Bijlage 1 Programma van Eisen voor de herinrichting van de raadzaal 2025

Programma van Eisen en Wensen voor de herinrichting van de raadzaal van de gemeente Opsterland Inleiding De gemeenteraad heeft in het najaar van 2024 besloten de raadszaal te willen herinrichten. Aanleiding daarvan was de groei naar 23 raadsleden, de mogelijke verbouw van het gemeentehuis en wensen die voortkwamen uit het ontwikkeltraject van de raad. Met dat besluit is door de raad aangegeven dat de nieuwe raadszaal in elk geval toegankelijk, toekomstbestendig en veilig dient te zijn. Om te komen tot een ontwerp heeft de raad een werkgroep opgericht met 4 raadsleden, ondersteund door de burgemeester en de griffier. Zij hebben bij de fracties, het college en de ambtelijke organisatie de wensen geïnventariseerd. Daarnaast heeft de werkgroep een aantal raadszalen bezocht ter inspiratie.

Algemeen De primaire functie van de raadzaal is het faciliteren van de vergaderingen van de gemeenteraad en het onderlinge debat. Buiten deze formele vergaderingen van de gemeenteraad wordt de zaal gebruikt voor bestuurlijke overleggen en voor groepsvergaderingen/-bijeenkomsten door de ambtelijke organisatie. Deze zijn zowel formeel als informeel. Voor het informele is bijvoorbeeld een binnenbank erg geschikt. Het karakter van het openbaar bestuur is transparantie in de besluitvorming. De zaal moet dan ook een open uitstraling hebben. Soms moet echter in beslotenheid gewisseld worden. Daarom moet de raadzaal afsluitbaar kunnen zijn, zowel deuren (fysiek) als ramen (zicht) als geluid (akoestiek) als qua techniek (vergadertechniek én de ringleiding). Bij de vergaderingen van de raad worden geluidsversterking en beeldregistratie toegepast. Ieder raadslid, collegelid, voorzitter en griffier beschikt over een microfoon. Geluid wordt niet alleen versterkt, maar ook samen met beeld opgenomen om publicatie en rechtstreekse uitzending op internet mogelijk te maken. Het systeem moet zo ingericht zijn dat ook mensen met een gehoorbeperking volwaardig mee kunnen doen. Ten aanzien van de beeldregistratie en uitzending geldt dat rekening gehouden moet worden met de achtergrond vanuit de posities van de camera's (bijv.

geen bewegende delen in het zicht, tegenlicht, hinderlijke reflecties e.d.). Men maakt gebruik van een laptop of tablet, aangevuld met notitieblok en koffie&water. De tafels moeten hiervoor voldoende ruimte bieden en tevens voorzien zijn van een stroomvoorziening. De voorzitter moet de opstelling kunnen overzien. Raadsleden moeten elkaar kunnen aankijken. Er moeten goede looplijnen zijn en goed zicht op de presentatiemiddelen. De mensen op de publieke tribune moeten zicht hebben op de politieke arena. De zaal moet beschikken over vluchtroutes zowel voor de politieke ambtsdragers en andere deelnemers aan een vergadering of een andere openbare bijeenkomst als voor het publiek, die niet geblokkeerd zijn en leiden naar een veilige plaats voor het geval zich een crisissituatie voordoet.

Programma van Eisen voor de herinrichting van de raadzaal Juli 2025

Pagina 1 van 4

Indeling: - Vaste opstelling, met vast meubilair - Raadsleden kijken andere raadsleden niet op de rug - Voorzitterstafel op hetzelfde niveau als de raad - Uitstekende zichtlijnen voor voorzitter en raadsleden onderling (testen middels proefopstelling) - Het publiek mag raadsleden wel op de rug kijken, maar dat moet met beeldschermen opgevangen worden. - Toegankelijk voor mindervaliden (zowel de vergaderopstelling als de publieke tribune) - Spreekgestoelte in hoogte verstelbaar (elektrisch), in de buurt van het college én de voorzitter - Collegetafel extraparlementair, waarbij het college in vertrouwen onderling kan afstemmen. - Ambtelijke organisatie kan gebruik maken van publieke tribune, elders in het gebouw of thuis - Griffietafel met makkelijke zichtlijn naar griffier (ofwel naast zoals in de huidige opstelling, ofwel tegenover), zonder mensen achter zich. - Geen andere personen in beeld behalve de spreker Aantallen: - Voorzitterstafel is geschikt voor 3 personen (voorzitter in het midden, griffier links van voorzitter, rechts van voorzitter is ruimte voor een incidentele gast) Dat mag ruim zijn voor 2 personen en krapper voor 3 personen. In normaal gebruik is het niet herkenbaar als plek voor 3 personen. - 23 raadsleden - 6 collegetafel - Perstafel voor 2 personen - Griffietafel voor 1 persoon, ruim in opzet gezien alle apparatuur. Indien nodig kunnen er 2 mensen zitten.

