Bijlage 1 - OWO-Visie.pdf

OWO-VISIE

colofon Tekst:

Susan van der Vegt  schrijfpunt.nl

Vormgeving: 24bit media & design  24bit.nl

InhOuD 4 Inleiding 6 OWO-motor levert kwaliteit 8 Geschiedenis van OWO 10 OWO doorontwikkelen 14 Extern optreden

OWO-VISIE

3

OWO-VISIE samen zelfstandig

Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland zijn mooie zelfstandige gemeenten. Elke gemeente onderscheidt zich met een eigen historie, maar overeenkomstig is het grootschalig plattelandskarakter van de gemeenten. Daarnaast liggen alle gemeenten aan de grens van Fryslân. Ooststellingwerf grenst aan Drenthe en Opsterland ligt naast Groningen. Vanuit Weststellingwerf ben je zo in de Flevoland en Overijssel. De afstand tussen Slijkenburg (aan de rand van de Noordoostpolder) en Frieschepalen (op de grens met Groningen), is groter dan de afstand tussen Den Haag en Amsterdam. De drie gemeenten werken al jaren intensief samen en willen dat blijven doen. Dát is de OWO-samenwerking. Een groot aantal uitvoerende taken is ondergebracht bij drie afdelingen die gezamenlijk worden aangestuurd. Dit zijn de samengevoegde afdelingen Beheer en Registratie, Bedrijfsvoering en Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving. Ongeveer één op de drie medewerkers is werkzaam bij een van deze afdelingen. Elke gemeente is gastgemeente van één van deze afdelingen. De onderlinge afspraken zijn ongecompliceerd en helder. Verdere ontwikkeling in de taakvelden van deze afdelingen is een actueel thema. Dat is bijvoorbeeld goed te zien bij de verdere ict-ontwikkelingen.

De gemeenten hebben afgesproken dit gezamenlijk op te pakken omdat dit beter, goedkoper en efficiënter is dan dat zij dit in zelfstandigheid doen. Naast de samengevoegde afdelingen vindt er ook samenwerking plaats op terreinen waar geen samenvoeging heeft plaatsgevonden. Terreinen waarbij het vanzelfsprekend is om gezamenlijk op te trekken of waarbij samenwerking leidt tot een krachtige positie op het regionale of provinciale speelveld. Maar ook om gebruik te maken van elkaars expertise of omdat het kostenefficiënter is om gezamenlijk door te ontwikkelen. Ook dat is de OWO-samenwerking. We werken samen en voegen weldoordacht bedrijfsonderdelen in één. Met daarbij het belang van de eigen zelfstandigheid voor ogen houdende. De OWO-visie: Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland, drie gemeenten die hun zelfstandigheid behouden door samenwerking!

4

OWO-VISIE

OWO-VISIE

5

OWO-mOtOr lEVErt kWalItEIt De salarisuitbetaling van medewerkers, de aanslag afvalstoffenheffing voor inwoners en vergunningen voor ondernemers. Het zijn slechts enkele voorbeelden van diensten die binnen OWO plaatsvinden. OWO is de intergemeentelijke samenwerking tussen de gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. Het is ‘de kracht onder de motorkap’ die moet leiden tot kwaliteitsverbetering en kostenbesparing. Waar mogelijk trekken de OWOgemeenten samen op, maar bij elk besluit blijft de eigen identiteit voorop staan.

OWO is het antwoord van Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland op nauwer samenwerken tussen de gemeenten. Door krachten te bundelen, worden kosten bespaard. Denk aan een gezamenlijk inkoopbeleid, een gedeeld intranet en één salarisadministratie. Medewerkers die eerder vanuit drie verschillende locaties hetzelfde werk deden, zijn nu ondergebracht op één locatie. Hierdoor zijn afdelingen minder kwetsbaar en verbetert de kwaliteit van de dienstverlening. Meer mensen betekent ook meer kennis. Een groep collega’s kan onderling sparren over uiteenlopende vraagstukken. Dit maakt OWO voor werknemers een aantrekkelijke werkgever. OWO bestaat uit drie samenwerkende gemeenten, die drie gezamenlijke afdelingen hebben. Hier werkt een derde van de medewerkers. De afdeling Bedrijfsvoering staat in Wolvega en Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) is te vinden in Gorredijk. In Oosterwolde zitten de teams Belastingen en Vastgoed Informatie (BVI) en Back Office Sociaal Domein, die samen de afdeling Beheer en Realisatie vormen. De medewerkers van de OWO-afdelingen werken voor alle drie gemeenten. 6

