Bijlage Mededeling aan de Raad - Toelichting op exploitatie culturele Bruisplek

Exploitatie van de culturele Bruisplek Aan Blueyard is gevraagd een concept meerjarenbegroting in varianten op te stellen voor een “Culturele Bruisplek en Dorpshuis” in Oosterwolde (Ooststellingwerf), waarbij de functies van bruisplek en dorpshuis worden gecombineerd. De begroting is uitgewerkt op basis van de informatie uit het 2023 Bedrijfsplan Culturele Bruisplek, de Notitie Bruisplek Gemeente Ooststellingwerf April 2024 en het Advies aan B&W over de Bruisplek van 16 april 2024. We veronderstellen dat de inhoud van deze stukken bekend is bij de lezer. Tevens waren financiële gegevens en prognoses van De Miente beschikbaar.

1. Aanpak Werkwijze: Ter verificatie van de reeds voorliggende cijfers en de uitgangspunten voor de concept meerjarenbegrotingen, hebben we op 30 april en op verschillende momenten daarna gesproken met: Hans van Welsem (penningmeester Stichting Activiteitencentrum De Miente) en Renske Bult (gemeente Ooststellingwerf en opdrachtgever). Tijdens dit gesprek was er contact met Marcel Vogelzang (financieel adviseur gemeente) met betrekking tot het wel of niet meenemen van de kapitaallasten van de gemeentelijke investering. Op 1 mei was er telefonisch contact met Lisette Coljé (voormalig kwartiermaker) met betrekking tot een aantal aannames in de exploitatiebegroting in het Bedrijfsplan. ▪ De exploitatiebegroting in het Bedrijfsplan gaat uit van een ‘samensmelten’ van Stichting De Miente en de beoogde Stichting Bruisplek (De Bruisplek). In dit stadium van het project zijn hierover nog geen beslissingen genomen. ▪ In overleg met Renske Bult hebben we de begrotingen voor beide stichtingen apart weergegeven. Het onderlinge verband is de jaarlijkse vaste afname van ruimtes die De Bruisplek huurt bij De Miente. In de Totaal kolom zijn de cijfers voor beide stichtingen gecombineerd, zoals dat ook in het Bedrijfsplan is gedaan.

▪ Wij hebben gekozen voor een opstelling van de begroting zoals gebruikelijk bij gesubsidieerde cultuurinstellingen, waarbij een onderscheid gemaakt wordt tussen Beheerslasten en Activiteitenlasten. ▪ De berekening van huurinkomsten en horeca omzet voor de Nieuwbouw- en Verbouw variant zijn gemaakt op basis van gebruikservaring van De Miente. ▪ Gezien de beperkte beschikbare tijd hebben wij geen kritische analyse van de gebruikte kostenschattingen kunnen uitvoeren. Deze zijn overgenomen uit het Bedrijfsplan en slechts op een aantal punten aangepast. ▪ In dit document hebben we delen uit de tabellen overgenomen, uit het apart bijgeleverde Excel-document. ▪ Meerjaren doorrekeningen hebben we niet gemaakt vanwege de nog bestaande onzekerheden en beperkte tijd. In dit stadium zou de meerjaren doorrekening slechts bestaan uit een extrapolatie op basis van geschatte inflatie en een niet te onderbouwen groei van de bezetting, waartegenover een gelijkwaardige kostenstijging en toename van de benodigde betaalde fte inzet staat. Algemene uitgangspunten: ▪ De kapitaallasten van de voorgenomen gemeentelijke investeringen, zoals berekend in de Notitie Bruisplek en het advies aan B&W, hebben geen impact op de exploitatie begroting van De Miente of van De Bruisplek. Deze komen ten laste van de Gemeente. ▪ De begrotingen zijn opgesteld exclusief btw.

