Startnotitie A dossier samenwerkingsagenda Financien en P&C dd 1-2-2023

Startnotitie / Scenario’s Van Datum B&W Onderwerp

: : :

Portefeuillehouder Vergadering

: :

Burgemeester en wethouders 14 februari 2023 Startnotitie en scenario’s A-dossier: 6.1 Financiën en lokale lasten Planning & control Jan van Weperen Commissie P&C

Aanleiding U heeft in uw vergadering van 5 juli 2022 de samenwerkingsagenda vastgesteld. Daarbij heeft u gesteld dat er vier A-dossiers zijn. In uw brief van 2 november 2022 heeft u het college gevraagd om het A-dossier ‘6.1 Financiën en lokale lasten: Planning & control’ te voorzien van een startnotitie. Qua tijdspad heeft u aangegeven na de trainingen financiën en voor de kaderbrief van juni 2023. Voor u ligt de startnotitie over het onderwerp Planning & control. In de samenwerkingsagenda heeft u geconstateerd dat u als raad meer in control wilt komen. En heeft uitgesproken: te onderzoeken hoe we de rol van de auditcommissie kunnen verstevigen, waarbij de commissie P&C en de auditcommissie zelf hier na de zomer op terug komen. De trainingen financiën zijn geweest en daar is al gesproken over het onderwerp van deze startnotitie. In de laatste twee trainingen is duidelijk gemaakt wat de mogelijkheden zijn wat betreft de rol van de auditcommissie. De auditcommissie heeft hier in de training ook op doorgesproken en konden elkaar vinden in de standpunten. Omdat we met het onderwerp uit deze startnotitie al zijn gestart is deze startnotitie (uitwerking van het proces) uitgebreid met mogelijke scenario’s. De huidige stand van zaken Trainingen Er is al een start gemaakt met het ‘in control komen’ door een vijftal trainingen voor de raads- en commissieleden.

De eerste drie trainingen waren voor de gehele raad (en commissieleden). De volgende trainingen waren voor de auditcommissie en de commissie P&C. Hier werd uitgelegd hoe je de auditcommissie vorm kunt geven. In deze trainingen is ook opgehaald hoe men in de commissies hierover denkt. De onderwerpen van de trainingen waren: - Het huishoudboekje van de gemeente, voor alle raads- en commissieleden (14 september 2022) - Inzet rollen binnen de P&C cyclus, voor alle raads- en commissieleden (4 oktober 2022) - De begroting van de gemeente nader bekeken, voor alle raads- en commissieleden (12 oktober 2022) - De auditcommissie i.r.t. de gemeenteraad, voor commissieleden P&C en auditcommissie (14 december 2022) - Training auditcommissie, voor de auditcommissie (2 februari 2023) Het doel van de trainingen was om gezamenlijk qua kennis op vlieghoogte te komen zodat de raads- en commissieleden in gesprek kunnen gaan over de rol van de auditcommissie en de commissie Planning en Control. In de trainingen is naar voren gekomen wat de mogelijkheden zijn qua rollen van de verschillende commissies. Ook konden we inventariseren wat de verschillende overwegingen van de aanwezigen zijn. Intern Daarnaast zijn we ambtelijk aan de slag om (concern)control goed in de organisatie in te bedden, mede naar aanleiding van het rekenkamerrapport over het Biosintrum. Hierover is ook extern advies ingewonnen.

Het interne proces en het proces met de raad/auditcommissie zal grotendeels gelijk oplopen.

Feiten en cijfers Op dit moment is de rol van de auditcommissie beperkt tot zaken rondom de accountant(scontrole). De auditcommissie komt bijeen bij de start van de interimcontrole en kan onderwerpen aandragen waar de accountant zich op kan richten. Daarnaast bespreekt de auditcommissie het accountantsverslag over de jaarrekening. De auditcommissie is daarmee vooral een gesprekspartner van de accountant. De auditcommissie bestaat uit vijf leden. Bij verordening is geregeld dat dit minimaal drie en maximaal vijf zijn. Dat betekent dat niet alle fracties vertegenwoordigd (kunnen) zijn. De reikwijdte van de bevoegdheden In de trainingen kwam naar voren dat de rol van de auditcommissie breder kan zijn. Het komt er op neer dat de onderwerpen waar de commissie P&C over spreekt voornamelijk inhoudelijk moeten zijn (vinden wij het waard om hier de euro aan uit te geven). De onderwerpen waar de auditcommissie over spreekt zijn financieel technisch van aard (bijvoorbeeld: welke berekening ligt hieraan ten grondslag). In onderstaande tabel is een mogelijke taakverdeling tussen de auditcommissie en Commissie P&C aangegeven. P&C documenten Kaderbrief Begroting