- Mogelijkheid om 2 extra personen in de ‘kring’ te plaatsen bij de ORB waar portefeuillehouder en ambtenaar plaats kunnen nemen, mits hier ruimte voor is. Uitstraling - Aansluitend bij concept voor de hal en het werkcafé, passend bij de zaal zelf en de statuur van een gemeenteraad als hoogste orgaan van de gemeente. - Raadzaal moet een Opsterlands accent krijgen, met daarin herkenbaar de 16 dorpen - Wapen van Opsterland op spreekgestoelte/voorzitterstafel/andere plek - Artikel 1 van de grondwet komt terug in of bij de raadzaal, in het Fries - Het staatsieportret van de koning en koningin moet een plek krijgen in de zaal, achter de voorzitter. Deze wordt niet geblokkeerd door bijvoorbeeld een beamerscherm. Meubilair - Hergebruik huidige vergaderstoelen. - Er is aan tafel ruimte voor discussiepost, naambordje, laptop/ipad, aantekeningenboekje, water, koffiekopje en bakje voor koffiemelk/thee/etc. - Elektriciteitsvoorziening bij zitplaatsen - Benen, tassen, snoeren etc, zijn niet zichtbaar. - Publiek moet comfortabel zitten, met plek om drinken neer te zetten/aantekeningen te maken. - Verhoogde rand zodat het beeld rustig blijft. - Verhoogde rand bij griffietafel, waar techniek grotendeels achter wegvalt, maar niet ten koste van zichtlijnen.

Programma van Eisen voor de herinrichting van de raadzaal Juli 2025

Pagina 2 van 4

Materiaalgebruik - Hoge kwaliteit en uitstraling, geschikt voor eenzelfde levensduur als voor de verbouwing van het gemeentehuis gehanteerd wordt. - Het materiaal geeft geen lichtreflectie, is makkelijk schoon te maken en niet vlek- of vingertastgevoelig. Licht, geluid en beeld - De huidige mobiele discussieposten hergebruiken, waarbij de mogelijkheid er is om op termijn vaste microfoons te kunnen installeren. - De huidige ‘achterkant’ van de installatie hergebruiken. - De huidige camera’s vervangen voor minimaal 4 camerapunten (voor soepele overgangen en voor gelijktijdig in beeld brengen van 2 camerabeelden), met eventueel een 5 e voor een overzichtsbeeld - Beeldschermen vervangen, waarbij voorzitter, raadsleden, collegeleden en publieke tribune goed zicht hebben op de beeldschermen. Geen schermen in het midden van de opstelling, voor het behoud van een flexibel gebruik van de zaal. - Natuurlijke kleur van de verlichting - Bij het lichtplan rekening houden met opname & uitzending - Behoefte aan verschillende standen voor de verlichting. Exacte behoefte aan andere standen moet opgehaald worden bij de ambtelijke organisatie. - Techniek netjes weggewerkt, niet in het zicht - Momenteel is er sprake van tegenlicht door de ramen, voornamelijk in de zomerperiode, ondanks de rolgordijnen die daar hangen.

De rolgordijnen zijn permanent dicht, ook gezien de overburen die anders op de camerabeelden komen. Hier dient rekening mee gehouden te worden. - De akoestiek moet dusdanig verbeteren dat overleg zonder microfoon mogelijk wordt. - Aansluiting op presentatiemiddelen bij griffietafel, griffiersplek en spreekgestoelte. - Mogelijkheid creëren van hybride vergadermogelijkheden voor ambtelijk gebruik, informatiebijeenkomsten en, als de toekomst die mogelijkheid bied, ook hybride vergaderen (of digitaal zoals bij Corona). Financiën - Betaalbaar en geen overdadige geldbesteding ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------

Proces: • Griffier is aanspreekpunt voor de ontwerpfase. Voor de realisatiefase is dat de adviseur bouw, tenzij de ambtelijke organisatie dat anders besluit. • Eerste gesprek met ontwerper over de raadzaal vindt plaats met de werkgroep raadszaal • Presentatie schetsontwerp en definitief ontwerp aan werkgroep raadszaal, uitgebreid met portefeuillehouder huisvesting, gemeentesecretaris, directeur en projectleider verbouwing gemeentehuis. • Proefopstelling op locatie • Definitief Ontwerp wordt vastgesteld door gemeenteraad • Wijzigingen van het Definitief Ontwerp worden ter goedkeuring aan de werkgroep voorgelegd, die dit af kan stemmen met de raad.

Programma van Eisen voor de herinrichting van de raadzaal Juli 2025

Pagina 3 van 4

Aandachtspunten voor het college voor de verbouwing van het gemeentehuis: - Het presidium heeft aangegeven niet te willen wachten op de herinrichting van de raadzaal voor de realisatie van een nooduitgang in de raadzaal. - De Raadszaal mag vanuit de hal herkenbaar zijn. - Een printer in de buurt van de raadzaal te behouden - Onder verlaagde plafond zou een extra vergadermogelijkheid kunnen komen indien de organisatie daar behoefte aan heeft, die afgescheiden kan worden van de vergaderopstelling van de raad, waardoor er 2 vergaderzalen komen voor ambtelijk gebruik. Bij raadsvergaderingen is het één ruimte waar alle deelnemers een plek in hebben. - Het kan technisch mogelijk gemaakt worden om vergaderingen zonder vertraging te tonen in bijvoorbeeld het werkcafé. - De klimaatbeheersing in het gebouw van de raadzaal is een punt wat aandacht behoeft.

Programma van Eisen voor de herinrichting van de raadzaal Juli 2025

Pagina 4 van 4