▪ De btw-situatie met betrekking tot de voorgenomen (ver)bouwactiviteiten en de onderlinge verhoudingen tussen de twee stichtingen en ook tussen De Bruisplek en haar betrokken partners moet grondig uitgezocht worden. Vooral De Bruisplek zal, gezien het beperkte aandeel btw-plichtige inkomsten, waarschijnlijk slechts een beperkt deel van de voorbelasting kunnen aftrekken. In de begroting voor De Bruisplek is een PM post opgenomen, maar de impact kan aanzienlijk zijn. ▪ We hebben geen gekapitaliseerde vrijwilligersuren in de begrotingen opgenomen aangezien het netto effect hiervan nul is. ▪ We gaan er vanuit dat zowel De Miente als De Bruisplek grotendeels op vrijwilligers draaien die, net als in de huidige situatie, geen vaste vrijwilligersvergoeding ontvangen. ▪ We hebben in de Nieuwbouw en Verbouw varianten geen onvoorziene kosten opgenomen.

2

2. Basale variant - Het Bedrijfsplan De basale variant hebben we overgenomen uit het Bedrijfsplan en in de door ons gebruikte format gezet, waarbij we de kosten en inkomsten per kolom hebben toegewezen aan De Bruisplek en De Miente. Op deze manier is een betere vergelijking met de andere begrotingen mogelijk. De variant is exclusief de onderdelen die met De Kampus te maken hebben, aangezien de extra investering in De Kampus volgens de Notitie Bruisplek (April 2024) niet langer onderdeel uitmaakt van het project. De huurinkomsten van De Miente zijn in deze variant gebaseerd op een percentagestijging ten opzichte van de huurinkomsten 2022. In de andere varianten zijn deze anders berekend, namelijk op basis van zaalprijzen en een geschatte gemiddelde bezetting per zaal. Voor de overige uitgangspunten en aannames onder deze begroting; zie Het Bedrijfsplan. Deze hebben wij niet beoordeeld. Wel hebben we twee opmerkingen bij deze begroting; ▪ Wij achten een 15% marge op professionele voorstellingen, gezien de omvang van de zaal en de prijsstelling, niet realistisch. Realistischer is om uit te gaan van 0%. ▪ De cultuur-coördinator heeft een erg uitgebreid takenpakket voor het aantal uren van de aanstelling.

3

BASALEVARIANT- HETBEDRIJFSPLAN Bruisplek

Miente

Totaal

MIENTE2022 22.200

30.060

67.060 37.000 30.060 30.000 7.000 23.000

22.400

113.000 11.000 60.000 26.000 12.500 3.500

-

210.060

44.600

BATEN Inkomsten publieksinkomsten horeca (netto)

37.000

Verhuur vast incidenteel Subsidies en bijdragen bijdragen partners gemeente rijk fondsen sponsoring TOTALEBATEN

7.000 23.000

11.000 30.000

30.000

26.000 12.500 3.500 120.000

90.060

22.200

-

LASTEN BEHEERSLASTEN

personeel cultuurcoördinator beheerder vrijwilligersvergoedingen scholing ,ARBO, overig

-

24.000

-

2.500

materieel huisvesting

26.500 24.000 2.500

2.500

61.060

31.300

2.500

14.800

huur energie schoonmaak belasting en verzekering onderhoud

15.500

7.500 4.000 4.500 5.000

afschrijvingen

15.500 7.500 4.000 4.500 5.000 -

10.200

investering gebouw inrichting kantoorkosten marketing/communicatie administratie en IT telecommunicatie website afvalverwijdering inventaris bankkosten en rente algemene kosten TOTALE BEHEERSLASTEN

