B14 Bijlage 3 Bestuursovereenkomst OWO-samenwerking 2024

Bestuursovereenkomst OWO-samenwerking 2024 Strategische samenwerking Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland •

De gemeente Ooststellingwerf, gevestigd te Oosterwolde, vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer J. Werkman, hierbij handelend ter uitvoering van het besluit van het college d.d. 16-07-2024, hierna te noemen Ooststellingwerf.

•

De gemeente Weststellingwerf, gevestigd te Wolvega, vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer N.A. van de Nadort, hierbij handelend ter uitvoering van het besluit van het college d.d. 16-07-2024, hierna te noemen Weststellingwerf.

•

De gemeente Opsterland, gevestigd te Beetsterzwaag, vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer A. Bouwman, hierbij handelend ter uitvoering van het besluit van het college d.d. 16-07-2024, hierna te noemen Opsterland.

hierna gezamenlijk te noemen: de deelnemers, overwegende dat 1. De door de deelnemers gesloten bestuursovereenkomst van 17 december 2015 er toe heeft geleid dat drie OWO-afdelingen zijn ontstaan en de drie deelnemers hebben samengewerkt aan beleidsmatige opgaven; 2. de gemeenteraden van Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland begin 2021 hebben ingestemd met de OWO-visie waarin de afspraken en ambities van de samenwerking tussen de deelnemers opnieuw verwoord zijn en als uitgangspunt van de OWO-samenwerking is genomen: Zelfstandig door samen te werken; 3. de deelnemers de bestuursovereenkomst van 17 december 2015 wensen te actualiseren. Verklaren het volgende overeen te zijn gekomen:

Pagina 1 van 14

1. ALGEMEEN Artikel 1. Definities en begrippen In deze overeenkomst en de daarop berustende bepalingen en regelingen wordt verstaan onder: a. Deelnemers: Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland; b. Bestuursovereenkomst: deze overeenkomst; c. OWO-afdeling: de in een van de gemeentelijke organisaties van de deelnemers ingerichte organisatorische eenheid, verantwoordelijk voor een afgebakend taakgebied en werkzaam voor elk van de deelnemers; d. OWO-directie: de gemeentesecretarissen van de deelnemers die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de bestuursovereenkomst. Artikel 2. Doelstellingen 1. De bestuursovereenkomst regelt de samenwerking tussen de deelnemers met de volgende doelen: a. Kwaliteitsverbetering door kennisdeling en investeren in deskundigheid; b. Structureel minder meerkosten door krachtenbundeling en schaalvoordelen; c. De kwetsbaarheid van de ambtelijke organisaties verminderen; d. De dienstverlening optimaliseren. 2. De deelnemers werken aan de doelstellingen, genoemd in lid 1 van dit artikel, door: a. De OWO-afdelingen verder te optimaliseren en expertisedeling tussen medewerkers te stimuleren. b. Samenwerking op complexe opgaven en beleidsterreinen aan te gaan wanneer deze samenwerking bijdraagt aan de doelstellingen. c.

Samen extern op te trekken richting gezamenlijke deelnemingen en bij bovenlokale vraagstukken wanneer deze samenwerking bijdraagt aan de doelstellingen. Artikel 3. Democratische legitimering De colleges van de deelnemers blijven aan de eigen gemeenteraad verantwoording verschuldigd over de voortgang van deze samenwerking. Ieder college informeert de eigen gemeenteraad over de meerwaarde van de OWO-samenwerking en betrekt de eigen gemeenteraad bij gezamenlijke opgaven en ambities van de deelnemers. Artikel 4. Wederzijds vertrouwen en besef van gelijkwaardigheid In deze samenwerking is er ruimte voor het bestaan van meerdere culturen en belangen. De bestuurscultuur is gebaseerd op wederzijds vertrouwen en het besef van gelijkwaardigheid. Er is continue aandacht voor het vinden van een gezond evenwicht.

