Bijlage 1 - Archiefjaarverslag 2021

ARCHIEFJAARVERSLAG 2021 Gemeente Ooststellingwerf

INHOUDSOPGAVE 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1

2.2 2.3

2.4

2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10

2.11 3 4 5

Inleiding 3 Corona 3 Horizontale verantwoording van het college aan de raad 3 Verticale informatievoorziening aan de toezichthouder 3 Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archieven 3 Bevindingen 4 Lokale regelingen 4 Mandaatregeling archiefzorg 4 Beheerregelingen informatiebeheer 4 Publicatie en bekendmaking 4 Strategisch Informatieoverleg 4 Archiefverordening 4 Interne kwaliteitszorg en toezicht 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 5 iDocumenten 5 iZaakafhandeling 5 Overige 5 Digitale archiefbescheiden 6 MY-LEX Legacy 6 iZaakafhandeling/iDocumenten 6 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-Depots 7 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 7 Rampen, calamiteiten en veiligheid 7 Middelen en mensen 7 Personele bezetting 7 Ziekteverzuim 8 Doorlichting team OWO-DIV 8 Gemeentearchivaris 8 Algemene bevindingen team OWO DIV 8 Toezichtplan IBT 2020-2023 9 Verbeterpunten 10 Legenda 11

-2-

1

INLEIDING

Voor u ligt het archiefjaarverslag 2021 van de gemeente Ooststellingwerf. De gemeente Ooststellingwerf werkt samen met de gemeenten Opsterland en Weststellingwerf. Dit wordt de OWO samenwerking genoemd. Voor het archiefbeheer van deze drie gemeenten is er sinds 1 januari 2016 ook één OWO-team Documentaire Informatievoorziening (DIV) dat de informatiehuishouding en archivering uitvoert voor de drie gemeenten. Het archiefjaarverslag heeft als doelen:  horizontale verantwoording van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad  verticale informatievoorziening aan de toezichthouder

1.1

CORONA

Het jaar 2021 stond net als het jaar ervoor bij iedereen in het teken van CoronaI en de maatregelen die volgden. Deze maatregelen hebben impact gehad op alles en iedereen, zo ook op de werkzaamheden binnen DIV. Binnen team DIV wordt zoveel mogelijk thuisgewerkt, waardoor een aantal projecten binnen DIV vertraging heeft opgelopen.

1.2

HORIZONTALE VERANTWOORDING VAN HET COLLEGE AAN DE RAAD

Met dit jaarverslag legt het college van burgemeester en wethouders verantwoording af aan de gemeenteraad over het beheer van de niet-overgebrachte en overgebrachteII archiefbescheidenIII. Dit doen we door een brief met dit jaarverslag te sturen aan de gemeenteraad.

1.3

VERTICALE INFORMATIEVOORZIENING AAN DE TOEZICHTHOUDER

De provincie heeft als taak toezicht te houden op de uitvoering van de archiefwetgeving door de gemeente. Dit heet interbestuurlijk toezichtIV (IBT). Het jaarverslag hoeft niet meer te worden toegestuurd, er wordt gecontroleerd op basis van het Toezichtplan. Het jaarverslag wordt ter informatie naar de archiefinspectie gestuurd.

1.4

KRITISCHE PRESTATIE INDICATOREN GEMEENTELIJKE ARCHIEVEN

De archiefwetgeving stelt allerlei eisen aan gemeentelijke archieven. Om gemeenten te helpen heeft de VNG deze eisen samengevat in een lijst van 10 Kritische Prestatie IndicatorenV (KPI’s). Door het beantwoorden van de vragen bij deze KPI’s kunnen we toetsen of de gemeente aan de archiefwetgeving voldoet. Ze vormen dan ook de basis voor dit archiefjaarverslag. De archief KPI’s zijn:  Lokale regelingen  Interne kwaliteitszorg en toezicht  Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden  Digitale archiefbescheiden in het bijzonder  Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden  Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats  Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-Depots  Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden  Rampen, calamiteiten en veiligheid  Middelen en mensen -3-

2

BEVINDINGEN

2.1

LOKALE REGELINGEN

Mandaatregeling archiefzorg Voor Ooststellingwerf is de archiefzorgVI opgenomen in de mandaatregeling.

