Bijlage 3 Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4
Tekst van het document
VERBETERPLAN ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER OWO
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
Inleiding Voor het Interbestuurlijk toezicht (IBT), onderdeel Archief- en informatiebeheer moet er jaarlijks informatie worden aangeleverd aan de provincie. De gegevens die de OWO gemeenten onder andere moeten aanleveren zijn: Het archiefjaarverslag. Het ingevulde KPI-formulier. Een verbeterplan. Tot nu toe was het verbeterplan een onderdeel van het archiefjaarverslag. Hoe is de opzet per verbeterpunt? Per verbeterpunt wordt aangegeven Wat het eindproduct is Welke stappen moeten worden doorlopen Wat de status is van het verbeterpunt Wat de status en planning is van de verschillende stappen De status is zo aangegeven: Nog niet gestart Mee bezig Afgerond De planning is zo aangegeven: ●
Dit verbeterplan is een dynamisch document. We passen dit verbeterplan aan wanneer de status van het verbeterpunt wijzigt of planning van de stappen wijzigt. Dit wordt bijgehouden via versiebeheer. De afgeronde verbeterpunten worden verwijderd uit het verbeterplan nadat het verbeterplan is toegestuurd naar de toezichthouder.
Versiebeheer Datum april 2018 mei/juni 2018 juni 2018 April/mei 2019 Mei/juni 2020 Mei 2021 Juli 2021
Versie Opzet verbeterplan Concept Versie 1.0 Versie 2.0 Versie 3.0 Versie 4.0 Versie 4.1
Wijzigingen Besproken met teamleider DIV Planningen besproken met betrokkenen Feedback verwerkt De huidige stand van zaken verwerkt De huidige stand van zaken verwerkt / Lay-out De huidige stand van zaken verwerkt Planning na feedback aangepast
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
Overzicht van de verbeterpunten Hieronder staan de verbeterpunten uit het verbeterplan. Op de volgende pagina’s staat per punt de uitwerking.
1. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf ................................................................................5 2. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf ................................................................................6 3. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Opsterland ........................................................................................7 4. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf ......................................................................8 5. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Weststellingwerf .....................................................................9 6. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Opsterland ............................................................................10 7. Opstellen metadataschema OWO ..........................................................................................................................11 8. Bewerken archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf ................................................................................................12 9. Bewerken archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf ................................................................................................13 10.
Bewerken archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf ..............................................................................................14 11. Bewerken archiefblok 1985-1999 Opsterland ......................................................................................................15 12. Bewerken archiefblok bouwvergunningen Opsterland .........................................................................................16 13. Bewerken archiefblok milieuvergunningen Opsterland ........................................................................................17 14. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Ooststellingwerf .................................18 15. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats/-ruimte Weststellingwerf ...................19 16. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte Opsterland .................................................................20 17. Opstellen bezoekersreglement OWO ...................................................................................................................21 18. Opstellen mandaatregeling met betrekking tot de archiefzorg Weststellingwerf ..................................................22 19.
Opstellen mandaatregeling met betrekking archiefzorg Opsterland ....................................................................23 20. Opstellen acquisitiebeleid OWO ...........................................................................................................................24 21. Opstellen bewaarstrategie ....................................................................................................................................25 22. Vaststellen vernietigingsproces ............................................................................................................................26 23. Vaststellen procedure kwaliteitscontroles vakapplicaties .....................................................................................27 24. Maken overzicht van te bewaren archiefbescheiden ...........................................................................................28 25. Aanwijzen van een gemeentearchivaris OWO .....................................................................................................29 26. Aansluiten op een e-Depot OWO .........................................................................................................................30 27. Instellen van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) OWO ...............................................................................31 28.
