Raadsvoorstel benoeming accountant

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering Zaaknummer raadsvoorstel Portefeuillehouder

4 april 2023 1008398 Melsen

Onderwerp Aanwijzing accountant Voorgesteld besluit 1. BDO Audit & Assurance B.V. formeel aan te wijzen als accountant van de gemeente Oosterhout voor de boekjaren 2023 tot en met 2026; 2. De hogere kosten uit deze aanbesteding (€ 40.000) te dekken uit de stelpost prijscompensatie. Samenvatting De raad heeft op 22 november 2022 het programma van eisen in het kader van de aanbesteding accountantsdienstverlening vastgesteld. Daarna is de Europese aanbesteding gestart. Deze heeft geresulteerd in één inschrijving, namelijk die van onze huidige accountant BDO Audit & Assurance B.V. Deze inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. Voorgesteld wordt om BDO Audit & Assurance B.V. aan te wijzen tot accountant van de gemeente Oosterhout en met BDO een overeenkomst aan te gaan voor de controle van de boekjaren 2023 tot en met 2026, met de mogelijkheid om maximaal drie jaren te verlengen. Aanleiding Het contract met de huidige accountant BDO loopt na de jaarrekeningcontrole 2022, na een periode van acht jaar, af. De accountancydiensten moeten, middels een Europese aanbesteding, opnieuw worden aanbesteed. Kader Op grond van artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet en de ‘Controleverordening gemeente Oosterhout 2021’ is de raad opdrachtgever voor de accountantscontrole van de jaarrekening.

In deze verordening staat tevens dat de raad of de auditcommissie voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en gunningcriteria vaststelt en per gunningcriterium de bijbehorende weging vaststelt. Wat willen we bereiken? Het doel van deze aanbesteding is een overeenkomst te sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: • Het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening (inclusief de SISA-regelingen); • Het uitvoeren van de IT-auditwerkzaamheden ten behoeve van de wettelijke controlefunctie; • Het verstrekken van een controleverklaring bij specifieke deelverantwoordingen; • Het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie Argumenten en kanttekeningen bij het voorgestelde besluit De raad is formeel opdrachtgever voor de accountant De accountant werkt in opdracht van de raad en rapporteert zijn bevindingen aan de raad. De verwachte kwaliteit van dienstverlening heeft vooral betrekking op goede communicatie, goed gevoel

voor de adviesfunctie met daarbij een duurzame samenwerking en een controleaanpak met innovatieve controlemethodieken Op 29 november 2022 is de aanbesteding Accountantsdienstverlening gepubliceerd De raad heeft op 22 november 2022 het programma van eisen in het kader van de aanbesteding accountantsdienstverlening vastgesteld. De aanbesteding heeft plaatsgevonden conform het gestelde in de inschrijvingsleidraad. Hierin stond een toelichting op de opdracht, de te volgen aanbestedingsprocedure, de voorwaarden waaraan accountantskantoren moesten voldoen om voor gunning in aanmerking te komen en ook de gunningcriteria beschreven. Deze aanbesteding heeft uiteindelijk geresulteerd in slechts één inschrijving, namelijk die van onze huidige accountant BDO Audit & Assurance B.V. De inschrijving is beoordeeld volgens het principe van ‘Gunnen op waarde methodiek’ Dit houdt in dat de kwalitatieve aspecten worden omgezet in een fictieve waarde, gerelateerd aan de basisprijs jaarrekeningcontrole. Inschrijvingen zijn op de volgende gunningcriteria beoordeeld: nr 1 2 3 4

Criteria Communicatie Adviesfunctie en duurzame samenwerking Controlefilosofie Prijs

weging 70% 30%

Beoordeling heeft plaatsgevonden zoals in het inschrijvingsdocument is aangegeven. Aan de beoordeling hebben de leden van de auditcommissie, de concerncontroller en de senior auditor deelgenomen. Tijdens een bijeenkomst met de beoordelingscommissie op 1 februari is de aanbieding van BDO nader toegelicht en zijn de casussen uit het inschrijvingsdocument gepresenteerd. De inschrijving van BDO Audit & Assurance B.V. voldoet aan de gestelde eisen De inschrijving is door de beoordelingscommissie gezamenlijk beoordeeld met een 8. Een aantal punten in de inschrijving van BDO is, bovenop de standaardwerkzaamheden, door de beoordelingscommissie als zeer positief opgemerkt: Het jaarlijks aanbieden van workshops voor raadsleden op actuele thema’s; Een inloopspreekuur voor raadsleden op vaste momenten in het jaar; Een jaarlijkse analyse op de begroting van 1 A4 voor raadsleden. De overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. gaat in op 16 juli 2023 De overeenkomst wordt gesloten voor de duur van vier jaar (dus voor de controle van de boekjaren 2023 tot en met 2026) met de mogelijkheid om maximaal drie jaren te verlengen. Inspraak en participatie n.v.t. Alternatieve oplossingsrichting(en) Geen. De gemeente is bij wet verplicht om een accountant te hebben die de controle op de jaarstukken uitvoert. Zonder accountantsverklaring mag de gemeenteraad de jaarstukken niet vaststellen.

Binnen de accountancy is sprake van grote personeelstekorten. Het is daardoor lastig om meerdere accountantskantoren te krijgen die zich inschrijven voor een aanbesteding. Financiën Het bedrag van de inschrijving is hoger dan momenteel voor de accountant in de begroting is opgenomen. Het huidige budget is bijna € 94.000 en de inschrijving bedraagt € 134.000. Voorgesteld wordt om het budget voor de accountantsdienstverlening te verhogen naar € 134.000, en dit te dekken uit de in de begroting 2023 opgenomen stelpost prijscompensatie. Hiertoe zal een begrotingswijziging worden opgesteld.

Vervolg De overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. zal worden ondertekend en er zal een begrotingswijziging opgesteld worden om de gestegen kosten te dekken uit de stelpost prijscompensatie.

RAADSBESLUIT Onderwerp:

Aanwijzing accountant

Zaaknummer:

1008398

De raad van de gemeente Oosterhout,

BESLUIT: 1. 2.

BDO Audit & Assurance B.V. formeel aan te wijzen als accountant van de gemeente Oosterhout voor de boekjaren 2023 tot en met 2026; De hogere kosten uit deze aanbesteding (€ 40.000) te dekken uit de stelpost prijscompensatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 april 2023, de raad voornoemd,

, voorzitter {{Signer1}} , griffier {{Signer2}}