Mededeling auditcommissie PC cyclus 1 februari 2024

Memo aan de agendacommissie Van Onderwerp Domein

: : :

Auditcommissie Optimaliseren P&C cyclus Planning & Control

Kennis te nemen van De stand van zaken van de gesprekken rondom het optimaliseren van de P&C cyclus en de aanbevelingen daarbij.

Inleiding In de samenwerkingsagenda is A-dossier 6.1 Planning & Control opgenomen. Hierin is geconstateerd dat de raad meer in control wil komen en daarvoor wil onderzoeken hoe de rol van auditcommissie verstevigd kan worden. Daarover is in 2023 in de raad een startnotitie over dit onderwerp besproken, zijn er trainingen geweest voor de auditcommissie en de commissie planning & control, en is vervolgens de verordening op de auditcommissie aangepast. Inmiddels vergadert de auditcommissie gemiddeld 6x per jaar. Er worden financieel technische onderwerpen besproken. De afgelopen tijd hebben we ook gesproken over de P&C cyclus, zoals ook in de raadvergadering over de kaderbrief 2023 door de auditcommissie is toegezegd.

Kernboodschap Als eerste stap is de indeling van de programmabegroting aangepast, vanaf de programmabegroting 2024. Hierover heeft de raad besloten. Ook is in overleg met de agendacommissie besloten de raadsbehandeling van de jaarstukken naar voren te halen, namelijk naar mei. Dit zorgt voor minder stapeling van de P&C documenten. Vervolgens zijn de verschillende P&C documenten door de auditcommissie besproken. Hieruit zijn de volgende verbeterpunten naar voren gekomen. Kaderbrief: We vinden dat de kaderbrief een belangrijk document is waarin we naar de toekomstige jaren kijken. Hier hoort de integrale afweging van wensen en ontwikkelingen in combinatie met de financiële mogelijkheden plaats te vinden. Dit is ook het moment voor algemene beschouwingen en moties en amendementen. Het lijkt ons goed om meer handvatten te krijgen om ook meer inhoudelijk discussies aan te gaan over de kaders. We blijven aandacht vragen voor het beter in positie brengen van de meicirculaire bij de behandeling van de kaderbrief, waar mogelijk. Begroting (en jaarstukken) De begroting is de uitwerking van de kaderbrief, waarin voornamelijk naar het eerste begrotingsjaar wordt gekeken. Algemene beschouwingen zijn hier minder nodig. De teksten mogen wat strakker/compacter en meer smart geformuleerd. Eventueel kunnen indicatoren en/of een stoplichtmodel toegevoegd worden.

Voor- en najaarsrapportage Dit is een rapportage op afwijkingen. Hier zien wij geen verbeterpunten. Alleen het Excelbestand van de begrotingswijziging hoeft niet meer aan de stukken toegevoegd te worden. Technische vragenronde We hebben geconstateerd dat bij de begroting en jaarstukken veel schriftelijke technische vragen worden gesteld. Dit heeft invloed op de doorlooptijd van deze documenten, en op de ambtelijke capaciteit. We stellen voor als pilot dit jaar geen schriftelijke vragenronde te houden bij de jaarstukken. Financieel technische vragen worden mondeling in de auditcommissie gesteld. Inhoudelijke en politieke vragen worden in de commissie P&C gesteld. Daarna evalueren en vervolg bespreken. We vragen u om in te stemmen met: - Het houden van algemene beschouwingen bij de kaderbriefbehandeling en niet meer bij de begrotingsbehandeling. - De proef om bij de jaarstukken geen schriftelijke vragenronde te houden. Na het eerste jaar zal er in de auditcommissie een evaluatie plaats vinden om te kijken of dit een goede werkwijze is.