Bijlage 6 251109 Communicatie- en participatieplan SL

Foto: Peter de Jong, Bydejong.com

Communicatie- en participatieplan Vernieuwbouw School Lyndensteyn in Beetsterzwaag

Van:

School Lyndensteyn en SO Fryslân

Datum:

9 november 2025 (V2)

Project:

Vernieuwbouw School Lyndensteyn Beetsterzwaag

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4

Inleiding .................................................................................................................. 3 Aanleiding en achtergrond .............................................................................................. 3 Projectorganisatie ........................................................................................................... 3 Tijdlijn bouwproject ........................................................................................................ 4 Participatie Opsterland ................................................................................................... 4

2. Participatie en communicatie ................................................................................. 5 2.1 Participatieniveau ........................................................................................................... 5 2.2 Wat vinden we belangrijk bij participatie? ...................................................................... 5 2.3 Doelstellingen van participatie ....................................................................................... 5 2.4 Doelgroepen en belangen ............................................................................................... 6 2.5 Communicatiemiddelen/-kanalen ................................................................................. 6 2.6 Formele buurtparticipatie ............................................................................................... 6 2.7 Inzet middelen per doelgroep (communicatiemiddelen matrix) .................................... 7 2.8 Verwerking van input....................................................................................................... 7 2.9 Evaluatie en afsluiting ..................................................................................................... 7 2.10 Communicatiemomenten / participatiekalender ...........................................................

7 2.11 Uitvoering en verantwoording ......................................................................................... 7 2.12 Budget ............................................................................................................................. 7 Bijlagen 01 – Tabel doelgroepen en belangen 02 – Communicatiemiddelen matrix 03 - Verslagen participatie en nieuwsbrieven

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

2

1. Inleiding Dit communicatie- en participatieplan beschrijft hoe wij de omgeving betrekken bij de vernieuwbouw van School Lyndensteyn. Doel is om tijdig en transparant met omwonenden, ouders, leerlingen en andere belanghebbenden te communiceren en hen de kans te geven om input te leveren op relevante onderdelen van het bouwproces. 1.1 Aanleiding en achtergrond School Lyndensteyn is het expertisecentrum voor onderwijs aan lichamelijk en meervoudig gehandicapte leerlingen en langdurig zieke leerlingen van 4 tot 18 jaar. De expertise wordt ingezet in de regio en waar nodig geconcentreerd in School Lyndensteyn in Beetsterzwaag. Voor de school staat in het Integraal Huisvestings Programma (IHP) van de gemeente Opsterland vernieuwbouw op het programma. Een mooie kans om toekomstgericht onderwijs vorm te geven in een krachtige, toekomstbestendige voorziening in Opsterland. ‘School Lyndensteyn beweegt je’ School Lyndensteyn is een school voor speciaal onderwijs (SO) en voortgezet speciaal onderwijs (VSO). Het is een zgn. mytyl-tyltylschool voor de volgende doelgroepen: • Leerlingen met een lichamelijke handicap en/of meervoudige handicap • Leerlingen met een langdurige ziekte • Leerlingen op basis van (poli)klinische revalidatiebehandeling In principe biedt school regulier basis- en voortgezet onderwijs; een deel betreft ook zeer moeilijk lerende kinderen (ZML).

• Het SO biedt basisonderwijs (4 tot 12-jarigen) waarbinnen onderscheid is in onderbouw, profiel 3/4 (ca. ZML) en profiel 5/6/7 (ca. regulier) • Het VSO biedt middelbaar onderwijs tot aan VMBO-TL niveau (12 tot 18-jarigen). Hier werkt de leerling doelgericht aan een realistisch toekomstperspectief gericht op: vervolgonderwijs, werken (taakgerichte & activerende dagbesteding, (beschutte) arbeid) en/of wonen en vrijetijdsbesteding. Er zijn 2 afdelingen: Praktijkgericht onderwijs (PGO) Voorbereidend middelbaar beroepsonderwijs (VMBO) De school bereidt leerlingen voor op een passende plek in het vervolgonderwijs en de maatschappij. Het SO kent een brede uitstroom variërend van VSO-dagbesteding tot voortgezet diplomagericht onderwijs; het VSO van dagbesteding en (beschutte) arbeid tot MBO. Op dit moment zijn er op deze unieke school in Opsterland ca. 213 leerlingen verdeeld over 14 SO- en 12 VSO-groepen (incl. 1 revalidatieklas). Gemiddeld zitten er 8-12 leerlingen in een groep. Er is een team van ca. 110 medewerkers (leerkrachten, onderwijsassistenten, specialisten en staf) werkzaam. Aanvullend zijn er ca. 30 medewerkers en 2 verpleegkundigen vanuit RF werkzaam in de school. School Lyndensteyn is een regionale voorziening. Leerlingen komen uit diverse gemeenten in het Noorden.