Pagina 2 van 14

2. SAMENWERKING VANUIT DE OWO-AFDELINGEN Artikel 5. De OWO-Afdelingen 1. Deelnemers werken in de volgende OWO-afdelingen samen: a. De OWO-afdeling Beheer & Registratie is juridisch, financieel en organisatorisch ondergebracht in de gemeentelijke organisatie Ooststellingwerf en voert voor de deelnemers de volgende taken uit: - het beheer van vastgoedinformatie waaronder basisregistraties en geografische informatie; - de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken; - de heffing en inning van belastingen en de inning van publiek- en private vorderingen; - de administratieve en financiële behandeling van de uitkeringen voortvloeiende uit de sociale wetgeving. b. De OWO-afdeling Bedrijfsvoering is juridisch, financieel en organisatorisch ondergebracht in Weststellingwerf en voert voor de deelnemers de volgende taken uit: - het verrichten van administratieve en registratieve taken zoals informatisering automatisering, archivering en registratie, inkoop, verzekeringen en verzekeringsbeleid, financiële administratie, datamanagement, personeels- en salarisadministratie van de bedrijfsvoering van de deelnemers; c.

De OWO-afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving is juridisch, financieel en organisatorisch ondergebracht in Opsterland en voert voor de deelnemers de volgende taken uit: - het uitvoeren van vergunnings-, toezichts-, en handhavingstaken van de deelnemers; - de advisering aan de drie deelnemers met betrekking tot de GR Fumo; - het opstellen en uitvoeren van VTH beleidsplan. 2. De deelnemers laten de in lid 1 van dit artikel genoemde taken uitsluitend uitvoeren door de OWO-afdelingen. 3. De OWO-afdelingen worden aangestuurd door OWO-afdelingshoofden en teamleiders. 4. De medewerkers van de OWO-afdelingen zijn formatief en rechtspositioneel ondergebracht bij de deelnemer waar de OWO-afdeling is ondergebracht. 5. De deelnemers kunnen overeenkomen om de samenwerking in een OWO-afdeling uit te breiden met andere gemeentelijke taken. Deze wijzigingen worden vastgelegd in een addendum bij de bestuursovereenkomst. Artikel 6. Bevoegdheden en de sturing op doelmatigheid en doeltreffendheid 1. De OWO-directie is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de bestuursovereenkomst. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor het werkgeverschap van de OWO-afdeling binnen de eigen organisatie. 2. De sturing vanuit de OWO-directie op de OWO-afdelingen vindt plaats op basis van het OWOjaarplan en twee managementrapportages per jaar. Dit OWO-jaarplan worden jaarlijks geactualiseerd.

3. Er zijn structurele OWO-counterpartoverleggen waar de (adjunct-)directeuren van de deelnemers overleggen met het OWO-afdelingshoofd over de voortgang binnen de OWOafdeling. (Adjunct-)directeuren en afdelingshoofden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de

Pagina 3 van 14

4.

5. 6.

integraliteit en de samenwerking tussen de organisaties van de deelnemers. Deze verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het organisatiebesluit van iedere deelnemer. De OWO-directie legt verantwoording af over de OWO-afdelingen door ten behoeve van de jaarrekening van de deelnemers een OWO-paragraaf op te stellen. De sturing van de OWOdirectie op de OWO-afdelingen vindt plaats conform de OWO-paragraaf in de begroting van iedere deelnemer. Er zijn structurele OWO-portefeuillehoudersoverleggen waar de portefeuillehouders van de deelnemers bestuurlijk afstemmen met het OWO-afdelingshoofd. Elk van de deelnemers draagt zorg voor mandaat, machtiging en volmacht die nodig is voor de uitvoering van de taken die in de bestuursovereenkomst worden geregeld.

