Raadsvoorstel rekenkamerrapport digitale dienstverlening

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering Zaaknummer raadsvoorstel Portefeuillehouder

31 januari 2023 1004752 fractievoorzitters

Onderwerp Rekenkamerrapport digitale dienstverlening Voorgesteld besluit Het college op te dragen gevolg te geven aan de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer over digitale dienstverlening: a. Betrek gebruikers bij implementatie en doorontwikkeling van digitale dienstverlening; b. Breng beleid en uitvoering dichter bij elkaar; c. Wees transparant en beschrijf de maatregelen voor digitale toegankelijkheid; d. Versterk de kaderstellende rol van de raad; e. Maak één implementatieplan voor de digitaliseringsambitie en het dienstverleningsconcept; f. Toets de website op functioneren, leesbaarheid en begrijpelijkheid. Samenvatting De Rekenkamer Oosterhout heeft zijn eerste onderzoek afgerond. Het onderzoek gaat over het beleid, de uitvoering en ervaringen met digitale dienstverlening. Naast dossieronderzoek en interviews heeft de rekenkamer gebruik gemaakt van ‘digitale klantreizen’ om zich een beeld te vormen over deze drie aspecten van de digitale dienstverlening. De rekenkamer heeft de conclusies, die het onderzoek heeft opgeleverd, vertaald naar de aanbevelingen zoals hiervoor vermeld bij het voorgesteld besluit. Om de aanbevelingen te laten doorwerken in het handelen van onze gemeente, is het belangrijk dat het college de aanbevelingen uit gaat voeren en dat de raad zich informeert over de voortgang.

Aanleiding Rekenkamers kunnen zelf bepalen naar welke onderwerpen onderzoek wordt gedaan. Rekenkamer Oosterhout heeft een onderwerp gekozen dat regelmatig aan bod kwam in zijn gesprekken met raadsleden en dat een directe relatie heeft naar onze inwoners, ondernemers en organisaties. Kader De rekenkamer vindt zijn basis in de Gemeentewet (art. 81a t/m l en art. 182-185a). De gemeenteraad heeft de Verordening op de rekenkamer gemeente Oosterhout 2021 vastgesteld (ZN 268904, 2 maart 2021). De rekenkamer is bevoegd onderzoek te doen naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid (art. 182 Gemeentewet). Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven (art. 185a). Het beleidsmatig kader voor digitale dienstverlening is beschreven in het rapport. Wat willen we bereiken? De aanbevelingen van de rekenkamer hebben als oogmerk bij te dragen aan het toekomstig functioneren van de gemeente Oosterhout, in dit geval op het vlak van de digitale dienstverlening.

Argumenten en kanttekeningen bij het voorgestelde besluit De rekenkamer doet onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde beleid Voorheen regelde artikel 182 Gemeentewet dat de rekenkamer onderzoek doet naar het gevoerde bestuur. Door de Wet Versterking Decentrale Rekenkamers is per 1 januari 2023 de term ‘bestuur’ in dit artikel vervangen door ‘beleid’. Het onderliggend amendement maakt duidelijk dat de bevoegdheid van de rekenkamer ruim moet worden opgevat: beleidsvoorbereiding, -vorming, -vaststelling, uitvoering en -effecten vallen hieronder, maar ook het functioneren van de ambtelijke organisatie. Het onderzoek naar digitale dienstverlening past binnen de bevoegdheid van de rekenkamer. De rekenkamer wil inzichtelijk maken waar de gemeente Oosterhout staat op het gebied van digitale dienstverlening en of er eventuele verbeterpunten zijn De rekenkamer heeft de focus op de gebruikers gelegd in de centrale onderzoeksvragen: 1. Hoe beoordelen inwoners, ondernemers en organisaties de vindbaarheid en kwaliteit van specifieke informatie over digitale dienstverlening op de website van de gemeente Oosterhout? 2.

Welke verwachtingen hebben inwoners, ondernemers en organisaties over de specifieke digitale dienstverlening van de gemeente? De rekenkamer heeft voor de invalshoeken beleid, uitvoering en ervaring deelvragen geformuleerd. Voor het inzichtelijk maken van de ervaringen van gebruikers zijn ‘digitale klantreizen’ uitgevoerd. Tijdens deze klantreizen hebben acht inwoners enkele taken op de website van de gemeente Oosterhout uitgevoerd op het gebied van: 1. Informatievraag: o Wegwerkzaamheden o Buurtbemiddeling 2. Digitale dienstverlening: o Aanvraag van parkeervergunning o Sloop van een bedrijfspand o Melding van een afgewaaide tak. De rekenkamer komt tot de volgende conclusies 1. Het beleid van de gemeente Oosterhout sluit aan op landelijke kaders en richtlijnen. 2. Prestatie-indicatoren voor digitale dienstverlening ontbreken. 3. De raad wordt onvoldoende in staat gesteld om de kaderstellende en controlerende rol in te vullen op het gebied van (digitale) dienstverlening. 4. Een uitvoeringsagenda digitale dienstverlening ontbreekt. 5. De implementatie van het dienstverleningsconcept verloopt niet planmatig. 6. Gemeente Oosterhout voldoet niet aan de landelijke verplichtingen omtrent digitale inclusiviteit en toegankelijkheid. 7. Oosterhout werkt vóór de burger, maar nog niet mét de burger aan digitale dienstverlening. 8.

