Bijlage 2 - Concept accountantsverslag 2024 GR SW Fryslân
Tekst van het document
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie
CONCEPT ACCOUNTANTSVERSLAG 2024
Resultaat en weerstandsvermogen
Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
Controlebevindingen
Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen
Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd
28 maart 2025
Afsluiting
Per saldo persoonlijker Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
1
Inhoudsopgave
Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SW Fryslân T.a.v. de heer G. Luinstra Postbus 515 9200 AM DRACHTEN
Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Behandeld door: Jeroen Wijnholds Ons kenmerk: 2025. Datum: 28 maart 2025 Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u de controleverklaring bij de jaarrekening 2024 van uw organisatie alsmede een exemplaar van de gewaarmerkte jaarstukken. Onze controleverklaring hebben wij gedateerd op 28 maart 2025. Dit is de datum waarop de vaststelling van de jaarstukken plaatsvindt. In deze brief gaan wij in op de strekking van onze controleverklaring, mogelijke geconstateerde afwijkingen, de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken en rapporteren wij, voor zover dit noodzakelijk of vereist is, over onze bevindingen en adviezen. Onze bevindingen en opmerkingen daarbij zijn bedoeld om het bestuur te ondersteunen bij de bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken. Wij benadrukken dat verspreiding van de controleverklaring met handtekening en de gewaarmerkte jaarrekening niet is toegestaan. In hoofdstuk 2 leggen wij uit waarom dat belangrijk is. De GR SW Fryslan is een samenwerkingsverband van acht gemeenten en is belast met de uitvoering van de Wsw en delen van de participatiewet voor deze gemeenten. Caparis N.V. (hierna: de N.V.) is de vennootschap waarin de activiteiten plaatsvinden. Dat betekent dat vrijwel alle operationele taken van uw organisatie zijn belegd bij de N.V. Dat is een gegeven in de door u gekozen structuur maar betekent ook dat de GR ‘leunt’ op de bedrijfsvoering van de N.V.
Dat vraagt van u een actieve rol in de aansturing van Caparis op voor u belangrijke processen bijvoorbeeld op het gebied van IT. NB: DE CONTROLE IS VRIJWEL AFGEROND. WIJ VERWACHTEN GEEN ANDERE CIJFERMATIGE CORRECTIES MEER. DE AANGEPASTE JAARREKENING HEBBEN WIJ PER 21 MAART 2025 NOG NIET ONTVANGEN Met vriendelijke groet, Eshuis Registeraccountants B.V.
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
1. De hoofdlijnen van onze controle ................................................................................ 4
Hoofdlijnen van onze controle
2. Bestuurlijke afhandeling en publicatie .......................................................................... 6
Bestuurlijke afhandeling en publicatie
3. Resultaat en weerstandsvermogen .............................................................................. 7 4. Controlebevindingen .................................................................................................. 8
Resultaat en weerstandsvermogen
5. Overzicht van niet-gecorrigeerde verschillen .............................................................. 14
Controlebevindingen
7. Onafhankelijkheid gewaarborgd ................................................................................ 16
Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen
8. Afsluiting ................................................................................................................ 17
6. Automatiseringsomgeving ........................................................................................ 15
Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
3
1. De hoofdlijnen van onze controle Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen
Onderwerp Strekking van de controleverklaring Resultaat 2024 en vermogenspositie
Verslaggeving en WNT
Controleverschillen
Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd
Rechtmatigheidsverantwoording
Afsluiting
Kwaliteit van de interne beheersing
Signalen van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
Bevindingen Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring over de getrouwheid van de cijfers in de jaarrekening. Onderdeel hiervan is ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Op bladzijde 33 treft u de bestuursverklaring aan. Dit is een voorgeschreven tekst. In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft u de kaders, de controleaanpak en de bevindingen in uitgebreidere vorm. Het boekjaar 2024 is afgesloten met een resultaat van € 0, conform begroting en 2023. Ook het eigen vermogen is nihil omdat de resultaten via de dienstverleningsovereenkomsten via Caparis met de gemeenten worden afgerekend. Uit onze controle blijkt dat de jaarrekening 2024 overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften is opgesteld. Wij hebben verder geconcludeerd dat de overige informatie die in de jaarverslaggeving is opgenomen niet inconsistent is met de informatie in de jaarrekening en de door ons verkregen controle-informatie. Tevens hebben wij vastgesteld dat is voldaan aan de WNT. Er zijn geen ongecorrigeerde controleverschillen geïdentificeerd. In de paragraaf bedrijfsvoering gaat u in op de bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidscontroles. Uit de interne controles blijken geen tekortkomingen.
