Bijlage 1 Scope, PVE en Gunningscriteria

Scope van de opdracht Conform de Controleverordeningen zal de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, worden opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant. Clustering, geen percelen Opdrachtgever heeft ervoor gekozen de Opdracht samen te voegen. a. Opdrachtgever heeft de samenstelling van de relevante markt geanalyseerd en afgewogen. Hieruit blijkt dat door het samenvoegen van de Opdracht er voldoende bedrijven zijn uit het midden- en kleinbedrijf die toegang hebben tot de Opdracht; b. De organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst zijn geanalyseerd en afgewogen. Er kunnen zich geen andere/extra risico’s voordoen indien de opdracht niet was samengevoegd. Door samenvoeging van de opdrachten wordt er geen (toename van) faalkosten verwacht; c. De samenvoeging betreft opdrachten die in verband met de OWO-samenwerking efficiencyvoordelen voor de Opdrachtgever opleveren. Verschillende afdelingen van de samenwerkende gemeenten zijn al samengevoegd. De accountantsorganisatie is een onderneming of instelling die bedrijfsmatig wettelijke controles verricht, dan wel een organisatie waarin zodanige ondernemingen of instellingen met elkaar zijn verbonden. Onderstaande werkzaamheden dienen exclusief door de opdrachtnemer te worden uitgevoerd. De opdrachtnemer c.q.

accountant maakt bij zijn controles gebruik van en baseert zich deels op de door de organisatie uitgevoerde interne controle. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raden te benoemen accountant. De raad in zijn positie als opdrachtgever heeft de regie over de controleopdracht aan de accountant. Het spreekt voor zich dat de raad zijn rol alleen goed kan vervullen in goed en frequent overleg met het college als ook met de Opdrachtnemer i.c. de controlerende accountant. De raden hebben deze taak bij de controle cq auditcommissie (hierna te noemen auditcommissie) gelegd. De auditcommissies bereiden de controleopdracht voor en formuleren de uitgangspunten voor de jaarlijks uit te voeren accountantscontroles. Jaarrekeningcontrole afgelopen jaren De controle op de jaarrekeningen 2024 heeft geresulteerd in goedkeurende verklaringen voor getrouwheid van de verslaglegging. Omvang van de opdracht De omvang van de dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: a. De controle van de jaarrekening (inclusief wettelijk vereiste verklaringen, waaronder SiSa);

b. c.

De interimcontrole; De natuurlijke adviesfunctie;

Ad a controle van de jaarrekening Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven geeft de accountantscontrole op grond van de uitgevoerde controle aan of: • •

• •

De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; De baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen zoals in de rechtmatigheidsverklaring van het college is opgenomen. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186; Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Relevante wetgeving De drie gemeenten verwachten van de accountant dat hij de accountantsopdracht overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) uitvoert. De accountantsopdracht wordt in de volgende (sub)paragrafen nader omschreven. Verdere informatie over relevante verordeningen: Financiële verordening, Controleverordening, reglement van orde/Controle op de auditcommissie. De door de accountant uit te voeren werkzaamheden dienen te zijn gebaseerd op deze verordeningen. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (BADO), de notities van de Commissie BBV, Controleprotocol WNT, alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NV COS) en de Nota verwachtingen accountantscontrole Sisa bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. De gemeenteraden hebben in relatie tot de jaarrekeningcontrole de volgende verordeningen vastgesteld: • Financiële verordening; • Controleverordening; • Regelement van orde/Controle op de auditcommissie. Ad b de interim controle Jaarlijks wordt in het najaar een interim controle uitgevoerd. De bevindingen van deze controle worden vastgelegd in drie managementletters (ten behoeve van de drie colleges).

De managementletter moet een “OWO” gedeelte bevatten die voor alle drie gemeenten hetzelfde is. Het streven is om de definitieve managementletters in het betreffende

boekjaar bij de drie individuele colleges te hebben liggen. Daarnaast dienen ze besproken te worden met de auditcommissies. Ad c natuurlijke adviesfunctie De accountant verstrekt zowel op eigen initiatief als op verzoek van de gemeenten (ambtelijk, college en Raad) adviezen, gerelateerd aan de controletaak. Hierbij valt te denken aan adviezen gerelateerd aan controlebevindingen. Tevens adviseert de accountant over trends en ontwikkelingen binnen het vakgebied. Onderdeel van deze adviesfunctie is aanwezigheid bij de vergaderingen van de auditcommissie op uitnodiging van ambtelijke en bestuurlijke organisatie. De genoemde taken zijn verder uitgewerkt in het Programma van Eisen. Looptijd van overeenkomst De uitvoering van de opdracht is gepland vanaf het moment van inwerkingtreding van de overeenkomst, na definitieve gunning, en wordt aangegaan voor 4 boekjaren, te beginnen met het boekjaar 2026. De overeenkomst kan eenzijdig worden verlengd door de aanbestedende dienst voor tweemaal één boekjaar.

