Presentatie Benchmark

Benchmark formatie en kosten Gemeente Ooststellingwerf | Lars Bos | Sarah Ponten |

26-04-2022

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Agenda

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

3

Samenvattend

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces, overhead en overige opvallendheden

Samenvattend, Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-21 • Peildatum kosten: Begroting 2021

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart.

• In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling.

Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers.

• Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Werk, inkomen en schuldhulp

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​ luster 19: Milieu en duurzaamheid C Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en geo-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en WOZ Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

• Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende 11 categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldig validatieproces om appels met appels te vergelijken.

• Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden.

• 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Brummen

20.880

250

Redelijk

35%

Weinig

Haaksbergen

24.300

232

Redelijk

59%

Redelijk

Koggenland

22.864

284

Goed

48%

Zonder

Oldenzaal

31.840

1.477

Redelijk

38%

Redelijk

Olst-Wijhe

18.069

159

Goed

47%

Weinig

Oost Gelre

29.704

270

Redelijk

45%

Redelijk

Ooststellingwerf

25.470

114

Redelijk

42%

Redelijk

Opsterland

29.788

133

Redelijk

38%

Weinig

Renkum

31.418

684

Redelijk

43%

Weinig

Someren

19.364

242

Goed

60%

Weinig

Steenbergen

24.797

169

Redelijk

37%

Weinig

Stein

24.962

1.195

Redelijk

50%

Redelijk Vertrouwelijk 12

2

Uitkomsten benchmark • • •

Totale apparaatskosten Primair proces en overhead Overige kosten

Vertrouwelijk 13

Totale apparaatskosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 5% hoger dan gemiddeld (+€ 1,3 miljoen).

Vertrouwelijk 14

Totale apparaatskosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner:

Overhead per inwoner:

•

•

3% hogere kosten (+€ 0,7 miljoen) • 25% meer formatie (+27,1 fte) • Minder taken belegd bij derden (41%) dan gemiddeld (45%).

8% hogere kosten (+€ 0,5 miljoen) • 13% minder formatie (-6,5 fte) • Meer taken belegd bij derden (33%) dan gemiddeld (15%).

Overhead per fte: •

21% lagere kosten (-€ 1,9 miljoen) • 37% minder formatie (-25 fte) Vertrouwelijk 15

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (1/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

+3%

+€ 731.824

€764

47_34

€978

Cluster 7: Educatie

+18%

+€ 276.569

€39

77_51

€81

Cluster 19: Milieu en duurzaamheid

+34%

+€ 198.096

€15

62_32

€40

Cluster 17: Afval

+8%

+€ 179.141

€77

52_34

€118

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

+24%

+€ 173.798

€16

55_36

€52

Cluster 16: Volksgezondheid

+11%

+€ 115.112

€31

95_62

€45

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen

+4%

+€ 71.483

€50

53_46

€89

Cluster 11: Recreatie en ontspanning

+27%

+€ 69.474

€4

47_31

€22

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en geo-informatie

+15%

+€ 57.101

€6

69_55

€22

Totale apparaatskosten primair proces

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 16

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (2/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 1: Burgerzaken

+10%

+€ 47.640

€14

48_34

€27

Cluster 5: Water

+104%

+€ 40.069

€0

58_28

€5

Cluster 14: Jeugd

+4%

+€ 35.115

€24

59_53

€45

Cluster 12: Werk, inkomen en schuldhulp

+1%

+€ 22.210

€51

36_34

€107

Cluster 10: Groen

+1%

+€ 11.995

€58

45_43

€92

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

+0%

+€ 677

€4

61_60

€8

Cluster 9: Sport

-0%

-€ 3.794

€19

41_41

€85

Cluster 18: Riolering

-1%

-€ 9.485

€25

30_31

€50

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 17

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (3/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 23: Belastingen en WOZ

-5%

-€ 21.394

€12

37_45

€23

Cluster 4: Parkeren

-52%

-€ 24.929

€0

9_20

€9

Cluster 6: Economische zaken

-17%

-€ 27.031

€2

29_37

€14

Cluster 13: Wmo

-5%

-€ 49.009

€17

53_58

€55

Cluster 22: Wabo

-7%

-€ 55.522

€23

30_38

€50

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid

-4%

-€ 99.562

€71

31_40

€112

Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde

-50%

-€ 133.939

€3

15_55

€16

Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn

-26%

-€ 141.992

€9

16_30

€51

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 18

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Educatie • De kosten zijn 18% hoger per inwoner (+€ 0,3 miljoen).