Daarnaast analyseert u de begrotingsrechtmatigheid en hieruit komen, met inachtneming van de beschreven kaders, bijvoorbeeld rondom onderprestatie en tijdigheid van informatievoorziening, ook geen bevindingen naar voren. Het bestuur heeft, op basis van een voorgeschreven format, in de jaarrekening verantwoording afgelegd over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Het bestuur heeft verklaard rechtmatig te hebben gehandeld. Hierbij heeft het bestuur, de in de financiële verordening opgenomen, verantwoordingsgrens van € 1,36 miljoen gehanteerd. Wij hebben vastgesteld dat deze rechtmatigheidsverantwoording getrouw is opgesteld. Wij hebben tijdens de controle geen significante gebreken in de administratieve organisatie of interne beheersing aangetroffen die van invloed zijn op ons oordeel. De complexiteit in uw omgeving neemt toe en van daaruit zijn soms keuzes nodig bij het inrichten van de interne beheersing. Wij blijven u attenderen op het feit dat in algemene zin de GR nog onvoldoende stuurt op die taken die de GR heeft uitbesteed aan Caparis. Tijdens de controle hebben wij met u gesproken over frauderisico’s, fraudesignalen en uw interne beheersing. U heeft ons onder meer bevestigd dat er in de organisatie geen gevallen zijn gemeld van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik.
Wij hebben tijdens de controle geen aanwijzingen verkregen dat bij u sprake is van fraude, misbruik of oneigenlijk gebruik. De rechtmatigheidsverantwoording leidt
4
tot meer focus op misbruik en oneigenlijk gebruik in overheidsorganisaties. De expliciete aandacht daarvoor in uw primaire processen kan steviger en is nu vooral een onderdeel van de toetsing achteraf. Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen
Belangrijke schattingen in de jaarrekening
Iedere jaarrekening bevat schattingen, zoals bijvoorbeeld in de waardering van activa en overlopende posten. Bij SW Fryslân is de impact van schattingen beperkt. De schattingsmethoden zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar en wij aanvaarden de door u gekozen methoden.
Dataveiligheid en IT
In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Uw aansturing van Caparis zal explicieter moeten plaatsvinden om aan uw wettelijke verplichtingen bijvoorbeeld in het kader van de AVG te kunnen voldoen.
Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
5
2. Bestuurlijke afhandeling en publicatie Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
De bestuurlijke afhandeling van de jaarstukken bestaat uit een aantal stappen. Het bestuur behandelt in de vergadering de jaarstukken, met inbegrip van de jaarrekening en stelt deze vervolgens voorlopig vast. Ter afronding ondertekenen voorzitter en secretaris de jaarrekening. Er zit enige tijd tussen de verzending van de conceptstukken aan het bestuur en de vergadering waarin de vaststelling plaatsvindt. Mochten in die periode omstandigheden blijken die aanpassing van de jaarrekening noodzakelijk maken, dan moet een dergelijke aanpassing nog worden gemaakt. Dat kan ook een gebeurtenis zijn, die effect heeft op uw inschattingen met betrekking tot de continuïteit van de organisatie. In die situatie vervalt onze toestemming tot openbaarmaking. Dat geldt ook in geval de jaarrekening om andere redenen gewijzigd wordt alvorens tot vaststelling wordt overgegaan. Wij verzoeken u in deze gevallen met ons in contact te treden om gezamenlijk de noodzakelijke vervolgstappen te bespreken. Wij hebben één exemplaar van de controleverklaring voorzien van een originele handtekening. Dit exemplaar is uitsluitend bedoeld om in uw eigen archief opgenomen te worden. Dit exemplaar mag op geen enkele wijze worden verspreid. Publicatie van deze verklaring op de website is niet toegestaan. Deze werkwijze is van belang om misbruik van onze handtekening te voorkomen.