Artikel 7. Verantwoordelijkheden 1. De deelnemer waar de OWO-afdeling is ondergebracht, is op grond van deze overeenkomst, ervoor verantwoordelijk dat: a. het financieel beleid, financieel beheer en inrichting van de financiële organisatie in overeenstemming is met de voor de desbetreffende deelnemer geldende verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet; b. een accountantscontrole in overeenstemming met de voor de desbetreffende deelnemer geldende verordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet geschiedt; c. een deelnemer zijn rekenkamer onderzoek kan (laten) doen naar taken en werkzaamheden van de OWO-afdeling. De deelnemers dragen zorg dat de bij hen ondergebrachte OWOafdeling hieraan alle medewerking ter zake verleent. Artikel 8. Uitwisseling (persoons)gegevens 1. Deelnemers verlenen over en weer een overdraagbaar gebruiksrecht ten aanzien van de (persoons)gegevens die ten behoeve van de samenwerking worden verstrekt. Het is daarbij niet toegestaan dat de deelnemer de (persoons)gegevens combineert met andere (persoons)gegevens om zo tot een vermengde of verrijkte databank te komen, tenzij hiervoor uitdrukkelijke toestemming door de andere deelnemer(s) is gegeven. 2.

Iedere Deelnemer staat in voor de rechtmatige en verantwoorde verwerking van de verkregen (persoons)gegevens en is verantwoordelijk voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot het verwerken van de (persoons)gegevens, in het bijzonder, maar niet beperkt tot de privacywetgeving 3. De daartoe aangewezen medewerkers van de OWO-afdeling worden wederzijds geautoriseerd om de (basis)registraties van de Deelnemers, waaronder, maar niet uitsluitend, de gemeentelijke basisregistratie personen (BRP) van elkaar te raadplegen. Iedere medewerker die op grond van deze bestuursovereenkomst kennis neemt van de persoonsgegevens die behoren tot de (basis)registraties van de Deelnemer is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet tot bekendmaking verplicht. 4. In de Regeling Gezamenlijke Verantwoordelijkheid gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland, zijn de verantwoordelijkheden voor de deelnemers die voortvloeien uit deze bestuursovereenkomst op het gebied van uitwisseling van de (persoons)gegevens vastgelegd (bijlage 2).

Pagina 4 van 14

3. SAMENWERKING OP NIEUWE EN COMPLEXE OPGAVEN Artikel 9. Samenwerking op nieuwe en complexe opgaven verkennen, opstarten of ontbinden 1. Deelnemers zijn preferente partners voor (nieuwe) beleidsmatige ambities en/of opgaven. 2. (Adjunct-)directeuren verkennen eerst samen of het gezamenlijk formuleren van ambities ten aanzien van een (nieuwe) beleidsmatige opgaven opportuun is. Hiervoor wordt het afwegingskader ingevuld en wordt onderzocht of er voldoende draagvlak voor deze samenwerking is. 3. De OWO-directie neemt op basis van deze verkenning een besluit of beleidsmatige samenwerking opportuun is en geeft opdracht tot deze samenwerking wanneer deze opportuun blijkt te zijn. Wanneer deze samenwerking tot stand komt, worden de gemeenteraden van de deelnemers via de colleges van de deelnemers hierover geïnformeerd. 4. Als dit er toe leidt dat er een nieuwe OWO-organisatieonderdeel ontstaat of er taken worden overgedragen aan één van de deelnemers, dan beslissen hierover de bevoegde bestuursorganen. 5. Iedere deelnemer kan de OWO-directie verzoeken de beleidsmatige samenwerking te laten ontbinden. 6. Als een deelnemer heeft verzocht om ontbinding van beleidsmatige samenwerking besluiten de overige deelnemers of zij de beleidsmatige samenwerking voort willen zetten of dat zij de beleidsmatige samenwerking eveneens beëindigen. 7.

Als een deel van de deelnemers een beleidsmatige samenwerking aangaan of voortzetten, geldt deze beleidsmatige samenwerking niet als onderdeel van de OWO-samenwerking en is de bestuursovereenkomst niet (meer) van toepassing op deze samenwerking. 8. Op samenwerkingen waarbij niet-deelnemers zijn betrokken is de bestuursovereenkomst niet van toepassing. Artikel 10. Bestuurlijke rol bij de beleidsmatige samenwerking 1. Wanneer deelnemers beleidsmatig samenwerken aan complexe opgaven, dan stemmen de colleges van de deelnemers af over een gezamenlijk standpunt over deze opgaven. 2. De colleges van de deelnemers trekken extern gezamenlijk op als samenwerkingspartners op de onderwerpen waarop beleidsmatig wordt samengewerkt en stemmen bestuurlijk af over dit onderwerp voorafgaand aan besprekingen op provinciaal niveau of bij gemeenschappelijke regelingen.