• Uw kosten lijken in verhouding te liggen met uw werklast: - Leerlingen basisonderwijs: +2% - Leerlingen voortgezet onderwijs: +33% - Aantal scholen basisonderwijs: +16% - Aantal scholen voortgezet onderwijs: +55%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw interne kosten zijn € 0,3 miljoen hoger en uw kosten van taken belegd bij derden zijn gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen) en gemiddelde inhuurkosten. - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten scholen) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen).

• Er wordt 1,0 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,1 fte - Beleid: +0,0 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte

Vertrouwelijk 19

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Milieu en duurzaamheid • De kosten zijn 34% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen). • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal verleende omgevingsvergunningen met activiteit milieu: -82% - Bedrijfsvestigingen: +0%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw interne kosten (loonkosten) zijn € 0,1 miljoen hoger en uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,1 miljoen hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 1,4 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +1,1 fte - Beleid: +0,5 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte Vertrouwelijk 20

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Afval • De kosten zijn 8% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen). • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: -37% - Aantal woonruimten en bedrijfsvestigingen: +6%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw interne kosten zijn € 0,1 miljoen lager en uw kosten van taken belegd bij derden +€ 0,3 miljoen hoger dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft gemiddelde loonkosten kosten voor inhuur. - Uw materiële kosten (o.a. wagens en vastgoed) zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 0,7 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -1 fte - Beleid: -0,1 fte - Regie/contractmanagement: +0,4 fte Vertrouwelijk 21

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting • De kosten zijn 24% hoger per inwoner (+€ 0,2 miljoen). • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling: +20% - Aantal in aanbouw genomen woningen: +156% - Aantal verzoeken om planschade: +41%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw interne kosten zijn € 0,2 miljoen hoger en uw kosten van taken belegd bij derden zijn gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen) en gemiddelde inhuurkosten.

• Er wordt 1,2 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +2,9 fte - Beleid: -1,6 fte - Regie/contractmanagement: 0,0 fte Vertrouwelijk 22

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Volksgezondheid • De kosten zijn 11% hoger per inwoner (+€ 0,1 miljoen). • Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - In dit cluster nemen we de kosten van de GGD (zonder plustaken) en de jeugdgezondheidszorg mee. - Uw interne kosten zijn gemiddeld en uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,1 miljoen hoger dan gemiddeld.

• Er wordt 0,6 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +0,6 fte - Beleid: -0,1 fte - Regie/contractmanagement: +0,1 fte

Vertrouwelijk 23

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Werk, inkomen en schuldhulp • De kosten zijn 1% hoger per inwoner (+€ 0,0 miljoen).

• Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal bijstandsontvangers: +49% - Aantal cliënten schuldhulpverlening: +17%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw interne kosten zijn € 0,9 miljoen hoger en uw kosten van taken belegd bij derden -€ 0,8 miljoen lager dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 1,1 miljoen) en hogere inhuurkosten (+€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft opbrengsten voor de taken met betrekking tot de backoffice sociaal domein die u voor de OWO-gemeenten uitvoert. Voor de werkzaamheden voor de andere gemeenten is 4,81 fte (€ 0,3 miljoen) gecorrigeerd.

• Er wordt 11,5 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +11,6 fte - Beleid: +0,2 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 24

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Openbare orde en veiligheid • De kosten zijn 4% lager per inwoner (-€ 0,1 miljoen).

• Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast*:

- Aantal aangevraagde drank- en horecavergunningen: -72% - Aantal aangevraagde APV-vergunningen: -87% - Aantal verwijzingen Halt: -28% - Aantal misdrijven: -11%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw interne kosten zijn € 0,3 miljoen lager en uw kosten van taken belegd bij derden (o.a. kosten van de veiligheidsregio) zijn € 0,2 miljoen hoger dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,2 miljoen) en gemiddelde inhuurkosten en materiële kosten (o.a. wagens en vastgoed).