Deelnemen aan Fries Archiefnet OWO ................................................................................................................32 29. Deelnemen aan AlleFriezen.nl Weststellingwerf ..................................................................................................33
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
1. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf Status Eindproduct
Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met de aanwijzingsbesluiten archiefbewaarplaatsen OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept regeling Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s Opstellen collegevoorstellen (3x) Beheerregeling laten vaststellen Besluiten laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
2. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf Status Eindproduct
Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met de aanwijzingsbesluiten archiefbewaarplaatsen OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept regeling Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s Opstellen collegevoorstellen (3x) Beheerregeling laten vaststellen Besluiten laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
3. Vaststellen beheerregeling informatiebeheer Opsterland Status Eindproduct
Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Opsterland
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met de aanwijzingsbesluiten archiefbewaarplaatsen OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept regeling Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s Opstellen collegevoorstellen (3x) Beheerregeling laten vaststellen Besluiten laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
4. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf Status Eindproduct
Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met het vaststellen van de beheerregelingen informatiebeheer OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6 7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept besluit Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s en OWO directie Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
5. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Weststellingwerf Status Eindproduct
Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met het vaststellen van de beheerregelingen informatiebeheer OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6 7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept besluit Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s en OWO directie Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
6. Vaststellen aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Opsterland Status Eindproduct
Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats
Toelichting
Wordt gelijktijdig gedaan met het vaststellen van de beheerregelingen informatiebeheer OWO Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6 7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept besluit Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de Counterparts Voorleggen aan de MT’s en OWO directie Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
7. Opstellen metadataschema OWO Status Eindproduct
Vastgesteld metadataschema
Toelichting
Landelijk wordt gewerkt aan het door ontwikkelen van het ‘Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden’ (TMLO). Dit wordt straks ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). In afwachting van eventuele vernieuwingen/veranderingen gaat dit worden opgepakt. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Opstellen concept metadataschema Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de counterparts en MT’s
Voorleggen aan de OWO directie Opstellen collegevoorstellen (3)
Metadataschema laten vaststellen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
8. Bewerken archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
Van dit archiefblok van 170 m¹ is tot nu toe 74 m¹ beschreven Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
Beschrijven inhoud dossiers Definitieve inventaris maken
● ● ● ● ● ● ● ●
Dossiers splitsen
● ● ● ● ● ● ● ●
Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal
● ● ● ● ● ● ● ●
Opstellen besluit beperking openbaarheid
●
Opstellen verklaring van vernietiging
●
Opstellen verklaring van overbrenging
●
Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
●
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
9. Bewerken archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
Archiefblok van 136 m¹ Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Beschrijven inhoud dossiers Definitieve inventaris maken
● ● ● ●
Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal Opstellen besluit beperking openbaarheid
●
Opstellen verklaring van vernietiging
●
Opstellen verklaring van overbrenging
●
Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
10. Bewerken archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
Van dit archiefblok van 154 m¹ moet nog 60,5 m¹ worden omgenummerd en omgepakt in zuurvrij materiaal Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Beschrijven inhoud dossiers Definitieve inventaris maken
● ● ● ●
Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal
● ● ● ●
Opstellen besluit beperking openbaarheid
●
Opstellen verklaring van vernietiging
●
Opstellen verklaring van overbrenging
●
Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
