Mededeling aan de Raad - Archiefjaarverslag 2020
Tekst van het document
Mededeling aan de raad Van Datum B&W Onderwerp Portefeuillehouder Domein
: : : : :
Burgemeester en wethouders Archiefjaarverslag 2020 Sandra Korthuis Planning & Control
Kennis te nemen van -
Archiefjaarverslag 2020 Verbeterplan Archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1 Toezichtsplan IBT OWO gemeenten Archief- en Informatiebeheer 2020-2023
Inleiding Het college moet jaarlijks verslag doen over de zorg en het beheer van de archiefbescheiden. Het archiefjaarverslag heeft als doelen horizontale verantwoording van het college aan de raad en verticale informatievoorziening aan de provincie als toezichthouder. De archiefwetgeving stelt allerlei eisen aan gemeentelijke archieven. Om gemeenten te helpen heeft de VNG deze eisen samengevat in een lijst van 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Door het beantwoorden van de vragen bij deze KPI’s kunnen we toetsen of de gemeente aan de archiefwetgeving voldoet. Ze vormen dan ook de basis voor het archiefjaarverslag.
Kernboodschap -
DIV heeft een goed beeld van de analoge en digitale gemeentearchieven, en de zorg en het beheer ervan.
-
De zorg en het beheer van de niet-overgebrachte en overgebrachte archiefbescheiden is voldoende.
-
Helaas worden niet alle plannen voor verdere verbetering altijd gehaald. Dit heeft meerdere oorzaken. Zo is het binnen team OWO DIV druk door de uitrol van een zaaksysteem, nieuwe werkwijzen en het inwerken om elkaar onderling te kunnen vervangen voor werkzaamheden. Ook had Corona een grote impact op de werkzaamheden het afgelopen jaar. Zonder extra inhuur van personeel komt men niet aan extra werkzaamheden toe naast de dagelijkse werkzaamheden. Voor het wegwerken van achterstanden is inmiddels € 25.000 euro beschikbaar gesteld.
-
In 2019 is in overleg met de toezichthouder een prioritering van werkzaamheden gemaakt die in 2020 sowieso zijn opgepakt/opgestart.
-
Daarnaast zijn er nog verbeterpunten waaraan team DIV gaat werken. Hiervoor is een realistische planning gemaakt.
Vervolg In het Verbeterplan en het Toezichtsplan staan de actiepunten voor het archiefbeheer van de OWO-gemeenten en de planning ervan. DIV rapporteert hierover jaarlijks.
Bijlagen -
Jaarverslag (0085336908)
-
Toezichtplan: (0085336915)
-
Verbeterplan: (0085336917)