6.300 15.000

1.860

15.000 3.000 1.500 500 500 1.000 1.200 1.860

57.060

87.560

3.000 1.500 500 500 1.000 1.200

30.500

33.800

-

ACTIVITEITENLASTEN

personeel cultuurcoördinator vrijwilligersvergoedingen

80.000

materialen voorstellingen toeslag voorstellingen

-

-

25.500 7.000 112.500

-

32.500 25.500 7.000

materieel

TOTALE ACTIVITEITENLASTEN

80.000 80.000

-

112.500

-

-

TOTALELASTEN

143.000

57.060

onvoorziene kosten EXPLOITATIESALDO

-23.000

33.000

200.060

33.800

10.000

-

-

10.800

4

3. Nieuwbouw variant Uitgangspunten De Bruisplek: ▪ De Bruisplek huurt jaarlijks een vastgesteld aantal ruimtes voor haar activiteiten en de activiteiten van haar partners bij De Miente. In onderstaande tabel is een inschatting gemaakt van het aantal benodigde dagdelen. Huur StichtingBruisplek atelier ruimte voorstellingen film voorstellingen theater exposities debat/literatuur cursus/vergadering werkplek

tarief NIEUWBOUW dagdelen dagen p.w. weken aantal dagdelen 1 2 40 80 € 30 € 2.400 2 avonden per week buiten vakanties 1 1 16 16 € 60 € 960 16 fimavonden per jaar 2 2 20 80 € 60 € 4.800 4 dagdelen per voorstelling = incl opzet 3 6 6 108 € 30 € 3.240 1,5 maand exclusief gebruik zaal 1 2 12 24 € 60 € 1.440 iedere maand 1x debat + 1x literatuur 1 2 12 24 € 30 € 720 2 avonden per maand € 5 € 2.500 werkplek Bruisplek medewerkers (10m2) 2 5 50 500 € 16.060 832

▪ Bijdragen van partners in natura (materialen en uren) zijn niet meegenomen. ▪ De Bruisplek neemt geen horeca af, deelnemers aan activiteiten en bezoekers van voorstellingen betalen hier zelf voor. ▪ De Bruisplek huurt kantoorruimte (flexplek) bij De Miente voor € 2.500 per jaar. ▪ Gezien de omvang van de activiteiten is de aanstelling van de cultuurcoördinator verhoogd naar 36 uur per week, waarvan 8 uur voor werkzaamheden met betrekking tot fonds- en subsidieaanvragen. Deze laatste zijn gerubriceerd onder Beheerslasten. ▪ Professionele voorstellingen leveren per saldo geen inkomsten op. ▪ De Bruisplek zal kosten voor accountantsverklaringen ten behoeve van haar subsidiegevers moeten maken. Uitgangspunten De Miente: ▪ De huidige capaciteit van De Miente is gebaseerd op 5 verhuurbare dagen per week en 10 maanden per jaar (sluiting tijdens de zomermaanden). In de exploitatiebegroting wordt uitgegaan van 6 verhuurbare dagen per week en 48 verhuurbare weken per jaar. ▪ De begrote huurinkomsten zijn gebaseerd op een gemiddelde zalenbezetting van ca. 40%, exclusief de ruimte die vast aan Odrie verhuurd wordt. ▪ De zaalhuur varieert tussen € 60 per dagdeel voor de Theaterzaal en € 30 per dagdeel voor de overige zalen. ▪ De netto horeca omzet is een aanname van De Miente op basis van huidige ervaringen.

▪ De Miente zal een professionaliseringsslag moeten maken in de vorm van een betaalde technisch en zakelijk beheerder en een investering in zalenplan/administratieve software. Voor overige aannames; zie de opmerkingen in de exploitatiebegroting.