Auditcommissie Nee Ja (o.a. Besluit begroting en verantwoording (BBV) en paragraaf weerstandsvermogen) Voor- en najaarsrapportage Nee (tenzij financieel technische onderwerpen) Jaarstukken Ja (o.a. accountant en paragraaf weerstandsvermogen)

Commissie P&C Ja (gezonde financiële toekomst) Ja (is dit wat we willen) Ja (afwijkingen beoordelen) Ja (is gedaan wat is gezegd)

Er zijn daarnaast meer onderwerpen die financieel technisch van aard zijn en daarom in de auditcommissie besproken kunnen worden, en waarover de auditcommissie de raad kan adviseren: • Inrichting P&C cyclus (ook in commissie P&C) • Risicomanagement en weerstandsvermogen (o.a. bodembedrag van de algemene reserve) • Financiële verordening • Rechtmatigheid • Programma indeling (ook in commissie P&C) • Evaluatie van de twee financiële vergaderingen • … Het is een mogelijkheid om dergelijke (financieel technische) onderwerpen vanuit de auditcommissie in de raadsvergadering te behandelen en dus niet meer (zoals nu het geval is) de bespreking ook in de commissie P&C te laten plaatsvinden De mogelijkheden / scenario’s Uiteindelijk is het aan de raad om een keuze te maken over de rol van de auditcommissie. Hieronder worden de drie mogelijke scenario’s verder uitgewerkt. Scenario 1: de auditcommissie in de huidige vorm laten bestaan De auditcommissie houdt haar beperkte rol en is voornamelijk gesprekspartner van de accountant. De auditcommissie komt bijeen rondom de interimcontrole en de controle op de jaarrekening. • Voordeel: - Dit is voor alle betrokkenen het meest eenvoudig, er zijn geen wijzigingen. De routing van de stukken blijft bijvoorbeeld hetzelfde en ook de verordening op de auditcommissie blijft grotendeels gelijk.

• Nadeel: - De auditcommissie blijft meer een ‘accountantscommissie’, en houdt een beperkte rol. - De auditcommissie wordt niet (zoals in de samenwerkingsagenda is uitgesproken) verstevigd. - De auditcommissie speelt daardoor een beperkte rol in het adviseren van de raad over het uitoefenen van de controlerende functie.

Scenario 2: Alle (financieel) technische onderwerpen in de auditcommissie bespreken en vervolgens ook in de commissie P&C bespreken. De rol van de auditcommissie wordt breder dan de huidige rol. Naast het zijn van gesprekspartner van de accountant worden ook financieel technische onderwerpen diepgaander besproken. Dezelfde onderwerpen worden dan (voorzien van een advies van de auditcommissie) ook in de commissie P&C besproken. • Voordeel: De rol van de auditcommissie kan verstevigd worden door: meer taken te beleggen bij de auditcommissie. Want: - De auditcommissie kan dan verdiepend en technisch over de onderwerpen spreken. - De auditcommissie adviseert de raad over deze onderwerpen, waardoor de raad beter in positie wordt gebracht om de controlerende rol uit te voeren. - De raad kan op die manier bijvoorbeeld meer grip krijgen op hoe de Planning & Control cyclus is ingericht. - Daarnaast kunnen technische vragen aan de voorkant behandeld worden waardoor in de raad en de commissie P&C de inhoudelijke politieke discussie kan plaatsvinden. • Nadeel: - Er komt een dubbeling als financieel technische onderwerpen ook nog in de commissie P&C worden besproken. Scenario 3: Alle (financieel) technische onderwerpen in de auditcommissie bespreken en daarna behandelen in de raadsvergadering. De rol van de auditcommissie wordt breder dan de huidige rol.

