RV Voorstellen verbeterteam gemeenteraad

Raadsvoorstel Commissievergadering Titel Onderwerp Portefeuillehouder/Teamleider Extern zaak ID (zaakcode)

: : : : :

Ruimte Voorstellen verbeterteam gemeenteraad Voorstellen verbeterteam gemeenteraad Korthuis / Van Hemmen

Datum collegevergadering -

Voorgesteld besluit De volgende voorstellen van het verbeterteam van de gemeenteraad vast te stellen: A. Verbetering rol en taak: 1. Vergaderingen worden zorgvuldig en zakelijk geleid. 2. Er wordt een training georganiseerd voor alle voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van de commissies bij aanvang van de nieuwe raadsperiode en een debattraining voor raadsleden. 3. Ieder raadslid is zich ervan bewust dat er scherp op de inhoud gedebatteerd mag worden en niet op de persoon, daar zal de voorzitter ook op letten. 4. De raad zal bij de voorbereiding van een commissievergadering technische vragen stellen (stel deze bij voorkeur schriftelijk voorafgaand aan de vergadering). 5. Interrupties zijn in de eerste termijn toegestaan aan het einde van een bijdrage. In tweede (of de enige) termijn mag per fractie twee keer bij iedere spreker worden geïnterrumpeerd. 6. Interrupties bestaan uit een korte en bondige vraag. 7. Tijdens de raads- en commissievergaderingen voeren raadsleden en commissieleden onderling geen inhoudelijke discussie op sociale media over hetzelfde onderwerp waarover in de betreffende vergadering wordt gedebatteerd. 8. De vergadering wordt geschorst als er sprake is van een verstoorde verhouding en de beraadslaging niet ten goede komt aan de inhoudelijke mening- of besluitvorming. 9.

Tijdens schorsingen wordt niet het live overzichtsbeeld van de raadzaal uitgezonden, maar een neutraal stilstaand beeld. 10. Mogelijk zal het reglement van orde aangepast moeten worden, als een aantal vernieuwingen worden doorgevoerd vanuit de verbeterteams. Hiervoor zal een bijeenkomst georganiseerd worden. 11. De agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters en de commissievoorzitters, de burgemeester en de gemeentesecretaris. 12. De voorzitter van de agendacommissie wordt gekozen uit het midden van de agendacommissie. 13. Op de agenda van de agendacommissie zal er aandacht zijn voor het terugkijken/evalueren van een commissie/raadsvergadering. Dit vast agendapunt wordt besloten behandeld in de agendacommissie. 14. De agendacommissie krijgt een zwaardere rol. De vergadering duurt 1,5/2 uur in plaats van 1 uur. 15. De agendacommissie bepaalt of een onderwerp informerend, opiniërend of ter bespreking wordt behandeld in de raadscommissie of dat het als ‘hamerstuk’ direct kan worden geagendeerd voor de eerstvolgende raadsvergadering. 16. Voortgangslijst (met moties en toezeggingen) wordt behandeld in de agendacommissie. 17. Voortgang Lange Termijn Agenda (bestuurlijke planning) wordt besproken en de planning en het proces worden bepaald door de Agendacommissie.

Raadsleden kunnen zelf ook een onderwerp aandragen om te behandelen, dit gebeurt aan de hand van een ingebracht schriftelijk voorstel, zodat

de agendacommissie daar notie van kan nemen. Bij een voorstel uit de raad wordt het college om advies gevraagd over de haalbaarheid van de termijnen (als het betreffende voorstel actie van college en/of ambtelijk apparaat vraagt). 18. De concept agenda komt er als volgt uit te zien: zie hiervoor de bijlage 1. 19. Deze werkwijze van de agendacommissie wordt na één jaar geëvalueerd. B. Verbetering werkwijze en besluitvorming: 1. De driehoek (burgemeester, griffier en gemeentesecretaris) adviseert de agendacommissie over de LTA (lange termijn agenda) tijdens de agendacommissievergadering. Hierbij wordt ook het proces van een raadsvoorstel besproken. 2. Raadsvoorstellen moeten makkelijk leesbaar, kort en bondig zijn. Historie is van groot belang (verwijs naar eerdere besluiten/stukken) en de (vervolg)procedure van het stuk. De gemeentesecretaris zal hierop toetsen. 3. 2x per jaar (maart en september) wordt een peiling gehouden onder raads(commissie)leden om de kwaliteit van de raadsvoorstellen te toetsen. 4. Er wordt een ‘ambtelijke meeleesclub’ voor raadsvoorstellen opgezet.

Openbaar Ja, passief via openbaar verslag

Inleiding Op 19 augustus 2020 heeft de raad met brede steun een motie aangenomen over de ontstane bestuurlijke situatie in Ooststellingwerf. Dit naar aanleiding van het afsplitsen van 5 raadsleden uit twee van de drie coalitiefracties, die daardoor 8 raadsleden telden in plaats van de oorspronkelijke 13 (de raad telt 21 leden). (Per juni 2021 is GroenLinks toegetreden tot de coalitie, waardoor de verhoudingen anders liggen namelijk 11 van de 21 zetels.) Dit heeft geleid tot een opdracht aan de heer Apotheker om een advies op te stellen hoe om te gaan met de politiek bestuurlijke situatie. Dit heeft geresulteerd in een analyse en advies op 17 september 2020. Waarbij de focus lag op een aantal punten namelijk: - De samenwerking tussen de raadsfracties en het college moet beter, - Voor een breed gedragen beleid is een breder college met meer armslag nodig, - Ook voor verbetering van draagvlak voor besluiten in de gehele samenleving is breder draagvlak binnen de raad gewenst, - De onderlinge verhoudingen en die tussen raad en college vragen om verbetering. De heer Apotheker kwam met zes adviezen, te weten: 1. Probeer als raad in de regierol te komen. 2. Versterk de brugfunctie tussen Raad en College. 3. Organiseer sessies over de kernrollen van de Raad. 4.

