Bijlage 2. Eindrapport Rekenkamercommissie Opsterland inzake Inwonersinitiatieven en overheidsparticipatie

45

5. Betrokken actoren Stichting Koningshof heeft voor dit initiatief contact gezocht met verschillende actoren. De belangrijkste actor is de gemeentelijke organisatie geweest. Met de ambtenaren en portefeuillehouder heeft veel overleg plaatsgevonden. De initiatiefnemers hebben belanghebbenden in dit project op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen door middel van nieuwsbrieven en bijeenkomsten. Daarnaast hebben de initiatiefnemers regelmatig de raad(sfracties) en het college betrokken. De ambtelijke organisatie en portefeuillehouder waren niet aanwezig bij informatiebijeenkomsten voor bewoners en hebben geen grote rol gehad bij het betrekken van inwoners bij het project. Vanuit de gemeente is een contactpersoon aangewezen voor het project Koningshof. Hiermee was er een aanspreekpunt die het proces kon faciliteren vanuit de gemeente. Door veranderingen van het personeel is deze contactpersoon verschillende keren gewisseld. Dit heeft het traject vertraagd, blijkt uit interviews. Er is ook een klankbordgroep opgesteld, nadat een aantal belangstellenden aangaven mee te willen denken. De rol van de klankbordgroep was om het bestuur te adviseren en er hebben regelmatig gesprekken plaatsgevonden tussen het bestuur en de klankbordgroep. Drie jaar na de start van het project, eind 2021, waren een aantal leden van de klankbordgroep afgehaakt.

Er is toen een oproep geplaatst onder geregistreerde belangstellenden voor nieuwe klankbordgroepleden. Vier mensen reageerden hierop. Daarnaast is er aan het begin van het traject contact geweest met zorginstelling ZuidOostZorg. Dit ontstond door de raakvlakken van het initiatief Koningshof met de ontwikkeling binnen de zorginstelling om wonen en zorg te scheiden. Deze samenwerking zou kunnen leiden tot de realisatie van een woonvorm aan de Commissieweg. Omdat de plannen van Zuid Oost Zorg nog in de voorbereidende fase zitten, geeft Stichting Koningshof in haar tweede nieuwsbrief aan vast te houden aan de locatie van "De Trime". Het contact met het bestuur van ZuidOostZorg blijft wel bestaan. Ook heeft Stichting KUUB een rol gespeeld. Deze stichting begeleidt organisaties met het bouwen van woningen en groepsprojecten. KUUB was aanwezig op de bewonersbijeenkomst waar de stedenbouwkundige schets en diverse woontypes werden getoond. In de vierde nieuwsbrief van de stichting uit maart 2020 laat de stichting weten dat er oriënterende gesprekken plaatsvinden met bouwgroep Dijkstra-Draisma om samen het project uit te voeren. De ontwikkelaar was net als KUUB aanwezig op de presentatie van de stedenbouwkundige schets op 2 november 2021.

46

Bijlage 6: Casusbeschrijving MFA De Tynje 1. Initiatief MFA De Tynje Inwoners van Tijnje bundelen hun krachten om gezamenlijk een multifunctionele accommodatie (MFA) te realiseren. De wens is om het dorpshuis, de scholen en de gymzaal te vernieuwen en combineren in een MFA. 2. Tijdlijn Het initiatief voor MFA De Tynje is begonnen vanuit de lange termijnvisie voor het dorp, opgesteld vanuit het Plaatselijk Belang met verschillende groepen uit het dorp. Hierbij kwam duidelijk naar voren dat beide schoolgebouwen en met name de gymzaal aan vernieuwing toe waren. In 2009 werd dit al in de dorpsvisie als speerpunt benoemd. De ideeënfase voor MFA De Tynje vond plaats tussen 2009 en 2014. Eind 2013 is het dorp serieus met het plan aan de slag gegaan en hebben zij mensen bij elkaar geroepen om te sparren. De eerste bijeenkomst voor betrokkenen is georganiseerd op 23 september 2013, door de initiatiefnemers van het Plaatselijk Belang. Het doel van de avond was om de ontwikkelingen in het dorp verder toe te lichten en gezamenlijk inspiratie op te doen voor een vervolgtraject om een MFA te realiseren. Het Plaatselijk Belang van Tynje was voornemens dit in samenwerking met het dorp en de gemeente te doen. Daarna is het traject langzaam opgestart en met pieken en dalen vervolgd.

