RV en RB Proces (technische vragen en algemene beschouwingen) P&C documenten

Raadsvoorstel Commissievergadering Titel Onderwerp Portefeuillehouder/Teamleider Extern zaak ID (zaakcode)

: P&C : Proces (technische vragen en algemene beschouwingen) P&C documenten : : Jan van Weperen / Froukje de Wit :

Datum collegevergadering 24 juni 2024

Voorgesteld besluit 1. Bij de jaarstukken geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden. 2. In plaats hiervan bij de jaarstukken te werken met een vragenuur om technische vragen te stellen en te beantwoorden. 3. Bij de begroting 2025 (in oktober/november 2024) als pilot een vragenuur te organiseren in plaats van een schriftelijke technische vragenronde en daaraan voorafgaand de ambtelijke organisatie een toelichting te laten verzorgen. 4. Bij de begroting 2025 als pilot geen algemene beschouwingen te houden 5. Deze pilots daarna te evalueren.

Openbaar Ja, passief via openbaar verslag

Inleiding Eerder is al geconstateerd dat bij de begroting en jaarstukken veel schriftelijke technische vagen worden gesteld. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van deze documenten en op de ambtelijke capaciteit. Daarom is dit jaar als pilot bij de jaarstukken 2023 geen schriftelijke vragenronde gehouden. In plaats hiervan is op verzoek van de commissie P&C een vragenuur georganiseerd waarin technische vragen door raads- en commissieleden werden gesteld. Ook is in de auditcommissie en de commissie P&C gesproken over de algemene beschouwingen bij de kaderbrief en begroting. Hier is nog geen formele besluitvorming over geweest.

Argumenten 1.1 De doorlooptijd van de jaarstukken 2023 was korter Doordat er geen schriftelijke vragenronde was kon de behandeling in de commissie en raad eerder plaatsvinden en hadden we geen te strakke planningen (voor raad en organisatie) voor het stellen en beantwoorden van technische vragen. 2.1 Bijna alle fracties waren aanwezig tijdens het inloop uur bij de jaarstukken 2023 Er zijn technische vragen gesteld en die konden allemaal worden beantwoord. Ook was er de mogelijkheid om meteen een vervolgvraag te stellen en/of een gesprek aan te gaan, waardoor uitgebreidere informatie werd verstrekt. 2.2 Er was veel minder ambtelijke inzet nodig Ten opzichte van voorgaande jaren zijn veel minder ambtelijke uren nodig geweest. De ervaringen vanuit de organisatie zijn erg positief. 2.3 Vanuit de auditcommissie en het presidium waren de reacties positief In de auditcommissie is dit onderwerp op 5 juni besproken en in het presidium op 11 juni. De reacties over het vragenuur waren ook hier overwegend positief. 3.1 De positieve reacties op de pilot zijn aanleiding om ook voor de begroting een pilot te starten Ook bij de begroting worden schriftelijk veel technische vragen gesteld. We stellen voor om de schriftelijke vragenronde niet meteen definitief af te schaffen, omdat de type vragen bij de begroting anders kunnen zijn dan bij de jaarstukken.

We stellen voor om het vragenuurtje/avond te starten met een ambtelijke uiteenzetting over de begroting en financiële positie met daarbij een uitleg over hoe de begroting gelezen kan worden. Daarna kunnen bij de diverse tafels de technische vragen worden gesteld. 4.1 De begroting is een uitwerking van de Kaderbrief Omdat de begroting een uitwerking is van de Kaders die zijn gesteld met de kaderbrief en de integrale afweging die daar is gehouden, stellen wij voor om de algemene beschouwingen te houden bij de Kaderbrief en dit jaar niet bij de begrotingsbehandeling. Naast dat het bij de Kaderbrief meer toegevoegde waarde heeft, scheelt het ook veel vergadertijd bij de begrotingsbehandeling. 5.1 Na een evaluatie wordt het vervolg bepaald Mochten de pilots positief zijn, dan komen we met een voorstel voor het vervolg.

Kanttekeningen De besluitvorming in de raad (september) is nog maar net tijdig voor de planning van de begroting 2025 De begroting wordt door het college op 17 september 2024 behandeld door het college. Vervolgens is volgens de oorspronkelijke planning de mogelijkheid om schriftelijke technische vragen te stellen t/m 2

oktober 2024. Als door de raad afwijkend op dit voorstel wordt besloten, kan deze oorspronkelijke planning nog gehaald worden.

Financiële toelichting N.v.t.

Publicatie voor bekendmaking De raad besluit om geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden bij de behandeling van de Jaarstukken. In plaats daarvan wordt vooraf een vragenuurtje georganiseerd. Dat is bij de jaarstukken 2023 ook gebeurd als pilot en is als positief ervaren. De pilot wordt voortgezet bij de begroting 2025. Daarnaast worden dit jaar als pilot geen algemene beschouwingen gehouden bij de begrotingsbehandeling, maar alleen bij de behandeling van de Kaderbrief.

Vervolg Evaluatie na de begroting 2025. Bij positieve evaluatie volgt een voorstel vanuit het college.

Burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf, , secretaris

, burgemeester.

Extern zaak ID (zaakcode)

:

De raad van de gemeente Ooststellingwerf; nr. gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 juni 2024;

Besluit 1. Bij de jaarstukken geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden. 2. In plaats hiervan bij de jaarstukken te werken met een vragenuur om technische vragen te stellen en te beantwoorden. 3. Bij de begroting 2025 (in oktober/november 2024) als pilot een vragenuur te organiseren in plaats van een schriftelijke technische vragenronde en daaraan voorafgaand de ambtelijke organisatie een toelichting te laten verzorgen. 4. Bij de begroting 2025 als pilot geen algemene beschouwingen te houden 5. Deze pilots daarna te evalueren.

Besloten in de openbare vergadering van 24 september 2024. , griffier.

, voorzitter.