RV Evaluatie pilot twee financiële vergaderingen per jaar

Raadsvoorstel gemeente Ooststellingwerf Commissievergadering Onderwerp Portefeuillehouder/Teamleider Zaaknummer

: : :

Evaluatie pilot twee financiële vergaderingen per jaar Marcel Bos / Froukje de Wit

Voorstel 1. Structureel naar twee financiële vergaderingen per jaar te gaan

Inleiding In 2020 zijn voor het eerst, als pilot, de P&C documenten in twee raadsvergaderingen behandeld. In juni zijn de jaarstukken 2019, voorjaarsrapportage 2020 en kaderbrief 2021 behandeld. In november zijn de najaarsrapportage 2020 en de programmabegroting 2021 behandeld. We zijn bij alle betrokkenen nagaan hoe dit is ervaren. Binnen het college en MT zijn de ervaringen verzameld, die waren overwegend positief. Daarna is er een online vragenlijst naar de raad verzonden, die is door 9 raadsleden ingevuld.

Beoogd effect Efficiënt vergaderen en ook samenhang tussen de verschillende P&C documenten creëren.

Argumenten 1.1 Hierdoor wordt er efficiënter vergaderd Er zijn minder vergaderingen nodig, wat zorgt voor minder belasting voor de raad en ook voor ambtenaren qua aanwezigheid bij de vergaderingen. Daarnaast zorgt het voor minder overlap en minder herhaling in de vergaderingen. 1.2 Hierdoor is er meer samenhang tussen de verschillende documenten Ook uit de vragenlijst blijkt dat de samenhang tussen de documenten helder is en dat het per document duidelijk is waarover besloten moet worden. Ondanks dat de documenten in 1 vergadering werden behandeld was er over het algemeen wel voldoende overzicht in de agenda en de verschillende onderwerpen. 1.3 De resultaten uit de vragenlijst zijn positief De reacties zijn veelal positief over het terugbrengen van 5 naar 2 financiële vergaderingen per jaar. Er wordt dan ook hoofdzakelijk aangegeven dat we structureel naar 2 financiële vergaderingen per jaar kunnen.

Kanttekeningen / alternatieven 1a. Er is voldoende tijd nodig om de documenten te lezen en te bespreken Hier kan het college in de aanlevering van de stukken rekening mee houden. 1b. De vragenlijst is niet door alle raadsleden ingevuld Dit is een beperking. Het proces bood iedereen de gelegenheid en de reacties geven wel een beeld van de ervaringen. 1c. Een alternatief is de pilot met een jaar te verlengen En bij de nieuwe raadsperiode hier een definitief besluit over te nemen.

Financiële toelichting. n.v.t.

Juridische toelichting n.v.t.

Burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf, , secretaris

, burgemeester.