RV en RB Herinrichting raadzaal, publiekshal en commissiekamer

Raadsvoorstel Commissievergadering Titel

: Commissie Samenleving : Herinrichting raadszaal, publiekshal en commissiekamer

Onderwerp: : Herinrichting raadszaal/trouwzaal, publiekshal en commissiekamer Portefeuillehouder/Teamleider : Jack Werkman / Jeroen Sikkens Extern zaak ID (zaakcode) : 0085211951 Datum collegevergadering 7 oktober 2024 Voorgesteld besluit 1. De herinrichting/verbouwing van de publiekshal en spreekkamers; raadszaal/trouwzaal; commissiekamer en leeszaal uit te voeren. 2. Hiervoor een krediet van € 416.000 beschikbaar te stellen. 3. De structurele kapitaallasten van € 51.000 te dekken door middel van een kapitaalreserve. Hiervoor een bedrag van € 416.000 uit de algemene reserve beschikbaar te stellen en toe te voegen aan de kapitaalreserve Openbaar Ja, passief via openbaar verslag Inleiding Vanuit de organisatie, het college en de gemeenteraad is de wens uitgesproken om voor de raadszaal/trouwzaal, de publieksruimte en de commissiekamer een toekomstbestendige inrichting te realiseren. De huidige indeling voldoet niet aan het gevoel van veiligheid en aan de aankomende verscherping van de wet- en regelgeving ten aanzien van documenten en het beheer van de gegevens in de basisregistratie personen. Er zijn voorstellen uitgewerkt voor het aanpassen van de genoemde ruimtes door een extern bureau. Dit heeft een schetsontwerp opgeleverd dat is teruggekoppeld met de primaire gebruikers (bijlage 2).

Waar in dit voorstel wordt gesproken over het schetsontwerp wordt het oorspronkelijke schetsontwerp bedoeld waarin de balies in de publiekshal worden verplaatst. Waar wordt gesproken over het gewijzigde ontwerp wordt het (nog nader uit te werken) ontwerp bedoeld waarin de balies, met aanpassingen, op de huidige plek blijven.. Argumenten 1.1 De herinrichting van de publiekshal en raadszaal/trouwzaal waarborgt de veiligheid van de medewerkers. Het aantal incidenten met agressie of intimidatie neemt de laatste jaren toe. Dit betekent dat we ook maatregelen moeten nemen om de veiligheid van onze medewerkers beter te beschermen, zonder dat we daarbij de vrije toegankelijkheid voor burgers uit het oog verliezen. Het schetsontwerp beoogde dit te borgen met een verplaatsing van de publieksbalie. Uit de interviews is dit ook naar voren gekomen, zie bijlage 3. Nadere beschouwing van het schetsontwerp leert dat de veiligheid van medewerkers en voldoen aan weten regelgeving geborgd kan worden met aanpassingen aan de huidige opsteling. Het verplaatsen van de balies zoals in het oorspronkelijke ontwerp is daarmee niet nodig, waardoor een financiële besparing bereikt kan worden. Voor een overzicht van de ramingen zie bijlage 4.

1.2 De herinrichting van de publiekshal en raadszaal/trouwzaal waarborgt de veiligheid van de raadsleden. In de huidige opstelling van de raadszaal/trouwzaal zit het publiek achter de raad, hetgeen ongewenst is. Daarnaast staat het spreekgestoelte zo gepositioneerd dat degene die spreekt met de rug naar de publieksruimte toestaat. Het schetsontwerp houdt rekening met deze punten. In de nieuwe indeling kan het publiek niet meer meekijken. De raadsleden kunnen het publiek goed zien en in de ogen aankijken (en visa versa). Hiermee is de raad en het publiek beter op elkaar afgestemd. 1.3 Het nieuwe ontwerp voldoet aan de aankomende verscherpte wet- en regelgeving. Vanwege de toename van ID-fraude en ondermijning wordt van overheidswege de wet- en regelgeving en werkwijze ten aanzien van het aanvragen en de afgifte van paspoorten, ID-kaarten en rijbewijzen jaarlijks aangescherpt. Met de gewijzigde indeling en opstelling van de balies in de publiekshal kan in de toekomst voldaan worde aan wet- en regelgeving ten aanzien van documenten en het beheer van de gegevens in de basisregistratie personen. 1.4 De herinrichting van de raadszaal/trouwzaal in combinatie met de publiekshal wordt in z’n totaliteit opgepakt zodat efficiënter gebruik van de ruimte kan worden gemaakt bij grote publieke belangstelling.

