RV en RB Evaluatie begrotingsbehandeling 2025

Raadsvoorstel Commissievergadering Titel Onderwerp

: : :

Portefeuillehouder/Teamleider Extern zaak ID (zaakcode)

: :

P&C Evaluatie pilots begrotingsbehandeling Proces (technische vragen en algemene beschouwingen) P&C documenten Jan van Weperen / Froukje de Wit

Datum collegevergadering 14 januari 2025

Voorgesteld besluit 1. Bij de begroting geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden. 2. In plaats hiervan, overeenkomstig het proces bij de jaarstukken, bij de begroting te werken met een vragenuur om technische vragen te stellen en te beantwoorden. 3. Voorafgaand aan het technische vragenuur bij de begroting een toelichting te laten verzorgen door de ambtelijke organisatie 4. Bij de begroting geen algemene beschouwingen te houden

Openbaar Ja, passief via openbaar verslag

Inleiding In 2024 heeft een pilot plaatsgevonden bij de jaarstukken 2023 om geen schriftelijke vragenronde te houden. In plaats hiervan is op verzoek van de commissie P&C een vragenuur georganiseerd waarin technische vragen door raads- en commissieleden werden gesteld aan de ambtelijke organisatie. Op basis van deze pilot heeft de raad in september besloten deze procedure voor de jaarstukken in de toekomst voort te zetten en ook om deze procedure als pilot voor de begroting toe te passen. In de raadsvergadering van 24 september 2024 heeft de raad hierover het volgende besluit genomen: 1. Bij de jaarstukken geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden. 2. In plaats hiervan bij de jaarstukken te werken met een vragenuur om technische vragen te stellen en te beantwoorden. 3. Bij de begroting 2025 (in oktober/november 2024) als pilot een vragenuur te organiseren in plaats van een schriftelijke technische vragenronde en daaraan voorafgaand de ambtelijke organisatie een toelichting te laten verzorgen. 4. Bij de begroting 2025 als pilot geen algemene beschouwingen te houden 5. Deze pilots daarna te evalueren. Op 8 oktober is, conform bovenstaand besluit, een technisch vragenuur geweest welke voorafgegaan werd door een toelichting vanuit de ambtelijke organisatie. De behandeling van de begroting heeft op 5 november plaatsgevonden.

Conform beslispunt 5 is deze procedure door de organisatie, samen met de griffie geëvalueerd. Deze evaluatie was positief.

Argumenten 1.1 en 2.1 Dit zorgt voor kortere doorlooptijd van de stukken Eerder is al geconstateerd dat bij de begroting en jaarstukken veel schriftelijke technische vagen worden gesteld. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van deze documenten en op de ambtelijke capaciteit. 1.2 en 2.2 Hierdoor is het mogelijk om vervolgvragen te stellen en toelichting te geven Tijdens het technische vragenuur op 8 oktober konden vragen gesteld worden. Het voordeel van de gekozen werkwijze was dat vragen in geval van onduidelijkheden direct nader toelicht konden worden door de steller. Ook was er de mogelijkheid om meteen een vervolgvraag te stellen en/of een gesprek aan te gaan, waardoor uitgebreidere informatie werd verstrekt. 1.3 en 2.3 Dit zorgt voor minder belasting voor de ambtelijke organisatie Een technisch vragenuur vraagt veel minder ambtelijke inzet dan het beantwoorden van de schriftelijke vragen. 1.4 en 2.4 Positieve ervaringen met pilots zijn aanleiding voor vervolg Zowel vanuit de raad als de organisatie waren er positieve reacties ontvangen op het technische vragenuur. 3.1 Een ambtelijke toelichting kan helderheid verschaffen Voorgesteld wordt om het vragenuurtje/avond te starten met een ambtelijke uiteenzetting over de begroting en financiële positie met daarbij een uitleg over hoe de begroting gelezen kan worden.

Daarna kunnen bij de diverse tafels de technische vragen worden gesteld. Aan de hand van deze werkwijze kunnen mogelijk algemene vragen/onduidelijkheden omtrent de begroting aan de gehele raad al worden toegelicht. 4.1 De begroting is een uitwerking van de Kaderbrief Omdat de begroting een uitwerking is van de Kaders die zijn gesteld met de kaderbrief en de integrale afweging die daar is gehouden, is als pilot besloten om de algemene beschouwingen te houden bij de Kaderbrief en dit jaar niet bij de begrotingsbehandeling. We stellen voor om deze pilot structureel te maken.

Kanttekeningen 1.1 en 2.1 Vragenuur starten op vast tijdstip Bij de pilot werd het vragenuur eerder gestart als gevolg van een korte raadscommissie die voorafgaand op de avond gehouden werd. Hierdoor waren nog niet alle ambtenaren tijdig aanwezig (raadsleden waren

gebeld indien niet aanwezig). Bij een vast tijdstip van aanvang kan dit voorkomen worden. 4.1 Beperk spreektijd tijdens begrotingsbehandeling Als de spreektijden bij de begrotingsbehandelingen per fractie ruim genomen worden, bestaat het risico dat algemene beschouwingen alsnog in een ‘light’ vorm plaatsvinden.

Publicatie voor bekendmaking De raad besluit om, evenals bij de Jaarstukken, geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden bij de behandeling van de Begroting. In plaats daarvan wordt vooraf een vragenuurtje georganiseerd. Dit is bij de begroting 2025 ook gebeurd als pilot en is als positief ervaren. Daarnaast worden vanaf de begroting 2026 geen algemene beschouwingen gehouden bij de begrotingsbehandeling, maar alleen bij de behandeling van de Kaderbrief. Dit is conform de positief ervaren pilot bij de begroting 2025.

Burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf, , secretaris

Bijlagen Geen

, burgemeester.

Extern zaak ID (zaakcode) :

De raad van de gemeente Ooststellingwerf; nr. … gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van xxx;

B E S L U I T: 1. Bij de begroting geen schriftelijke technische vragenronde meer te houden. 2. In plaats hiervan, overeenkomstig het proces bij de jaarstukken, bij de begroting te werken met een vragenuur om technische vragen te stellen en te beantwoorden. 3. Voorafgaand aan het technische vragenuur bij de begroting een toelichting te laten verzorgen door de ambtelijke organisatie 4. Bij de begroting geen algemene beschouwingen te houden Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 februari 2025.

, griffier.

, voorzitter.