5

Concept Exploitatiebegroting

Jaar 1

NIEUWBOUW VARIANT Bruisplek BATEN Inkomsten publieksinkomsten horeca (netto)

Miente dorpshuis

cultuur

overig

totaal

TOTAAL

37.000

60.000

37.000

-

97.000 37.000 60.000

60.000

Verhuur

vast bruisplek incidenteel

60.000

67.800 10.800 16.000 22.000

10.800 16.000

19.000

41.000

Subsidies en bijdragen bijdragen partners gemeente rijk fondsen sponsoring

113.000

-

11.000

-

60.000

-

26.000

-

12.500

-

3.500

-

TOTALEBATEN

150.000

22.000

16.000

89.800

127.800

67.800 10.800 16.000 41.000 113.000 11.000 60.000 26.000 12.500 3.500

inschatting De Miente

odrie in ruimte 81m2 berekend obv taakstelling bruisplek en partners dorpshuis obv werkelijk 2023, overig is geschatte commerciële bijvangst

zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan

277.800 -

LASTEN BEHEERSLASTEN

personeel cultuurcoördinator beheerder vrijwilligersvergoedingen scholing ,ARBO, overig

20.000

materieel huisvesting

40.300 16.000

huur energie schoonmaak belasting en verzekering onderhoud

1.000

TOTALE BEHEERSLASTEN

29.000

29.000

58.000

1.000

1.000

3.000

1.000

2.000

1.000

57.400 26.000

16.000

5.000 1.500

afschrijvingen investering gebouw inrichting kantoorkosten marketing/communicatie administratie en IT telecommunicatie website afvalverwijdering inventaris bankkosten en rente algemene kosten niet aftrekbare BTW

63.000

20.000

6.000

6.000

5.000

10.000

5.000

5.000

3.500

5.000

-

15.700 5.000

5.000

10.700

10.700

24.300

15.700

15.000

-

-

6.000

5.000

5.000

300

1.000

1.000

500

2.000

2.000

-

1.000

1.000

500

-

-

500

1.700

1.700

1.500

5.000

5.000

81.900

120.400

pm

60.300

2.000

36.500

83.000 20.000 58.000 3.000 2.000 97.700 42.000 16.000 6.000 10.000 5.000 5.000 15.700 5.000 10.700 40.000 15.000 11.000 1.300 2.500 1.000 500 2.200 6.500 pm

8 uur werkzaamheden mbt fondsen/subsidieaanvragen, etc 36 uur p.w. 45 weken €40 geen vaste vrijwilligersvergoedingen

berekend door specialist (pg 11 Notitie Bruisplek) verdubbeling t.o.v. huidige situatie stijging tov huidige situatie inventaris en gebouw, gebouw is nieuw dus nog niet veel onderhoud 225Kinvestering; 75Kinrichting + 150Kbouw 30 jaar afschrijven 7 jaar afschrijven

zie bedrijfsplan aangepast bedrijfsplan, wel accountantskosten voor Bruisplek aangepast bedrijfsplan (geen deel voor gebouw)) zie bedrijfsplan aangepast bedrijfsplan (kosten in huurkosten) aangepast bedrijfsplan (geen deel voor gebouw)) aangepast bedrijfsplan

180.700 -

ACTIVITEITENLASTEN

personeel cultuurcoördinator vrijwilligersvergoedingen

71.500

1.500

70.000

-

materieel

37.000

-

1.500

1.500

1.500

73.000 70.000 3.000

materialen voorstellingen toeslag voorstellingen

-

-

30.000

-

7.000

-

37.000 30.000 7.000

TOTALE ACTIVITEITENLASTEN

108.500

1.500

-

-

1.500

110.000

TOTALELASTEN

168.800

3.500

36.500

81.900

121.900

290.700

-18.800

18.500

-20.500

7.900

5.900

-12.900

aangepast bedrijfsplan; 36 uur * 40 weken * €62,50 minus 8 beheer uren vrijwilligers ter ondersetuning van cultuurcoördinator/dorpshuis