De ondersteuningsmogelijkheden zijn tegenstrijdig en niet geheel duidelijk weergegeven. 9. De website bevat verwijzingen naar webpagina’s die niet werken. 10. De digitale dienstverlening wordt als minder gebruiksvriendelijk ervaren. 11. De deelnemers hebben meer behoefte aan uitleg en instructie. Deze conclusies vormen de basis voor de aanbevelingen De aanbevelingen zijn beknopt verwoord in het voorgestelde besluit bovenin dit raadsvoorstel. De conclusies en aanbevelingen zijn in het rapport toegelicht. De meeste aanbevelingen zijn gericht aan het college. De vierde aanbeveling, die betrekking heeft op de kaderstelling door de raad, kan ook door de raad worden opgepakt. Het college heeft gereageerd op het rapport De reactie van het college is integraal opgenomen in het rapport. Het college neemt de aanbevelingen mee bij de doorontwikkeling van de dienstverlening en plaatst enkele kanttekeningen bij het onderzoek. De rekenkamer geeft daar reactie op in het nawoord in het rapport.

Ook van de raad wordt een uitspraak over de aanbevelingen verwacht De rekenkamer is een instrument van de raad. Het past daarbij dat de raad zich uitspreekt over de aanbevelingen en aan het college aangeeft dat actie wordt verwacht. Het opvolgen van de overgenomen aanbevelingen verdient aandacht Een positieve reactie van het college of het overnemen van aanbevelingen door de raad biedt geen garantie voor het daadwerkelijk uitvoeren daarvan. Dat bleek uit het onderzoek (2019) van de Rekenkamer West-Brabant (RKWB) naar de doorwerking van enkele onderzoeken, die de RKWB voor onze gemeente uitvoerde. Daarom besloot de raad op 3 april 2020 (raadsvoorstel ZN213455): 1. In raadsnota’s naar aanleiding van de onderzoeken van de rekenkamercommissie voortaan altijd aandacht te besteden aan terugkoppeling, na een gepaste termijn, van de stand van zaken ten aanzien van de opvolging van overgenomen aanbevelingen; 2. Daarbij standaard uit te gaan van een terugkoppeling middels een raadsinformatiebrief van het college over de stand van zaken ten aanzien van de opvolging van overgenomen aanbevelingen 1 jaar na het betreffende raadsbesluit; deze terugkoppeling op te nemen op de termijnagenda van de raad.

Met ingang van 1 januari 2023 regelt de Gemeentewet (artikel 185a) dat het college jaarlijks aan de raad rapporteert over de wijze waarop aan de aanbevelingen van de rekenkamer vervolg is gegeven. De wetgever ondersteunt daarmee een werkwijze die al eerder in onze gemeente is afgesproken. De raad mag van het college een terugkoppeling verwachten na uiterlijk een jaar, zonder daar expliciet om te vragen. In tegenstelling tot het raadsvoorstel bij het vorige rekenkamerrapport, komt dit punt dus niet terug in het voorgestelde besluit. Inspraak en participatie De rekenkamer heeft vooraf bekendheid gegeven aan het onderzoek en heeft inwoners, organisaties en ondernemers uitgenodigd om deel te nemen aan het onderzoek. Alternatieve oplossingsrichting(en) De raad kan er voor kiezen om aanbevelingen niet over te nemen of om eigen aandachtspunten toe te voegen aan de opdracht aan het college om uitvoering te gaan geven aan de aanbevelingen. Financiën Het onderzoek is door de rekenkamer zelf uitgevoerd, binnen het daarvoor geraamde budget. Het onderzoek heeft geen directe financiële consequenties. Niet valt uit te sluiten dat het uitvoeren van aanbevelingen tot kosten kan leiden Vervolg Over een jaar is van het college een rapportage over de opvolging van de aanbevelingen te verwachten. Desgewenst kan de raad eerder om een terugkoppeling vragen.

Oosterhout, 9 januari 2023, het fractievoorzittersoverleg.

Bijlagen 1. Brief van Rekenkamer Oosterhout 2. Rapport digitale dienstverlening (Rekenkamer Oosterhout)

RAADSBESLUIT Onderwerp

Rekenkamerrapport digitale dienstverlening

Zaaknummer

1004752

De raad van de gemeente Oosterhout, gelezen het voorstel van 9 januari 2023, BESLUIT: het college op te dragen gevolg te geven aan de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer over digitale dienstverlening: a. betrek gebruikers bij implementatie en doorontwikkeling van digitale dienstverlening; b. breng beleid en uitvoering dichter bij elkaar; c. wees transparant en beschrijf de maatregelen voor digitale toegankelijkheid; d. versterk de kaderstellende rol van de raad; e. maak één implementatieplan voor de digitaliseringsambitie en het dienstverleningsconcept; f. toets de website op functioneren, leesbaarheid en begrijpelijkheid.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 31 januari 2023, de raad voornoemd,

, voorzitter {{Signer1}} , griffier {{Signer2}}