• Er wordt 2,7 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -1,1 fte - Beleid: +0,4 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte - Vergunningverlening: -1,8 fte

* De kosten per verleende vergunning vallen op. Deze liggen aanzienlijk hoger dan gemiddeld in de referentiegroep (+189%)

Vertrouwelijk 25

Primair proces - Opvallendheden

Cluster: Wmo • De kosten zijn 5% lager per inwoner (-€ 0,0 miljoen).

• Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal Wmo-cliënten: +14%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw interne kosten zijn € 0,1 miljoen hoger en uw kosten van taken belegd bij derden zijn € 0,1 miljoen lager dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,8 miljoen) en gemiddelde inhuurkosten. - Uw gemeente heeft ook hogere opbrengsten, o.a. voor de taken met betrekking tot de backoffice sociaal domein die u voor de OWO-gemeenten uitvoert. Ook worden door medewerkers van de gemeente aanvullende taken uitgevoerd, bijv. preventietaken, hulpverleningstaken (eigen trajecten), piketdienst, bureaudienst en achterwacht. In totaal is 12,26 fte van in totaal 24,75 fte gecorrigeerd (€ 0,8 miljoen).

• Er wordt 1,6 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -1,2 fte - Beleid: +1,8 fte - Regie/contractmanagement: +1,0 fte

Vertrouwelijk 26

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 8% hogere kosten (+€ 0,5 miljoen) • 13% minder formatie (-6,5 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 21% lagere kosten (-€ 1,9 miljoen) • 37% minder formatie (-25,1 fte)

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 27

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

-21%

-€ 1.901.692

€31.374

0_50

€48.116

Categorie 1: Directie en management primair proces

+20%

+€ 214.699

€2.204

87_63

€6.160

Categorie 9: Kwaliteitszorg

+50%

+€ 40.890

€0

50_33

€1.084

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+15%

+€ 12.905

€0

55_47

€791

Categorie 4: Personeel en Organisatie

-6%

-€ 37.051

€1.714

38_46

€3.674

Categorie 11: Inkoop

-51%

-€ 68.448

€132

16_47

€1.121

Categorie 7: Juridische Zaken

-23%

-€ 84.775

€649

34_55

€2.434

Categorie 8: Communicatie

-24%

-€ 107.264

€1.396

8_41

€2.804

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

-36%

-€ 149.365

€1.182

0_56

€2.357

Categorie 5: Financiën en Control

-21%

-€ 244.899

€3.960

5_42

€6.874

Categorie 10: Facilitaire dienst

-27%

-€ 261.941

€3.055

0_47

€5.481

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

-33%

-€ 1.216.443

€10.960

0_51

€21.330

Totale apparaatskosten overhead

Vertrouwelijk 28

Overhead

Vergelijking formatie Fte als % van de totale formatie Ingevuld in vragenlijst

Uw gemeente

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking absoluut

43,23

19,1%

30,2%

-37%

-25,1

Categorie 1: Directie en management primair proces

10,78

4,8%

4,1%

+15%

+1,4

Categorie 9: Kwaliteitszorg

1,4

0,6%

0,4%

+60%

+0,5

Categorie 2: Secretariaten primair proces

1,78

0,8%

0,6%

+35%

+0,5

Categorie 7: Juridische Zaken

3,22

1,4%

1,7%

-16%

-0,6

Categorie 8: Communicatie

4,63

2%

2,4%

-14%

-0,7

Categorie 11: Inkoop

0

0%

0,4%

-100%

-0,8

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

2,69

1,2%

2,2%

-46%

-2,3

Categorie 4: Personeel en Organisatie

3,47

1,5%

2,6%

-41%

-2,4

Categorie 10: Facilitaire dienst

6,63

2,9%

4,1%

-28%

-2,6

Categorie 5: Financiën en Control

6,74

3%

5,5%

-46%

-5,8

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

1,89

0,8%

6,3%

-87%

-12,3

Categorie

Totaal aantal fte overhead

Vertrouwelijk 29

Overhead - Opvallendheden

Categorie 1: Directie en management primair proces • De kosten per fte zijn 20% hoger dan gemiddeld per fte (+€ 0,2 miljoen) • Uw gemeente zet 1,4 fte meer formatie in dan gemiddeld: - Gemeentesecretaris/Directie: -0,7 fte (u heeft in totaal 1,0 fte) - Lijnmanagement tweede laag: -1,5 fte (u heeft in totaal 2,7 fte) - Lijnmanagement derde laag: +4,0 fte (u heeft in totaal 7,1 fte) - Lijnmanagement overige lagen: -0,4 fte (u heeft in totaal 0 fte)

• Gemiddeld voor uw gehele organisatie heeft u 22,2 medewerkers per leidinggevende. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 21,9 medewerkers per leidinggevende.