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

School Lyndensteyn ligt in de bosrijke omgeving van Beetsterzwaag, dichtbij de A7. Direct naast de school en met de gang verbonden ligt het gebouw van Revalidatie Friesland. Achter de school liggen de manege (waar leerlingen kunnen paardrijden als onderdeel van hun therapie) en de Ronald McDonaldhoeve. Naast de manege is het gebouw van OIM (orthopedie) waar leerlingen aangepaste schoenen en spalken kunnen krijgen. Toekomstgericht onderwijs in toekomstbestendige huisvesting! Dat is wat we beogen met de vernieuwbouw. De gemeente en SO Fryslân spannen zich samen in om een aantrekkelijk en betaalbaar leerklimaat te bieden voor het speciaal onderwijs in de regio. Kwalitatief, uitdagend en innovatief onderwijs met huisvesting die daarbij past. Ook duurzaamheid en een goed binnenklimaat spelen daarbij een belangrijke rol. Er zijn in het huidige gebouw diverse knelpunten in de huisvesting op het gebied van functionaliteit, verduurzaming en binnenklimaat. Vernieuwing is nodig om leerlingen en medewerkers kwalitatief goed en passend te kunnen huisvesten. Scope van de vernieuwbouw Een onderzoek naar huisvestingsscenario’s heeft geleid tot de keuze voor vernieuwbouw. De vernieuwbouw betreft het onderwijs en de voorzieningen voor bewegen (speellokaal, gymzaal en zwembad). Het gaat om de huisvesting van ca. 213 leerlingen (excl. residentiele leerlingen).

Het bestaande gebouw aan de Hoofdstraat 1 wordt zodanig verbouwd en verduurzaamd, dat het weer 50 jaar vooruit kan. Het is de bedoeling dat de interne gymzaal verplaatst naar een andere plek in het gebouw. Verder blijft het gebouw eenlaags. Qua gebouwoppervlak blijft het nagenoeg gelijk aan het huidige gebouw. Tijdelijke huisvesting SO Fryslân en de gemeente hebben afgesproken zich er maximaal voor in te zetten tijdelijke huisvesting zoveel mogelijk te voorkomen. Dit vraagt slim nadenken over het ontwerp en de fasering van de uitvoering. Tijdens de vernieuwbouw blijft de school namelijk in gebruik. 1.2 Projectorganisatie Bouwheerschap, eigendom, beheer & exploitatie Het schoolbestuur is bouwheer. Gemeente en schoolbestuur trekken met elkaar op in het bouwproces en nauw samen te werken. SO Fryslân is juridisch eigenaar van het schoolgebouw (incl. gymzaal en zwembad); het economisch claimrecht ligt bij de gemeente. SO Fryslân is verantwoordelijk voor het beheer en de exploitatie van het gebouw. Projectorganisatie SO Fryslân heeft Lindhorst Huisvestingadviseurs aangesteld als bouwprojectmanager. Voor een goede afstemming en regie op het project, sluit de gemeente aan in de organisatie.

3

De projectorganisatie bestaat uit:

Regiegroep (stuurgroep) SO Fryslân en School Lyndensteyn Gemeente Opsterland

1.4 Participatie Opsterland In de raadsvergadering van 30 september 2024 nam de gemeenteraad een motie aan met betrekking tot participatie. Voor de lopende en toekomstige huisvestingsprojecten voor onderwijs is het college verzocht om - totdat de participatieverordening is vastgesteld - te sturen op een proces waarbij aan het begin van het project afspraken worden gemaakt over hoe de participatie plaatsvindt en binnen welke kaders deze participatie invloed heeft op het plan. Dit om de betrokkenheid van de omgeving te waarborgen. Bij de beschikking aan SO Fryslân (december ’24) is de bouwheer verzocht om hiermee ook rekening te houden.

