Bijlage 1 Notitie vergaderstructuur

Sa dogge wy dat hjir De vergaderstructuur van de Opsterlandse gemeenteraad Versie na behandeling in presidium 17 november 2025

Inleiding De gemeenteraad van Opsterland 2022-2026 wilde professionaliseren, niet meer doen wat ze altijd al deden, maar vooruit. Die opdracht hebben burgemeester en griffier gekregen en gezamenlijk heeft de raad daar de schouders onder gezet. Wat volgde waren mooie avonden vol reflectie. De raad wil meer debat in de raadsvergadering en meer rolbewustzijn van raadsleden en collegeleden. Wat lang boven de markt bleef was duidelijkheid over de vergaderstructuur. In 2014 is de raad afgestapt van een stelsel met twee commissies en is de Oriënterende Raadsbijeenkomst (ORB) ingesteld. Gedurende de jaren heeft de raad steeds kleine aanpassingen doorgevoerd. Er is weinig vastgelegd over de bedoeling van de verschillende vergaderingen en sommige onderdelen van de structuur zijn niet tot wasdom gekomen. De gemeenteraad van 2022-2026 wil de volgende raad een vliegende start geven, met duidelijkheid over de vergaderstructuur. Op 27 september 2024 en op 22 september 2025 heeft de raad zich gebogen over wat er goed gaat in de vergaderstructuur en vergadercultuur, maar ook wat er beter kan. Er kwamen diverse conclusies uit. Zo wil de raad graag meer ruimte voor debat onderling. Ook wil ze een plek om technische vragen te stellen, maar zien de raadsleden daar de ORB niet als de geschikte plek voor.

De ORB zou een overleg tussen raadsleden en collegeleden moeten zijn en tussen raadsleden onderling. De ambtelijke organisatie is wat raadsleden betreft geen gesprekspartner in de vergaderingen van de gemeenteraad. Burgemeester en griffier zijn met deze wensen en conclusies aan de slag gegaan om met een voorstel bij het presidium terug te komen. Het presidium heeft de opzet iets aangepast door de ORB een week naar voren te halen en de Markt en het Mienskipspetear samen te voegen.

Voorgestelde vergaderstructuur

Visuele weergave van het voorgestelde besluitvormingstraject

Week 1 – Collegevergadering De vergadercyclus begint bij het college, die na zijn vergadering een raadsvoorstel overdraagt aan de raad. Dit raadsvoorstel wordt op donderdagochtend gepubliceerd door de griffie in iBabs. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het agendatype ‘Overdracht college-raad’. Dit is een publieke publicatie en is elke week (mits het college die week vergadert). Raadsleden kunnen het raadsvoorstel al lezen vanaf deze donderdag en hoeven daar niet meer mee te wachten tot de agendacommissie vergaderd heeft. Dit verlengt de tijd om zich voor te bereiden en vermindert de werkdruk voor raadsleden enigszins. Week 2 - agendacommissie De agendacommissie stelt de conceptagenda’s op van de vergadercyclus. Week 3 – Mienskipspetear en Markt Op deze avond (19.00-20.00uur) kunnen inwoners en belanghebbenden gebruik maken van het spreekrecht, zowel over onderwerpen die op de agenda staan van de ORB als over andere onderwerpen1. Dit is het moment voor het spreekrecht. De griffie laat op de dag zelf weten of het Mienskipspetear door gaat en hoe die er dan uit ziet. Na het Mienskipspetear volgt een informatieavond met mogelijkheid tot het stellen van technische vragen aan de ambtelijke organisatie. Dit noemen we de Markt. Dit is geen vergadering, maar een technisch onderhoud tussen ambtelijke organisatie en raadsleden.

Dit vraagt van raadsleden om zuiver technische vragen te stellen en vraagt van ambtenaren om zuiver technische antwoorden te geven. De exacte vormgeving van deze markt moet nog nader uitgewerkt worden. Als het Mienskipspetear niet doorgaat start de informatieve Markt om 19.00 uur. Week 4 ORB. In deze vergadering is er ruimte voor politieke vragen aan het college en het aftasten van mogelijkheden voor moties/amendementen bij andere fracties. Aan het einde van elk agendapunt besluit de commissie2 of het raadsvoorstel besluitrijp is. Zo ja, dan bepaalt de commissie of het als hamerstuk of als bespreekstuk behandeld wordt in de raadsvergadering. Zo nee, dan zijn er twee opties: of er is nog zoveel onduidelijkheid dat het college het voorstel terug krijgt, of het wordt opnieuw geagendeerd voor een behandeling in een ORB. Dan wordt het in handen gesteld van de agendacommissie voor heragendering. De agendacommissie geeft een tijdsindicatie mee, opdat alle agendapunten op de agenda behandeld kunnen worden. Afwijken van het tijdslot kan, maar zal ten koste gaan van de tijd bij een ander agendapunt, of de eindtijd. Dat is aan de commissie zelf. Er is geen uitloopmogelijkheid. Het streven is om de vergadering af te ronden voor 23.00uur. Week 6 Raadsvergadering.

In deze vergadering is ruimte voor het debat binnen de gemeenteraad en voor het indienen en behandelen van moties en amendementen. Aan het einde van elk agendapunt neemt de raad een besluit over het voorgestelde. Naast de besluitvorming over raadsvoorstellen kent deze vergadering ook de agendapunten Lijst Ingekomen Stukken, vragenhalfuur, mededelingen. Er is geen uitloopmogelijkheid op een ander moment.

1

De kaders voor inspraak staan in het Reglement van Orde. De ORB is een commissie ter voorbereiding op besluitvorming (artikel 82 Gemeentewet). Alle raadsleden zijn lid van deze commissie. Er zijn geen commissieleden niet zijnde raadsleden. 2

Vergaderdag Het presidium heeft besloten de vergaderdag te verplaatsen van de maandag naar de dinsdag. De bijeenkomsten zullen in principe allemaal op dinsdag gepland worden. Door het centraliseren van de raadsactiviteiten op een in plaats van twee dagen per week wordt gepoogd het raadswerk behapbaar te houden. De fracties zijn vrij in het plannen van hun fractievergaderingen, de agendacommissie plant deze niet meer in. Het Lycklamahûs is in de avonden (maandag, woensdag en donderdag) beschikbaar van 19.30 uur tot 22.00 uur, tenzij er andere reserveringen zijn. De praktische invulling hiervan wordt nog nader uitgewerkt. Voor de ORB en de besluitvormende raad zal de starttijd 19.30 uur zijn. Bij de overige activiteiten op dinsdag zal de begintijd veelal 19:00 uur zijn. Maar we willen u adviseren uw agenda met potlood beschikbaar te houden vanaf 17.00 uur voor werkbezoeken, commissies en als er veel stukken geagendeerd zijn. Het Mienskipspetear start om 19.00 uur en de agendacommissie kan al starten om 18.30, aangezien deze vaak gepland zal zijn voorafgaand aan de raadsvergadering. Bij aanwezigheid van 17:00 uur wordt er gezorgd voor een maaltijd.

Vervolg De vergaderstructuur is een belangrijk onderdeel van een Reglement van Orde. Het huidige Reglement van Orde stamt uit 2016 en verdient op diverse punten een herziening. De hierboven omschreven vergaderstructuur inclusief vergaderdag moet dan ook verwerkt worden in het Reglement van Orde. De griffie zal in 2026 een nieuw Reglement van Orde voorleggen aan de gemeenteraad. Tot die tijd is deze notitie leidend als het gaat om de vergaderstructuur, aangevuld met het bestaande RvO voor alle andere zaken die niet genoemd worden in deze notitie.