Raadsvoorstel vaststellen programma van eisen Accountancydiensten.docx

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering Zaaknummer raadsvoorstel

22 november 2022 372496

Onderwerp Vaststellen programma van eisen in het kader van de Europese aanbesteding Accountancydiensten

Voorgesteld besluit 1. Het programma van eisen voor de aanbesteding van de Accountancydiensten vast te stellen; 2. Op het programma van eisen geheimhouding op te leggen tot het moment van publicatie van de aanbesteding.

Samenvatting Het contract met de huidige accountant BDO loopt na de jaarrekeningcontrole 2022, na een periode van acht jaar, af. De accountancydiensten moeten, middels een Europese aanbesteding, opnieuw worden aanbesteed. Vanaf de interimcontrole 2023 zal de winnende partij de werkzaamheden voor de gemeente Oosterhout gaan uitvoeren. Aangezien de raad formeel opdrachtgever is voor de accountant, moet het programma van eisen door de raad worden vastgesteld. Aanleiding Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet en de ‘Controleverordening gemeente Oosterhout 2021’ is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening. In deze verordening staat tevens dat de raad of de auditcommissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en gunningcriteria vaststelt en per gunningcriterium de bijbehorende weging vaststelt. Het gunningsproces is opgenomen in hoofdstuk 5 van de Inschrijvingsleidraad, waarbij de gunningseisen het Programma van eisen vormt. Het huidige contract met de accountant loopt na het boekjaar 2022 af. Vanaf boekjaar 2023 zal er opnieuw een overeenkomst met een accountant gesloten moeten worden. De aanbesteding is afgestemd met de Auditcommissie. Kader Met de aanbesteding wordt beoogd een overeenkomst aan te gaan met een accountant die voldoet aan het programma van eisen en beschreven voorwaarden in de Inschrijvingsleidraad (offerteaanvraag).

Het college is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening. De dienstverlening van de accountant is één van de instrumenten die de raad ten dienste staan bij het uitoefenen van zijn controlerende rol. Wat willen we bereiken? Het beoogde resultaat is dat de raad van de Gemeente Oosterhout voor een nieuwe periode een geschikte accountant aan kan wijzen. De accountant zal in opdracht werken van de raad en zijn bevindingen rapporteren aan de raad. De verwachte kwaliteit van dienstverlening heeft vooral betrekking op goede communicatie, goed gevoel voor de adviesfunctie met daarbij een duurzame samenwerking en een controleaanpak met innovatieve controlemethodieken. De af te sluiten overeenkomst heeft een looptijd van vier (4) jaren voor de boekjaren 2023-2026 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente, onder dezelfde condities en voorwaarden, van maximaal drie (3) jaren.

Argumenten en kanttekeningen bij het voorgestelde besluit Argumenten: 1. Door de aanbesteding verwacht de gemeente een accountant te vinden die kan instaan voor hoge kwaliteit van dienstverlening en die zich inleeft in de specifieke context van de gemeente. 2. De auditcommissie heeft de Inschrijvingsleidraad beoordeeld en heeft het vertrouwen uitgesproken dat deze kan leiden tot een overeenkomst met de meest geschikte accountant in de specifieke context van de gemeente. 3. Om te zorgen voor een gelijk speelveld wordt het programma van eisen pas openbaar bij de start van de Europese aanbesteding; de publicatie staat gepland op 1 december 2022. De gemeente heeft een economisch belang bij het correct verlopen van de Europese aanbesteding. De grondslag voor de geheimhouding is daarom artikel 5.1 lid 2b van de Wet Open Overheid. Kanttekeningen: 1. Het risico bestaat dat geen accountant inschrijft op de aanbesteding. Door het terugtreden van grote accountantskantoren uit de gemeente-branche is er krapte in de accountancymarkt voor gemeenten. Hierdoor bestaat de kans dat er geen inschrijvingen volgen waardoor niet tijdig wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om de jaarrekening te laten controleren door een accountant. De beheersmaatregel die hiervoor is genomen betreft het opstellen van realistische en haalbare eisen.

Meerdere gemeenten lopen aan tegen het feit dat slechts een zeer gering aantal kantoren inschrijft op gemeentelijke aanbestedingen. De wet- en regelgeving wordt door accountantskantoren als zeer complex ervaren en men is bevreesd voor de controle, en eventueel daaruit voortkomende boetes door de Autoriteit Financiële Markten (AFM). De verwachting is niet dat er geen accountant inschrijft. Vanuit de markt is reeds vernomen dat tenminste 2 partijen interesse hebben in de gemeente Oosterhout als cliënt. 2. Het risico bestaat dat het werk van de accountant niet voldoet aan de verwachtingen. Dit risico wordt beheerst middels het programma van eisen en hetgeen beschreven staat in de Inschrijvingsleidraad. In het programma van eisen zijn daarom, in aanvulling op de wettelijke eisen, specifieke eisen opgenomen met betrekking tot contactmomenten met de accountant. Deze contactmomenten bieden gelegenheid om lering te trekken uit het controleproces en de bevindingen en om richting te geven aan verbeteringen. Inspraak en participatie n.v.t. Alternatieve oplossingsrichting(en) n.v.t. Financiën Gezien de ontwikkelingen in het accountantsberoep, m.n. verscherpt toezicht op de werkzaamheden van de accountant en de krapte in de accountancybranche, is de landelijke verwachting dat de kosten van de accountancydiensten zullen stijgen.

Ook heeft de toename van het aantal SiSa-regelingen invloed op de prijsopgave van de accountant. Daar komt bij dat bij de selectie van de accountant nadrukkelijker op de kwaliteit van de accountant beoordeeld zal gaan worden, wat de kwaliteit van de interne bedrijfsvoering ook ten goede moet komen. Vervolg Na het vaststellen van het programma van eisen door de gemeenteraad, zal de Europese aanbesteding voor de accountancydiensten worden opgestart. De auditcommissie maakt deel uit van de commissie die de ontvangen inschrijvingen zal beoordelen. Het voorstel tot aanwijzing van de accountant zal t.z.t. weer aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

RAADSBESLUIT Onderwerp

Vaststellen programma van eisen in het kader van de Europese aanbesteding Accountancydiensten

Zaaknummer

372496

De raad van de gemeente Oosterhout, BESLUIT: 1. het programma van eisen voor de aanbesteding van de Accountancydiensten vast te stellen; 2. op het programma van eisen geheimhouding op te leggen tot het moment van publicatie van de aanbesteding.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 22 november 2022, de raad voornoemd,

, voorzitter {{Signer1}} , griffier {{Signer2}}