Indien wij constateren dat toch gebruik gemaakt is van een controleverklaring met onze handtekening zullen wij u verzoeken deze van de website te verwijderen of uw indiening bij stakeholders ongedaan te maken. Vanzelfsprekend treden wij in die situaties met u in overleg over de manier waarop dit moet plaatsvinden. Het andere exemplaar van de controleverklaring is voorzien van de naam van onze accountantspraktijk en de naam van de accountant, echter zonder persoonlijke handtekening. Bij openbaarmaking van de controleverklaring dient u gebruik te maken van het exemplaar van de controleverklaring dat niet is voorzien van een persoonlijke handtekening. Wij bevestigen u ermee akkoord te gaan dat het afschrift van onze controleverklaring zonder persoonlijke handtekening, wordt openbaar gemaakt, mits de opgemaakte jaarrekening tijdens de bestuurlijke afhandeling ongewijzigd blijft en wordt vastgesteld. Openbaarmaking van de controleverklaring is slechts toegestaan tezamen met de jaarstukken. Hiervoor gebruikt u een exemplaar zonder ons waarmerk. De gewaarmerkte versie van de jaarrekening is uitsluitend voor uw eigen archief. Indien u de jaarstukken en de controleverklaring opneemt op internet, dient u te waarborgen dat de jaarstukken goed zijn afgescheiden van andere informatie op de internetsite.
Afscheiding kan bijvoorbeeld plaatsvinden door de jaarstukken in niet-bewerkbare vorm als een afzonderlijk bestand op te nemen of door een waarschuwing op te nemen indien de lezer de jaarstukken verlaat (‘u verlaat de beveiligde, door de accountant gecontroleerde jaarrekening’). Wij herhalen dat publicatie van de door ons gewaarmerkte jaarrekening en de controleverklaring met originele handtekening op welke wijze dan ook niet is toegestaan. Ook het verspreiden van concepten en het publiceren daarvan door u of de aangesloten gemeenten is niet toegestaan.
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
6
3. Resultaat en weerstandsvermogen Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle
De totale lasten in boekjaar 2024 betreffen € 45,4 miljoen, terwijl initieel een totaal van € 43,3 miljoen was begroot. Door onder andere CAO-afspraken, waar In de begroting geen rekening mee was gehouden, zijn de werkelijke lasten hoger dan begroot. Op 3 december 2024 heeft het bestuur daarom een begrotingswijzging doorgevoerd waardoor de gewijzigde begrote lasten € 45,4 miljoen bedragen.
Bestuurlijke afhandeling en publicatie
Alle kosten die door de GR worden gemaakt en direct samenhangen met de loon- en personeelskosten voor de SW-medewerkers worden aan Caparis doorbelast. Alleen overige kosten gemaakt in de GR worden doorbelast aan de acht deelnemende gemeenten.
Resultaat en weerstandsvermogen
Er wordt geen weerstandsvermogen opgebouwd omdat jaarlijks het resultaat wordt afgerekend met de (deelnemende) gemeenten. Dit is een bewuste keuze die in het verleden gemaakt is. Keerzijde daarvan is dat de gemeenten eerder, al dan niet via Caparis, met tekorten geconfronteerd kunnen worden.
Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
7
4. Controlebevindingen Inhoudsopgave
4.1. Algemeen
Hoofdlijnen van onze controle
Resultaat en weerstandsvermogen
Zoals in hoofdstuk 1 al is gemeld constateren wij dat u, net als veel andere overheidsorganisaties overigens, moeite heeft om alle functiescheidingen en interne controlehandelingen blijvend, gestructureerd uit te voeren en te documenteren. De eisen op dat vlak nemen zowel maatschappelijk gezien als vanuit het accountantsvak steeds verder toe. Tegelijkertijd constateren wij ook dat u de organisatie wilt versterken door de bewustwording te vergroten als het gaat over risico’s, het belang van documentatie en het maken van slimme, risicogerichte werkafspraken. De voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording heeft u gebruikt om risico’s, beheersmaatregelen, de uit te voeren controles en de restrisico’s beter met elkaar te verbinden. De uitgevoerde controles leiden niet alleen tot een onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording maar ook tot meer inzicht in de kwaliteit van processen.
Controlebevindingen
4.2 De rechtmatigheidsverantwoording
Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen
Sinds boekjaar 2023 neemt u een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Hiermee wordt door het bestuur van de GR verantwoording afgelegd over de regels omtrent de financiële zaken in de organisatie. Wij hebben vastgesteld dat het bestuur in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording concludeert rechtmatig te hebben gehandeld. Dit betekent dat de door het bestuur geconstateerde rechtmatigheidsbevindingen de verantwoordingsgrens niet heeft overschreden. De verantwoordingsgrens is in de financiële verordening vastgesteld op 3% van de totale lasten en komt voor 2024 dus uit op afgerond € 1,36 miljoen.
Bestuurlijke afhandeling en publicatie
Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
Wij hebben in het kader van onze jaarrekeningcontrole vastgesteld dat de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording getrouw is. Wij constateren dat de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording in technische zin verbeterd kan worden. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zijn de meer methodologische aspecten zoals risicoanalyse, herleidbaarheid van informatie, steekproefdocumentatie en het juist wegen van bevindingen belangrijk. Alleen op die manier kan het bestuur zijn verantwoordelijkheid goed in invullen. Wij zien in dit proces dat het bestuur nauwelijks aandacht besteed aan dit proces. Vanwege het ontbreken van andere gremia dan het bestuur binnen de GR landt de verantwoordelijkheid hiervoor integraal bij het bestuur van de GR. Daarmee is formeel onvoldoende duidelijk dat het bestuur de risicoanalyse herkent en ook op de juiste wijze toezicht houdt, ook tussentijds, op een adequate uitvoering van interne controles die uiteindelijk leiden tot de rechtmatigheidsverantwoording. Het feit dat de werkzaamheden zijn uitbesteed aan Caparis doet geen afbreuk aan die verantwoordelijkheid. Wij adviseren u net als vorig jaar deze aansturende rol, op dit vlak maar dat geldt breder, beter in te vullen.
8
Relevante criteria De drie relevante criteria waar door middel van de rechtmatigheidsverantwoording over wordt verantwoord zijn als volgt: Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium ziet toe op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De voorwaarden hebben onder andere betrekking op het voldoen aan wet- en regelgeving. Bij de GR zijn de van toepassing zijnde weten regelgeving vastgelegd in het normenkader dat door het bestuur is vastgesteld. Als de van toepassing zijnde voorwaarden niet zijn nageleefd, kan dit leiden tot een onrechtmatigheid. Vanuit uw eigen interne controles is gebleken dat er geen sprake is van bevindingen met betrekking tot het voorwaardencriterium. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium ziet toe op het budgetrecht van het bestuur. Financiële handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten en de mutaties in de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting (begrotingscriterium). De begroting is hiermee kaderstellend en afwijkingen hiervan zijn in principe onrechtmatig. De financiële verordening, die in 2024 is geactualiseerd en op 29 maart 2024 door het bestuur is vastgesteld, speelt een cruciale rol in de wijze waarop de GR dient om te gaan met de geautoriseerde begroting en welke afwijkingen als onrechtmatig dienen te worden aangemerkt.