Beheerregelingen informatiebeheer Het Besluit Informatiebeheer was niet meer actueel en is ingetrokken. Hiervoor in de plek is in 2021 per gemeente een Beheerregeling Informatiebeheer vastgesteld.

Publicatie en bekendmaking De OWO gemeenten doen publicaties en bekendmakingen via Decentrale Regelgeving en Officiële PublicatiesVII (DROP).

Strategisch Informatieoverleg De OWO gemeenten hebben geen Strategisch Informatieoverleg (SIO) ingesteld1.

Archiefverordening De Archiefverordening gemeente Ooststellingwerf 2020 is vastgesteld (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2021-133981.html).

2.2

INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT

De gemeente heeft deels een kwaliteitssysteemVIII. Voor het archiveren van analoge en het registeren van digitale archiefbescheiden zijn er verschillende handleidingen, procedures en werkafspraken aanwezig. Daarnaast beheert DIV een document met alle werkafspraken voor het zaakgericht werken. Dit gebruikt DIV bij het registreren. Ook is de inhoud ervan op het Intranet geplaatst voor de gehele organisatie. Het bijhouden van het kwaliteitssysteem is voor DIV een continu proces en blijft daarom altijd een aandachtspunt. Er is gekozen om voor het beheer van het kwaliteitssysteem geen hulpmiddel of aparte software aan te schaffen. Welke kwaliteitscontroles doet DIV al?  DIV controleert dagelijks de zaken die op de werkdag ervoor in iZaakafhandeling zijn aangemaakt.  DIV controleert wekelijks de kwaliteit van 15% van de toegevoegde scans in iDocumenten.  DIV voert maandelijks controles uit op zaken die in de maand ervoor zijn afgehandeld en die voor bewaren in aanmerking komen. Hiervan controleert DIV: o de metadataIX o de compleetheid; zitten alle document in de zaak? o of het verloop van de zaak is te reconstrueren. DIV maakt van de bevindingen elk kwartaal per team een rapportage, die wordt besproken met de proceseigenaarX.

1 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 27

-4-

2.3

ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN

iDocumenten iDocumenten is de applicatie die zorgt voor opslag en beheer van zaakdossiers en documenten. Binnen de OWO-gemeenten hebben we meerdere applicaties die zijn gekoppeld aan iDocumenten voor hun documentopslag. Dit zijn applicaties voor:  Sociaal domein (CiVision Samenlevingszaken en iSamenlevingszaken van leverancier PinkRoccade)  Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Squit XO van leverancier Visma Roxit)  Burgerzaken (iBurgerzaken van leverancier PinkRoccade)  Bestuurlijke besluitvorming (iBabs)  de afhandeling van alle overige zaaktypen waar geen vakapplicatieXI voor is (iZaakafhandeling van leverancier PinkRoccade) In iDocumenten kan worden nagegaan door wie en wanneer zaken, documenten en bestanden zijn aangemaakt. De automatische conversieXII naar PDF-A staat aan voor de extensies txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods. Documenten worden omgezet bij het afsluiten van de zaak. Dit is ook opgenomen in de vastgestelde OWO bewaarstrategie.

iZaakafhandeling iZaakafhandeling in combinatie met iDocumenten wordt in Ooststellingwerf sinds 2016 gebruikt.

Overige  



De materialen (archiefdozen, briefpapier, etc.) en gegevensdragers die de gemeente gebruikt voor het opmaken, beheren en opslaan van de archiefbescheiden voldoen aan de eisen. De gemeente heeft nog geen vastgesteld metadataschema. Landelijk wordt gewerkt aan de doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO). Dit wordt straks Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO). In afwachting van eventuele vernieuwingen/veranderingen wordt dit opgepakt2. Er zijn meerdere overzichten van de archiefbescheiden, maar helaas nog niet van alle vakapplicaties, netwerkschijven, gemeentelijke website, sociale media, werkarchieven en mailboxen. Dit is als activiteit opgenomen in het toezichtplan3.