Hak -bij voorkeur met een zo’n groot mogelijke meerderheid - de knoop door over verbreding en voortzetting van het college en kies in het licht van de te verbeteren verhoudingen en het vergroten van draagvlak voor een vierde wethouder. 5. Organiseer een selectieproces met een profielschets door een commissie uit de Raad (met een vertegenwoordiger van het huidige college daarin als waarnemer) die een voordracht doet voor de raad als geheel voor de beoogde vierde wethouder. 6. Ga bij de verbreding van uit van vier wethouders met elk 0,9 fte (3,6).

Per 1 januari 2021 is Marian Jager aangetrokken als vierde wethouder. Marian Jager is aangesteld vanuit de raad en heeft de opdracht om de brugfunctie te zijn tussen de raad en het college. Ze is niet benoemd vanuit een politieke achterban. Zij vertegenwoordigt de gehele raad. Ten behoeve van de adviezen 1 t/m 3 werd bureau Roel&Jasper gevraagd om samen met de raad en college een verbetertraject 2020 – 2022 op te stellen. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een drietal verbeterdoelen namelijk: - Verbetering onderlinge verhoudingen raad en tussen raad en college - Verbetering van rol/taak bewustzijn en uitvoering - Verbetering van werkwijzen en besluitvormingsprocessen Een verbeterteam is van start gegaan. Bestaande uit een brede vertegenwoordiging vanuit de raad en college. Ze formuleerden concrete voorstellen en acties die in een tweetal bijeenkomsten met de raad werden besproken, op 15 juni 2021 en 9 september 2021. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een lijst van verbetervoorstellen die op 15 juni 2021 in concept is gepresenteerd en besproken met de raad en in uitgewerkte vorm op 9 september 2021. Waarnemend burgemeester Sandra Korthuis heeft tijdens deze bijeenkomst op 9 september 2021 op basis van haar bilaterale gesprekken met de raadsleden en commissieleden ook een aantal aanvullende verbetervoorstellen gepresenteerd.

De conclusies van de bijeenkomst op 9 september 2021 van het verbeterteam met de raad zijn besproken met het presidium. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in dit raadsvoorstel.

Argumenten A. Verbetering onderlinge verhoudingen De aangenomen motie van 19 augustus 2020 beoogt een verbetering van de onderlinge verhoudingen en geeft aan dat hier actie op ondernomen moet worden. Niet alleen ten gunste van het onderlinge bestuurlijke gebeuren en het realiseren van een raadsprogramma, maar vooral vanwege de samenleving: de bewoners, dorpen, ondernemers en het maatschappelijk middenveld. Een raad zonder goede onderlinge verhoudingen is voor de samenleving van Ooststellingwerf een slechte zaak. Daarom moet het voor de leden van de gemeenteraad en de commissies vanzelfsprekend zijn om de algemeen geldende beleefdheidsnormen toe te passen, zowel tijdens de vergaderingen als daar buiten. De onderlinge verhoudingen worden bevorderd door na afloop van de vergaderingen informeel bijeen te kunnen zijn. Raads- en Commissieleden gaan voor en na de vergadering in goede harmonie met elkaar om. Zo mogelijk wordt er twee maal per jaar in het vooren in het najaar een excursie, werkbezoek of raadsuitje voor de leden van de gemeenteraad en de raadscommissies georganiseerd. Verbetering rol en taak Door de functie en de bezetting van de agendacommissie te versterken is de raad beter in staat in de regierol te komen en een meer proactieve houding aan te nemen.

Verbetering werkwijze en besluitvorming Door deze verbeterpunten wordt gestreefd naar een verbetering van het proces van de besluitvorming en een verbetering van de inhoudelijk van de stukken waarover wordt besloten, met name bij grote dossiers en onderwerpen.

Kanttekeningen Vanaf maart 2022 is er een nieuwe raad Het advies van Hayo Apotheker tot en met de voorstellen van het verbeterteam hebben hun oorsprong in de huidige raadsperiode, maar hebben niet alleen betrekking op de huidige raad, maar ook op toekomstige raadsperiode(n).

Financiële toelichting Nvt

Publicatie voor bekendmaking De besluitvorming rond dit raadsvoorstel wordt via de openbare besluitenlijst (passief) openbaar gemaakt.

Vervolg Na vaststelling van dit raadsvoorstel wordt het Reglement van Orde raad Ooststellingwerf 2018, de Verordening op de Raadscommissies 2015 en de gedragscode integriteit raadsleden Ooststellingwerf 2017 aangepast en ter besluitvorming voorgelegd aan de raad.

De fractievoorzitters van de raad van de gemeente Ooststellingwerf, Henk Dongstra Berend Leistra Marcel Moes Tammo Munting Jelke Nijboer Wolter Slager Henk Vos Sierd van Weperen Herman Zwart

Bijlagen 1.

Concept agenda agendacommissie

Geheime stukken Geen