aangepast bedrijfsplan want 85% inkoop is niet realistisch zie bedrijfsplan

-

onvoorziene kosten EXPLOITATIESALDO

6

4. Tussen variant – Verbouw

Uitgangspunten De Bruisplek: ▪ Stichting Bruisplek huurt jaarlijks een vastgesteld aantal ruimtes voor haar activiteiten en de activiteiten van haar partners bij De Miente. In onderstaande tabel is een inschatting gemaakt van het aantal benodigde dagdelen. ▪ Als gevolg van het beperkte aantal zalen is er niet genoeg flexibiliteit om naast de dorpshuis activiteiten van De Miente alle voorgenomen activiteiten van De Bruisplek te accommoderen. tarief Huur StichtingBruisplek VERBOUW dagdelen dagen p.w. weken aantal dagdelen € 40 € atelier ruimte voorstellingen film 1 1 16 16 € 50 € voorstellingen theater 2 2 20 80 € 50 € € 40 € exposities debat/literatuur 1 2 12 24 € 50 € cursus/vergadering 1 2 12 24 € 30 € €5 € werkplek 2 5 50 500 € 644

niet genoeg zalen 800 16 fimavonden per jaar 4.000 4 dagdelen per voorstelling = incl opzet niet genoeg zalen 1.200 iedere maand 1x debat + 1x literatuur 720 2 avonden per maand 2.500 werkplek Bruisplek medewerkers (10m2) 9.220

▪ De financiële bijdrage van partners is gehalveerd aangezien niet alle gewenste activiteiten kunnen plaatsvinden. ▪ Bijdragen van partners in natura (materialen en uren) zijn niet meegenomen. ▪ De Bruisplek neemt geen horeca af, deelnemers aan activiteiten en bezoekers van voorstellingen betalen hier zelf voor. ▪ De Bruisplek huurt kantoorruimte (flexplek) bij De Miente voor € 2.500 per jaar. ▪ Professionele voorstellingen leveren per saldo geen inkomsten op. ▪ De Bruisplek zal kosten voor accountantsverklaringen ten behoeve van haar subsidiegevers moeten maken. Uitgangspunten De Miente: ▪ De huidige capaciteit van De Miente is gebaseerd op 5 verhuurbare dagen per week en 10 maanden per jaar (sluiting tijdens de zomermaanden). In de exploitatiebegroting wordt uitgegaan van 6 verhuurbare dagen per week en 48 verhuurbare weken per jaar. ▪ De begrote huurinkomsten zijn gebaseerd op een gemiddelde zalenbezetting van ca. 35%, exclusief de ruimte die vast aan Odrie verhuurd wordt. ▪ De zaalhuur per dagdeel varieert tussen maximaal € 50 voor de Theaterzaal en minimaal € 30 voor de andere zalen. ▪ Twee zalen zijn samengetrokken voor verhuur aan Odrie. Dit brengt het aantal beschikbare overige zalen terug naar 3 ruimtes. ▪ De netto horeca omzet is een aanname van De Miente op basis van huidige ervaringen.

▪ De Miente zal een professionaliseringsslag moeten maken in de vorm van een betaalde technisch en zakelijk beheerder en investering in zalenplan/adminstratieve software. Voor overige aannames; zie opmerkingen in de exploitatiebegroting.

7

Concept Exploitatiebegroting

Jaar 1

TUSSENVARIANT- VERBOUW Bruisplek Miente dorpshuis BATEN Inkomsten publieksinkomsten horeca (netto)

cultuur

overig

totaal

TOTAAL

37.000

50.000

37.000

-

87.000 37.000 50.000

50.000

Verhuur

vast bruisplek incidenteel

42.600

-

7.200

-

50.000

9.200 22.000

7.200 9.200

4.200

26.200

42.600 7.200 9.200 26.200

Subsidies en bijdragen bijdragen partners gemeente rijk fondsen sponsoring

107.500

-

5.500

-

60.000

-

26.000

-

12.500

-

3.500

-

107.500 5.500 60.000 26.000 12.500 3.500

TOTALEBATEN

144.500

92.600

237.100

22.000

9.200

61.400

inschatting De Miente

odrie in ruimte 43m2 berekend obv taakstelling bruisplek en partners dorpshuis obv werkelijk 2023, overig is geschatte commerciële bijvangst

bijdrage partners gehalveerd vanwege beperkte activiteiten zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan zie bedrijfsplan