In de financiële verordening is opgenomen dat Caparis het bestuur dient te informeren als er sprake is van afwijkingen van enige betekenis ten opzichte van de begroting. Wanneer tijdig is, is bij de GR niet expliciet vastgelegd in de financiële verordening Het bestuur heeft ervoor gekozen dat ook elke afwijking van de begroting ten aanzien van de onderschrijding van de lasten, en overschrijding en onderschrijding van de baten altijd als onrechtmatig dient te worden aangemerkt. Wel heeft bestuur ervoor gekozen om onder voorwaarden deze onrechtmatigheden mogelijk als acceptabel aan te merken. Wij hebben vastgesteld dat er geen sprake is van onrechtmatigheden met betrekking tot het begrotingscriterum die de verantwoordingsgrens overschrijden. Misbruik & oneigenlijk gebruik Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, danwel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden kan gelijk worden gesteld met het plegen van fraude, om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties.
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
9
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan (de ‘geest van de wet’). De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Ook dit kan tot een onrechtmatigheid leiden. Wij hebben vastgesteld dat er nog geen beleid met betrekking tot het voorkomen, detecteren en rapporteren over fraude en misbruik & oneigenlijk gebruik is opgesteld. Gezien het toenemende (maatschappelijke)belang hiervan adviseren wij dit om dit op korte termijn op te pakken en op de agenda van het bestuur te agenderen. 4.3 Personeelsgerelateerde verplichtingen niet volledig verwerkt De verslaggevingsvoorschriften voor de GR zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Het BBV kent een aantal specifieke bepalingen die vanuit een bedrijfseconomische invalshoek minder logisch zijn. Een van deze afwijkende bepalingen betreft het verbod op het opnemen van een schuld of voorziening voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van jaarlijks vergelijkbaar volume.
Dat is ook de reden dat op de balans geen schuld voor bijvoorbeeld vakantiegeld is opgenomen. Deze beoordeling vindt plaats ten opzichte van de begroting. De laatste jaren, en ook nog recent, heeft de Commissie BBV een aantal uitspraken over nieuwe regelingen voor uw medewerkers. In die uitspraken wordt het hierboven genoemde basisprincipe in een aantal gevallen ten dele losgelaten. Om die reden hebben we aandacht gevraagd voor een tweetal regelingen die mogelijk in 2025 niet langer aan het uitgangspunt van jaarlijks vergelijkbaar volume voldoen. De eerste betreft de regeling spaarverlof. Dit is voor de doelgroep een relatief nieuwe regeling. Bij nieuwe regelingen is het vrijwel per definitie zo dat in de eerste jaren er een opbouw plaatsvindt. Omdat bij u er slechts in geringe mate sprake is van gebruik van deze regelingen oordeelt u tot nu toe dat er inderdaad sprake is van een vergelijkbaar volume. Wij onderschrijven dan ook de conclusie dat deze verplichting niet is opgenomen. Datzelfde geldt ook voor de regeling vervroegd uittreden (RVU). Ook hier is sprake van een gering gebruik, vijf medewerkers, maar ook hier is sprake van groei. Door de groei zal er een punt komen, mogelijk al in 2025, waarop het niet langer verdedigbaar is om deze verplichtingen niet op te nemen.
Wij adviseren u daarom, naast het verstevigen van de interne registratie en rapportage over deze onderwerpen, tijdig een analyse te maken van het RVU-gebruik en de verplichting te gaan verwerken, mocht deze regeling ook na 2025 in de cao opgenomen blijft. Dat geldt ook voor spaarverlof. Wij adviseren de verlofregistratie periodiek te beoordelen op het vergelijkbaar volume van zowel wettelijk, bovenwettelijk als spaarverlof. Voor wettelijk verlof wordt vanwege de beperkte opnameperiode in het algemeen verondersteld dat deze van vergelijkbaar volume zal zijn, voor spaarverlof juist niet. Voor het bovenwettelijk verlof, de grootste
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
10
post, geldt dat deze beoordeling zeer specifiek per organisatie moet worden gemaakt. Wij vinden dat deze beoordeling en de overwegingen ten aanzien van het standpunt dat hierover is ingenomen in uw organisatie beter kan worden vastgelegd.