Het Programma van Eisen In dit hoofdstuk staan het programma van eisen en wensen weergegeven, oftewel de eisen en wensen aan de uitvoering van de opdracht. Het programma van eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter; het niet voldoen of niet kunnen voldoen aan één van de eisen leidt automatisch tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Middels het indienen van een inschrijving gaat inschrijver expliciet akkoord met alle eisen van het programma van eisen. Algemeen: 1 Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de accountantscontrole gericht op het afgeven van een oordeel over of: • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen zoals in de rechtmatigheidsverklaring van het college is opgenomen; • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

2 Bij de controle van de jaarstukken zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (BADO), de notities van de Commissie BBV, Controleprotocol WNT, alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NV COS) en de Nota verwachtingen accountantscontrole Sisa bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. 3

4

5

Ten behoeve van de controle stelt de accountant elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf overleg. Ten behoeve van dit controleplan stelt een daartoe door de raad ingestelde auditcommissie in overleg met de accountant vast aan welke posten van de gemeentelijke jaarrekening, gemeentelijke functies en organisatieonderdelen, de accountant specifieke aandacht moet besteden. De door opdrachtnemer in te zetten medewerkers beschikken over voldoende kennis en ervaring op het gebied van Nederlandse gemeenten en specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Deze kennis en ervaring zijn zodanig, dat naast de toepassing van bestaande wet- en regelgeving tevens een signaalfunctie kan worden vervuld met betrekking tot risico’s en actuele ontwikkelingen (BADO, SISA, BBV, Fiscale regelgeving, Wet Markt en Overheid, staatssteun, etc.). De opdrachtnemer dient zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de opdrachtgever een bezwarenprocedure c.q. een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren.

6

De accountant heeft een certificeringsbevoegdheid en bepaalt de aard en omvang van de werkzaamheden op basis van deugdelijkheid in overeenstemming met de Gedragsen Beroepsregels en kwaliteitseisen zoals geformuleerd door de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants.

7•

De accountantscontrole richt zich primair op de jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening.

De ambtelijke organisatie is voor de accountant mede onderwerp van controle, met name waar het gaat om de volgende aspecten van de organisatie: • het financiële beheer; • de inrichting van de financiële organisatie; 8

Voor de drie gemeenten wordt ten aanzien van de fouten in de posten van de jaarrekening elk jaar een goedkeuringstolerantie vastgesteld. Dit geldt ook voor de goedkeuringstolerantie ten aanzien van onzekerheden. Voor de controle van de getrouwheid hanteren wij de controle toleranties zoals vastgelegd in het BADO. Voor de rechtmatigheidsbeoordeling hanteren de OWO-gemeenten op dit moment 3%.

9

De controle moet jaarlijks resulteren in:1) de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 van het BADO, 2) het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 van het BADO3) (hieraan voorafgaand) een managementletter ten behoeve van het college van B&W.

10

Ten aanzien van de rapportering geldt het volgende: 1) De verklaring, het verslag van bevindingen en de managementletter moeten in de Nederlandse taal zijn gesteld, op een zodanige wijze dat ook voor niet ingewijden duidelijk is wat er wordt bedoeld. 2) In het verslag van bevindingen besteedt de accountant, voor zover van bestuurlijke betekenis, naast de te rapporteren fouten en onzekerheden, in ieder geval aandacht aan de bevindingen over het financieel beheer en de geautomatiseerde gegevensverwerking. 3) In de managementletter besteedt de accountant aandacht aan bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle naar voren zijn gekomen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel in algemene zin memorabel zijn. 4) De accountant dient zijn rapportages transparant op te stellen, dat wil zeggen: • Dat zijn bevindingen helder en duidelijk te volgen zijn; • Dat zijn bevindingen in de rapportages een consistente gedragslijn volgen; • Dat tekortkomingen en risico's tijdig worden gesignaleerd en hierbij oplossingsgerichte adviezen worden verstrekt; • Dat ook positieve ontwikkelingen die in het oog springen in de rapportage worden opgenomen;