2 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 7 3 Zie Hoofdstuk 3: ‘Toezichtplan IBT 2020-2023’

-5-

2.4

DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN

MY-LEX Legacy MY-LEX Legacy is een zoekmachine die DIV gebruikt om gegevens uit verschillende bronnen te kunnen halen, waaronder iDocumenten. DIV is in 2020 begonnen met de migratieXIII van het digitale archief van Decos naar iDocumenten. Deze migratie is in 2021 afgerond en hiermee is dit ‘Decos’ archief raadpleegbaar via de zoekmachine MY-LEX Legacy. In de toekomst willen we MY-LEX Legacy voor de hele organisatie gebruiken voor het zoeken in iDocumenten, vakapplicaties en netwerkschijven.

iZaakafhandeling/iDocumenten iZaakafhandeling is een applicatie voor zaakgericht werken voor de hele gemeentelijke organisatie. Alle gemeentelijke processen waar geen vakapplicatie voor is, worden in deze applicatie behandeld.

DIV behandelt dagelijks de ingekomen post (papieren post, e-mail) en verwerkt dit via OPEN.post/OPEN.mail in iDocumenten. Door het poststuk te koppelen aan het juiste gemeentelijke proces komt het in de werkvoorraad van de juiste behandelaar in iZaakafhandeling. Medewerkers van vakafdelingen kunnen ook zelf zaken starten in iZaakafhandeling. Aan de processen zijn door DIV de wettelijke bewaartermijnen gekoppeld. In 2020 is een OWO bewaarstrategie vastgesteld, met hierin ook de verplichte opslagformaten.

2.5

VERNIETIGINGXIV EN VERVREEMDINGXV VAN ARCHIEFBESCHEIDEN

De analoge en digitale archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen worden op de juiste manier vernietigd. Team DIV maakt van deze vernietiging een verklaring XVI met de specificaties van de archiefbescheiden. Deze wordt door het college van burgemeester en wethouders ondertekend. De gemeente past voor de documenten in iDocumenten ook vervanging XVII toe. Hiervoor is in 2019 een vervangingsbesluit genomen en een vervangingshandboek opgesteld. Voor een aantal van de vakapplicaties dat niet gekoppeld is aan iDocumenten moeten nog nadere afspraken worden gemaakt over de vernietiging van gegevens en documenten.

2.6

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Niet alle archiefbescheiden die ouder zijn dan 20 jaar zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hierbij gaat het om het archiefblok met de periode 1990-19994. Team DIV is al gestart met het inventariseren van dit archiefblok. Van de archiefbescheiden die al naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht zijn er verklaringen van overbrengingXVIII, inclusief beperkingen van openbaarheid XIX.

4 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 8

-6-

2.7

ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS

De archiefbewaarplaatsXX van de gemeente Ooststellingwerf is goedgekeurd. De archiefbewaarplaats wordt ook als archiefruimteXXI gebruikt. De toegang tot de bewaarplaats is geregeld via de algemene ‘toegangsdruppel’. Uiteraard zijn alleen de medewerkers die toegang moeten hebben tot de bewaarplaats via deze toegangsdruppel geautoriseerd. Door vaststelling van de Beheerregeling informatiebeheer gemeente Ooststellingwerf 2022 is de huidige aanwijzing van de archiefbewaarplaats komen te vervallen. In het eerste kwartaal van 2022 komt hiervoor een nieuw Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf5. Te bewaren digitale dossiers moeten in de toekomst worden overgebracht naar een e-Depot6. De gemeente beschikt nog niet over een e-Depot. Er is gestart met de voorbereidingen voor en het opstellen van een e-Depotvisie. In 2021 is het Acquisitieprofiel gemeentearchief OWOXXII vastgesteld voor het opnemen en bewaren van particuliere archieven. Dit profiel wordt onderdeel van het totale acquisitiebeleid 7.

2.8

TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

Het bezoekersreglement (artikel 6 Besluit Informatiebeheer 2009) wordt in OWO-verband geharmoniseerd. Deze wordt in de eerste helft van 2022 aan de colleges voorgelegd voor vaststelling8. De archiefbescheiden die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht zijn openbaar, behalve die waarop een beperking zit. Welke dit zijn is vastgelegd in het Besluit Beperking Openbaarheid. Dit besluit is een bijlage bij de verklaring van overbrenging van het archief.