Het gebruik van de combinatie van raadszaal/trouwzaal en publiekshal kan -bij grote publieke belangstellingefficiënter worden ingezet door een andere indeling van de publiekshal. In de huidige situatie is dat niet ideaal. In het schetsontwerp is er rekening mee gehouden dat er meer ruimte is voor het publiek. Doordat je het zo doet, maak je er een mooi geheel van en kan bij grote publieke belangstelling de ruimte optimaal benut worden. Ook in het gewijzigde schetsontwerp blijft het goed mogelijk de ruimte goed te benutten bij grote publieke belangstelling. 1.5 Bevorderen van de gebruikersvriendelijkheid van de commissiekamer (kamer 11+12) en de raadszaal/trouwzaal. Op dit moment is er geen representatieve vergaderruimte beschikbaar waar representatieve vergaderingen gehouden kunnen worden. De huidige commissiekamer wordt als een niet prettige vergaderruimte ervaren. Het is een donkere ruimte zonder daglicht. In het ontwerp wordt deze ruimte van ramen voorzien waardoor de ruimte lichter en prettiger wordt. In het schetsontwerp werden hier al aanpassingen voorzien. Het gewijzigde schetsontwerp gaat een stap verder en betrekt ook de leeskamer (kamer 7) in de renovatie. Hierdoor ontstaan prettigere werkruimtes, en een alternatieve locatie voor trouwerijen.

1.6 Bevorderen van de gebruiksvriendelijkheid van de spreekkamers in de publiekshal (kamers 3, 4, 5, 6) en de spreekkamers bij de commissiekamer (7, 8, 9, 10). In het ontwerp is geen rekening gehouden met aanpassingen in deze ruimtes. Bij terugkoppeling naar de gebruikers is gebleken dat juist hier wel knelpunten worden ervaren. Gezien de geringe aanpassingen die noodzakelijk zijn om deze ruimtes beter bruikbaar te maken (verbeterde geluiddemping en ventilatie) worden deze in het gewijzigde ontwerp meegenomen. 1.7 De vergaderstoelen van de raadsleden geven lichamelijke klachten. Wanneer er langere tijd vergaderd wordt, zoals bij raadsvergaderingen, geven de huidige stoelen lichamelijke klachten. Dit komt doordat het vergaderstoelen zijn, voor kortdurend gebruik. Daarom worden deze vervangen door verstelbare stoelen die geschikt zijn voor langdurig gebruik. 2.1 Bij de financiële raming is rekening gehouden met duurzaamheid, uitstralingsniveau en IT-voorzieningen. Alle keuzes die bij het ontwerp van de nieuwe werkomgeving gemaakt zijn, worden getoetst op duurzaamheid. Er wordt gekeken naar de duurzaamheid gedurende de gehele levensduur, dus van ontwerp, bouw, gebruik tot en met verwijdering. Bij de verbouwing van het gemeentehuis werken we met gemeenschapsgeld. Dit betekent dat de focus bij het ontwerp zal liggen op functionaliteit en gebruiksgemak boven luxe en esthetiek.

Er zijn enkele raakvlakken tussen het project hybride werken en de IT-voorzieningen. Dit betreft onder andere de schermen in de raadszaal/trouwzaal, de schermen en de werking van de schermen in overlegruimtes en de aanpassing van software in de raadszaal/trouwzaal. Waar mogelijk nemen we de kosten van de extra voorzieningen mee in de kostenraming. 3.1 Door het gebruik van een kapitaalreserve in plaats van de reguliere begroting wordt de jaarlijkse exploitatie niet beïnvloed. Door het gebruik van een kapitaalreserve belasten we de exploitatie niet. Er wordt € 416.000 vanuit de algemene reserve overgeheveld naar de kapitaalreserve. Vanuit deze reserve vindt er dan jaarlijks een onttrekking plaats ter hoogte van bovengenoemde kapitaallast. Hiermee is het gevolg voor de begroting budgettair neutraal.