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
U licht in de jaarstukken deze verplichtingen toe en constateert ook dat u voor een deel van deze lasten ook rijksvergoeding ontvangt omdat gedurende de looptijd van de RVU het personeel in dienst blijft en dus ook een arbeidsjaar realiseert. De totale bruto verplichting voor spaarverlof en RVU bedraagt eind 2024 ongeveer OPENSTAAND. Wij adviseren u de ontwikkelingen in zowel de toekomst van deze regelingen als de verslaggeving en verwerking hiervan te volgen, omdat wij niet uitsluiten dat vanwege de omvang deze verplichting in 2025 wel verwerkt moet gaan worden. 4.4. Rapporteren over fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening maar ook met betrekking tot omkoping, corruptie, ondermijning en de naleving van andere wet- en regelgeving. De aandacht voor het thema fraude en integriteit neemt de laatste jaren steeds verder toe. Het zorgt ervoor dat organisaties steeds vaker gevraagd wordt transparant te zijn in de visie, het beleid en het toezicht op het integer handelen in alle geledingen van de organisatie.
Dat gaat dus niet alleen over fraude maar ook over misbruik en oneigenlijk gebruik, het hanteren van gedragscodes en de naleving van andere regelgeving bijvoorbeeld op het gebied van arbeidsomstandigheden en milieu. Dit ziet niet alleen toe op gedragingen op de werkvloer, maar ook op bestuur en toezicht. Op grond van de verslaggevingsregels geldt voor veel organisaties, waaronder de deelnemende gemeenten en ook bij Caparis, de verplichting om in het jaarverslag te rapporteren over de fraudegevoeligheid van de organisatie. Voor gemeenschappelijke regelingen geldt deze verplichting nog niet. Rapporteren over frauderisico’s voelt in veel gevallen als een spannend onderwerp, zeker voor bestuurders. De afgelopen jaren hebben we steeds aandacht gevraagd voor het opstellen van een (fraude)risicoanalyse en de rapporteringsverplichting in veel sectoren is een volgende stap in dit proces. Wij adviseren u een specifiek op de GR gerichte frauderisicoanalyse op te stellen en adviseren u het onderwerp fraude meer aandacht te geven in het jaarverslag. De accountant maakt zelf ook een inschatting van de frauderisico’s binnen een organisatie, en vormt zich een beeld van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn.
Datzelfde geldt ook voor integriteitsrisico’s en mogelijke niet-naleving van regelgeving. In iedere organisatie bestaat een risico op het doorbreken van de interne beheersing door het management bij de totstandkoming van schattingen. We beoordelen in het kader van onze controle de interne processen op deze schattingen en doen detailcontroles op de uitgangspunten en aannames die aan significante schattingen ten grondslag liggen. Ook zijn we alert op ongebruikelijke transacties, (langdurige) samenwerkingsrelaties en de naleving van procedures die mede tot doel hebben transparantie en integer
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
11
handelen te bevorderen. Elementen daaruit zijn controles op de prestatielevering bij inkooptransacties, het naleven van het inkoopbeleid en aanbestedingsregels. Daarnaast onderkennen we risico’s in bepaalde delen van de opbrengstverantwoording.
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan communiceren wij dit met de directie. In sommige gevallen, bij fraude in de top van de organisatie, of wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, melden wij dit aan de toezichthouder. In dat geval rapporteren wij daar veelal separaat over. Tijdens onze werkzaamheden besteden wij ook aandacht aan elementen van beïnvloeding en druk die kunnen leiden tot een aantasting van het bestuurlijk handelen binnen de organisatie. Tijdens de controle hebben wij een professioneel-kritische houding betracht ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, maar daarbij merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2024 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 4.5 Continuïteitsbeoordeling In het kader van de jaarrekeningcontrole beoordelen wij ook het vermogen van de organisatie om de activiteiten in de komende twaalf maanden voort te zetten. Elementen die we in deze beoordeling betrekken zijn onder meer de vermogenspositie, de begroting voor het komende boekjaar, de afhankelijkheid van eigen inkomsten, de risico’s die u zelf identificeert en uiteraard ook de risico’s die wij als uw accountant signaleren.