2.9

RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID

De gemeente beschikt nog niet over een calamiteiten- en ontruimingsplan voor de archiefbewaarplaats/-ruimte. Er is al geïnventariseerd welke plannen er binnen de organisatie zijn en DIV gaat nu bekijken hoe hierbij aan te sluiten9. Hierin is team DIV afhankelijk van andere teams.

2.10 MIDDELEN EN MENSEN Personele bezetting De personele bezetting van team DIV is erg minimaal om alle taken goed uit te kunnen voeren. Voor verschillende werkzaamheden is dan ook extra personeel ingehuurd. Zonder deze inhuur is het vrijwel onmogelijk om te werken aan:  het wegwerken van de achterstanden  het verder opzetten, uitvoeren en terugkoppelen van kwaliteitscontroles zaakgericht werken  het uitvoeren van de activiteiten IBT en de verbeterpunten10

5 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 4 6 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 26 7 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 20

8 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 17 9 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 14 10 Zie bijlage Verbeterplan Archief- en Informatiebeheer OWO

-7-

Het opleidingsniveau van het team OWO-DIV is SOD I, SOD II, VVA, L(A)RM en IDM.

Ziekteverzuim Bij team DIV is de laatste jaren veel ziekteverzuim. In het jaar 2021 is het ziekteverzuim binnen de clusters Archief en Uitvoering gepiekt tot een gemiddelde van 13,1%, wat directe gevolgen heeft gehad voor de werkzaamheden. Het ziekteverzuim is divers van aard en kan niet worden toegerekend aan een bepaald onderdeel. In de doorlichting DIV zal worden gekeken of er een verband te ontdekken is. Doordat het werk specialistisch is, is vervanging lastig te regelen. De OWO-directie is geïnformeerd over het ziekteverzuim.

Doorlichting team OWO-DIV In 2021 is aan DOXIS opdracht gegeven voor een onderzoek naar de samenstelling en werkzaamheden van team OWO-DIV. De aanleiding hiervan is o.a. de achterstanden, hoge inhuur, het niet halen van de planningen en het hoge ziekteverzuim. DOXIS gaat in 2022 starten en zal in de loop van het jaar met conclusies en aanbevelingen komen.

Gemeentearchivaris De gemeente Ooststellingwerf heeft geen gemeentearchivaris11. Formeel ligt deze taak bij de gemeentesecretaris. In de nieuwe Archiefwet, die waarschijnlijk ingaat op 01-01-2023, staat dat iedere gemeente verplicht is om een archivaris aan te wijzen.

2.11 ALGEMENE BEVINDINGEN TEAM OWO DIV Het samenvoegen van de 3 DIV-teams naar 1 OWO-team DIV heeft in de afgelopen jaren behoorlijk wat gevolgen gehad. In 2021 zijn alle DIV-medewerkers gestart elkaar te vervangen voor de digitale en fysieke ingekomen post. Op dit moment beheersen enkele medewerkers drie gemeenten en bijna iedereen beheerst twee gemeenten. In 2022 wordt hiermee doorgegaan. Het uitvoeren van de DIV werkzaamheden lukt niet zonder de inzet van extra inhuur wegens te weinig capaciteit binnen het team. Dit leidt tot extra aanvragen voor budget, die helaas niet allemaal zijn gehonoreerd. Een voordeel van de OWO-samenwerking is dat het beleid vaak voor drie gemeenten tegelijk kan worden opgesteld. Verduurzaming basis op orde is de naam van ons teamplan, waarmee in 2021 is gestart.