Pagina 5 van 14

4. OVERIGE BEPALINGEN Artikel 11. Financiële bepalingen en kostenverevening 1. De kosten die gemaakt worden voor de uitvoering van de bestuursovereenkomst worden door de deelnemers onderling verevend. 2. Deelnemers spreken de volgende vaste verdeelsleutel af voor de verevening van kosten binnen de OWO-samenwerking: a. 1/3 Ooststellingwerf b. 1/3 Weststellingwerf c. 1/3 Opsterland 3. In de Financiële bepalingen OWO-bestuursovereenkomst zijn alle financiële bepalingen rondom de verevening van kosten vastgelegd (bijlage 1). Artikel 12. Aansprakelijkheid 1. Deelnemers stellen elkaar niet aansprakelijk voor door hen geleden of te lijden schade die het gevolg is van de uitvoering van de bestuursovereenkomst. 2. Het bepaald in lid 1 van dit artikel is niet van toepassing op: a. vergoeding van schade van derden; b. kostenverevening als bedoeld in artikel 11 van de bestuursovereenkomst; c. vergoeding van kosten als bedoeld in de artikelen 20 en 21 van de bestuursovereenkomst. Artikel 13. Escalatie Wanneer noodzakelijk vindt zo snel als mogelijk escalatie plaats via de (adjunct-)directeuren of de OWO-secretaris naar de OWO-directie. Zo nodig worden de burgemeesters van de deelnemers betrokken bij de escalatie en de colleges en gemeenteraden van de deelnemers geïnformeerd.

5. PROCESAFSPRAKEN Artikel 14. Informatieplicht Iedere deelnemer is verplicht om alle relevante informatie aangaande mogelijke financiële of bestuurlijke risico met betrekking tot de samenwerking zo snel als mogelijk door te geven aan de overige deelnemers. Artikel 15. Communicatie Communicatie over de OWO-samenwerking vindt zo veel als mogelijk uniform en na onderlinge afstemming door de (adjunct-)directeuren en/of de OWO-directie plaats. Artikel 16. Annexe regelgeving Waar dit noodzakelijk is om de bestuursovereenkomst te kunnen uitvoeren of te doen uitvoeren, passen de deelnemers hun eigen verordeningen en overige regelgeving aan.

Pagina 6 van 14

6. WIJZIGING, TOETREDING EN BEËINDIGING Artikel 17. Wijziging 1. Iedere deelnemer moet instemmen wanneer er een wijziging in de bestuursovereenkomst moet plaatsvinden. 2. Deze wijziging gaat in wanneer alle colleges hebben ingestemd met de gewijzigde bestuursovereenkomst en deze collegebesluiten zijn bekendgemaakt. Artikel 18. Toetreding 1. De drie colleges moeten allemaal instemmen wanneer een andere gemeente deel wil nemen aan deze samenwerking. Artikel 19. Opzegging 1. Iedere deelnemer kan met inachtneming van de bepalingen van dit artikel de bestuursovereenkomst opzeggen door de andere twee deelnemers hierover voor 1 januari schriftelijk te informeren met een opzegtermijn van minimaal een jaar. 2. Het opzeggen van de bestuursovereenkomst kan alleen op basis van zwaarwegende gronden die in redelijkheid onvoorzien waren bij het aangaan van de bestuursovereenkomst of als een bindende maatregel van een hogere overheid dit noodzakelijk maakt. 3. Wanneer een deelnemer de bestuursovereenkomst opzegt, dan zorgen de deelnemers er zo snel als mogelijk voor dat de taken weer door de eigen organisatie uitgevoerd kunnen worden. De deelnemers stellen hiervoor een transitieplan op waarin in ieder geval een regeling voor de personele en financiële gevolgen is opgenomen. 4. De opzeggende deelnemer is aansprakelijk voor alle kosten die voortkomen uit deze opzegging.