11

Ten aanzien van de planning geldt het volgende: 1) De planning en uitvoering van de werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving moeten de planning- en control cyclus van de OWO-gemeenten volgen en voldoen aan de daarbij door de raad en/of burgemeester en wethouders vastgelegde tijdslimieten. 2) Overleg vindt in ieder geval plaats met de vertegenwoordiging van de opdrachtgever voorafgaand aan de controle:, * vóór het uitbrengen van de definitieve managementletter aan het college van Burgemeester en Wethouders, * voor het uitbrengen van het definitief verslag van bevindingen en * om een jaarplanning op te stellen ter voorbereiding van de interim controle en jaarrekeningcontrole. De controleverklaring en de rapportages van de opdrachtnemer worden in beginsel opgeleverd uiterlijk 15 mei van ieder jaar volgend op het te controleren boekjaar. Van enige vertraging stelt opdrachtnemer, opdrachtgever onverwijld in kennis met opgave van redenen en vermelding van de verwachte termijn van vertraging. De opdrachtnemer

treedt hierover vervolgens in overleg met de opdrachtgever om de vertraging op te lossen of te minimaliseren. In onderling overleg is het mogelijk om de datum van oplevering te vervroegen. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de opdrachtnemer hierna in het kort weergegeven als volgt: 1) Managementletter In de tweede helft van het jaar – uiterlijk eerste helft november - voert de accountant een interim controle uit. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (“managementletter”) uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders, dat vooraf als concept ter gezamenlijke bespreking wordt voorgelegd aan de portefeuillehouder en de directie, bijgestaan door een vertegenwoordiging van de organisatie. Bestuurlijk relevante zaken kunnen door de accountant ook aan de raad worden gerapporteerd in de vorm van een raadsbrief en worden besproken in de auditcommissie. 2) Verslag van bevindingen Omtrent de jaarrekening controle wordt een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. De jaarrekeningcontrole wordt uiterlijk in april afgerond. 3) Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde afwijkingen worden toegelicht.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 4) Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Controle overige verantwoording: 13 Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de betrokken ministeries e.d. Voor zover dit moet worden verantwoord via het verplichte SiSa- overzicht is de controle hierop onderdeel van de jaarrekeningcontrole. Het college draagt ook de zorg voor de verantwoording aan derden (bijv. Provincie, Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Afzonderlijke accountantsverklaringen vallen buiten de scope van de opdracht.

Ondersteuning en advies: 14 Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning Onder de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeente, voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen van geringe omvang. Gedacht kan worden onder andere aan adviezen op basis van de controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de bespreking van uitgebrachte (concept)rapportages. Ook de signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. De uitvoering van deze ondersteuning dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de 12

gemeente plaats te vinden. Overleg met het ambtelijk management, collegeleden en een vertegenwoordiging uit de raad wordt gezien als passend binnen de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning. Adviesfunctie: Deze functie betreft adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het gedefinieerde vakgebied van de accountancy en aanverwante vakgebieden, voor zover niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controleur. De uitvoering van het onderzoek vindt slechts plaats na schriftelijke opdrachtbevestiging met probleemformulering en verwacht resultaat. Bij de opdrachtformulering wordt tevens de wijze van inzet geregeld (voorbeeld: participatie in overlegsituaties). 15

Schriftelijke (incl. e-mail) en mondelinge vragen van opdrachtgever worden binnen een in het maatschappelijke verkeer redelijke geachte termijn beantwoord, waarbij in ieder geval binnen vijf werkdagen na het stellen van de vraag een inhoudelijke reactie volgt.