OWO-VISIE

krachtIgE mOtOr

OWO vindt ‘onder de motorkap’ plaats. De inwoners en ondernemers hebben weinig gemerkt van de verandering, maar profiteren nu van de krachtige OWO-motor. De inwoners van Opsterland zien gewoon het logo van de eigen gemeente bovenaan hun WOZ-waardebepaling staan. Terwijl de aanslag is opgesteld door de OWO-afdeling in Oosterwolde. Medewerkers van de drie gemeenten maken gebruik van gedeelde ict-faciliteiten. Door de OWO-samenwerking kunnen de drie gemeenten meer bereiken. Waar en wanneer mogelijk worden plannen samen opgepakt en hoeven ze niet te worden uitbesteed. Bij een nieuw (beleids)vraagstuk maken de gemeenten gebruik van elkaars kennis en kunde. Samen kunnen gemeenten sneller inspelen op landelijke en provinciale opgaves. Een voorbeeld hiervan is de invoering van de Omgevingswet.

zElf SturEn

Een gemeente zit zelf aan het stuur en bepaalt hoe ze een opgave oppakt. Dat kan apart van elkaar, maar waar mogelijk vervolgen ze de route samen. Kenmerkend voor OWO is dat de eigen identiteit voorop staat. Dit is samen met het streven naar efficiëntie een continu spanningsveld. Het samenwerken blijft een groei- en leerproces. Want hoewel de gemeenten elkaar op veel punten kunnen vinden, kent ieder zijn eigen cultuur. Juist bij een intensieve samenwerking betekent dat ‘geven en nemen’. Onderling vertrouwen is de basis.

blIjVEn SlEutElEn

Om de motor ook in de toekomst te laten draaien, blijft sleutelen nodig. Werkt de motor goed of is juist andere brandstof nodig? Dat is ook de kracht van OWO: de drie gemeenten houden elkaar scherp om belangen van inwoners, ondernemers en medewerkers voor nu en in de toekomst te blijven behartigen.

OWO-VISIE

7

Drie gemeenten: één geschiedenis en één OWO-visie Terwijl OWO binnen Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland inmiddels een normaal begrip is, is daar achter de schermen een jarenlange voorbereiding aan vooraf gegaan. Waar Ooststellingwerf en Weststellingwerf eerst samen optrokken, werd de samenwerking versterkt met de toetreding van Opsterland. Een periode van plannen, uitvoeren, bijschaven en optimaliseren. De historie van OWO in een notendop.

Strategisch samenwerken

De raden van Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland stemden in 2012 in met een strategische samenwerking met behoud van zelfstandigheid. Uitgangspunt was het samenvoegen van drie afdelingen met voornamelijk administratieve backofficetaken. Bij elk van de organisaties werd één OWO-afdeling ondergebracht die de bestuurlijke en ambtelijke organisaties bedienen. De drie partners dragen de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de OWO-afdelingen. De bijbehorende bestuursovereenkomst is in 2013 ondertekend. Aanvullende afspraken, onder andere over de OWO-kenmerkende kostenverdeling, werden een jaar later gemaakt. Na kleine wijzigingen is de overeenkomst in 2015 opnieuw ondertekend. Uitgangspunt voor OWO is samenwerking op basis van wederzijds vertrouwen, gelijkwaardigheid en verantwoordelijkheid. De bestuurskracht van de OWO-gemeenten maakt drie zelfstandige en autonome gemeenten mogelijk. Het verband is uniek, vooruitstrevend en toekomstbestendig. In dit permanente proces wordt continu geleerd, geëvalueerd en bijgeschaafd om te blijven optimaliseren.