Dit is ongeacht of de overige deelnemers de bestuursovereenkomst voortzetten. 5. Wanneer de overige deelnemers de bestuursovereenkomst niet voortzetten, zijn die kosten ook voor rekening van de opzeggende deelnemer. Wanneer twee deelnemers de bestuursovereenkomst opzeggen, zijn de kosten die hieruit voortkomen voor rekening van de opzeggende deelnemers. Artikel 20. Ontbinding van de OWO-samenwerking 1. De bestuursovereenkomst kan alleen ontbonden worden na opzegging door één of meer deelnemers of als ontbinding het noodzakelijk gevolg is van een bindende maatregel van een hogere overheid. 2. Als ontbinding van de bestuursovereenkomst het noodzakelijk gevolg is van een bindende maatregel van een hogere overheid, zijn de kosten die voortkomen uit deze ontbinding voor rekening van alle deelnemers, waarbij de vaste verdeelsleutel zoals vastgelegd in artikel 13 van de bestuursovereenkomst wordt gehanteerd. 3. Als de bestuursovereenkomst wordt ontbonden, dan zorgen de deelnemers er gezamenlijk voor dat de taken op zo kort mogelijke termijn weer door de eigen organisatie uitgevoerd kunnen worden. De deelnemers stellen hiervoor een gezamenlijk ontbindingsplan op waarin in ieder geval een regeling voor de personele en financiële gevolgen is opgenomen. 4.

De kosten die voortkomen uit het beëindigen van de bestuursovereenkomst worden verdeeld volgens de vaste verdeelsleutel zoals vastgelegd in artikel 11 van de bestuursovereenkomst. Pagina 7 van 14

Artikel 21. Geschillenregeling 1. De deelnemers zullen eventuele geschillen die ontstaan in eerste instantie gezamenlijk proberen op te lossen. Wanneer dit niet tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan een NMI-gecertificeerde Mediator.

7. SLOTBEPALINGEN Artikel 22. Looptijd Deze bestuursovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Artikel 23. Intrekking bestaande overeenkomst De bestuursovereenkomst treedt in de plaats van de Bestuursovereenkomst OWO van 17 december 2015. Artikel 24. Partiële nietigheid De nietigheid of de niet-toepasbaarheid van een bepaling van deze overeenkomst, is niet van invloed op de geldigheid of de toepasbaarheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst. De deelnemers verbinden zich de nietigheid of de niet-toepasbaar gebleken bepaling zo spoedig mogelijk te wijzigen of te vervangen door een geldige bepaling die het beoogde doel van de oorspronkelijke bepaling benadert. Artikel 25. Citeertitel Deze overeenkomst wordt aangehaald als ‘Bestuursovereenkomst OWO 2024’. Aldus overeengekomen en getekend in drievoud te Oosterwolde, Wolvega, Beetsterzwaag op ………………………

Ooststellingwerf

Weststellingwerf

Opsterland

J. Werkman Burgemeester

N.A. van de Nadort Burgemeester

A. Bouwman Burgemeester

Pagina 8 van 14

Bijlage 1 – Financiële bepalingen Bestuursovereenkomst OWO 2024 Artikel 1. Algemeen 1. Deelnemers verevenen de volgende kosten binnen de OWO-samenwerking: a. kosten die te maken hebben met het in stand houden van de OWO-samenwerking zoals opgenomen als doelstelling in de bestuursovereenkomst (verder toegelicht in artikel 2 van deze bijlage) b. structurele kosten per OWO-afdeling/team; de personele en materiële kosten die te maken hebben met de reguliere exploitatie kosten van een OWO-afdeling (verder toegelicht in artikel 3 van deze bijlage) c. aanloop-/frictiekosten die te maken hebben met het bouwen en inrichten van een nieuwe OWO-afdeling/team alsmede de “gevolg- kosten” vanwege het ontvlechten van de organisatieonderdelen uit de moederorganisaties (verder toegelicht in artikel 4 van deze bijlage) 2. Deelnemers spreken de volgende vaste verdeelsleutel af voor de verevening van kosten binnen de OWO-samenwerking: d. 1/3 Ooststellingwerf e. 1/3 Weststellingwerf f. 1/3 Opsterland 3. Kosten voor het in stand houden van de OWO-samenwerking worden op basis van het OWOJaarplan voor de OWO-afdelingen of het afwegingskader voor samenwerking op complexe opgaven, afgestemd in de OWO-directie en vervolgens opgenomen in de gemeentebegrotingen van de deelnemers voor vaststelling door de colleges en gemeenteraden van de deelnemers 4.