16

Opdrachtnemer heeft een zodanige betrokkenheid bij gemeenten in het algemeen en na opdracht met de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland in het bijzonder, zodat de bestuurlijke ondersteuning en advisering vanuit opdrachtnemer toegevoegde waarde voor opdrachtgever heeft. Overige diensten: 17 De overige diensten omvatten de diensten welke niet onder de certificerende en natuurlijke adviesfunctie zijn benoemd. Hieronder vallen bijvoorbeeld door de Opdrachtgever gevraagde specifieke adviezen, onderzoeken en controles die niet relevant zijn voor de certificerende en natuurlijke adviesfuncties zoals hiervoor beschreven. Het kan hier gaan om bijvoorbeeld opdrachten met betrekking tot het opstellen van nieuwe AO-beschrijvingen, opdrachten met betrekking tot vermeende fraudes, organisatieadviezen, enz. 18 Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze aanvullende specifieke adviezen, onderzoeken en controles bij derden af te kunnen nemen niet zijnde opdrachtnemer. 19

Totstandkoming van opdrachten voor overige diensten geschiedt op offertebasis en goedkeuring vooraf door de opdrachtgever. In deze aparte offertes worden de uur prijzen gehanteerd die opgenomen zijn in de uurtarieven voor de jaarrekeningcontroles. Daar waar de opdracht een bijzonder specialisme vereist, kan voor die betreffende werkzaamheden een apart uurtarief gehanteerd worden.

Commerciële eisen: 20 Voor de controle van de jaarrekening inclusief de natuurlijke adviesfunctie wordt een vaste prijs geoffreerd. 21 De offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro’s excl. btw. 22 Het tarief voor de controles van de jaarrekeningen en controle over de verantwoordingen over specifieke SISA-regelingen evenals de uurtarieven zijn vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten. 23 De volgende zaken kunnen niet tot meerwerk leiden en zijn in het vaste bedrag per jaar opgenomen:

24 25

26

27

28 29

• Herziening grondexploitaties • Wijzigingen van regelgeving die slechts een vervanging zijn Indien minimaal 80% van opgevraagde gegevens bij aanvang van de controle wordt opgeleverd en binnen een week 100% Twee extra onderzoeksvragen per gemeente Voor aanvullende opdrachten kunnen alleen bestede uren in rekening gebracht worden, voor zover er geen vaste tarieven voor opdrachten zijn afgesproken. Afzien van prijsindexering; Indien in een jaar afgezien is van prijsindexering, vindt indexering in het daaropvolgende jaar slechts plaats over de periode van één jaar. Van indexering over meerdere jaren is daarom nimmer sprake. Indexering en prijswijzigingen; De voorgenomen indexering en prijswijzigingen met onderbouwing dienen minimaal 2 maanden voor ingangsdatum aan de griffie kenbaar gemaakt te worden per e-mail. Eventuele aanpassingen van de vaste prijs en uurtarief gaan pas in na schriftelijk akkoord door opdrachtgever. Facturatie algemeen (vaste prijs en Sisa regelingen); Opdrachtnemer brengt het overeengekomen vaste jaarbedrag achteraf in termijnen aan Opdrachtgever in rekening. De eerste termijn, groot 60% van het verschuldigd bedrag, na afloop van de interim controle. De tweede en tevens laatste termijn, groot 40% van het verschuldigde bedrag, na ontvangst accountantsverklaring.

Eventuele kosten voor collegiaal overleg (tussen de accountants) bij aanvang of overdracht van de opdracht, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Meerwerk mag per gemeente alleen uitgevoerd worden na schriftelijke instemming en is vooraf afgestemd met de griffier en de concern controller van de betreffende gemeente.

Gunning Er wordt een overeenkomst aangegaan met de inschrijver die de beste prijs-/kwaliteit verhouding (economisch meest voordelige inschrijving) biedt, gelet op de vermelde criteria. De prijs-/kwaliteitverhouding is gesteld op 40% / 60%. De economisch meest voordelige inschrijving is de inschrijving die op het totaal van de criteria de hoogste score heeft behaald. Criterium

Onderdeel

Prijs (40%)

1. Vaste prijs voor gevraagde werkzaamheden

Kwaliteit (60%)