Ontwerp-/bouwteam (o.l.v. regiegroep) SO Fryslân en School Lyndensteyn Gemeente Opsterland

Werk-/klankbordgroepen (o.l.v. regiegroep)

Ontwerpende en adviserende partijen

Samenstelling afhankelijk van onderwerp

Uitvoerende partijen

We werken met fasedocumenten waarmee elke fase wordt afgesloten. Zonder instemming van de regiegroep is doorgaan met de volgende fase niet mogelijk. 1.3 Tijdlijn bouwproject Fase 1 - Optimalisatie binnenklimaat + masterplan vernieuwbouw (2022-2023) • 2022-2023 : masterplan en globaal Programma van Eisen (PvE) vernieuwbouw (diverse teambijeenkomsten, 4x klankbordgroep) • 2023 : realisatie urgente binnenklimaataanpassingen Fase 2 - Vernieuwbouw (2023-2027) • Q1 2023 - Q4 2024 : definitiefase (opstellen PvE, kostenraming en planning, selectie projectmanager) • Q4 2024 - Q2 2025 : selectie van ontwerpende en uitvoerende partijen • Q1 2025 - Q2 2025 : uitwerken voorlopig ontwerp • Q3 2025 - Q4 2025 : uitwerken voorlopig ontwerp + • Q4 2025 - Q1 2026 : besluitvorming gemeenteraad voorlopig ontwerp + • Q4 2025 - Q1 2026 : uitwerken definitief ontwerp en faseringsplan uitvoering • Q2 2026 - Q3 2026 : vergunningaanvraag (indien nodig) • Q2 2026 : definitieve contractvorming aannemers • Q2 2026 - Q4 2027 : gefaseerde uitvoering 2026-2027 • Q4 2027 : oplevering gebouw • Q1 2028 (n.t.b.) : feestelijke opening/viering

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

4

2.

2.2 Wat vinden we belangrijk bij participatie? Er zijn een aantal basisuitgangspunten die van belang zijn bij participatie.

Participatie en communicatie

In deze paragraaf beschrijven we hoe we participatie en communicatie voor dit project vormgeven. De vernieuwbouw biedt de kans om te laten zien dat SO Fryslân en de gemeente investeren in het bieden van optimale groei- en ontwikkelkansen voor kinderen en een goede werkomgeving. Daarnaast biedt het de kans om van de medewerkers ambassadeurs te maken en ze trots te laten zijn op de plek waar ze werken. 2.1 Participatieniveau De vernieuwbouw vindt plaats op de huidige locatie van de school. Tijdens de bouw blijft de school in gebruik. Het is van belang overlast voor de leerlingen en medewerkers, de omwonenden en de naastgelegen samenwerkingspartners (RF, Ronald McDonaldhoeve, Manege Onder de Linden en OIM) zoveel mogelijk te beperken. Ook is afstemming met team en ouders/verzorgers essentieel, aangezien de leerlingen tijdens de bouw op school les blijven krijgen. Er wordt een zorgvuldig bouwfaseringsplan gemaakt om dit goed en veilig te laten verlopen. Naast overlast die kan ontstaan door sloop- en bouwwerkzaamheden, aanen afvoer van materialen, speelt ook de verkeersveiligheid rondom de school en in de nabije omgeving tijdens de bouw een belangrijke rol.

Heldere communicatie Positieve, duidelijke en frequente communicatie naar belanghebbenden helpt om duidelijkheid te geven en enthousiasme te creëren voor de plannen. Liefst wordt participatie in een zo vroeg mogelijk stadium opgestart, waarbij voor de participanten het gehele traject duidelijk is. Het gaat zowel om praktische zaken, bijvoorbeeld wanneer contactmomenten zijn, als om de beïnvloedingsruimte die men kan hebben. Afspraken hierover moeten worden vastgelegd. Voor het doorlopen van het participatietraject is het ook belangrijk dat de participanten inhoudelijk goed geïnformeerd zijn. Communicatie tussen de participanten is even belangrijk. Niet allen hebben dezelfde kijk op een vraagstelling. Het is van belang dat deze meningen worden uitgewisseld. Dit zorgt ervoor dat er een zorgvuldige afweging gemaakt kan worden, wat het uiteindelijke besluit beter maakt. Transparantie Transparantie is nauw verbonden met communicatie, maar gaat een stapje verder. Zo moet de informatie rondom het participatietraject openbaar zijn. Daarnaast moet de informatie die de deelnemers ontvangen volledig zijn. Ook als er tegenslagen zijn in het project of als er juist tijdelijk géén ontwikkelingen zijn, is dat belangrijk te communiceren. Inclusiviteit Het participatieproces moet toegankelijk zijn voor elke inwoner.

