Document · PDF

Bijlage 3 - Verbeterplan Archief- en informatiebeheer OWO

Raadscommissie Planning & Control 7 juni 2022, gemeente OoststellingwerfBij agendapunt: Mededeling aan de Raad - Archiefjaarverslag 2021 (nr. 1104)3.802 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

VERBETERPLAN ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER OWO

Inleiding Voor het Interbestuurlijk toezicht (IBT), onderdeel Archief- en informatiebeheer moet er jaarlijks informatie worden aangeleverd aan de provincie. De gegevens die de OWO gemeenten onder andere moeten aanleveren zijn:  Het archiefjaarverslag.  Het ingevulde KPI-formulier.  Een verbeterplan. Tot nu toe was het verbeterplan een onderdeel van het archiefjaarverslag. Dit verbeterplan is een dynamisch document. We passen dit verbeterplan aan wanneer de status van het verbeterpunt wijzigt of planning van de stappen wijzigt. Dit wordt bijgehouden via versiebeheer. De afgeronde verbeterpunten worden verwijderd uit het verbeterplan nadat het verbeterplan is toegestuurd naar de toezichthouder.

Versiebeheer Datum april 2018 mei/juni 2018 juni 2018 April/mei 2019 Mei/juni 2020 Mei 2021 Juli 2021 Februari 2022

Versie Opzet verbeterplan Concept Versie 1.0 Versie 2.0 Versie 3.0 Versie 4.0 Versie 4.1 Versie 4.2

Wijzigingen Besproken met teamleider DIV Planningen besproken met betrokkenen Feedback verwerkt De huidige stand van zaken verwerkt De huidige stand van zaken verwerkt / Lay-out De huidige stand van zaken verwerkt Planning na feedback aangepast Planning aangepast

Beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Gereed Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf

Stap Opstellen concept regeling Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd OWO-BV Voorleggen aan counterparts Voorleggen aan MT’s Opstellen collegevoorstellen (3x) Beheerregeling laten vaststellen Besluiten laten publiceren

Status Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Gereed Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf

Status Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Beheerregeling informatiebeheer Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Gereed Vastgestelde beheerregeling informatiebeheer Opsterland

Status Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats

Stap Opstellen concept besluit Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren

Status Loopt Loopt Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x x x

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats

Stap Opstellen concept besluit Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren

Status Loopt Loopt Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x x x

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld besluit aanwijzing archiefbewaarplaats

Stap Opstellen concept besluit Opstellen collegevoorstel Aanwijzingsbesluit laten vaststellen Besluit laten publiceren

Status Loopt Loopt Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x x x

Metadataschema OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld metadataschema Landelijk wordt gewerkt aan het door ontwikkelen van het ‘Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden’ (TMLO). Dit wordt straks ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO). In afwachting van eventuele vernieuwingen/veranderingen gaat dit worden opgepakt.

Stap Onderzoek vergelijking TMLO en MDTO Voorleggen aan DIV Voorleggen aan afdelingshoofd OWO-BV Voorleggen aan counterparts en MT's Voorleggen aan OWO-directie Opstellen collegevoorstel (3x) Metadataschema laten vaststellen

Status Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overgebracht archiefblok met een inventaris Van dit archiefblok van 170 m¹ is tot nu toe 100 m¹ beschreven.

Stap Beschrijven inhoud dossiers Definitieve inventaris maken Dossiers splitsen Dossiers ompakken in zuurvrij materiaal Opstellen besluit beperking openbaarheid Opstellen verklaring van vernietiging Opstellen verklaring van overbrenging Het besluit beperking openbaarheid laten vaststellen en de verklaringen van overbrenging en vernietiging laten ondertekenen

Status Loopt Nog starten Loopt Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

x x x x

Archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overgebracht archiefblok met een inventaris Archiefblok van 136 m¹

Status Gereed Loopt Gereed Gereed Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

x x x x

Archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overgebracht archiefblok met een inventaris Van dit archiefblok van 154 m¹ moet nog 60,5 m¹ worden omgenummerd en omgepakt in zuurvrij materiaal. Datum gereed onbekend.

Status Gereed Loopt Gereed Loopt Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Archiefblok 1985-1999 Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overgebracht archiefblok met een inventaris 104m¹ waarvan 8m¹ verwerkt. Door een latere start, corona en andere werkzaamheden waardoor het niet altijd mogelijk was om naar kantoor te gaan of daar bezig te zijn met het B-archief wordt de planning niet gehaald, maar er wordt inmiddels wel aangewerkt. De einddatum van het project ligt daardoor na 2023.