8

OWO-VISIE

Sterke punten van OWO: •

•

•

•

•

Kwaliteitsverbetering door kennisdeling en benutten van elkaars expertise en deskundigheid; Structurele besparing op meerkosten door het bundelen van werkzaamheden en gezamenlijk inkopen en aanbesteden; Door samenvoeging van uitvoerende backofficetaken toegenomen efficiëntie en verminderde kwetsbaarheid; Voor langere termijn waarborgen van dienstverlening en service voor de burgers vanuit de ‘eigen’ gemeentehuizen; De eensluidende advisering en samenwerking draagt bij aan de stevige positionering van OWO binnen en buiten Zuidoost-Friesland.

gEzamEnlIjk zElfStanDIg

In de bestuursovereenkomst is afgesproken de OWO-entiteiten in één afdeling per gemeente onder te brengen. Deze samenvoeging heeft geruisloos en gefaseerd plaatsgevonden. Het gaat om de OWO-afdelingen Bedrijfsvoering (BV), Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en Beheer en Registratie (B&R). Uitgangspunt was de realisatie van drie volwaardige OWO-afdelingen, gezamenlijk aangestuurd door de OWO-directie. De dagelijkse leiding is in handen van de OWOafdelingshoofden en zij werken voor elk van de drie deelnemende gemeenten. De OWOregiegroep bestaat uit de drie burgemeesters en drie gemeentesecretarissen. De bestuurlijke afstemming en borging ligt in hun handen. Er vinden portefeuillehoudersoverleggen plaats om tot inhoudelijke afstemming te komen op de samenwerkende onderdelen. Het jaarlijks op te stellen OWO-jaarplan dient als basis voor periodiek overleg tussen de OWO-directie en de OWO-afdelingshoofden. Voor de meer dagelijkse afstemming is het counterpartoverleg. Het OWO-afdelingshoofd en de counterparts uit de drie gemeentehuizen bewaken hierin voortgang en ontwikkeling. Inhoudelijke ondersteuning krijgt de OWO-directie vanuit expertteams op de terreinen HRM en Sturing & Financiën.

gErEalISEErDE SamEnWErkIng Op DE VOlgEnDE tErrEInEn: •

•

• • •

•

•

FUMO: gezamenlijk optrekken, maar (zowel bestuurlijke als ambtelijke) coördinatie vanuit één van de drie gemeenten; Sociaal domein: voorbereiding en uitwisseling van beleid. Elke gemeente heeft één voortrekker die kennis en ervaringen deelt met de partnergemeenten. Zonodig vindt portefeuillehouders-overleg plaats met aandacht voor lokaal beleid; Inkoop: gezamenlijke inkoopvoorwaarden, beleids- en aanbestedingsregels. Veiligheidsregio: gezamenlijk optrekken; HRM: regelingen grotendeels geharmoniseerd, oprichting platform OWO-OR en OWO-GO; Interne arbeidsmarkt: voor OWO opgezet en gezamenlijk de functie van loopbaanadvies ingevuld om mobiliteit van de medewerkers te vergroten; Basisregistratie Grootschalige Topografie: gezamenlijke projectmatige aanpak.

De samenwerking blijft zijn vruchten afwerpen. Dit geldt voor uiteenlopende gebieden als ftebesparing, financiën en beleidsverbeteringen. Eind 2015 werkten voor de OWO-afdelingen 137,8 fte, een vermindering van 10 fte. Dit leverde een jaarlijkse besparing van €608.000 op. Een jaar later, in 2016, was de totale omvang van de OWOafdelingen 160,8 fte. Dit is een besparing van 12,5 fte en een jaarlijkse kostenvermindering van €752.000. De voordelen zoals beleidsverbetering en -harmonisatie zijn niet in geld uit te drukken, maar gelden wel als structurele verdiensten van de samenwerking.

OWO-VISIE

9

uItbOuWEn En DOOrOntWIkkElEn Na realisatie van de bouw en inrichting van de drie OWO-afdelingen, is het tijd voor verdere optimalisatie van de samenwerking. Deze opdracht ligt in handen van de OWO-directie. De drie afdelingshoofden werken samen met de directie de tien OWO-prioriteiten van de afdelingen uit.