De te verevenen kosten worden in eerste instantie betaald door de deelnemers. Halverwege het jaar (voor 1 juli) worden de kosten op basis van de begroting verevent en jaarlijks vindt de daadwerkelijke afrekening plaats door de realisatie te verrekenen met het voorschot door toepassing van de vaste verdeelsleutel. 5. Deelnemers gaan er vanuit, dat de kostenverevening als bedoeld in de overeenkomst en in deze bijlage voldoen aan de criteria van het fiscale leerstuk ‘kosten voor gemene rekening’ als bedoeld in het arrest van de Hoge Raad van 23 april 1997 (BNB 1997/301), zodat ter zake van de kostenverevening geen omzetbelasting (btw) is verschuldigd. 6. Indien door de OWO-afdelingen specifieke taken worden uitgevoerd voor één van de deelnemers waarvan de deelnemers de kosten niet onderling willen verevenen, zijn deze vereveningsafspraken niet van toepassing. De kosten voor deze taken worden separaat verevend. Artikel 2. Kosten voor het in stand houden van de OWO-samenwerking 1. De volgende kosten maken deel uit van de te verevenen kosten: a. out-of-pocketkosten, bijvoorbeeld vergader- en advieskosten; b. investeringen/desinvesteringen in de samenwerking die gevolg zijn van keuzes voor de wijze van uitvoering van de gezamenlijke OWO-afdelingen, zoals ICTinvesteringen/desinvesteringen.

Pagina 9 van 14

2.

c. structurele personele kosten voor de instandhouding van de OWO-samenwerking, zoals de OWO-secretaris en het OWO-secretariaat. De volgende kosten worden in principe niet verevend, tenzij deze in de plannen voor de samenwerking zijn geëxpliciteerd: a. overige personele kosten voor de inzet van medewerkers voor het oprichten of in stand houden van de OWO-samenwerking, zoals de inzet van medewerkers in de adviesteams. Indien deze kosten opgenomen worden in de plannen voor de samenwerking, maken deze kosten onderdeel uit van artikel 1 lid 2.

Artikel 3. Structurele kosten OWO-afdelingen 1. De volgende kosten voor de OWO-afdelingen worden verevend: a. personele kosten, inclusief teamleider en afdelingshoofd OWO, inclusief overige personele kosten: reis- en verblijfkosten, garantieschalen, gratificaties, opleidingskosten, werving- en selectiekosten, arbokosten. b. inhuur, ziekte etc. c. (materiële) uitvoeringskosten die namens de deelnemers worden gemaakt. d. (materiële) uitvoeringskosten die namens een of twee deelnemers worden gemaakt en een gevolg zijn van nog lopende investeringen, contracten of afspraken (“sterfhuisconstructie”: deze kosten zullen uiteindelijk nihil bedragen). Deze worden individueel of -in het geval van twee deelnemers - 50/50 verevend met de deelnemer(s) die het betreft. 2. De kosten onder lid 1, worden jaarlijks als volgt begroot en afgestemd in de OWO-directie en vervolgens opgenomen in de gemeentebegrotingen van de deelnemers voor vaststelling door de colleges en gemeenteraden van de deelnemers: a. personele kosten: i. Loonkosten worden begroot op basis van maximum van de schaal, inclusief CAOontwikkelingen ii. Overige personele kosten worden begroot op 5% van de totale loonkosten; iii. Niet ingevulde vacatureruimte wordt begroot op basis van het maximum van de schaal. iv. Een post onvoorzien wordt begroot op 2% van de totale loonkosten inclusief de overige personele kosten. b.

inhuur, ziekte etc. wordt niet begroot. Deze kosten worden in principe gefinancierd uit de ruimte in de begroting die het gevolg is van het begroten in het maximum van de schaal. c. (Materiële) uitvoeringskosten worden separaat begroot op basis van werkelijk te verwachten kosten ten behoeve van de taken opgenomen in het afdelingsplan. 3. De volgende kosten binnen de OWO-afdelingen worden niet verevend: kosten voor overhead (PIOFACH); 4. De OWO-afdelingshoofden rapporteren over (on)voorziene overschrijdingen aan de OWOdirectie via de marap.

