uitnodiging bijeenkomsten 21 en 22 maart.docx

Aan de kandidaat-raadsleden die meedoen aan de raadsverkiezingen in Oosterhout

Datum

Uw kenmerk

11 maart 2022

Ons kenmerk

In behandeling bij

ZN

Griffie/JR

Onderwerp

Bijeenkomsten op 21 en 22 maart voor alle benoemde raadsleden

Beste kandidaat-raadslid, Maandag 21 maart is het zover! Die ochtend stelt het centraal stembureau de uitslag van de raadsverkiezingen in onze gemeente vast. Dan is definitief bekend welke kandidaten door onze inwoners zijn verkozen om het mooie ambt van raadslid in onze gemeente te gaan vervullen. Bent u benoemd? Van harte gefeliciteerd. Voordat u op 30 maart toegelaten kunt worden tot de raad, moeten en willen we een aantal zaken regelen. Daarvoor nodigen wij alle benoemde raadsleden uit op maandagmiddag 21 maart 2022 om 15:00 uur in de raadzaal. Wat gaan we doen op 21 maart? Ontmoeten We kijken er naar uit om de nieuwe groep raadsleden om 15 uur in de raadszaal te mogen ontvangen en u persoonlijk te kunnen feliciteren. Maar bovenal willen wij u de kans geven om de andere raadsleden te ontmoeten en onderling kennis te maken. Wij zorgen voor een aangekleed drankje. Informeren We gaan in de gezamenlijke bijeenkomst in de raadszaal in op: a. de formaliteiten rondom uw verkiezing (benoeming, nevenfuncties) b. P&O (rechtspositie) c. facilitaire ondersteuning (uitreiken iPad, toegangspasje) d. gebruiksklaar maken iPad (mail- en iBabs-account, authenticatie) e. het maken van een foto voor op de website.

1

Na de gezamenlijke bijeenkomst kunt u in het vergadercentrum een aantal van deze formele en praktische zaken regelen. Onderstaand lichten we dat alvast toe. a. Uw benoeming Uitreiken benoeming Een belangrijke formele stap is het uitreiken van de benoemingen. Bij uw benoeming ontvangt u een formulier, waarop u aangeeft of u de benoeming aanvaardt. De meesten ondertekenen dit formulier meteen, maar voel u daartoe niet verplicht: u heeft daarvoor tien dagen de tijd. Als u die termijn van tien dagen volledig benut, wordt u niet op 30 maart toegelaten tot de raad maar gaat uw raadslidmaatschap in per de datum van de volgende raadsvergadering (naar verwachting in mei). Opgeven nevenfuncties en openbare betrekkingen De gemeentewet regelt dat de leden van de raad openbaar maken welke andere functies dan het lidmaatschap van de raad zij vervullen (artikel 12). We noemen dit nevenfuncties. Daaronder vallen uw betaalde en onbetaalde werkzaamheden (dus -voor zover van toepassing- uw baan of onderneming, uw vrijwilligerswerk en bestuursfuncties). Ook regelt de gemeentewet welke openbare betrekkingen u niet tegelijkertijd met het raadslidmaatschap mag uitoefenen (artikel 13). U ontvangt een formulier waarop u uw nevenfuncties vermeldt en een formulier om te verklaren of u een openbare betrekking vervult.

Deze formulieren zijn nodig voor het onderzoek van de geloofsbrieven, waarover in de raadsvergadering van 29 maart wordt gerapporteerd. We verzoeken u daarom om deze formulieren ter plekke in te vullen en meteen in te leveren. Enkele medewerkers van bureau verkiezingen zijn aanwezig om u zo nodig te helpen met de formulieren. b. Regelen van rechtspositionele zaken We hebben gegevens van u nodig om de vergoedingen aan u over te kunnen maken. U ontvangt daarvoor een formulier. U ontvangt een notitie, waarin de rechtspositie van de raadsleden in Oosterhout wordt uitgelegd. Medewerkers van P&O zijn aanwezig om uw vragen te beantwoorden, bijvoorbeeld over hoe het werkt als u met een uitkeringssituatie te maken heeft. In de notitie wordt toegelicht dat u kunt kiezen of de maandelijkse vergoeding bruto wordt overgemaakt of na inhouding van loonheffing. In dat laatste geval kiest u voor “opting-in” (fictieve dienstbetrekking). Ook daarvoor is een formulier beschikbaar. c.

Facilitair

Uitreiken iPad Alle raadsleden ontvangen een iPad, na ondertekening van de bruikleenovereenkomst. De eerdere optie om een vergoeding te ontvangen voor een eigen tablet of computer is vervallen door wijziging van de landelijke regelgeving. Uitreiken toegangspasjes Nieuwe raadsleden ontvangen een toegangspas voor het gemeentehuis.

2

d. Gebruiksklaar maken iPad Nieuwe raadsleden ontvangen gegevens voor hun account voor de vergaderapp iBabs en voor hun mailadres @oosterhout.nl. Met die accounts heeft u ook op een eigen computer, tablet of telefoon toegang tot de vergaderstukken en mail. Let op: het iBabs account voor nieuwe raadsleden wordt pas actief op 30 maart 2022. Meerdere pakketten gaan gebruik maken van twee factor authenticatie. Daarvoor is een authenticator app noodzakelijk, die gekoppeld wordt aan uw mailadres @oosterhout.nl. e. Maken van een foto en opgeven contactgegevens voor op de website Om de website aan te kunnen passen aan de nieuwe samenstelling van de raad, hebben we een foto nodig van de nieuwe raadsleden. We zorgen dat iemand aanwezig is om een foto te maken. Uiteraard mogen zittende raadsleden ook een nieuwe foto laten maken. Op de website staan gegevens van de raadsleden. U geeft zelf in een formulier aan welke gegevens op onze website geplaatst mogen worden. We vragen dit ook aan zittende raadsleden, als controle of de gegevens nog actueel zijn. En wat als u niet aanwezig kunt zijn maandagmiddag 21 maart? We gaan er van uit dat u, net als wij, uitkijkt naar dit moment en u alles in het werk zult stellen om aanwezig te zijn.

Lukt het echt niet om 15:00 uur aanwezig te zijn? Of nog vervelender: u kunt niet voor 17:30 uur in het gemeentehuis zijn om de benoeming in ontvangst te nemen en de verdere formulieren te regelen? Neem dan zo spoedig mogelijk contact op met de griffie via griffie@oosterhout.nl of tel. 06-48511088. Workshop op dinsdag 22 maart om 19:30 uur Op deze avond begroeten we u graag in de raadzaal voor een workshop over de werkwijze, rollen en instrumenten van de raad. Deze workshop/opfriscursus is bestemd voor alle raadsleden, dus niet alleen de nieuw benoemde maar ook de reeds zittende raadsleden. Ook wordt ingegaan op onderwerpen die ter plaatse worden aangedragen en op andere vragen die leven. Voor zover het u niet gelukt is om alle formulieren op 21 maart in te leveren, nemen we die graag op deze avond in ontvangst. Heeft u nu al vragen? De griffie is op 21 en 22 maart aanwezig om uw eventuele vragen te beantwoorden of u met formulieren te helpen. Neemt u gerust al contact op met de griffie als u nu al vragen heeft.

Met vriendelijke groet, Eric Kaarsemaker, griffier.

3