Naast het zijn van gesprekspartner van de accountant worden ook financieel technische onderwerpen diepgaander besproken. Dezelfde onderwerpen worden dan (voorzien van een advies van de auditcommissie) in de raad behandeld. Deze stukken worden niet meer in een commissie P&C besproken. Natuurlijk heeft de agendacommissie altijd de mogelijkheid om een financieel technisch onderwerp met een politieke lading alsnog in de commissie P&C te laten bespreken. Onderwerpen waar zowel een financieel technisch als een politiek aspect aan zit worden zowel in de auditcommissie als de commissie P&C besproken. Het is te overwegen om alle fracties vertegenwoordigd te hebben in de auditcommissie. • Voordeel: De rol van de auditcommissie kan verstevigd worden door: meer taken te beleggen bij de auditcommissie. Want: - De auditcommissie kan dan verdiepend en technisch over de onderwerpen spreken. - De auditcommissie adviseert de raad over deze onderwerpen, waardoor de raad beter in positie wordt gebracht om de controlerende rol uit te voeren. - De raad kan op die manier bijvoorbeeld meer grip krijgen op hoe de Planning & Control cyclus is ingericht. - Daarnaast kunnen technische vragen aan de voorkant behandeld worden waardoor in de raad en de commissie P&C de inhoudelijke politieke discussie kan plaatsvinden.

- Vergaderen kan efficiënter en effectiever door financieel technische onderwerpen niet meer apart in de commissie P&C te bespreken. • Nadeel: - Het zal voor de fracties niet altijd werkbaar zijn om lid te worden van de auditcommissie. Het is aan te bevelen om wel alle fracties de mogelijkheid te geven lid te worden van de auditcommissie. Met een minimum van het aantal fracties gedeeld door 2 +1. Concerncontroller als vaste adviseur van de auditcommissie Voor alle scenario’s geldt dat het aan te bevelen is om de concerncontroller als vaste adviseur van de auditcommissie te benoemen. De concerncontroller heeft hierdoor de bevoegdheid om op verzoek van de voorzitter van de auditcommissie direct documenten voor de vergadering van de auditcommissie aan te bieden. Deze bevoegdheid stelt de concerncontroller in staat om de onafhankelijkheid in zijn functie te borgen. Dit is vooral bij het inwerking treden van de rechtmatigheidsverantwoording (boekjaar 2023) van belang. De concerncontroller kan de auditcommissie bijvoorbeeld adviseren over de werking van de Planning & Control cyclus.

Een inventarisatie van de stakeholders Gemeenteraad, commissie P&C, auditcommissie, griffier, gemeentesecretaris, college, concerncontroller. De vervolgstappen en planning Stap 1. Startnotitie bespreken (maart 2023) Deze startnotitie (met daarin ook scenario’s) wordt in de commissie planning en control besproken. De uitkomst van de bespreking is de basis voor een raadsvoorstel met daarin de (nieuwe) verordening op de auditcommissie. Stap 2. Raadsvoorstel verordening auditcommissie (mei/juni 2023) Het raadsvoorstel met verordening op de auditcommissie (vanuit de griffie) wordt besproken in de auditcommissie, commissie P&C en komt vervolgens ter vaststelling in de raad. Stap 3. Nieuwe leden auditcommissie benoemen (mei/juni 2023) Waar nodig (afhankelijk van het te kiezen scenario) worden nieuwe leden van de auditcommissie benoemd. Overige stappen • Reguliere auditcommissies inplannen • Onderwerpen voor de auditcommissie verwerken in de bestuurlijke planning • Routing voor stukken aanpassen Planning onderwerpen ter bespreking in auditcommissie Als er voor gekozen wordt om de auditcommissie een bredere rol te geven dan kan onderstaande een planning zijn wat betreft de te bespreken onderwerpen.

Wanneer Wat Juni (ieder jaar) Jaarstukken en accountantsverslag Oktober (ieder jaar) Begroting Oktober (ieder jaar) start interimcontrole Januari (ieder jaar) Managementletter jun-23 Financiele verordening jun-23 Evaluatie twee financiële vergaderingen okt-23 Startnotitie P&C cyclus en programma indeling jan-24 Risicomanagement en bodembedrag algemene reserve