Kanttekeningen 1.1 De verbouwing gaat overlast geven voor medewerkers en bezoekers. De verbouwing zal invloed hebben op de toegankelijkheid van het gemeentehuis. Het uitgangspunt is om de overlast zo veel mogelijk te beperken zodat de uitvoering (kantoren, raadsvergaderingen en balie) door kan blijven gaan. Dit gaat in nauwe samenwerking met alle collega’s die hier mee te maken hebben. 1.2 Het schetsontwerp is niet leidend. De raming is gebaseerd op een schetsontwerp. Dit schetsontwerp is niet leidend. Veel details zijn in het schetsontwerp nog niet uitgewerkt. Hierin zijn nog aanpassingen mogelijk. 1.3 Voor de publiekshal moeten sowieso middelen beschikbaar worden gesteld om te kunnen voldoen aan de aankomende verscherpte wet- en regelgeving. In alle mogelijke varianten voor de aanpak van de publiekshal moeten kosten worden gemaakt om de huidige situatie te laten voldoen aan de aankomende verscherpte wet- en regelgeving. Wij kiezen op dit moment voor een gebalanceerde aanpak waarbij aandacht is voor gebruiksgemak en wensen van de gebruikers, naast de noodzakelijke aanpassingen op grond van wet- en regegeving. 1.4 De vergaderstoelen van de raad zijn nog niet volledig afgeschreven. De vergaderstoelen zijn nog niet volledig afgeschreven. Ze zijn zo’n 7 jaar oud. Daarom zullen we ze opnieuw gaan inzetten in andere vergaderruimten.

3.1 Door de gekozen dekking via een kapitaalreserve is er straks geen ruimte in de begroting voor vervanging. Door de kapitaallasten te dekken door een kapitaalreserve is er straks na 5 (IT-voorzieningen) en 10 jaar (meubilair) geen ruimte in de begroting voor dekking van de vervangingsinvestering. Die ruimte moet t.z.t. weer worden gevonden. Dit wordt meegenomen in het toekomstige meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Financiële toelichting Op basis van de uitkomsten van de interviews is een schetsontwerp gemaakt. Dit is een eerste conceptuele weergave van hoe de verschillende ruimtes eruit kunnen gaan zien. Op basis van het schetsontwerp is een raming gemaakt van de kosten en benodigde investeringen. Het niet verplaatsen van de balies, en het wel opnemen van de aanpassingen in de spreekkamers leidt tot een gewijzigde raming. Ter wille van de transparantie worden beide ramingen hieronder aangegeven. De IT-voorzieningen hebben een looptijd van vijf jaar, de rest van de investering wordt afgeschreven op basis van een looptijd van tien jaar. De totale investering is € 416.000 (afgerond, verdeeld naar ITvoorziening € 60.000 en de rest € 356.000 De totale kapitaallast is € 51.000 voor de eerste vijf jaar en voor jaar 6-10 bedraagt dit € 38.000 (rente 1%).

Raadszaal/trouwzaal Commissiekamer Publiekshal

Raming oorspronkelijk ontwerp € 201.209 € 64.227 € 339.429

Spreekkamers Totaal

Raming gewijzigd schetsontwerp € 190.625 € 65.604 € 159.289

€0

Verwerkt in post commissiekamer

€ 604.865

415.518

Publicatie voor bekendmaking De Raad heeft besloten middelen beschikbaar te stellen voor de renovatie/herinrichting van de raadszaal en de publiekshal en aanpalende spreekkamers. Vervolg Als de Raad positief besluit kunnen de werkzaamheden ter hand worden genomen. De start van de werkzaamheden is afhankelijk van de beschikbaarheid van uitvoerende partijen en materialen. De doorlooptijd zal naar verwachting 3 tot 6 maanden bedragen. Vooral over de werkzaamheden zal gecommuniceerd worden hoe en wanneer deze plaats gaan vinden. Medewerkers worden hiervoor op de hoogte gehouden door middel van intranet. Raadsleden en inwoners zullen via verschillende communicatiekanalen van de gemeente op de hoogte gehouden worden van eventuele hinder.

Burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf, , secretaris

, burgemeester.

Bijlagen 1. Schetsontwerp 2. Genoemde punten tijdens interviews 3. Ramingen

Extern zaak ID (zaakcode)

: 0085211951

De raad van de gemeente Ooststellingwerf;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; 7 oktober 2024

Besluit 1. De herinrichting/verbouwing van de publiekshal en spreekkamers; raadszaal/trouwzaal; commissiekamer en leeszaal uit te voeren. 2. Hiervoor een krediet van € 416.000 beschikbaar te stellen. 3. De structurele kapitaallasten van € 51.000 te dekken door middel van een kapitaalreserve. Hiervoor een bedrag van € 416.000 uit de algemene reserve beschikbaar te stellen en toe te voegen aan de kapitaalreserve

Besloten in de openbare vergadering van 26 november 2024.

, griffier.

, voorzitter.