De communicatie en informatie rondom het traject moeten dus duidelijk en begrijpelijk zijn voor iedereen. Om alle mogelijke belangen in kaart te brengen, is het belangrijk dat de deelnemende groep representatief en divers is. Met speciale aandacht voor de mensen die niet zo snel vanuit zichzelf deel zouden nemen aan een participatietraject.

Participatieladder Het is van belang dat alle belanghebbenden bij het project betrokken zijn. Als basis hanteren we de participatieladder. Deze geeft aan op welke manier de omgeving wordt betrokken bij het maken van plannen. De ladder loopt uiteen van informeren tot en met (mee)beslissen en zelf organiseren.

2.3 Doelstellingen van participatie In lijn met het niveau informeren & raadplegen zijn de doelen als volgt: • Informeren omgeving over het project, de planning en verwachte impact (laten zien van plan/ontwerp) • Inventariseren van zorgen, wensen en ideeën van de omgeving • Creëren c.q. versterken van draagvlak en sociale verbinding met de school, inzet op duurzame relaties en enthousiasmeren over het plan • Voorkomen of beperken van overlast door tijdige afstemming

Het participatieproces in dit project zit op het niveau van informeren en raadplegen. Belanghebbenden worden geïnformeerd over de nieuwbouw en er wordt opgehaald waar wensen en mogelijke zorgen liggen. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om dit waar mogelijk mee te nemen in de nadere uitwerking van het ontwerp.

Dit vertaalt zich in 3 type acties.

Afhankelijk van het onderwerp kiezen we het passende participatieniveau.

Kennis (informeren) • De primaire doelgroepen en de belangrijkste secundaire doelgroepen zijn op de hoogte van de bouwplannen en kennen de globale planning. • De primaire doelgroepen weten welke werkzaamheden op welk moment uitgevoerd worden en welke hinder zij daar eventueel van ondervinden. Bron afbeelding: Platform31

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

5

Houding (enthousiasmeren) • De primaire en secundaire doelgroepen staan positief tegenover de bouw en voelen zich betrokken bij het bouwproject. • De primaire en secundaire doelgroepen zien de bouwlocatie als een fijne locatie voor het onderwijs. • Er is sprake van draagvlak bij de primaire doelgroepen voor de plannen. Gedrag (aanzetten tot actie) • Primaire doelgroepen wonen presentaties bij en participeren c.q. worden betrokken bij bepaalde overleggen/bijeenkomsten over het bouwproject. • Primaire doelgroepen werken actief mee om het plan op zorgvuldige wijze te realiseren. • Ouders/verzorgers maken de keuze om hun kinderen naar de vernieuwde locatie te (blijven) laten gaan. • Medewerkers maken de keuze om bij de vernieuwde locatie te (blijven) werken. 2.4 Doelgroepen en belangen In bijlage 01 is een tabel opgenomen met de doelgroepen en hun belangen. 2.5 Communicatiemiddelen/-kanalen • Projectwebsite/pagina met actuele informatie • Nieuwsbrieven – liefst 1x/kwartaal (bij voorkeur bij nieuwswaardige momenten) • Social media van school en gemeente • Lokale media (wijkkrant, huis-aan-huisblad) • Fysieke bijeenkomsten en/of digitale webinars Brief (e-mail of uitnodiging) Om (een deel van) de primaire doelgroepen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen worden er brieven verstuurd. Dit kan ook in de vorm van een email of uitnodiging o.i.d. zijn.

De (e-mail)adressen worden verzameld door de schooldirectie (MT), die ook ondertekent. Input komt vanuit de projectorganisatie. De eindredactie van de brieven ligt bij de schooldirectie die afstemt met de regiegroep. Projectnieuwsbrief Om de primaire en secundaire doelgroepen te informeren over de algemene voortgang van de bouw versturen we nieuwsbrieven. De projectorganisatie levert hiervoor input aan die in- en extern wordt verspreid. De (e-mail)adressen worden verzameld door de schooldirectie (MT). Bij grotere verhalen kan er een externe auteur worden ingezet. De school maakt de nieuwsbrief op en stemt de inhoud voorafgaand aan publicatie af met de regiegroep. De vorm en inhoud van de nieuwsbrief worden in de regiegroep bepaald. Interne nieuwsbrief (school) Algemene communicatie voor medewerkers verloopt via de interne nieuwsbrief (mail) en teambijeenkomsten. Bv. over de start bouw en belangrijke mijlpalen. Input komt vanuit de projectorganisatie. De schooldirectie (MT) is verantwoordelijk voor inhoud en verzending.