Vertrouwelijk 30

Overhead - Opvallendheden

Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 33% lager dan gemiddeld (-€ 1,2 miljoen). - Lagere loonkosten (-€ 0,9 miljoen) - Gemiddelde inhuurkosten (-€ 0,0 miljoen) - Hogere kosten van taken belegd bij derden (+€ 0,3 miljoen) - Lagere materiële kosten dan gemiddeld (-€ 0,6 miljoen)

• Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Beleid/advies: -€ 0,1 miljoen (-1,4 fte) - Systeem- en netwerkbeheer: -€ 0,1 miljoen (-1,6 fte) - Helpdesk: -€ 0,1 miljoen (-0,9 fte) - Applicatiebeheer: -€ 0,2 miljoen (-1,2 fte)

• De volgende materiële kosten vallen op: - Inventaris en servers: -€ 0,3 miljoen - Licenties en contracten: -€ 0,1 miljoen - Projecten: -€ 0,1 miljoen

• Het aantal accounts per fte is 7% lager dan gemiddeld en het aantal ICT-meldingen per account is 30% lager dan gemiddeld. Vertrouwelijk 31

Categorie 10: Facilitaire dienst

Categorie: Facilitaire dienst (incl. materiële kosten) • De kosten per fte zijn 27% lager dan gemiddeld (-€ 0,3 miljoen). - Lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) - Lagere materiële kosten (-€ 0,1 miljoen) - Gemiddelde inhuurkosten en kosten van uitbesteding

• Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding/materieel, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, valt de volgende taak op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Bodes / postverzorging, drukkerij en repro: -€ 0,1 miljoen (-1,5 fte)

Vertrouwelijk 32

Categorie 5: financiën en control

Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 21% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 5,8 fte lager dan gemiddeld: - Management: -0,3 fte (-€ 0,0 miljoen) - Controlling/beleid/advies/planning & control: -1,1 fte (-€ 0,15 miljoen) - Financiële administratie: -3,2 fte (-€ 0,0 miljoen) - AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: -0,6 fte (-€ 0,05 miljoen) - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): -0,5 fte (-€ 0,0 miljoen) - Secretariaat: -0,1 fte (-€ 0,0 miljoen)

Vertrouwelijk 33

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning • De kosten per fte zijn 36% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen).

• De formatie die uw gemeente inzet is 2,3 fte lager dan gemiddeld: - Management: +0,1 fte - Adviseurs/medewerkers: -1,9 fte - Secretariaat bestuur en directie: -0,4 fte

Vertrouwelijk 34

Categorie 8: Communicatie

Categorie 8: Communicatie • De kosten per fte zijn 24% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,7 fte lager dan gemiddeld: - Management: +0,0 fte - Beleid/advies: +0,2 fte - Uitvoering: -0,9 fte - Secretariaat: -0,0 fte

Vertrouwelijk 35

Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 31% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Dit is een bedrag van -€ 0,5 miljoen lager. Hierbij vallen met name de volgende kostenposten op: - Afschrijvingen gebouwen en inventaris: -€ 0,1 miljoen - Onderhoud gebouwen en inventaris (incl. apparaatskosten vanuit Facilitaire dienst): -€ 0,1 miljoen - Energie en water: -€ 0,1 miljoen - Drukkerij en repro (incl. apparaatskosten vanuit Facilitaire dienst): -€ 0,1 miljoen - Huur gebouwen en inventaris: +€ 0,1 miljoen • Het aantal m2 per fte is 37% lager dan gemiddeld. • Uw huisvestingskosten per m2 zijn 1% hoger dan gemiddeld. • Uw organisatie heeft 3 locaties. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 1,8 locaties. Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 25% lager dan gemiddeld. • De meldingsfrequentie is 27% lager dan gemiddeld. Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 13% lager dan gemiddeld. • De begrote reis- en verblijfskosten per medewerker zijn 38% lager dan gemiddeld.

