RV+RB vaststellen PvE aanbesteding Accountant - Ooststellingwerf

Raadsvoorstel Commissievergadering Titel Portefeuillehouder/Teamleider Extern zaak ID (zaakcode)

: : : :

P&C

Programma van eisen aanbesteding accountant Auditcommissie 0085243564

Auditcommissie 24 juni 2025

Voorgesteld besluit 1. Het aanbestedingsdocument voor de gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten Ooststellingwerf, Weststellingwerf, Opsterland zoals vervat in bijlage 1 vast te stellen. 2. De (afgevaardigde van de) auditcommissie te verzoeken samen met de (afgevaardigden van de) auditcommissies van Weststellingwerf en Opsterland de inschrijvingen te beoordelen en te komen met een voorstel voor de aanwijzing van de nieuwe accountant.

Openbaar Ja, passief via openbaar verslag

Inleiding Het huidige contract met Eshuis accountants loopt af na de controle van de jaarstukken 2025. Er is geen mogelijkheid meer om het huidige contract te verlengen. Dat betekent dat er een aanbesteding plaats moet vinden om te komen tot een nieuwe accountant. De basis van een aanbesteding is het aanbestedingsdocument, met daarin de omschrijving van de opdracht, de gunningcriteria etc. Aangezien de gemeenteraad op grond van Gemeentewet artikel 213 lid 2 een of meer accountants aanwijst belast met de controle van de jaarrekening, is het ook de gemeenteraad die de aanbestedingsdocumenten moet vaststellen. Voor de voorbereidingen hiervan is de auditcommissie aangewezen.

Argumenten 1.1

De auditcommissies van Opsterland, Weststellingwerf en Ooststellingwerf hebben dit document geschreven met ambtelijk advies uit de drie gemeentehuizen. De auditcommissies van de drie gemeenten hebben in gezamenlijkheid het plan van aanpak voor een gezamenlijke aanbesteding vastgesteld. Vervolgens hebben drie afgevaardigden van deze commissies samen met de concerncontrollers, afdeling inkoop en de griffier van Opsterland de aanbestedingsdocumenten geschreven.

1.2

De colleges van Opsterland, Weststellingwerf en Ooststellingwerf worden in de gelegenheid gesteld eventuele wensen en bedenkingen te uiten. De reactie van het college aan de raad volgt separaat.

1.3

Het betreft een aanbesteding met zowel inhoudelijke als financiële gunningscriteria. Door niet alleen te kijken naar de laagste prijs, maar ook te kijken naar kwalitatieve criteria wordt de meest geschikte accountant gezocht.

2.1

Door de auditcommissie hiertoe te verzoeken is geen aparte commissie nodig. De auditcommissies hebben al afgevaardigden aangewezen, net als eventuele vervangers. Voor de gemeente Ooststellingwerf gaat het hierbij om Sierd van Weperen en Jan Vledder (vervanger). Deze afgevaardigden zullen samen met de concerncontrollers (in geval van Weststellingwerf de plaatsvervanger van de concerncontroller) van de drie gemeenten de inschrijvingen beoordelen. Zij worden hierin bijgestaan door de afdeling inkoop, de griffier van Opsterland en de projectleider.

Kanttekeningen N.v.t.

Financiële toelichting Na de aanbesteding zal duidelijk zijn of er een bijstelling in de budgetten voor de accountantscontrole nodig is.

Publicatie voor bekendmaking De gemeenteraad moet op zoek naar een nieuwe accountant, omdat het contract met de huidige accountant afloopt. Met het vaststellen van het aanbestedingsdocument geeft de gemeenteraad aan waar de nieuwe accountant aan moet voldoen. Daarnaast geeft de raad aan hoe het proces verder verloopt.

Vervolg De aanbesteding wordt op de gebruikelijke manier uitgevoerd, waarbij de afgevaardigden van de audit/controlecommissies van de drie gemeenten samen met de concerncontrollers van de drie huizen, bijgestaan door de afdeling inkoop en de griffier van Opsterland de inschrijvingen beoordelen. De audit/controlecommissies komen vervolgens bij de raad met een voorstel tot aanwijzing van de nieuwe accountant, omdat deze bevoegdheid bij de gemeenteraad ligt en niet gedelegeerd wordt.

Bijlagen 1.

Aanbestedingsdocument aanbesteding accountant

Extern zaak ID (zaakcode) : De raad van de gemeente Ooststellingwerf; nr. gelezen het voorstel van de auditcommissie van 24 juni 2025, gelet op artikel 212 lid 2 Gemeentewet.

Besluit 1. Het aanbestedingsdocument voor de gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten Ooststellingwerf, Weststellingwerf, Opsterland zoals vervat in bijlage 1 vast te stellen. 2. De auditcommissie te verzoeken samen met de auditcommissies van Weststellingwerf en Opsterland de inschrijvingen te beoordelen en te komen met een voorstel voor de aanwijzing van de nieuwe accountant.

Besloten in de openbare vergadering van 23 september 2025

, griffier.

, voorzitter.