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

Website, social media en persberichten Externe communicatie verloopt voor grootste deel via de website van School Lyndensteyn (projectpagina), social media van school en gemeenten, lokale media (persberichten) en de externe projectnieuwsbrief. De inhoud van de webpagina bestaat onder andere uit: • Projectuitgangspunten • Sfeerimpressie/foto’s voortgang/plattegrond(en) • Planning • Nieuwsbrieven • Contactgegevens Perscontacten over het bouwproject verlopen in overleg met de bouwprojectmanager en de regiegroep. Bij een belangrijk moment als start bouw of opening is het goed om een persbericht te publiceren. Dit om een brede groep geïnteresseerden te bereiken. Bijeenkomsten Voor draagvlak is het nodig regelmatig (digitale) bijeenkomsten te houden voor toekomstige leerlingen en hun ouders/verzorgers, werkgroepen en omwonenden. De regiegroep stuurt deze aan; de schooldirectie organiseert deze i.s.m. de huisvestingadviseur van SO Fryslân en de bouwprojectmanager. Inloopbijeenkomsten worden zo laagdrempelig mogelijk gehouden. De belanghebbenden zijn binnen een bepaalde periode vrij om op elk tijdstip binnen te lopen. Het ontwerp en de stand van zaken wordt aan de hand van posters/presentaties gepresenteerd. Als iemand vragen heeft, zijn er verschillende adviseurs aanwezig die vragen kunnen beantwoorden.

2.6 Formele buurtparticipatie Vanuit de nieuwe omgevingswet is het formeel vastleggen van de buurtparticipatie een vereiste. Deze nieuwe wet legt daarnaast de regie van de buurtparticipatie bij de initiatiefnemer (de bouwheer). Het formele document met de inrichting van de buurtparticipatie dient als input voor de gemeenteraad. • Participeren. Bij de vernieuwbouw participeert de omgeving. SO Fryslân betrekt de omwonenden waar nodig en mogelijk bij de vernieuwbouw. Dit heeft invloed op het woon-/werkplezier, het onderwijs en de zorg en de samenwerking op de lange termijn. We betrekken hen door een beknopt, eerlijk en duidelijk verhaal te vertellen. Dit verhaal verwoorden we begrijpelijk en met een reëel en aantrekkelijk toekomstbeeld. En daarnaast door te luisteren, het gesprek aan te gaan, input te verzamelen en te laten zien wat we ermee doen. We organiseren informatieavonden en laten het voorontwerp en het definitief ontwerp zien. • Aanspreekpunt. Er is een vast contactpersoon voor vragen tijdens de bouw. - LindHorst Project- en bouwmanagement (bouwprojectmanager) - School Lyndensteyn (directie/MT) - Aannemer (uitvoerder/projectleider) • Nieuwsbrief. Hiermee nemen we de omwonenden mee in de ontwikkelingen van de bouw. Het biedt ook de gelegenheid om elkaar beter te leren kennen. Het bevat daarom

6

•

•

niet alleen nieuws over de voortgang van de bouw en werkgroepen, maar ook human interest artikelen over de doelgroep en samenvattingen van gesprekken met de buurt. Informatiebijeenkomsten. In de ontwerpfase nodigen we de buurt uit voor informatiebijeenkomsten (VO, DO). Er is ruimte voor het stellen van vragen en het maken van opmerkingen over het ontwerp. Tijdens de bouw is de uitvoerder van de aannemer aanspreekpunt (informatie hierover wordt voor start bouw verstrekt). Mail of brief met bouwwerkzaamheden. Soms zijn er bouwwerkzaamheden die mogelijk overlast veroorzaken voor omwonenden. Denk bijvoorbeeld aan een groot transport. De aannemer informeert de omwonenden hierover.