Vanuit het dorp is vanaf het begin de structuur neergezet met een regiegroep, die het proces en de plannen bewaakt, en werkgroepen. Deze groepen zijn rond 2014 ontstaan en hebben de volgende structuur: / Werkgroep educatie: zorgen voor goed onderwijs in de komende 40 jaar / Werkgroep zorg/welzijn: aanbieden optimale zorg / Werkgroep financiering: financiering van de MFA / Werkgroep exploitatie: exploitatie van de MFA / Werkgroep ontwerp/bouw: ontwerp en realisatie van een slim, functioneel en exploitabel gebouw / Regiegroep: verantwoordelijk voor besluitvorming In 2014 heeft de gemeenteraad de pilot waarbij het dorp plannen maakt voor de realisatie van de MFA goedgekeurd. Op 19 februari 2018 heeft de regiegroep de stand van zaken gepresenteerd aan de gemeenteraad. In 2020 is het SO (schetsontwerp) Fasedocument opgesteld. Hierin wordt gesteld dat er naar wordt gestreefd om ieder kwartaal een nieuwsbrief uit te brengen voor bewoners en de gemeenteraad. De ambtelijke organisatie wordt middels een overleg (eens per zes weken) geïnformeerd door de regiegroep. Op 5 oktober 2020 presenteert de regiegroep een update over het traject aan de gemeenteraad in verband met het vaststellen van het bestemmingsplan. Vervolgens is het bestemmingsplan op 5 oktober 2020 door de raad vastgesteld.

Tussen 2020 en 2022 is de regiegroep bezig geweest om het schetsontwerp te ontwikkelen tot een definitief ontwerp voor de MFA.

47

Het definitieve ontwerp is op 31 augustus 2022 gepresenteerd aan betrokkenen. In de uitnodiging op hun Facebook-pagina en nieuwsbrief staat het volgende: "Tijdens de realisatie wordt een groot beroep gedaan op vrijwilligers en ook na de realisatie. Want het wordt een MFA De Tynje door de Tynje en voor de Tynje. Ook hier is slogan "Alleen lukt niets, maar samen lukt alles" nog altijd van toepassing!” Daarnaast is tijdens deze presentatie ook het gehele proces en de planning toegelicht aan aanwezigen. Op 16 januari 2023 besluit de raad in te stemmen met het voorstel voor de kredietaanvraag van om ruim 5,5 miljoen euro bij te dragen aan het project (o.a. voor de school, de kinderopvang en de herinrichting van de openbare ruimte). 3. Kaders stellen en verwachtingen managen In de regiegroep zit, naast de dorpsleden, één ambtenaar van de gemeente Opsterland als linking pin tussen gemeente en de regiegroep. In het ‘Projectplan MFA De Tynje’, opgesteld door de regiegroep, zijn onder andere de gemeentelijke kaders vastgesteld. Hierbij wordt kort toegelicht vanuit welke financiële, juridische, technische en beleidsmatige kaders de projectgroep moet werken. Ook wordt gesteld dat inzet vanuit de gemeente nodig is om het project te laten slagen. Daarnaast is afgesproken dat de regiegroep de beslisdocumenten voorlegt aan het college.

De regiegroep heeft hierbij een vaste wethouder aangewezen gekregen, in eerste instantie was dat de wethouder onderwijshuisvesting. Later is het project bij wethouder Anko Postma ondergebracht. De verantwoordelijk wethouder vertegenwoordigd de regiegroep bij raadsbehandeling van de beslisdocumenten. Er is in het ‘Projectplan MFA De Tynje’ niet beschreven of en hoe de regiegroep en de gemeente het dorp gaan betrekken anders dan in de werkgroepen. 4. Politiek-bestuurlijk samenspel De raad is regelmatig over het project geïnformeerd. Via raadsbrieven en presentaties werd de raad op de hoogte gesteld van de ontwikkelingen, zowel door de regiegroep als door het college. 5. Betrokken actoren Naast de werkgroepen geven achttien partners hun medewerking, zoals, fysiotherapie Gorredijk en gymnastiekvereniging Tijnje. Bijna alle partners die zijn gevraagd deel te nemen hebben dat gedaan, blijkt uit het interview met de regiegroep. Een knelpunt wat in de samenwerking met partners naar voren is gekomen, is de lange duur van het traject. Dit maakt het lastig om verbinding te houden met alle partners. Leden van de regiegroep zitten soms met tweede of derde generatie bestuursleden van verenigingen om tafel. In het begin zaten de scholen in de werkgroep educatie. Later, na het haalbaarheidsonderzoek, is Comprix als vertegenwoordiger van de twee scholen in het project gestapt.