-

LASTEN BEHEERSLASTEN

personeel cultuurcoördinator beheerder vrijwilligersvergoedingen scholing ,ARBO, overig

20.000

materieel huisvesting

33.500 9.200

1.000

21.500

43.000

1.000

1.000

3.000

1.000

2.000

54.200 22.800

9.200

3.000 1.500

afschrijvingen investering gebouw inrichting

TOTALE BEHEERSLASTEN

21.500 1.000

huur energie schoonmaak belasting en verzekering onderhoud

kantoorkosten marketing/communicatie administratie en IT telecommunicatie website afvalverwijdering inventaris bankkosten en rente algemene kosten niet aftrekbare BTW

48.000

20.000

8.300

8.300

3.000

6.000

4.500

4.500

2.500

4.000

-

15.700 5.000

5.000

10.700

10.700

24.300

15.700

15.000

-

-

6.000

5.000

5.000

300

1.000

1.000

500

2.000

2.000

-

1.000

1.000

500

-

-

500

1.700

1.700

1.500

5.000

5.000

73.200

102.200

pm

53.500

2.000

27.000

68.000 20.000 43.000 3.000 2.000 87.700 32.000 9.200 8.300 6.000 4.500 4.000 15.700 5.000 10.700 40.000 15.000 11.000 1.300 2.500 1.000 500 2.200 6.500 pm

8 uur werkzaamheden mbt fondsen/subsidieaanvragen, etc 24 uur p.w. 45 weken €40 geen vaste vrijwilligersvergoedingen

berekend door specialist (pg 11 Notitie Bruisplek) 50% meer dan huidige situatie stijging tov huidige situatie inventaris en gebouw, gebouw is vernieuwd dus nog niet veel onderhoud 225Kinvestering; 75Kinrichting + 150Kbouw 30 jaar afschrijven 7 jaar afschrijven

zie bedrijfsplan aangepast bedrijfsplan, wel accountantskosten voor Bruisplek aangepast bedrijfsplan (geen deel voor gebouw)) zie bedrijfsplan aangepast bedrijfsplan (kosten in huurkosten) aangepast bedrijfsplan (geen deel voor gebouw)) aangepast bedrijfsplan

155.700 -

ACTIVITEITENLASTEN

personeel cultuurcoördinator vrijwilligersvergoedingen

61.500

1.500

60.000

-

materieel

37.000

-

1.500

1.500

1.500

63.000 60.000 3.000

materialen voorstellingen toeslag voorstellingen

-

-

30.000

-

7.000

-

37.000 30.000 7.000

TOTALE ACTIVITEITENLASTEN

98.500

1.500

-

-

1.500

100.000

TOTALELASTEN

152.000

3.500

27.000

73.200

103.700

255.700

-7.500

18.500

-17.800

-11.800

-11.100

-18.600

zie bedrijfsplan; 32 uur * 40 weken * €62,50 minus 8 beheer uren vrijwilligers ter ondersetuning van cultuurcoördinator

aangepast bedrijfsplan want 85% inkoop is niet realistisch zie bedrijfsplan

-

onvoorziene kosten EXPLOITATIESALDO

8

5. Samenvatting De gecombineerde concept-begrotingen voor De Bruisplek en De Miente resulteren in zowel in de Verbouw- als in de Nieuwbouw variant in een klein negatief resultaat. In onze ogen zijn deze uitkomsten niet van een omvang die de één of de andere variant uitsluit. De beperktere opzet van de Verbouw variant betekent echter minder verdiencapaciteit voor De Miente en minder mogelijkheid voor activiteiten door De Bruisplek dan in de Nieuwbouw variant.

© Blueyard Marina de Kanter, Eerde Hovinga, Gabriël Oostvogel mei 2024

9