Maximum punten 30

2. Uurtarieven voor incidentele werkzaamheden

10

3. Visie op controle- en adviesfunctie

20

4. Borging van kwaliteit en continuïteit

20

5. Verdiepend gesprek (incl. casus)

20

Totaal

100

Prijs Inschrijver dient de tarieven (exclusief BTW) op te geven in het bijgevoegd prijsformulier. De prijs wordt beoordeeld op basis van twee criteria: 1. vaste prijs voor de gevraagde werkzaamheden; 2. uurtarieven (mix) voor incidentele controlewerkzaamheden. Het hanteren van afwijkende tarief en/of prijsmodellen is niet toegestaan. Van de inschrijvers wordt een marktconforme en reële Inschrijving verwacht. Indexering van tarieven Indexering kan plaatsvinden bij aanvang van de optiejaren. De indexering dient te worden voorgelegd aan de Opdrachtgever voorzien van een deugdelijke onderbouwing. Voor indexering geldt een maximumindexering op basis van index 692 – Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport – Accountants, boekhouders en belastingconsulenten; te vinden op www.Statline.nl, waarbij 1 april 2026 = 0. Indexering vindt plaats in overleg met de Opdrachtgever en is van kracht na schriftelijke instemming van Opdrachtgever. Vaste prijs voor gevraagde werkzaamheden (30 punten) Inschrijver dient een vaste prijs per jaar aan te bieden voor de gevraagde werkzaamheden. Voor wat betreft de goedkeuringstolerantie mag in de offerte rekening worden gehouden met een goedkeuringstolerantie van 2%.

Voor het onderdeel ‘vaste prijs voor gevraagde werkzaamheden’ kunnen maximaal 30 punten worden behaald volgens de volgende formule: (Laagste inschrijvingsprijs / te beoordelen inschrijvingsprijs) x 30 punten = score

Aan de Inschrijver met de laagste prijs per onderdeel wordt de maximale score toegekend. De overige scores worden bepaald door de prijs van de laagste Inschrijver op dit onderdeel te delen door de prijs van de Inschrijver op dit onderdeel en deze te vermenigvuldigen met de maximaal te behalen score. Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat, zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van de geoffreerde prijzen vast. Het gaat hier bijvoorbeeld om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, nieuwe of vervallen controleverklaringen bij deelverantwoordingen, onvoorziene zaken en omvangrijke organisatieveranderingen. Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen van de OWO-gemeenten, kan aanleiding zijn tot bijstelling van de inschrijfprijs. De hierbij te hanteren uurtarieven zijn (maximaal) de tarieven die in de offerte zijn opgegeven bij het onderdeel 'uurtarieven'.

Uurtarieven voor incidentele controlewerkzaamheden (10 punten) Ten behoeve van mogelijke incidentele controlewerkzaamheden, bijvoorbeeld als gevolg van meerwerk, aanvullende adviesvragen, het verstrekken van specifieke deelverklaringen en aanvullende interne controlewerkzaamheden, dienen voor diverse functieniveaus uurtarieven geoffreerd te worden. Er wordt voor aanvullende incidentele controlewerkzaamheden onderscheid gemaakt in de volgende functieniveaus: 1. Accountant/Partner (5%) 2. Controleleider (35%) 3. Assistent-accountant (60%) Tussen haakjes worden de wegingsfactoren weergegeven ter berekening van een gewogen uurtarief per inschrijver. Aan de Inschrijver met het totaal laagst gewogen uurtarief wordt de maximale score (= 10 punten) toegekend. De overige scores worden bepaald door het totaal gewogen uurtarief van de laagste Inschrijver te delen door het totaal gewogen uurtarief van de Inschrijver en deze te vermenigvuldigen met de maximaal te behalen score. Bij de prijsvergelijking wordt de volgende formule gehanteerd voor de totaalprijs: (Laagste mix-uurtarief / te beoordelen mix-uurtarief) x 10 punten = score Kwaliteit De OWO-gemeenten hebben ervoor gekozen om bij de onderhavige aanbesteding de focus te leggen op de beoordeling van kwaliteit en op die manier het onderscheidend vermogen van de Inschrijver aan te spreken.

Bij de beoordeling wordt met name gelet op de aansluiting van de gegeven antwoorden op de praktijk bij de gemeenten.