2.7 Inzet middelen per doelgroep (communicatiemiddelen matrix) In bijlage 02 is een matrix opgenomen waarin is aangegeven welke middelen per doelgroep worden ingezet. 2.8 Verwerking van input Reacties en suggesties worden verzameld, geanalyseerd en waar mogelijk verwerkt in het ontwerp of plan. Bij een participatieronde wordt teruggekoppeld wat er met de input is gedaan ("you said, we did"). 2.9 Evaluatie en afsluiting Na oplevering volgt een evaluatiemoment met betrokkenen: wat ging goed, wat kan beter? Dit wordt vastgelegd ter lering voor toekomstige projecten. 2.10 Communicatiemomenten / participatiekalender De communicatie- en participatiemomenten worden mede bepaald aan de hand van de meest recente overallplanning van de bouwprojectmanager. Belangrijke momenten zijn: • Definitiefase : teambijeenkomsten • Voorlopig ontwerp : informatiebijeenkomsten (team, ouders, omgeving, gemeenteraad) • Definitief ontwerp : informatiebijeenkomst (team, ouders, omgeving, gemeenteraad) Start bouw : informatiebijeenkomst (viering + bouwfasering) (team, ouders, omgeving) • Bouw/ Intern verhuizen : informatiebijeenkomst en/of nieuwsbrief (team, ouders, omgeving) • Opening : viering (event) Al gehouden participatiemomenten • 18-3-25 : Informatiebijeenkomst buurt (omwonenden en buurorganisaties) • 17-4-25 : Informatiebijeenkomst raadsfracties + locatiebezoek op school

Communicatie- en participatieplan – vernieuwbouw School Lyndensteyn | 9 november 2025

Komende participatiemomenten • Q4 2025/begin Q1 2026 : Raadsinformatiebijeenkomst voorlopig ontwerp + • Q1 2026/begin Q2 2026 : Presentatie definitief ontwerp • Q2 2026 - Q3 2027 : Informatiebijeenkomst(en)/briefing bouwfasering en interne verhuizingen • Q4 2026 - Q3 2027 : Rondleiding op de bouw • Q1 2028 : Feestelijke opening en rondleiding (event) 2.11 Uitvoering en verantwoording Het schoolbestuur SO Fryslân is als bouwheer verantwoordelijk voor de communicatie en participatie. Zij coördineert dit in principe altijd vanuit de regiegroep, zodat hierover ook afstemming is met de gemeente. Tenzij dit niet te realiseren in binnen een redelijke termijn en/of als er belangrijk nieuws is wat eenzijdig gecommuniceerd kan worden en/of wat een urgentie heeft of belang dat dit niet kan wachten. • De uitingen worden voor publicatie voorgelegd aan de regiegroep. • Uitingen worden in de huisstijl van SO Fryslân/School Lyndensteyn opgemaakt. • Het communicatie- en participatieplan wordt opgenomen in de overall projectplanning. Zo borgen we de communicatie op de belangrijke momenten. • Tijdens het uitvoeringsproces wordt dit plan regelmatig opnieuw op effectiviteit beoordeeld en zo nodig aangepast.

2.12 Budget We moeten rekening houden met de kosten voor: • Ontwikkelen van communicatiemiddelen (School Lyndensteyn, opmaak/drukwerk) • Bijeenkomsten (School Lyndensteyn) - Vieringen (start van de bouw en opening) - Materiaal voor het organiseren van bijeenkomsten Kosten communicatiemiddelen Middel Drukwerk (brieven, uitnodigingen etc.) Bijeenkomsten Presentatie aan de gemeente Nieuwsbrief Websitepagina bouw Persberichten Opening Totaal

Begrote kosten € 750 € 500 € 250 € 500 € 2.000 € 4.000

7

Bijlage 01 – Tabel doelgroepen en belangen Doelgroep

Belangen

PRIMAIRE DOELGROEPEN Schoolbestuur SO Fryslân (bouwheer)

Een gebouw wat past bij het onderwijsconcept, veilig is, kwaliteit heeft en exploitatie vriendelijk is. Een goed georganiseerd en veilig gefaseerd bouwproces i.c.m. operationeel blijven van school.

Huidige en toekomstige leerlingen

Een gezonde, veilige, leerzame en inspirerende omgeving voor onderwijs, sport en spel.

Ouders/verzorgers van (toekomstige) leerlingen

Gezonde, veilige, leerzame en inspirerende omgeving voor onderwijs, sport en spel voor hun kinderen.

Leraren/ werknemers

Een gebouw dat als een prettige, gezonde en veilige werkomgeving fungeert.

Medezeggenschapsorganen MR school

Een gebouw dat een optimale en veilige leer- en werkomgeving biedt.

Direct omwonenden (particulieren)

Een veilige woonomgeving. Behoud van uitzicht en privacy. Groene open structuur van het dorp behouden.

Direct omwonenden (organisaties) Revalidatie Fryslân, Ronald McDonaldhoeve, Manege Onder de Linden, OIM Orthopedie

Een veilige omgeving tijdens de bouw. Zo weinig mogelijk overlast tijdens de bouw.