Status Loopt Loopt Loopt Loopt Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Archiefblok bouwvergunningen Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overgebracht archiefblok met een inventaris 357m¹ waarvan 30,25m¹ beschreven. De bouwvergunningdossiers zijn in april 2018 verhuisd naar Wolvega. De planning was om de bouwvergunningen geschoond naar de archiefbewaarplaats in Wolvega te verhuizen. DIV is nu bezig om de overzichtslijst te maken. Het archiefblok bouwvergunningen Opsterland is een omvangrijk traject. Ten tijde van het opstellen van het IBT Toezichtplan is alleen bekend dat met de gehanteerde norm voor archiefbewerking, er 6,5 jaar bewerktijd verwacht wordt (begonnen Q3-2020). Vanuit team OWO DIV wordt nader onderzocht hoe de bewerking van dit archiefblok het beste kan worden aangepakt. Ook wordt later bekeken wat de beste te hanteren norm is voor dit archiefblok. De gereed planning wordt dan eind 2027.

Status Loopt Loopt Loopt Loopt Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Archiefblok milieuvergunningen Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Overgebracht archiefblok met een inventaris 58m¹

Status Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Ooststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Aangepast BHV-plan Eerst wordt het plan voor West opgesteld, daarna pas Opsterland en Ooststellingwerf. Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed.

Stap Inventariseren welke plannen er zijn Overleg met de betrokken afdeling die het BHV-plan moet aanpassen Aanleveren gegevens

Status Gereed Loopt Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x

Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Aangepast bedrijfsnoodplan Eerst wordt het plan voor West opgesteld, daarna pas Opsterland en Ooststellingwerf. Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed.

Stap Inventariseren welke plannen er zijn Overleg met de betrokken afdeling die het bedrijfsnoodplan moet aanpassen Aanleveren gegevens

Status Gereed Gereed Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Aangepast BHV-plan Eerst wordt het plan voor West opgesteld, daarna pas Opsterland en Ooststellingwerf. Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed.

Stap Inventariseren welke plannen er zijn Overleg met de betrokken afdeling die het BHV-plan moet aanpassen Aanleveren gegevens

Status Gereed Gereed Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Bezoekersreglement OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld bezoekersreglement Een bezoekersreglement bevat de afspraken, mogelijkheden en huisregels bij het bezoeken van het gemeentearchief. Voor Weststellingwerf moet dit reglement worden opgesteld. Voor Ooststellingwerf en Opsterland moet dit reglement worden geactualiseerd. Zie stappen en planning.

Stap Opstellen concept bezoekersreglement Voorleggen aan teamleider DIV Voorleggen aan teamleider PuCe Voorleggen aan afdelingshoofd OWO-BV Opstellen collegevoorstel 3x Bezoekersreglement laten vaststellen 3x Publiceren bezoekersreglement 3x

Status Loopt Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x x x x x x

Mandaatregeling archiefzorg Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgestelde geactualiseerde mandaatregeling In overleg met de counterparts, het expertteam en de OWO-directie is besloten dat team Advies & Ondersteuning verder gaat met het actualiseren van de mandaatregeling. Er is afgesproken dat eerst de mandaatregeling van alle andere afdelingen wordt gedaan, en als laatste van de OWO-afdelingen. Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed.

Stap Inventariseren welke mandaten er zijn binnen de gemeente Overleg met de afdelingen en teams OWO breed Overleg en vaststelling counterparts Overleg en vaststelling expertteam S&C Overleg en verificatieslag door juridische afdelingen Verwerking tot vernieuwd eindproduct geactualiseerd mandaatregeling Weststellingwerf Inrichten voorstellen en advisering Afronding en besluitvorming OWO directie

Status Gereed Gereed Gereed Gereed Gereed Loopt

Gereed Gereed

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Mandaatregeling archiefzorg Opsterland

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgestelde mandaatregeling m.b.t. archiefzorg Op het verdere verloop van het proces heeft OWO-DIV geen invloed. Hiervoor is overleg geweest met een jurist van de gemeente Opsterland. Dit loopt.

Stap Overleg met afdeling Advies & Control die de mandaatregeling moet aanpassen

Status Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Acquisitiebeleid OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgesteld acquisitiebeleid OWO Het acquisitiebeleid bestaat uit meerdere delen, waaronder het acquisitieprofiel (Beleid voor het opnemen en bewaren van particuliere/externe archieven.) en het vaststellen van hotspots. Het acquisitieprofiel is al wel vastgesteld in 2021, dit is een onderdeel van het gehele acquisitiebeleid. Het totale acquisitiebeleid wordt vastgesteld in combinatie met de SIO, punt 27. Dit moet nog worden gestart.

