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) en bureaukosten. De kosten over 2023 waren lager dan begroot. ICT (7) De kosten voor ICT hebben betrekking op het volgende:

Licenties zaaksysteem Overige licenties Overige ICT-kosten

Begroting voor wijziging 2023

Begroting na wijziging 2023

Rekening 2023

140.488 212.264 75.637

140.488 212.264 75.637

199.293 358.160 46.987

428.389

428.389

604.440

Licenties zaaksysteem De licentiekosten voor het zaaksysteem zijn hoger dan begroot. Dit komt vooral vanwege extra kosten die gemaakt worden om de systemen aan te passen op de nieuwe vastgestelde werkprocessen en de Omgevingswet. Overige licenties De post ‘Overige licenties’ zijn hoger dan begroot. Er is een aantal nieuwe applicaties in gebruik genomen, die aanvullende licentiekosten met zich meebrengen. De specificatie van deze post is als volgt: Omschrijving Globescope/ Via Portal Digitale checklisten Corsa (DMS) Inspectieview My-LEX Afas Topdesk I-go Geomilieu Bris Datamask Embrace Validsign Partijregistratie BRS Ibabs Myforms Dronesoftware HR21 Plangrid Softbots Kiwa Thinkcell Overig Totaal

Bedrag € 46.276 € 45.859 € 38.479 € 25.713 € 25.000 € 25.000 € 19.833 € 17.950 € 17.144 € 13.490 € 13.059 € 10.580 € 10.102 € 7.920 € 7.718 € 4.747 € 4.580 € 4.260 € 4.195 € 3.480 € 3.195 € 2.492 € 2.061 € 1.128 € 3.901 € 358.160

Pagina 48 van 62

Overige ICT kosten Onder de overige ICT-kosten zijn kosten opgenomen voor het ontwikkelen van Power-BI rapportages en kosten voor de website van de FUMO. Overige kosten (8) De overige kosten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatie Bank- en incassokosten Belasting Inkopen kantine Kantoorartikelen Verzekeringen Overige goederen en diensten Aankoop gereedschap Communicatie Ontwikkelkosten