De samenwerking met Stichting Comprix is de grootste uitdaging van het traject gebleken. Over de plannen voor het gebouw was de samenwerking goed, maar het liep vast bij het gesprek over eigendom en beheerstructuur, blijkt uit interviews met betrokkenen bij het MFA. Comprix bouwt vaker scholen en is een vaste werkstructuur gewend met vaste adviesbureaus. De regiegroep werkte op een minder procesmatige wijze dan Comprix gewend was. De regiegroep heeft bewust voor deze soepelere werkvorm gekozen, blijkt uit interviews met de initiatiefnemers. De hoop was dat het traject hierdoor sneller zou verlopen. De verschillende manieren van werken, soepel tegenover procesmatig, leverde een verschil van inzicht op over de gewenste werkstructuur. Op 24 november 2020 heeft 48

Stichting Comprix zich uit de pilot onttrokken vanwege een verschil in inzicht over de te hanteren werkwijze. Het inschakelen van externe hulp van huisvestingsadsviesbureau Synarchis, heeft tot een verbetering van de samenwerking tussen de regiegroep en Comprix geleid. Het college heeft voor de externe hulp van Synarchis extra budget bij de gemeenteraad gevraagd. De gemeenteraad is aan dit verzoek tegemoet gekomen. Naast de vele overleggen met de betrokken organisaties zijn ook omwonenden betrokken. Zo is het schetsontwerp met de bewoners besproken en is er een inloopavond gehouden. Alle bijeenkomsten voor omwonenden zijn geleid door de regiegroep. De betrokken ambtenaar dacht hierbij mee over de opzet, maar de regie van de avond lag bij het dorp, blijkt uit interviews.

49

Bijlage 7 Right to Challenge Leren van anderen: hoe gaan andere gemeenten om met het Right to challenge? In opdracht van het ministerie van VWS (volksgezondheid, welzijn en sport) is een kompas voor het Right to challenge ontwikkeld: "Dit kompas is voor gemeenten en buurtinitiatieven die interesse hebben in de werking van het Right to challenge en willen onderzoeken of het Right to challenge een antwoord kan bieden op vragen over een nieuw samenspel tussen inwoners en de lokale overheid." Er zijn in Nederland een paar bekende voorbeelden van succesvolle Right to challenge initiatieven. Zo hebben ondernemers in de gemeente Lansingerland het beheer van een dierenweide succesvol overgenomen. In de gemeente Ommen is het bermbeheer overgedragen aan een door inwoners opgerichte Stichting. En in Zutphen beheren inwoners zelf de jachthaven. Een gemeente die vanaf het begin actief met Right to challenge bezig is, is Rotterdam. In de gemeente Rotterdam zijn een aantal inwonersinitiatieven via het Right to challenge tot een succesvol vervolg gebracht. Om de samenleving te enthousiasmeren met meer van dit soort initiatieven te komen hebben ze een filmpje gemaakt waarin ze het Right to challenge toelichten en voorbeelden geven.

Een aantal leerpunten, relevant voor het opstarten van Right to challenge, die Rotterdam uit een onderzoek naar het Right to challenge haalt is: ● Het organiseren van een ‘challenge start up’ lijkt een goede investering om de communicatie en samenwerking tussen de gemeente en initiatiefnemers te stroomlijnen. Het moet daarbij gaan over; het proces, wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel, hoe de taakverdeling is en ook wat het budget is. Hoe meer aan de voorkant geregeld kan worden hoe minder ruis in de communicatie en samenwerking later plaatsvindt. ● Initiatiefnemers van challenges moeten niet belast worden met het nadenken over ambtelijke beleidsthema’s en bureaucratische schotten. Het nadenken over de precieze plaatsing van een challenge binnen de verschillende diensten/ clusters moet overgelaten worden aan medewerkers van de gemeente. ● Wat betreft de begeleiding van een challenge is er behoefte aan een functionaris die in een vroeg stadium initiatiefnemers praktisch kan bijstaan, kan adviseren en of ook kan afwijzen. ● Eén van de meest genoemde ergernissen bij initiatiefnemers van zowel de gemeentelijke als de proefchallenges is, dat het allemaal zo lang duurt. Dat het hollen of stilstaan is en dat er vooral hard gelopen moet worden als vragen van de gemeente beantwoord moeten worden, maar dat het vaak stilstaan is als dat andersom is.

50