Stap Status Opstellen acquisitieprofiel Gereed Opstellen concept acquisitiebeleid Loopt Voorleggen concept aan DIV en verwerking Nog starten opmerkingen Voorleggen aan afdelingshoofd OWO-BV Nog starten Voorleggen aan Counterparts en MT’s Nog starten Voorleggen aan OWO directie Nog starten Opstellen collegevoorstellen (3x) Nog starten Acquisitiebeleid laten vaststellen Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Bewaarstrategie OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Gereed Vastgestelde bewaarstrategie OWO Met dit beleid heeft de organisatie een strategie voor (digitale) archivering vastgesteld, waardoor duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden gewaarborgd is.

Stap Vaststellen strategie

Status Gereed

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Vernietigingsproces OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Vastgesteld vernietigingsproces OWO De OWO gemeenten hebben in januari 2022 een Beheerregeling informatiebeheer vastgesteld. Nu wordt het het OWO vernietingsproces opgepakt. Het doel is om een uniform proces voor de OWO gemeenten te krijgen.

Stap Opstellen vernietigingsproces Overleg over vernietigingsproces Vaststellen vernietigingsproces

Status Loopt Loopt Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x

Procedure kwaliteitscontroles vakapplicaties OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Vastgestelde procedure kwaliteitscontroles Er is al gestart met de controles van afgesloten zaken van vakapplicaties gekoppeld aan iDocumenten. Deze controles uitbreiden. Dit proces is in ontwikkeling. Start in Q1 2022. Gezien de hoeveelheid moet er een keuze worden gemaakt wat we minimaal willen controleren.

Stap Procedure controles afgesloten zaken die voor bewaren in aanmerking komen Maken van een plan voor kwaliteitscontroles zaakregistraties in vakapplicaties

Status Gereed Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Overzicht van te bewaren archiefbescheiden OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Overzicht van te bewaren archiefbescheiden OWO-DIV heeft een overzicht van alle werkprocessen die afgehandeld worden in applicaties die zijn gekoppeld aan ons digitale archief. Daarnaast zijn er ook applicaties die niet zijn gekoppeld. Deze werkprocessen worden handmatig toegevoegd aan het overzicht.

Stap Maken overzicht uit de makelaar Aanvullen met andere te bewaren archiefbescheiden

Status Gereed Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Gemeentearchivaris OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Aangewezen archivaris Vacature gelden zijn toegekend en de vacature wordt opgesteld. Formeel is de gemeentesecretaris de archivaris. In de nieuwe Archiefwet die waarschijnlijk ingaat op 01-01-2023 staat dat iedere gemeente verplicht is om een archivaris aan te wijzen.

Stap Maken van het aanwijzingsbesluit

Status Loopt

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x x x

e-Depot OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Loopt Aansluiting op een e-Depot en/of deels bewaren aan de bron Digitale te bewaren dossiers moeten altijd duurzaam toegankelijk zijn. Er is gestart met de voorbereidingen voor en het opstellen van een e-Depotvisie, waarin komt te staan hoe de OWO-gemeenten de toekomst van een e-Depot zien.

Stap Opstellen e-depotvisie Vaststellen e-depotvoorziening Plan van aanpak e-depotvoorziening

Status Loopt Nog starten Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D x

Strategisch Informatieoverleg (SIO) OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Ingesteld Strategisch Informatieoverleg (SIO) OWO Taken van het SIO zijn onder andere: - het vaststellen van een Hotspotmonitor. - het adviseren over vervreemding van archiefbescheiden. Een planning moet nog worden gemaakt, de start zal plaatsvinden in Q1 2022.

Stap Planning

Status Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

Fries Archiefnet OWO

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Deelname aan Fries Archiefnet OWO Team OWO-DIV bereidt een collegevoorstel voor met de voor- en nadelen om deel te nemen aan het Fries Archiefnet. Dit collegevoorstel zal per gemeente worden aangeboden. Het heeft de voorkeur van team OWO-DIV om als OWO-gemeenten dezelfde afweging te maken en tot dezelfde keuze te komen.

Stap Opstellen collegevoorstel

Status Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

AlleFriezen.nl Weststellingwerf

Status Eindresultaat Toelichting

Nog starten Deelname aan AlleFriezen.nl Weststellingwerf Het team OWO-DIV maakt een collegevoorstel waarin de voor- en nadelen worden genoemd voor deelname aan AlleFriezen.nl. De gemeenten Ooststellingwerf en Opsterland nemen deel aan AlleFriezen.nl. Het heeft de voorkeur van OWO-DIV dat de gemeente Weststellingwerf hier ook bij aansluit. Dit heeft op dit moment geen prioriteit en wordt mogelijk in 2023 opgepakt.

Stap Opstellen collegevoorstel

Status Nog starten

Planning 2020 2021 2022 2023 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Ooststellingwerf&id=66442345-676d-41f5-b137-4c89396c8236