De doelen voor het vervolg van de samenwerking zijn helder en gebaseerd op de huidige situatie. Doorontwikkeling, verdieping en optimalisatie van het takenpakket van de drie OWO-afdelingen. Tevens krijgt harmonisatie en uitvoering van het beleid een vervolg. Ook hoog in het vaandel staan sturing en monitoring op de vier K’s: kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en klantvriendelijkheid. De afdelingshoofden van de OWO-afdelingen koppelden doelen aan hun prioriteitenlijst. Met onderstaande tien punten wil de OWO-regiegroep de komende jaren aan de slag. Elke prioriteit kent zijn eigen project- en procesplan om de te realiseren doelen goed te kunnen monitoren.

10

OWO-VISIE

1 OWO 2.0: hErIjkEn En IDEntItEIt

Terwijl het Team Sociaal Domein ruim 4 jaar in Ooststellingwerf draait is Team Belastingen en Vastgoedinformatie al ruim 5,5 jaar actief als OWO-entiteit. Beide teams zijn onderdeel van de afdeling Beheer en Registratie (B&R). In de loop van een continu ontwikkelingsproces als OWO is het belangrijk om de doelen van elke entiteit scherp te houden. Dat geldt ook voor de afdeling VTH in Opsterland en Bedrijfsvoering in Weststellingwerf. Even belangrijk is de zoektocht naar de OWO-identiteit. Want wat houdt deze in? Drie onafhankelijke gemeenten kennen elk hun eigen cultuur. En het samenbrengen van verschillende culturen heeft tijd nodig om tot succes te leiden. Zijn er overeenkomsten tussen Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland? En wat zijn verschillen die nog knellen en moeten worden overbrugd?

2 ambItIES En InrIchtIng DIEnStVErlEnIng

Elk van drie OWO-gemeenten ontplooit verschillende initiatieven als het gaat om digitale dienstverlening aan burgers en bedrijven. En elk initiatief heeft een eigen timing, eigen belang en eigen inrichting. Dit heeft gevolgen voor ICT met betrekking tot onder andere de ondersteuning, ICT-architectuur en het OWO-applicatielandschap. Samenwerking en onderlinge afstemming op generieke onderwerpen of onderdelen is essentieel.

3 VErDErE VOOrtgang InkOOp- En aanbEStEDIngSbElEID

Op de afdelingen vinden inkoop en aanbestedingen decentraal plaats. Een aantal onderwerpen wordt momenteel niet door OWO bediend, maar uit onderzoek moet blijken of dit in de toekomst juist wel geregeld moet worden. Het gaat hier bijvoorbeeld om inkoop van ondersteuning in het Sociale Domein en juridisch expertise. Daarnaast zal binnen het cluster inkoop bij de bestaande functies herschikking op taken en verantwoordelijkheden plaatsvinden.

OWO-VISIE

11

12

OWO-VISIE

4 Datagedreven werken

Datagedreven werken is een onderwerp dat bij iedere gemeente actueel is. Omdat de drie OWO-afdelingen beschikken over veel en waardevolle data van en voor de samenwerkende gemeenten, is dit een ontwikkeling die in OWO-verband wordt opgepakt. Datagedreven werken is het sturen op basis van (onbewerkte) feiten en data, om een beweging op gang te brengen. Het doel is om meer inzicht en kennis te verwerven over een bepaald onderwerp of thema, waarop gefundeerde besluiten worden genomen. Beleid wordt dan steeds meer gebaseerd op feitelijke waarnemingen van intern en extern verkregen data, en minder op aannames en veronderstellingen. Het zorgt voor gerichter reageren, beter ontwikkelen van beleid en efficiënter werken. Het beleid is wendbaarder, transparanter en van hogere kwaliteit.