●
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
11. Bewerken archiefblok 1985-1999 Opsterland Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
104m¹ waarvan 7m¹ verwerkt Planning 2020
Stappen Beschrijven inhoud dossiers
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
Definitieve inventaris maken Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal Opstellen besluit beperking openbaarheid Opstellen verklaring van vernietiging Opstellen verklaring van overbrenging Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
7
8
9 10 11 12
12. Bewerken archiefblok bouwvergunningen Opsterland Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
357m¹ waarvan 17,5m¹ beschreven De bouwvergunningdossiers zijn in april 2018 verhuisd naar Wolvega. De planning was om de bouwvergunningen geschoond naar de archiefbewaarplaats in Wolvega te verhuizen. DIV is nu bezig om de overzichtslijst te maken. Het archiefblok bouwvergunningen Opsterland is een omvangrijk traject. Ten tijde van het opstellen van het IBT Toezichtplan is alleen bekend dat met de gehanteerde norm voor archiefbewerking, er 6,5 jaar bewerktijd verwacht wordt (begonnen Q3-2020). Vanuit team OWO DIV wordt nader onderzocht hoe de bewerking van dit archiefblok het beste kan worden aangepakt. Ook wordt later bekeken wat de beste te hanteren norm is voor dit archiefblok. De gereed planning wordt dan eind 2027. Planning 2020
Stappen Beschrijven inhoud dossiers
Status
1
2
3
Definitieve inventaris maken Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal Opstellen besluit beperking openbaarheid Opstellen verklaring van vernietiging Opstellen verklaring van overbrenging Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
13. Bewerken archiefblok milieuvergunningen Opsterland Status Eindproduct
Overgebracht archiefblok met een inventaris
Toelichting
58m¹ Planning 2020
Stappen Beschrijven inhoud dossiers
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Definitieve inventaris maken Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal Opstellen besluit beperking openbaarheid Opstellen verklaring van vernietiging Opstellen verklaring van overbrenging Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
14. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Ooststellingwerf Status Eindproduct
Aangepast BHV-plan
Toelichting Planning 2020 Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Inventariseren welke plannen er zijn binnen de gemeente Overleg met de betrokken afdeling die het BHV-plan moet aanpassen Aanleveren gegevens
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
15. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats/-ruimte Weststellingwerf Status Eindproduct
Aangepast bedrijfsnoodplan
Toelichting Planning 2020 Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Inventariseren welke plannen er zijn binnen de gemeente Overleg met de betrokken afdeling die het BHV-plan moet aanpassen Aanleveren gegevens
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
16. Opstellen calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte Opsterland Status Eindproduct
Aangepast BHV-plan
Toelichting Planning 2020 Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Inventariseren welke plannen er zijn binnen de gemeente Overleg met de betrokken afdeling die het BHV-plan moet aanpassen Aanleveren gegevens
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
17. Opstellen bezoekersreglement OWO Status Eindproduct
Vastgesteld bezoekersreglement
Toelichting
Een bezoekersreglement bevat de afspraken, mogelijkheden en huisregels bij het bezoeken van het gemeentearchief. Voor Weststellingwerf moet dit reglement worden opgesteld. Voor Ooststellingwerf en Opsterland moet dit reglement worden geactualiseerd. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Opstellen concept bezoekersreglement Voorleggen aan teamleider DIV Voorleggen aan teamleider Publiekscentrum Voorleggen aan het afdelingshoofd Bedrijfsvoering OWO Opstellen collegevoorstel Bezoekersreglement laten vaststellen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
● ● ● ● ● ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
18. Opstellen mandaatregeling met betrekking tot de archiefzorg Weststellingwerf Status Eindproduct
Vastgestelde geactualiseerde mandaatregeling
Toelichting
Uit de overleggen met de counterparts, expertteam en de OWO-directie is voortgekomen dat de afdeling DBO verder gaat met de actualisering van het mandaatregister. Er is afgesproken dat het mandaatregister van eerst alle andere afdelingen wordt gedaan en als laatste de OWO afdeling. Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Inventariseren welke mandaten er zijn binnen de gemeente Overleg met de afdelingen en teams OWO breed Overleg en vaststelling counterparts Overleg en vaststelling expertteam S&C Overleg en verificatieslag door juridische afdelingen Verwerking tot vernieuwd eindproduct geactualiseerd mandaatregister Weststellingwerf Inrichten voorstellen en advisering Afronding en besluitvorming OWO directie
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
19. Opstellen mandaatregeling met betrekking archiefzorg Opsterland Status Eindproduct
Vastgestelde mandaatregeling m.b.t. archiefzorg
Toelichting
Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Overleg met afdeling Advies & Control die de mandaatregeling moet aanpassen.
