Bijlage 2 Toezichtplan IBT OWO 2020-2023

TOEZICHTPLAN IBT OWO GEMEENTEN ARCHIEFEN INFORMATIEBEHEER

2020-2023

Inleiding In dit toezichtplan zijn de drie kernindicatoren met de hoogste scores uitgewerkt. Dit zijn: Kernindicator (KPI) Tijdige overbrenging van archiefbescheiden (KPI 6.1) Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden (KPI 2.1) Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden (KPI 3.1)

Score 15 12 12

Deze drie KPI’s komen uit de risicoanalyse die op 16 oktober 2019 gezamenlijk is gemaakt met de provinciale toezichthouders. Per KPI zijn de activiteiten benoemd en per activiteit is een planning toegevoegd.

Versiebeheer Datum

Versie

Wijzigingen

december 2019 december 2019 februari 2020 februari 2020 mei 2021 Juli 2021

Opzet toezichtplan versie 0.1 Versie 0.2 Versie 0.3 Versie 1.0 Versie 1.1 Versie 1.2

Besproken met teamleiders DIV Feedback verwerkt Planning toegevoegd Na feedback de planning aangepast Planning Na feedback de planning aangepast

Toezichtplan IBT OWO gemeenten Archief- en informatiebeheer, versie 1.2

Toezichtplan IBT OWO gemeenten Archief- en informatiebeheer, versie 1.2

1.

Kernindicatoren met de hoogste risico’s

1.1

Tijdige overbrenging van archiefbescheiden (KPI 6.1, score 15)

We zijn al bezig om dit risico te verkleinen. We zijn bezig om de verschillende archiefblokken over te brengen. De archiefblokken zijn: - Archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf (170m¹). Hiervan is tot nu toe 74m¹ beschreven. - Archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf (136m¹). In afrondende fase. - Archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf (154m¹). Hiervan moet nog 60,5m¹ meter worden omgenummerd en omgepakt in zuurvrij materiaal. De onderstaande archiefblokken moeten nog worden geïnventariseerd en overgebracht: - Archiefblok 1985-1999 Opsterland (104m¹). Hiervan is tot nu toe 7m¹ beschreven. - Archiefblok bouwvergunningen Opsterland (357m¹). Hiervan is tot nu toe 17,5m¹ beschreven. - Archiefblok milieuvergunningen Opsterland (58m¹). 1.2

Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden ( KPI 2.1, score 12)

Wat is een kwaliteitssysteem? Een kwaliteitssysteem is het geheel van “organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg”. Welke activiteiten vallen hieronder? 1. Aanpassen archiefverordeningen. 2. Vaststellen beheerregelingen informatiebeheer. 3. Aanwijzen archiefbewaarplaatsen. 4. Opstellen bewaarstrategie. 5. Vaststellen vernietigingsproces. 6. Kwaliteitscontroles: a. Kwaliteitscontrole van de te bewaren afgesloten zaken. Vanaf het 3e kwartaal van 2020 rapporteert DIV zijn bevindingen naar de proceseigenaren b. Kwaliteitscontrole taak specifieke applicaties (tsa’s); c. Kwaliteitscontrole registraties iZaaksuite en iDocumenten; d. Kwaliteitscontrole scans. 7. Rapporteren aan procesmanagers en key-users. 8. Aanschaffen hulpmiddel voor een kwaliteitssysteem.

1.3

Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden (KPI 3.1, score 12)

Overzicht maken van waar (te bewaren) archiefbescheiden zich bevinden.

Toezichtplan IBT OWO gemeenten Archief- en informatiebeheer, versie 1.2

2.

Planning

Gehanteerde norm voor archiefbewerking. De geplande tijd voor het bewerken van de verschillende archiefblokken is gebaseerd op de onderstaande norm: 0,4m per werkdag met een inzet van 3 dagen per week. 1 jaar = 46 weken (i.v.m. vakanties) Wat is niet meegenomen in de planning? De kwaliteitscontrole van de scans, de kwaliteitscontrole van de registraties van iZaaksuite en iDocumenten en de kwaliteitscontrole van de te bewaren afgesloten zaken zijn niet meegenomen in de planning. Deze kwaliteitscontroles worden al wekelijks en dagelijks uitgevoerd. Planningsoverzicht. Activiteiten Bewerken archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf Bewerken archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf Bewerken archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf Bewerken archiefblok 1985-1999 Opsterland Bewerken archiefblok bouwvergunningen 1 Opsterland Bewerken archiefblok milieuvergunningen Opsterland Vaststellen beheerregelingen informatiebeheer Aanwijzen archiefbewaarplaatsen 2 Vaststellen vernietigingsproces Kwaliteitscontroles taakspecifieke applicaties 3 (tsa’s) Overzicht maken van waar (te bewaren) archiefbescheiden zich bevinden

(Ge)start

Gereed

Gestart

februari 2022

Gestart

december 2021

Gestart

november 2021

augustus 2020

juni 2022

3 kwartaal 2020

e

december 2027

augustus 2020

september 2021

april 2020 april 2020 e 3 kwartaal 2021

december 2021 december 2021

e

2 kwartaal 2021

n.t.b.

In de gesprekken van de provincie met de gemeente over het IBT toezichtplan en in de actualisatie van het OWO verbeterplan zullen de meest actuele gegevens beschikbaar zijn.

1

Benodigde tijd: 6,5 jaar. Het archiefblok bouwvergunningen Opsterland is een omvangrijk traject. Deze benodigde tijd is berekend met de gehanteerde norm voor archiefbewerking. Vanuit team OWO DIV zullen we nader onderzoeken hoe we de bewerking van dit archiefblok het beste kunnen aanpakken. Ook zullen we nader bespreken of er een andere norm gehanteerd moet worden voor dit archiefblok. 2 Planning afhankelijk van beheerregelingen informatiebeheer. 3 KPI2.1: momenteel nog niet uit te voeren. Eerst procedure bepalen. Toezichtplan IBT OWO gemeenten Archief- en informatiebeheer, versie 1.2