Pagina 10 van 14

Artikel 4. Aanloop-/frictiekosten bij de oprichting van een nieuwe OWO-afdeling 1. De volgende kosten maken deel uit van de te verevenen kosten: a. out-of-pocketkosten; bijvoorbeeld vergader- en adviseurskosten b. investeringen/desinvesteringen in de latende organisatie/samenwerking die het gevolg zijn van keuzes voor de wijze van uitvoering van de gezamenlijke OWO-afdelingen. De kosten onder sub a en b worden begroot op werkelijk verwachte kosten met 2% opslag voor onvoorziene kosten. 2. De volgende kosten worden in principe niet verevend, tenzij deze in de begroting zijn geëxpliciteerd: a. personele kosten voor de inzet van interne medewerkers om een OWO-afdeling op te richten b. verschillen in personele inbreng. Plaatsing van personeel in garantieschalen e.d. maakt deel uit van de structurele kosten van een OWO-afdeling c. investeringen/desinvesteringen in de moederorganisatie die het gevolg zijn van achterstand in kwaliteit/efficiëntie.

Pagina 11 van 14

Bijlage 2 – Regeling Gezamenlijke Verantwoordelijkheid gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland 1 Definities De hierna en hiervoor gebruikte begrippen volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en hebben de volgende betekenis: 1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de Betrokkene‘); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. 1.2 Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

1.3 Gezamenlijke verantwoordelijkheid: wanneer twee of meer verantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en middelen van de verwerking bepalen, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk. 1.4 Verantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen. 1.5 Betrokkene: geïdentificeerde of identificeerbaar natuurlijk persoon op wie de verwerkte Persoonsgegevens betrekking hebben. 1.6 Overeenkomst: de hoofdovereenkomst waar deze Regeling Gezamenlijke verantwoordelijkheid uit voortvloeit, te weten de Bestuursovereenkomst OWO 2015. 1.7 Regeling: deze Regeling Gezamenlijke Verantwoordelijkheid gemeenten Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland. 1.8 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (‘Datalek’).

1.9 Toezichthoudende autoriteit: een onafhankelijke overheidsinstantie verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de wet in verband met de verwerking van Persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. 2 Totstandkoming, duur en beëindiging van deze Regeling 2.1 Deze Regeling treedt in werking op de datum waarop Partijen deze ondertekenen. 2.2 Deze Regeling is onderdeel van de Overeenkomst en zal gelden voor zolang de Overeenkomst duurt. 2.3 Indien de Overeenkomst eindigt, eindigt deze Regeling automatisch; de Regeling kan niet apart worden opgezegd.

Pagina 12 van 14

2.4 Na beëindiging van deze Regeling zullen de lopende verplichtingen, zoals het melden van Datalekken waarbij Persoonsgegevens van Partijen zijn betrokken en de plicht tot geheimhouding blijven voortduren. 3 Verwerken Persoonsgegevens 3.1 Partijen verwerken Persoonsgegevens alleen op de wijze zoals Partijen dit bij deze Regeling overeenkomen en zullen Persoonsgegevens niet op een andere manier verwerken, tenzij Partijen dit gezamenlijk overeenkomen. 3.2 In de registers van verwerkingen met betrekking tot de OWO-onderdelen wordt opgenomen welke Persoonsgegevens Partijen precies zullen verwerken, voor welke verwerkingsdoeleinden en wie voor welk deel verantwoordelijk is. Partijen verschaffen elkaar inzage in registers van verwerkingen met betrekking tot de OWO-onderdelen. 3.3 Partijen houden zich bij het verwerken van Persoonsgegevens aan de wet en de gegevens worden verwerkt op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze. 3.4 Partijen mogen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van elkaar geen andere personen of organisaties inschakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens. 3.5 Wanneer Partijen met toestemming van elkaar andere organisaties inschakelen, moeten zij minimaal voldoen aan de eisen die zijn opgenomen in deze Regeling.