Naast ontwikkelingen in de regelgeving voor accountants leiden de hogere inflatie, de energieprijsontwikkeling en de reactie van de deelnemende overheden hierop, tot een andere beoordeling van continuïteitsrisico’s. Om die reden vragen wij uw aandacht voor deze beoordeling. Ons werk begint immers met uw eigen inschattingen over de toekomst, ook al heeft u formeel een garantie vanuit de deelnemende overheden, omdat op grond van de afspraken in de GR, de deelnemers de eventuele tekorten dienen af te dekken. U heeft in de continuïteitsparagraaf in de jaarstukken toegelicht dat bij u er geen voornemens zijn om majeure aanpassingen te doen in taken of financiering en dat er geen voornemens zijn van deelnemende overheden tot uittreding. 4.6 AVG Voorgaand jaar hebben wij u geadviseerd om de risico’s omtrent dataveiligheid in kaart te brengen, en verdere bewustwording binnen de organisatie te creëren hieromtrent. Dit blijft een punt van aandacht, met name gezien het stijgende belang van data en de eisen die aan organisaties worden gesteld. Dataveiligheid wordt steeds belangrijker en de eisen die aan organisaties gesteld worden steeds hoger. Wij hebben geconstateerd dat, hoewel er geen majeure incidenten zijn geweest, het voldoen aan alle wettelijke eisen op het gebied van dataveiligheid steeds meer inspanning vraagt.
U voldoet echter nog niet aan alle eisen omdat een systeem van beschreven processen, heldere afspraken met en verantwoording door IT-partners en een expliciete toetsing van de werking van uw dataveiligheidsprocessen nog niet door de GR zelf is ingeregeld.
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
12
Wij blijven u adviseren na te gaan welke risico’s vanuit GR-perspectief aandacht vragen en de aandacht specifiek te richten op die onderdelen die bovengemiddeld risicovol zijn. Een dergelijke afweging maakt u nu nog niet expliciet. Wij adviseren u daarnaast om de afspraken met Caparis op dit punt aan te scherpen. Inhoudsopgave
4.7 Het maken van schattingen
Hoofdlijnen van onze controle
Bij het opmaken van een jaarrekening is het noodzakelijk dat u schattingen en oordelen toepast om te komen tot betrouwbare cijfers. Niet zelden worden schattingen niet als zodanig onderkend, omdat ze een vast onderdeel van uw administratieve proces zijn. Tijdens onze controle besteden wij nadrukkelijk aandacht aan de belangrijke schattingen omdat deze, bedoeld of onbedoeld, het resultaat kunnen beïnvloeden. Binnen uw gemeenschappelijke regeling hebben de belangrijkste schattingen betrekking op het inschatten van de overlopende posten. Tijdens onze werkzaamheden hebben wij geen tekortkomingen aangetroffen in de schattingsmethoden en vastgesteld dat de wijze waarop deze tot stand komen niet is gewijzigd ten opzichte van vorig jaar. Wij aanvaarden uw schattingen, maar wij melden volledigheidshalve dat inherent aan schattingen is dat de uiteindelijke uitkomst kan afwijken. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat u in de periode na afloop van het boekjaar de uitkomsten van de gemaakte schattingen evalueert. Op die manier maakt u beter inzichtelijk hoe schattingen in de praktijk zijn uitgepakt. Deze informatie kunt u vervolgens gebruiken om de gehanteerde schattingsmethoden en uitgangspunten voor de komende jaren te verbeteren.
Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
13
5. Overzicht van niet-gecorrigeerde verschillen Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen
De jaarrekeningcontrole voeren wij uit met een bepaalde marge. Deze marge noemen we de materialiteit. De materialiteit is voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) en bevestigd in uw controleprotocol. Daarbij kan rekening worden gehouden met specifieke factoren of risico’s, de zogenaamde “kwalitatieve materialiteit. Tevens gelden scherpere grenzen voor de naleving van de WNT. Het Bado stelt dat de maximaal te hanteren materialiteit 1% bedraagt van het totaal van de lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves). De bij u gehanteerde materialiteit bedraagt afgerond € 453.000 op basis van het totaal aan lasten van ongeveer € 45,4 miljoen. Mochten we niet-gecorrigeerde controleverschillen onderkennen die dit bedrag overschrijden dan kunnen we geen goedkeurende verklaring afgeven. Voor geconstateerde onzekerheden geldt een marge van 3% en dus een bedrag van € 1.359.000.
Controlebevindingen
In het kader van de bestuurlijke afhandeling en het dechargeproces melden wij eventuele geconstateerde afwijkingen die niet meer gecorrigeerd zijn in de jaarrekening. Deze zijn vanaf een lager bedrag dan de materialiteit mogelijk voor u relevant. Wij melden alleen afwijkingen boven een bepaalde grens. Deze bedraagt bij u ongeveer € 22.600.
Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen
Niet-gecorrigeerde controleverschillen
Bedrag
Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd
Invloed eigen vermogen ultimo jaar
Invloed resultaat
Totaal verschillen getrouwheid
NVT
NVT
NVT
Totaal onzekerheden getrouwheid
NVT
NVT
NVT
Afsluiting Daarnaast informeren wij u over gecorrigeerde controleverschillen of andersoortige afwijkingen die het gevolg zijn van significante tekortkomingen in de interne beheersing, frauderisico’s met zich meebrengen of naar onze mening onder uw aandacht zouden moeten worden gebracht. Er zijn in het controleproces geen afwijkingen geconstateerd die op grond van het bovenstaande gerapporteerd zouden moeten worden.
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
14
6. Automatiseringsomgeving 1.
Afsluiting
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen
In overeenstemming met artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek delen wij u mee dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn op te merken. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts díe onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Gelet op de beperkte mate van geautomatiseerde beheersmaatregelen in uw organisatie is een dergelijk onderzoek niet noodzakelijk voor de uitvoering van onze werkzaamheden. Uit onze controle zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.
Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
15
7. Onafhankelijkheid gewaarborgd 2.
Afsluiting
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle
De beroepsorganisatie van accountants NBA heeft de voorschriften in het kader van de onafhankelijkheid opgenomen in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO). De naleving van de beroepsregels, waaronder de ViO is in de organisatie van Eshuis Registeraccountants ingebed. Op basis van onze toetsing aan deze verordening concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij GR SW Fryslân voldoende is gewaarborgd. Wij hebben het afgelopen jaar geen andere opdrachten voor u uitgevoerd dan de controle van de jaarrekening en de direct daarmee samenhangende werkzaamheden.
Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
16
8. Afsluiting 3.
Afsluiting
Inhoudsopgave Hoofdlijnen van onze controle
Wij danken de medewerkers van GR SW Fryslân en Caparis voor de samenwerking in de afgelopen periode. Wij vertrouwen er op u met dit rapport voldoende te hebben geïnformeerd. Natuurlijk zijn wij graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting en het beantwoorden van vragen. Hoogachtend, Eshuis Registeraccountants B.V.
Bestuurlijke afhandeling en publicatie Resultaat en weerstandsvermogen Controlebevindingen Overzicht van nietgecorrigeerde verschillen Automatiseringsomgeving
Bijlagen: 1. Getekende controleverklaring 2. Ongetekende controleverklaring in enkelvoud 3. Gewaarmerkte jaarrekening in enkelvoud
Onafhankelijkheid gewaarborgd Afsluiting
Accountantsverslag 2024 Gemeenschappelijke regeling SW Fryslân
17