11 Zie Hoofdstuk 4: ‘Verbeterpunten’, punt 25

-8-

3

TOEZICHTPLAN IBT 2020-2023

Samen met de toezichthouder is gesproken over het voldoen aan de eisen van de KPI’s. Dit blijkt voor veel gemeenten moeilijk te zijn en dit is voor het OWO-team DIV niet anders. Het is druk door de invoering van iZaakafhandeling en iDocumenten. Hierdoor is er een nieuwe manier van werken en zijn we bezig met procedures om elkaar meer te kunnen vervangen. Dit alles vergt veel tijd en energie. Gezamenlijk is gekomen tot een overzicht van de KPI’s die het meeste prioriteit moeten hebben. Het IBT toezichtplan vervangt niet het OWO verbeterplan. Het OWO verbeterplan biedt DIV jaarlijks aan bij het archiefjaarverslag. In dit verbeterplan staat een planning om de 10 KPI’s naar een goede score te brengen. Het IBT toezichtplan brengt de 3 belangrijkste KPI’s in beeld. Om de prioriteit hiervan te bepalen is gelet op de effecten voor de bedrijfsvoering, de verantwoording en het historisch belang. Zo is er gekozen om de volgende KPI’s de prioriteit te geven:  Tijdige overbrenging van archiefbescheiden (KPI 6.1)  Toepassing kwaliteitssysteem voor het beheer van te bewaren archiefbescheiden (KPI 2.1)  Aanwezigheid overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden (KPI 3.1) Voor een aantal archiefblokken is de planning uitgesteld. Door langdurige uitval van meerdere medewerker van cluster Archief zijn er minder uren aan besteed dan gepland.

Het vinden van geschikte inhuur voor inventarisatiewerkzaamheden is erg lastig. Daarnaast hebben we voor de inschatting van de planning een landelijke norm gebruikt, maar in de praktijk blijkt dat het bewerken van deze archiefblokken meer tijd kost. Deze zal zeker mee worden genomen in de doorlichting DIV. Hieronder de nieuwe planning: Activiteit

Planning 2021

Nieuwe planning

Archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf

02/2022

12/2023

Archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf

12/2021

03/2022

Archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf

11/2021

Onbekend

Archiefblok 1985-1999 Opsterland

06/2022

Onbekend

Archiefblok bouwvergunningen Opsterland12

12/2027

12/2027

Archiefblok milieuvergunningen Opsterland

09/2021

Onbekend

Archiefverordeningen OWO

Gereed

Gereed

Beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf

12/2021

Gereed

Beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf

12/2021

Gereed

Beheerregeling informatiebeheer Opsterland

12/2021

Gereed

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf

12/2021

03/2022

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Weststellingwerf

12/2021

03/2022

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Opsterland

12/2021

03/2022

Bewaarstrategie OWO

Gereed

Gereed

Vernietigingsproces OWO

12/2021

Onbekend

Procedure kwaliteitscontroles vakapplicaties OWO

Onbekend

Onbekend

Rapporteren aan procesmanagers en key-users OWO

Gereed

Gereed

Overzicht te bewaren archiefbescheiden OWO

Onbekend

Onbekend

12 Het archiefblok bouwvergunningen Opsterland is een omvangrijk traject. Tijdens het opstellen van het IBT

Toezichtplan is berekend dat met de gehanteerde norm voor archiefbewerking er naar schatting 6 jaar en 22 weken bewerktijd nodig is. DIV zal verder onderzoeken hoe dit het beste aan te pakken en welke norm voor dit archiefblok gehanteerd moet worden.

-9-

4

VERBETERPUNTEN

DIV is een OWO-team en heeft hierdoor veel taken die voor de drie gemeenten worden opgepakt. De punten die in hoofdstuk 3 zijn benoemd, hebben voorrang op onderstaande verbeterpunten. Hieronder een overzicht van de verbeterpunten en de planning hiervan. Achter elk punt staat vermeld voor welke gemeente(n) het is. Verbeterpunt

Gereed planning

1.

Beheerregeling informatiebeheer Ooststellingwerf

Gereed

2.

Beheerregeling informatiebeheer Weststellingwerf

Gereed

3.

Beheerregeling informatiebeheer Opsterland

Gereed

4.

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Ooststellingwerf

03/2022

5.

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Weststellingwerf

03/2022

6.

Aanwijzingsbesluit archiefbewaarplaats Opsterland

03/2022

7.

Metadataschema OWO

Onbekend

8.

Archiefblok 1990-1999 Ooststellingwerf

12/2023

9.

