Raadsvoorstel vervanging huidige kassa-reservering-hardware systeem Sportbedrijf Oosterhout

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering Zaaknummer raadsvoorstel Portefeuillehouder

23 mei 2023 1011803 Kastelijns

Onderwerp Beschikbaar stellen krediet sportinvesteringen Voorgesteld besluit Een krediet van € 96.000, - beschikbaar te stellen vanuit de Uitvoeringsplanning Sport 2023 voor de aanschaf van een kassareservering systeem en hiervoor de investeringen automatische beregening, vervanging kleding sportbedrijf en beheer programma buitensport door te schuiven of anders uit te voeren. Samenvatting Sportbedrijf Oosterhout exploiteert alle gemeentelijke sportaccommodaties en verzorgt de toegang, verhuur en kaartverkoop voor de verenigingen en overige klanten. Dit gebeurt via een uitgebreid kassa-/toegang-/reservering-/beheer (op afstand) systeem (hierna te noemen kassareservering systeem). Per 1 januari 2024 moet het Sportbedrijf overstappen naar een ander systeem. Met de inkoop en implementatie van het nieuwe systeem zijn kosten gemoeid die hoger zijn dan aanvankelijk begroot. Naast de overstap naar nieuwe software zal ook geïnvesteerd moeten worden in nieuwe hardware. We stellen uw raad daarom voor om een extra krediet beschikbaar te stellen vanuit de Uitvoeringsplanning 2023 Sport en hiervoor de investeringen automatische beregening, vervanging kleding sportbedrijf en beheer programma buitensport door te schuiven of anders uit te voeren. Het voorstel is dus om het krediet anders in te zetten dan in de begroting was opgenomen.

Aanleiding De huidige leverancier van het kassa/toegang/reservering/beheer op afstand systeem stopt 31 december 2023 met dit systeem en trekt zich terug uit dit vakgebied. Hierdoor moet het sportbedrijf noodgedwongen overstappen naar een andere leverancier en operationeel zijn voor 31 december 2023. Kader In de nota investerings- en afschrijvingsbeleid 2021 is opgenomen dat uit te voeren investeringen worden voorgelegd aan de raad met het vaststellen van de begroting. De investeringen automatische beregening, vervanging kleding sportbedrijf en beheer programma buitensport zijn opgenomen in de begroting en daarmee in de Uitvoeringsplanning Sport 2023. Deze zullen opnieuw worden ingepland op een later tijdstip of op een andere manier worden uitgevoerd. Wat willen we bereiken? Met een nieuw kassareservering systeem kiezen we voor een efficiënte bedrijfsvoering en een toekomstbestendig systeem, waarbij verkoop, reservering, toegang en verhuur voldoet aan de huidige (financiële) eisen en regelgeving. Argumenten en kanttekeningen bij het voorgestelde besluit Vervanging en aanpassing van zowel software als hardware Na een uitgebreide markt consultatie heeft het Sportbedrijf een nieuwe software leverancier gevonden die past bij deze tijd, bij de eisen van het sportbedrijf en die ook klaar is voor de toekomstige ontwikkelingen op dit specifieke (software) gebied.

De vervanging van de software betekent dat ook een deel van de hardware vervangen en/of aangepast moet worden (zoals kassa’s, bon printers, ombouwen tourniquets en installatie hiervan). De beoogde leverancier van de software heeft een goede samenwerking met een aantal partners die de bestaande hardware kunnen aanpassen en/of vervangen zodat de systemen goed op elkaar aansluiten. Hiermee ontzorgen zij de gemeente omdat het Sportbedrijf voor deze samenwerking kan terugvallen op één aanspreekpunt binnen deze samenwerking. Noodzaak van vervanging en aanpassing Indien de voorgestelde investeringen niet worden gedaan, zal het sportbedrijf moeten werken met een software/hardware pakket dat niet meer ondersteund wordt. Hierdoor zal de juistheid, veiligheid en de continuïteit van het systeem niet meer gewaarborgd zijn. Er wordt dan niet meer voldaan aan de huidige eisen en normen en hiermee komt de veiligheid in het geding. Extra investering in kassareservering systeem is mogelijk door het uitstellen of anders uitvoeren van andere investeringen We stellen uw raad voor om extra krediet beschikbaar te stellen vanuit de Uitvoeringsplanning 2023 Sport en hiervoor de investeringen automatische beregening, vervanging kleding sportbedrijf en beheer programma buitensport door te schuiven of anders uit te voeren.

Met betrekking tot het realiseren van de automatische beregening wordt nu gekozen voor een aangepaste vorm zodat dit toch gerealiseerd kan worden in 2023. De vervanging kleding sportbedrijf zal worden doorgeschoven. Er wordt gekozen om de bestaande kleding een jaar langer te gebruiken mede in relatie tot de ontwikkeling van een nieuw gemeente logo. Vanwege de extra benodigde middelen voor het kassasysteem wordt ook voorgesteld om de aanschaf van het Beheersprogramma buitensport door te schuiven naar een later moment. De manier zoals nu het beheer van de sportvelden wordt uitgevoerd, is voor nu afdoende om de kwaliteit te waarborgen. Aangezien het beheer met de jaren complexer gaat worden (o.a. verdere verduurzaming) wordt een Beheersprogramma in de toekomst wel een must. Inspraak en participatie N.v.t. Alternatieve oplossingsrichting(en) Met het bestaand systeem verder gaan zonder ondersteuning en ontwikkelingen van de software door de leverancier is een groot risico en daardoor geen reëel alternatief. Financiën De totale investeringen bedragen € 216.000, - inclusief BTW. Deze investeringen zijn voor € 100.000,al opgenomen in de begroting 2023. Vanuit het reeds beschikbaar gestelde krediet ICT Investeringsprogramma 2022 zal € 20.000,- worden ingezet.

Door het nu niet of anders uitvoeren van diverse investeringen vanuit de uitvoeringsplanning Sport 2023, is het financieel mogelijk om € 96.000,- extra beschikbaar te stellen. Het gaat om de onderstaande investeringen die dan op een andere wijze worden uitgevoerd of worden doorgeschoven: • • •

Automatische beregening Vervanging kleding totaal sportbedrijf Beheer programma buitensport Totaal

€ 16.000 € 50.000 € 30.000 € 96.000

Vervolg De inkoop en implementatie zal na het besluit van uw raad worden uitgevoerd. Oosterhout 11 april 2023, Burgemeester en wethouders.

RAADSBESLUIT Onderwerp

Beschikbaar stellen krediet sportinvesteringen

Zaaknummer

1011803

De raad van de gemeente Oosterhout, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 11 april 2023, BESLUIT: een krediet van € 96.000, - beschikbaar te stellen vanuit de Uitvoeringsplanning Sport 2023 voor de aanschaf van een kassareservering systeem en hiervoor de investeringen automatische beregening, vervanging kleding sportbedrijf en beheer programma buitensport door te schuiven of anders uit te voeren. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 mei 2023, de raad voornoemd, , voorzitter {{Signer1}} , griffier {{Signer2}}