Vertrouwelijk 36

Overige opvallendheden

Vergelijking loonschalen

Bovenstaande grafiek geeft de procentuele verdeling van de totale formatie van uw gemeente over de functionele loonschalen weer. Vertrouwelijk 37

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 38

Samenvattend (1/2) Totale kosten per inwoner zijn +5% hoger dan gemiddeld. Overhead • Uw overheadkosten zijn 8% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten echter lager dan gemiddeld (-21%). • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Directie en management van het primair proces

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: -

Informatisering en automatisering Facilitaire dienst (incl. materiele kosten) Financiën en control Bestuurszaken en bestuursondersteuning Communicatie

Vertrouwelijk 39

Samenvattend (2/2) Primair proces • De kosten per inwoner zijn 3% hoger dan gemiddeld. • Uw hogere kosten zitten met name op: ‐ Uitvoering (+€ 0,5 miljoen) ‐ Beleid (+€ 0,2 miljoen) ‐ Regie- en contractmanagement (+€ 0,2 miljoen) ‐ Vergunningverlening (-€ 0,1 miljoen)

• Aandachtspunten met hogere kosten zijn: o Milieu en duurzaamheid o Volksgezondheid

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: o o o

Werk en inkomen & schuldhulp Openbare orde en veiligheid (vergunningen) Wmo Vertrouwelijk 40

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken

− Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie

− Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 41

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 42

De 3 vragen bij een goede interpretatie

Snappen we dit?

Willen we dit?

Zo niet, wat dan?

Vertrouwelijk 43

Graag doorpakken, maar hoe?

Eerste verkenning • Informeren • Vragen formuleren • Uitzoeken • Begrijpen?

Bevindingen delen • Onveranderd voortzetten • Bijstellen • Verder uitdiepen

Eventuele vervolgstappen • Interne benadering • Externe benadering

Vertrouwelijk 44

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

benchmarking@berenschot.nl 030-2916847 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Roy Valks r.valks@berenschot.nl

Leon Priem l.priem@berenschot.nl

Vertrouwelijk 45

Bijlage 1

Definitie apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel • Materiële kosten • Inhuurkosten • Kosten taken belegd bij derden • Personeel dat zich inzet voor derden • Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe:

Loonkosten personeel • Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten • Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten Vertrouwelijk 46

Bijlage 1

Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten • Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. • Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen.

Kosten taken belegd bij derden • Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (onder andere een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. • Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten.

Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel • Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.

Vertrouwelijk 47

Bijlage 2

Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening

Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe:

1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (onder andere onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (onder andere bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (onder andere toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (onder andere baliemedewerkers, klant-managers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (onder andere de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). Vertrouwelijk 48

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) • Beheer van locaties (onder andere beheer van sportlocaties of zwembaden). • Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (onder andere kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). • Planning van werkzaamheden. • Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). • Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (onder andere belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.

De meeste van de hiervoor genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid/strategie/(beleids)advies (langetermijnvisie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. • De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.

Vertrouwelijk 49

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) 3. Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement Dit betreft de formatie die zich bezighoudt met regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement onder andere van taken die zijn uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband. Onder contractmanagers verstaan wij de medewerkers die de afgesloten contracten van de gemeente beheren en onderhouden voor een bepaald vakgebied. Qua werkzaamheden kan gedacht worden aan het voeren van gesprekken met de contractpartners, het beheren en monitoren van de uitputting van het contract en het eventueel ingrijpen op het moment dat een contract dreigt te worden overschreden. De contractmanagers blijven betrokken bij de contracten en contractpartners, ook nadat de inkoop is afgerond.

4. Vergunningverlening Dit betreft de formatie en uitvoeringskosten van vergunningverlening. Deze categorie treft u aan bij de volgende drie clusters: Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 4: Parkeren Cluster 22: Wabo

Vertrouwelijk 50

www.berenschot.nl /berenschot

Vertrouwelijk 51