Subgunningscriteria Ten behoeve van de beoordeling van de kwaliteit wordt de Inschrijver gevraagd om de documenten ‘Visie op controle- en adviesfunctie’ en ‘Borging van kwaliteit en continuïteit’ op te stellen. Met de sleutelfunctionarissen wordt een gesprek gehouden. Dit gesprek wordt in twee delen opgesplitst. Het eerste deel is een verdiepend gesprek over de praktijkcasus en in het tweede deel van het verdiepend gesprek gaat over de overige documenten. Subcriterium ‘visie op controle- en adviesfunctie’ (20 punten) Inschrijver dient op maximaal 3 pagina's A4 te omschrijven hoe hij invulling geeft aan de controle- en adviesfunctie. De algemene uitgangspunten die moeten worden gehanteerd, zijn als volgt: •

Er wordt uitgegaan van de minimale en wettelijke noodzakelijke controlewerkzaamheden;

•

De OWO-gemeenten verlangen deugdelijke (conform de kwaliteitsnormen van de NBA) rapportages over de controle- en advieswerkzaamheden en inzicht in de samenhang van deze rapportages.

Doelstelling is om een partij te vinden die het beste aansluit bij de beschrijvingen zoals opgenomen paragraaf X.X van het beschrijvend document. De beschrijving scoort beter, wanneer deze aantoont dat naar mening van opdrachtgever de aard en specifieke kenmerken van de opdracht zijn begrepen. Hierbij wordt t.a.v. de controlefunctie onder andere gelet op: •

De controlefilosofie en hoe deze wordt afgestemd op de OWO-gemeenten;

•

De wijze waarop Inschrijver de controle bij de OWO-gemeenten denkt uit te voeren;

•

De wijze waarop Inschrijver de samenwerking zoekt en steunt op werkzaamheden uitgevoerd door de Verbijzonderde Interne Controle;

•

Hoe wordt omgegaan met het aanreiken van mogelijke verbeteringen (o.a. voor administratieve organisatie, interne controles, beleids- en verantwoordingscyclus en op welke manier informatietechnologie en BIO daarbij een actieve plek hebben. Daarnaast wordt gevraagd expliciet aandacht te besteden aan visie op Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O-beleid en fraude));

•

De criteria waarmee de Inschrijver toetst om de inrichting van de administratieve organisatie van de OWO-gemeenten te kunnen verbeteren;

•

Mogelijke risico's en kansen;

•

De toepassing van digitale technieken bij o.a. monitoring en auditing;

•

De planning waarop Inschrijver beschikbaar is voor uitvoering van de interim en eindejaarscontrole;

•

Invulling van controle op rechtmatigheidsverklaring.

Wij vragen de inschrijver tevens te beschrijven op welke wijze invulling wordt gegeven aan de natuurlijke adviesfunctie. Ten aanzien van de adviesfunctie wordt gelet op:

•

De filosofie t.a.v. de adviesfunctie van de accountant en hoe deze wordt afgestemd op de OWO-gemeenten;

•

De grenzen tussen de natuurlijke adviesfunctie en een aanvullende opdracht;

•

De reikwijdte en onderwerpen inzake de natuurlijke adviesfunctie;

•

De omgang met (nieuwe) risico’s en landelijke ontwikkelingen;

•

Reactietijd/responstijd op gestelde vragen;

•

De wijze waarop informatie wordt ontsloten richting de OWO-gemeenten.

De Inschrijver dient in zijn onderbouwing aan de hand van verifieerbare prestatie-informatie aan te tonen de meest optimale invulling te geven aan de controle- en adviesfunctie. Subcriterium ‘borging van kwaliteit en continuïteit’ (20 punten) Inschrijver dient op maximaal 3 pagina's A4 te omschrijven hoe hij invulling geeft aan de borging van de kwaliteit en de continuïteit. De beschrijving scoort beter, wanneer deze aantoont dat naar mening van opdrachtgever de aard en specifieke kenmerken van de opdracht zijn begrepen. Hierbij wordt gelet op: •

De wijze waarop de Inschrijver vraagstukken van de OWO-gemeenten in behandeling neemt;

•

De wijze waarop de Inschrijver adequaat invulling geeft aan de dienstverlening;

•

Toegankelijke schriftelijke adviezen (kort, bondig, begrijpelijk Nederlands, concreet en richtinggevend);

•

Waarborging van de continuïteit van de dienstverlening;

•

Waarborg van de kwaliteit van de dienstverlening (welke kennis en kwaliteiten specifiek worden ingezet en waarom dit bijdraagt aan een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening. SMART geformuleerd welke meerwaarde daarmee wordt toegevoegd onderbouwd met concrete/meetbare prestatiegegevens);

•

Het kwaliteitsniveau van het team van deskundigen dat voor de OWO-gemeenten wordt ingezet;

•

De beschikbare deskundigheid, naast specifieke deskundigheid op het gebied van accountancy;

•

De wijze waarop de Inschrijver kennisoverdracht naar de OWO-gemeenten organiseert.