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
20. Opstellen acquisitiebeleid OWO Status Eindproduct
Vastgesteld acquisitiebeleid OWO
Toelichting
Beleid voor het opnemen en bewaren van particuliere/externe archieven. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
Opstellen concept acquisitiebeleid Voorleggen concept aan DIV en verwerking opmerkingen Voorleggen aan het afdelings-hoofd Bedrijfsvoering OWO Voorleggen aan de counterparts en MT’s Voorleggen aan de OWO directie Opstellen collegevoorstellen (3) Acquisitiebeleid laten vaststellen
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
21. Opstellen bewaarstrategie Status Eindproduct
Vastgestelde bewaarstrategie OWO
Toelichting
Met dit beleid heeft de organisatie een strategie voor (digitale) archivering vastgesteld, waardoor duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden gewaarborgd is. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Vaststellen strategie
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
22. Vaststellen vernietigingsproces Status Eindproduct
Vastgesteld vernietigingsproces OWO
Toelichting
In afwachting van de beheerregeling informatiebeheer Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Opstellen vernietigingsproces OWO Vaststellen vernietigingsproces OWO
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ● ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
23. Vaststellen procedure kwaliteitscontroles vakapplicaties Status Eindproduct
Vastgestelde procedure kwaliteitscontroles
Toelichting
Er is al gestart met de controles van afgesloten zaken van vakapplicaties gekoppeld aan iDocumenten. Deze controles uitbreiden. Dit proces is in ontwikkeling. Start in Q1 2022. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Controles afgesloten zaken die voor te bewaren in aanmerking komen Controles scans Controles zaakregistraties
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
24. Maken overzicht van te bewaren archiefbescheiden Status Eindproduct
Overzicht van te bewaren archiefbescheiden
Toelichting
Hiervoor de I-Navigator als hulpmiddel gebruiken Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Maken overzicht
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8 ●
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
25. Aanwijzen van een gemeentearchivaris OWO Status Eindproduct
Aangewezen archivaris
Toelichting
Formeel is de gemeentesecretaris de archivaris. In de nieuwe Archiefwet die waarschijnlijk ingaat op 01-01-2023 staat dat iedere gemeente verplicht is om een archivaris aan te wijzen. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Maken van het aanwijzingsbesluit
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
26. Aansluiten op een e-Depot OWO Status Eindproduct Toelichting
Digitale dossiers die voor altijd moeten worden bewaard, moeten in de toekomst worden overgebracht naar een e-Depot. De verkorting van de overbrengingstermijn Archiefwet 2021 naar tien jaar maakt deze voorziening noodzakelijk. VNG Realisatie voert op dit moment een marktverkenning uit naar E-depotoplossingen. In 2021 zal onderzocht worden welke opties haalbaar en/of wenselijk zijn voor de OWO-gemeenten en welke acties noodzakelijk zijn om op het gewenste scenario aan te sluiten. De start van dit onderzoek zal in het tweede kwartaal 2021 zijn. De verwachte oplevering van het onderzoek is in het vierde kwartaal 2021. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Oplevering onderzoek
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
27. Instellen van een Strategisch Informatieoverleg (SIO) OWO Status Eindproduct Toelichting
Taken voor het SIO zijn in ieder geval vaststelling van een Hotspotmonitor en advisering inzake vervreemding van archiefbescheiden die geen gevolg is van uitvoering van nieuwe wetgeving. Daarnaast kunnen bij het SIO andere taken en/of bevoegdheden worden belegd. Planning moet nog worden gemaakt, de start zal plaatsvinden in Q1 2022. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
28. Deelnemen aan Fries Archiefnet OWO Status Eindproduct Toelichting
Team OWO DIV bereidt een collegevoorstel voor met de voor- en nadelen om deel te nemen aan het Fries Archiefnet. Dit collegevoorstel zal in elke gemeente worden aangeboden. Het heeft de voorkeur van team OWO DIV om als OWO-gemeenten dezelfde afweging te maken en tot dezelfde keuze te komen. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Opstellen collegevoorstel
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
29. Deelnemen aan AlleFriezen.nl Weststellingwerf Status Eindproduct Toelichting
Team OWO DIV bereidt in een collegevoorstel voor Weststellingwerf de deelname aan AlleFriezen voor middels een uiteenzetting van de voor- en nadelen. Het heeft de voorkeur van OWO DIV dat gemeente Weststellingwerf aansluit bij de twee andere OWO-partners in de deelname aan AlleFriezen.nl. Planning 2020
Stappen
Status
1
2
3
Opstellen collegevoorstel
Verbeterplan archief- en informatiebeheer OWO versie 4.1
4
5
6
7
2021 8
9 10 11 12 1
2
3
4
5
6
7
2022 8
9 10 11 12 1 ●
2
3
4
5
6
7
8
9 10 11 12