Gemeente (besluitvormend) College van B&W + gemeenteraad

Goed onderwijs. Besluitvormend.

Gemeente (beleid) Gebiedsmedewerker + onderwijshuisvesting

Financieel, energie neutraal gebouw, passend in omgeving (RO), groen, verkeer, milieu en duurzaamheid.

SECUNDAIRE DOELGROEPEN Buurt Buurt-/wijkgenoten, wijkvereniging en buurtplatform, Plaatselijk belang, lokale Een prettige woon-, werk- en/of leefomgeving. ondernemers Werkgroep toegankelijkheid

Een gebouw dat voor eenieder toegankelijk is.

Toeleveranciers

Goed bereikbaar gebouw.

Ketenpartners (inhoudelijk) - Gebiedsteams , ambulante partijen, samenwerkings-verbanden + collega onderwijsinstellingen - Steunpunt Onderwijs Noord, MEE Noord, de Bosk - Koninklijke Visio + Koninklijke Kentalis

Een goed functionerend, bereikbaar en toegankelijk gebouw.

Ketenpartners (faciliterend) - Delta T (energielevering) - Taxivervoersbedrijven Fondsen/verenigingen - Cornelia Stichting + Vrienden van School Lyndensteyn - Johan Cruyff foundation, Foppe foundation, Johanna Kinderfonds, VSB fonds, NSGK Media Lokale en regionale media, vakpers

Samenwerking in afname/levering energie. Een goed en veilig bereikbaar gebouw. Een goed functionerend, bereikbaar en toegankelijk gebouw.

Informeren belanghebbenden.

Bijlage 02 – Communicatiemiddelen matrix Doelgroep

Communicatiemiddel Interne nieuwsbrief

Project nieuwsbrief

Website

Bijeenkomst

Schoolbestuur SO Fryslân (bouwheer)

Regiegroep (stuurgroep), ontwerp- en bouwteam.

Huidige en toekomstige leerlingen

Informatie vanuit het schoolteam en nieuwsbrief vanuit de school.

X

X

X

Ouders/verzorgers van (toekomstige) leerlingen

Informatie vanuit nieuwsbrief vanuit de school, ouderavonden en inloopavonden.

X

X

X

X

X

X

Leraren/ werknemers

Nieuwsbrieven, teambijeenkomsten, teamsessies en werkgroepen, klankbordgroep.

X

X

X

X

X

X

Medezeggenschapsorganen MR school

MR-vergaderingen, nieuwsbrieven.

X

X

X

X

X

X

Direct omwonenden (particulieren)

Nieuwsbrieven en bewonersbijeenkomsten (inloopavonden) door de school/het schoolbestuur. Afstemming met de schooldirecteur en tijdens de uitvoering met de projectleider van de aannemer. Communicatie mede middels bijeenkomsten voorafgaand aan belangrijke beslismomenten.

X

X

X

X

X

Direct omwonenden (organisaties) Revalidatie Fryslân, Ronald McDonaldhoeve, Manege Onder de Linden, OIM Orthopedie

Nieuwsbrieven en bewonersbijeenkomsten (inloopavonden) door de school/het schoolbestuur. Afstemming met de schooldirecteur en tijdens de uitvoering met de projectleider van de aannemer. Communicatie mede middels bijeenkomsten voorafgaand aan belangrijke beslismomenten.

X

X

X

X

X

Gemeente (besluitvormend) College van B&W + gemeenteraad

Periodieke nieuwsbrieven en bijeenkomsten, raadsvoorstel m.b.t. besluitvorming. Wethouders en raadsleden wordenuitgenodigd voor rondleiding en een toelichting op het nieuwe ontwerp.

X

X

X

X

X

Gemeente (beleid) Gebiedsmedewerker + onderwijshuisvesting

Adviseur in de projectorganisatie (deze koppelt intern in gemeentelijke organisatie terug met betrokken beleidsafdelingen)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Persbericht

Info-brief/ mail

Toelichting

PRIMAIRE DOELGROEPEN

SECUNDAIRE DOELGROEPEN Buurt Buurt-/wijkgenoten, wijkvereniging en buurtplatform, Plaatselijk belang, lokale ondernemers

Nieuwsbrieven en bewonersbijeenkomsten (inloopavonden) door de school of het schoolbestuur

Werkgroep toegankelijkheid

Het toetsen van de plattegronden.