Doelstelling is om een partij te vinden die het beste aansluit bij de beschrijvingen zoals opgenomen paragraaf X.X van het beschrijvend document. De Inschrijver dient in zijn onderbouwing aan de hand van verifieerbare prestatie-informatie aan te tonen de meest optimale invulling te geven aan de borging van de kwaliteit en de continuïteit. Verdiepend gesprek (20 punten) Met de functionaris(sen) die namens de Inschrijver invulling geeft aan de uitvoering van de dienstverlening, de sleutelfunctionaris(sen), zal een verdiepend gesprek worden gevoerd. In het eerste gedeelte van dit gesprek wordt onderstaande casus behandeld: Onderwerp:

Gebruik van onderhoudsvoorzieningen en reserves voor onderhoud

Gemeenten gaan op verschillende manieren om met het vormen van onderhoudsvoorzieningen. Zo heeft de ene gemeente wel een onderhoudsvoorziening voor bijvoorbeeld wegen en een ander niet. Ook zijn er gemeenten die (egalisatie)reserves gebruiken voor onderhoud. Hoe kijkt de accountant hier tegenaan? Kan de accountant ook uitleggen (aan raadsleden) waarom wel of geen voorziening gevormd moet worden of kan worden, en wat daar de consequenties van zijn? Wanneer is het toegestaan en wenselijk om een onderhoudsvoorziening te vormen? Doelstelling van de casus is om inzicht te krijgen hoe Inschrijver werkt en omgaat met het werken in een politieke organisatie, en met vraagstukken of uitdagingen die spelen binnen een gemeente. Tijdens het gesprek wordt een beoordeling gevormd op basis van de volgende criteria: •

Mate van transparante communicatie;

•

De wijze waarop Inschrijver de onafhankelijkheid waarborgt;

•

De interactie met de bestuurlijke organisatie en de ambtelijke organisatie. Wie wordt wanneer betrokken;

•

Rapportage aan de gemeenteraad;

•

De visie op de taakverdeling tussen accountant – ambtelijke organisatie;

•

Afweging tussen moeten (wet- en regelgeving) en kunnen (benodigde (ambtelijke) inzet om te komen tot bepaald resultaat.

Het eerste deel van het gesprek over de casus zal maximaal 30 minuten duren. Naast het gesprek over de casus wordt door de beoordelingscommissie beoordeeld of de sleutelfunctionaris(sen) de uitvoering van de dienstverlening en de inschrijving goed doorgrondt en goed kan managen. De vragen zullen hier nadrukkelijk op zijn gericht, mede in het licht van de ingediende 'Visie op de controle- en adviesfunctie' en ‘Borging van kwaliteit en continuïteit’. De OWO-gemeenten gaan ervanuit dat de sleutel functionaris(sen) doorslaggevend is (zijn) om de uitvoering van de dienstverlening tot een succes te maken. In het tweede deel van het gesprek wordt minimaal aandacht gegeven aan: •

In hoeverre en op welke manier de sleutelfunctionarissen de uitvoering van de dienstverlening uitvoeren en realiseren;

•

De eigen rol van de gesprekspartners om de dienstverlening tot een succes te maken;

•

Hoe de back-up functie wordt gewaarborgd bij het eventueel wegvallen van een functionaris.

Het totale gesprek zal circa 60 minuten duren. Inschrijver mag maximaal 2 sleutelfunctionarissen afvaardigen voor het verdiepend gesprek. Voorwaarde is dat de persoon (personen) die de Inschrijver als functionaris afvaardigt ook daadwerkelijk en actief wordt ingezet bij het uitvoeren van de dienstverlening en tevens betrokken is geweest bij het uitwerken van het onderdeel ‘praktijkcasus’ van de inschrijving. Inschrijver moet van de sleutelfunctionaris(sen) een functieprofiel opgeven conform het format dat is bijgevoegd in de bijlage. Hiervoor geldt niet de eis dat de functieprofielen geanonimiseerd moeten worden aangeboden.

Het functieprofiel van de sleutelfunctionaris is geen onderdeel van de gunning (beste prijskwaliteitverhouding), maar dient als input voor het te houden gesprek met deze functionaris.