3.6 Wanneer Partijen een verzoek van een Betrokkene ontvangen ten aanzien van het uitoefenen van zijn of haar rechten, zullen Partijen voor het deel waar zij verantwoordelijk voor zijn, zorgen dat de Betrokkene zijn of haar rechten effectief kan uitoefenen. Deze rechten bestaan uit een verzoek om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht van gegevens of bezwaar maken tegen de verwerking van de Persoonsgegevens. Ook heeft Betrokkene het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming. 3.7 Partijen dienen op duidelijke en eenvoudige wijze te communiceren waar de Betrokkene voor het uitoefenen van zijn of haar rechten terecht kan. 4 Doorgifte Persoonsgegevens 4.1 Partijen mogen geen Persoonsgegevens laten verwerken door andere personen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zonder daarvoor voorafgaande schriftelijke toestemming te hebben verkregen van de andere Medeverantwoordelijke. 5 Geheimhouding 5.1 Personen in dienst van, dan wel werkzaam ten behoeve van partijen, evenals partijen zelf zijn verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de persoonsgegevens waarvan zij kennis kunnen nemen, behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht. Zij ondertekenen hiertoe een geheimhoudingsverklaring.

6 Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten 6.1 Partijen zullen elkaar zo spoedig mogelijk doch uiterlijk 24 uur na de eerste ontdekking informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de toezichthouder of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. 6.2 Partijen beschikken over een gedegen plan van aanpak betreffende de omgang met en afhandeling van inbreuken en zal de andere Partijen op verzoek inzage verschaffen in het plan en op de hoogte houden van materiële wijzigingen in het plan van aanpak.

Pagina 13 van 14

6.3 Partijen zullen elkaar op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het incident, ook zullen Partijen de getroffen maatregelen om het incident te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen, overleggen aan elkaar. 6.4 Van een incident bij een OWO-onderdeel doet de Medeverantwoordelijke waarbij dit onderdeel is ondergebracht de melding van het incident bij de Toezichthouder. Hetzelfde geldt voor de melding aan de Betrokkene(n). 6.5 Partijen documenteren alle (vermoedens van) inbreuken in verband met persoonsgegevens, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen en geven daar op verzoek van een andere Medeverantwoordelijke inzage in. 7 Aansprakelijkheid 7.1 Partijen stellen elkaar niet aansprakelijk voor welke schade dan ook voortvloeiend uit hun deel van de verwerking betreft als bedoeld in deze Regeling. 7.2 De kosten voortvloeiend uit een aan een Medeverantwoordelijke opgelegde bestuurlijke boete door de Toezichthoudende autoriteit of welke kosten dan ook wegens aansprakelijkheid voortvloeiend uit deze Regeling worden verrekend volgens de vaste verdeelsleutel voor de verevening van kosten binnen de OWO samenwerking neergelegd in de bijlage 1 van de Overeenkomst, te weten 1/3 deel per Medeverantwoordelijke.

8 Teruggave Persoonsgegevens en bewaartermijn 8.1 Na het beëindigen van deze Regeling geven Partijen de Persoonsgegevens terug aan elkaar. 8.2 De overgebleven Persoonsgegevens zullen Partijen vernietigen na verstrijken van de wettelijke bewaartermijn. 9 Slotbepalingen 9.1 Deze Regeling is onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst zijn daarom ook van toepassing op deze Regeling. 9.2 Bij eventuele tegenstrijdigheden tussen de bepalingen in de Regeling en de Overeenkomst, gelden de bepalingen uit deze Regeling ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens. 9.3 Afwijkingen van deze Regeling zijn slechts geldig wanneer Partijen dit samen schriftelijk overeenkomen.

Pagina 14 van 14