Toeleveranciers

X

Ketenpartners (inhoudelijk) - Gebiedsteams , ambulante partijen, samenwerkingsverbanden + collega onderwijsinstellingen - Steunpunt Onderwijs Noord, MEE Noord, de Bosk - Koninklijke Visio + Koninklijke Kentalis

Informeren over (tijdelijke) organisatorische wijzigingen tijdens of na bouwproces.

Ketenpartners (faciliterend) - Delta T (energielevering) - Taxivervoersbedrijven

Informeren over (tijdelijke) organisatorische wijzigingen tijdens of na bouwproces. Afstemming over levering diensten tijdens of na bouwproces.

Fondsen/verenigingen - Cornelia Stichting + Vrienden van School Lyndensteyn - Johan Cruyff foundation, Foppe foundation, Johanna Kinderfonds, VSB fonds, NSGK

Informeren over plan en realisatie en subsidieaanvragen.

Media Lokale en regionale media, vakpers

Informatieverstrekking.

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Bijlage 03 – Verslagen participatie en nieuwsbrieven 18 maart 2025 | Informatiebijeenkomst buurt (omwonenden en buur-organisaties) (powerpointpresentatie opvraagbaar – nog niet openbaar tot besluitvorming gemeenteraad over voorlopig ontwerp) Er waren ca. 10 ps. aanwezig (aantal buurtbewoners, vertegenwoordiging Ronald McDonaldhoeve, manege en RF). School Lyndensteyn (MT) heeft de opening verzorgd. De huisvestingsadviseur van SO Fryslân en bouwprojectmanager (LindHorst) hebben aan de hand van een presentatie een toelichting gegeven op het proces en plan (voorontwerp). Kort resumé van de opbrengst: De bijeenkomst verliep in goede sfeer. Men was positief vroegtijdig te worden betrokken en geïnformeerd en was ook nieuwsgierig naar wat er gaat gebeuren. Er zijn een aantal vragen gesteld en suggesties gedaan. Aandacht voor/vragen: • Manage: zorg voor geluidsoverlast van de bouw voor de dieren (negatieve ervaringen eerder) • RM-hoeve: - Afstemming over planning. Zomervakantie is meest drukbezochte periode. Gezinnen komen dan voor rust hier op vakantie. Is daar rekening mee te houden? Anders tijdig communiceren richting ouders dat er mogelijk overlast van verbouw is, zodat men eventueel nog kan annuleren - Afstemming over inrichting terrein i.r.t. inrichting terrein RM-hoeve (willen hiermee ook bezig, maar beter om af te stemmen i.v.m.

werkzaamheden en daarna) - Afstemming over nuts/capaciteit. Ook RM-hoeve wil verduurzamingsslag maken. • Buren: - Omwonenden. Graag aandacht voor (behoud) groen (adres XXX). Ook bosjes/bomen zijn ‘geluidswerend’ (i.r.t. spelende kinderen). Eerder zijn zomaar aantal bosjes verwijderd door school; jammer dat dit niet in overleg is gegaan. Graag aandacht hiervoor als we iets gaan aanpassen. - RF: graag betrokken blijven bij proces en planning. - Vraag over energie en of we van biomassa gebruik blijven maken (aandacht voor in communicatie/contracten). Vervolgacties: • Aantal nieuwe emailadressen toevoegen voor nieuwsbrief • Presentatie delen 18/3. Een aantal mensen kon niet aanwezig zijn en heeft gevraagd om op de hoogte gehouden te worden. Ook bij de bijeenkomst is gevraagd of we de presentatie kunnen delen. We hebben uitgelegd dat dit niet / of nog niet volledig kan, omdat het VO nu nog niet naar buiten kan aangezien de gemeenteraad nog niet is geïnformeerd en er nog wijzigingen in komen. We delen een compacte presentatie i.c.m. de eerstvolgende nieuwsbrief en/of middels een nieuwe informatiebijeenkomst. • Verspreidingsgebied nieuwsbrief en volgende buurtinformatiebijeenkomst iets verbreden op verzoek van buurt. Nieuwe kaartje: 250318SL Buren van SL_v2.pdf

17 april 2025 | Informatiebijeenkomst raadsfracties + locatiebezoek school (powerpointpresentatie opvraagbaar – nog niet openbaar tot besluitvorming gemeenteraad over voorlopig ontwerp)

Nieuwsbrieven • • • •

Editie 1 (april ’23) Editie 2 (november ’23) Editie 3 (mei ’24) Editie 4 (november ’24)