5 Slimmer verzekeren

Bij het samengaan is duidelijk geworden dat er bij de verzekeringsfunctie kansen zijn voor kostenbesparing en kwaliteitsverbetering. Door integratie van de drie individuele verzekeringsportefeuilles kunnen de premiekosten omlaag. En door het combineren van portefeuilles, worden risico’s beter afgedekt. Het samenbrengen van de medewerkers van voorheen drie aparte afdelingen betekent een kwaliteitsslag voor een verbeterde uitvoering van en voorbereiding op (toekomstige) claims.

6 Harmonisatie en verduidelijking APV

De drie OWO-gemeenten werken met de model-APV van de VNG. De verschillende verordeningen lijken grotendeels op elkaar. De verschillen zitten met name in de leges en de ‘couleur locale’ per gemeente. Tijdens het naast elkaar leggen van de drie verordeningen, wordt een advies gevormd waarover harmonisatie mogelijk is. Tegelijkertijd wordt bekeken waar verduidelijking van de APV kan plaatsvinden en hoe dit moet gebeuren.

7 Actualiseren VTH-beleidsplannen

Eind 2019 is voor de periode 2020-2024 een OWObreed beleidsplan vastgesteld. Het voorgaande beleid is kritisch herzien en aangepast. Er vinden minder periodieke milieucontroles plaats, onder andere als gevolg van verplaatsing van deze taken naar de FUMO. Er is daardoor meer tijd voor openbare ruimte, natuur, landschap en groen. Daarnaast zijn energietransitie en ondermijning belangrijke aandachtspunten.

8 Zorgvuldige invoering Omgevingswet

Met de Omgevingswet worden wetgeving en regels voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water gebundeld. Motto van de wet is ‘ruimte voor ontwikkeling, waarborgen voor kwaliteit’. De invoering vraagt om een zorgvuldige voorbereiding. En waarom dan niet gebruik maken van elkaars expertise en kwaliteiten? Om een soepele implementatie te realiseren op de vier K’s, is het voorstel om bepaalde procesonderdelen gezamenlijk aan te pakken.

9 Informatiebeveiliging en privacy

Met de groei van het gebruik van smartphones, tablets en laptops is er extra aandacht nodig voor privacy en beveiligingsmaatregelen ter bescherming van gegevens. Vanuit VNG-realisatie kwam het initiatief tot het bouwen van een Generieke Digitale Infrastructuur met als doel overheden op een veilige manier gegevens te laten uitwisselen. Daarnaast komen er generieke diensten om een veilige informatiestructuur bij mobile device-gebruik te ondersteunen. OWO-breed moeten wij in de nabije toekomst gebruik maken van deze en verwante initiatieven om te voldoen aan de BIG-, IBDen AVG-voorwaarden.

10 Innoveren voor de toekomst

In kort tijdsbestek nieuwe oplossingen ontwikkelen voor actuele problemen, gekenmerkt door een experimenteel en innovatief karakter. Dat is een van de uitkomsten van de inspiratie- en discussiebijeenkomst naar aanleiding van de innovatiediscussienota. De OWO-regiegroep realiseert zich dat innovatiedrang en -behoefte vraagt om een andere aansturing, anders denken en werken. Het is zoeken naar een nieuwe balans tussen beheer en innovatie met consequenties voor cultuur, werkzaamheden, activiteiten en competenties van medewerkers. Er vindt bijvoorbeeld een verbeteringsslag plaats op het terrein van informatieen netwerkbeveiliging. Als gevolg van de Coronapandemie is het faciliteren van thuiswerken, het loslaten van vaste werkplekinrichtingen en digitaal beraadslagen van raden in een stroomversnelling geraakt. Kortom verandering, vernieuwing en innovatie alom.