Archiefblok 1970-1979 Weststellingwerf

03/2022

10. Archiefblok 1980-1995 Weststellingwerf

Onbekend

11. Archiefblok 1985-1999 Opsterland

Onbekend

12. Archiefblok bouwvergunningen Opsterland

Onbekend

13. Archiefblok milieuvergunningen Opsterland

Onbekend

14. Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Ooststellingwerf

03/2022

15. Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefbewaarplaats/-ruimte Weststellingwerf

03/2022

16. Calamiteiten- en ontruimingsplan archiefruimte Opsterland

03/2022

17. Bezoekersreglement OWO

07/2022

18. Mandaatregeling archiefzorg Weststellingwerf

Geen invloed op

19. Mandaatregeling archiefzorg Opsterland

Geen invloed op

20. Acquisitiebeleid OWO

Onbekend

21. Bewaarstrategie OWO

Gereed

22. Vernietigingsproces OWO

Onbekend

23. Procedure kwaliteitscontroles vakapplicaties OWO

Onbekend

24. Overzicht van te bewaren archiefbescheiden OWO

Onbekend

25. Gemeentearchivaris OWO

03/2022

26. e-Depot OWO

Onbekend

27. Strategisch Informatieoverleg (SIO) OWO

Onbekend

28. Fries Archiefnet OWO

Onbekend

29. AlleFriezen.nl Weststellingwerf

Onbekend

- 10 -

5

LEGENDA

I Corona: de coronacrisis in Nederland is onderdeel van de wereldwijde coronacrisis, die eind 2019

ontstond door de uitbraak van de infectieziekte COVID-19 en sinds 11 maart 2020 als pandemie wordt erkend. II Overbrenging: verplichte procedure uit de Archiefwet om overheidsinformatie die blijvend bewaard moet worden na uiterlijk 20 jaar aan een daarvoor aangewezen archiefbewaarplaats over te dragen. III Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. IV Interbestuurlijk toezicht (IBT): het toezicht door de ene overheid op de uitvoering van de taken door een andere overheid. V Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s): variabelen waaraan valt af te lezen of de gemeente op koers ligt ten opzichte van haar doelstellingen. VI Archiefzorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. VII Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties (DROP): website om regelgeving en kennisgevingen over bijvoorbeeld vergunningen te publiceren. VIII Kwaliteitssysteem: het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het uitvoeren van de kwaliteitszorg. IX Metadata: gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. Ook wel Metagegevens genoemd. X Proceseigenaar: verantwoordelijke collega van een werkproces, meestal de teamleider.

XI Vakapplicatie: programma dat ontwikkeld is voor het uitvoeren van een specifieke taak. Ook wel Taakspecifieke applicatie genoemd. XII Conversie: het omzetten van een bepaald bestandstype naar een ander bestandstype. XIII Migratie: het proces van het verplaatsen naar een andere werkomgeving. XIV Vernietiging: het proces van verwijderen of wissen van archiefbescheiden zonder dat zij weer gereconstrueerd kunnen worden. XV Vervreemding: de overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager. XVI Verklaring van vernietiging: verklaring waarin wordt vastgelegd wanneer, op welke wijze en op welke grond informatieobjecten zijn vernietigd. De grondslag voor vernietiging wordt gevormd door een vastgestelde selectielijst. XVII Vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties (scans). De originele informatiedragers (papier) kunnen vervolgens vernietigd worden, waardoor de reproducties daarna volledig de plaats van de oorspronkelijke bescheiden in kunnen nemen. XVIII Verklaring van overbrenging: een akte waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan de archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats.

XIX Beperkingen van openbaarheid: bij de overbrenging naar de archiefbewaarplaats kan of moet de gemeente beperkingen stellen aan de openbaarheid op grond van privacy, belangen van de staat en zijn bondgenoten of onevenredige bevoordeling of benadeling van personen en bedrijven XX Archiefbewaarplaats: een voor blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats XXI Archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden van een overheidsorgaan in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats. XXII Acquisitie: het geheel van activiteiten van een archiefbeheerder gericht op het overnemen in bruikleen of eigendom van archiefbescheiden in een archiefbewaarplaats. Ook wel Verwerving genoemd.

- 11 -