OWO-VISIE

13

EXtErn OptrEDEn Het samen optrekken in politiek en bestuurlijk verband is een van de pijlers van de bestuursovereenkomst OWO. De korte lijntjes, het snelle schakelen en de uitgangspositie van ‘samen sterk’ werpen hun vruchten af in optreden richting externe partijen.

a VErStErkt plattElanD

Door de krachten te bundelen, oefent OWO steeds meer invloed uit op regionale podia. OWO staat voor een versterkt platteland met een gezamenlijke en herkenbare positie. Het voert een sterke dialoog met eenduidige standpunten. Deze samenwerking en verdere verbreding hiervan blijven vragen om sterke bestuurlijke betrokkenheid. Binnen Friesland springen Sociaal Domein Fryslân, FUMO en Regiodeal Zuidoost-Fryslân in het oog als toonaangevende podia waar OWO aanwezig is. Maar voorafgaand aan deelname vindt eerst bestuurlijke afstemming plaats en wordt commitment opgehaald. De OWO-samenwerking stimuleert de vernieuwing en verdieping in diverse samenwerkingsverbanden.

b OmgEVIngSWEt

Na een voorzichtige start bij de oprichting in 2019, komt deze OWO-beleidstafel met vaste regelmaat bijeen. Het streven is om zoveel mogelijk samen te werken in het complexe dossier Omgevingswet. Het team blijft scherp op al lopende acties en onderzoekt welke andere onderwerpen kansrijk zijn om samen op te pakken of waarin een uniforme lijn te vinden is. Om dit meer kracht bij te zetten, wordt de beleidstafel met enige regelmaat bijgepraat door vakspecialisten. Voorbeelden van hechte samenwerking zijn het bespreken van het Digitale Stelsel Omgevingswet, de aanpak van het Omgevingsplan, leges en ruimtelijke kwaliteit. Door de OWO-beleidstafel wordt bestuurlijk snel geschakeld over velerlei onderwerpen en daarmee samenhangende acties. De meerwaarde van samenwerken gaat verder dan afstemmen en uitwisselen. Ook op de gebieden van uitvoering en kwaliteit wordt de weg naar gezamenlijke verbetering en optimalisatie verkend. Er moet binnen de drie organisaties nog veel werk worden verzet, maar de meerwaarde en resultaten van de gezamenlijke aanpak zijn duidelijk zichtbaar.

14

OWO-VISIE

c DuurzaamhEID

Bij dit samenwerkingsproces van de OWOgemeenten ligt het accent op energietransitie. De uitwisseling van informatie wordt als positief ervaren en biedt zichtbaar ruimte voor groeimogelijkheden. Bij de beleidstafel Duurzaamheid zijn dit de twee belangrijkste punten die naar voren komen uit de eerste evaluatie. Mooie punten om deze gezamenlijke constructie mee te vervolgen. De samenwerking heeft meerwaarde bij de RES en de Transitievisie Warmte. Het opstellen van laatstgenoemde visie is een grote uitdaging, welke voor de OWO-gemeenten vergelijkbaar is. Samenwerking heeft schaalvoordelen en optimalisatie van het proces is in het voordeel van elke gemeente. Het respecteren van de verschillende onderlinge ambities is terug te zien in het eindresultaat van de Transitievisie Warmte, die gemeente-specifiek wordt afgestemd.

D rEcrEatIE En tOErISmE

In Zuidoost-Friesland is een ambtelijk samenwerkingsverband op het gebied van recreatie en toerisme. Bestuurlijk betekent dit dat de OWO-gemeenten, Heerenveen en Smallingerland onderling afstemmen over beleidsmatige vraagstukken. Een concreet voorbeeld is de uitvoering van het koepelproject ErVaren en Turf. De deelnemende gemeenten willen de watertoeristen via dit project ‘aan land brengen’ en de schoonheid van het ‘Andere Friesland’ tonen. Andere voorbeelden zijn het bieden van begeleiding en ondersteuning bij het prominenter in de markt zetten van de regio. De regiodeal Zuidoost-Friesland zorgt voor een financiële plus op de lopende deelprojecten. Ook de toeristische ontwikkelstrategie voor Zuidoost-Friesland maakt hiervan onderdeel uit. Aan deze OWObeleidstafel wordt nagedacht over de stroomlijning van deze (deel)projecten en het ondersteunen door specifieke expertise en ervaring. En juist zoals het een goede samenwerking betaamt, vindt dit over en weer tussen de verschillende partners plaats.

OWO-VISIE

15