gemeente Oosterhout - Accountantsverslag WG 2021.pdf
Tekst van het document
1 juli 2022
ACCOUNTANTSVERSLAG 2021
Gemeente Oosterhout
Aanbiedingsbrief
Aan:
Geachte leden van de raad,
de raad van de gemeente Oosterhout T.a.v. de heer E. Kaarsemaker, griffier Postbus 10150 4900 GB OOSTERHOUT NB
Wij hebben de jaarrekening 2021 van de gemeente Oosterhout (hierna te noemen ‘gemeente’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 11 oktober 2021, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2021. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole opgenomen.
Eindhoven, 1 juli 2022
De jaarrekening van de gemeente Oosterhout geeft een getrouw beeld en de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig weer.
Kenmerk: DMe/StH/RdLvW/CWi/1050068/2205355 Behandeld door: drs. D.O. Meeuwissen RA
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de verantwoordelijke wethouder. Een afschrift van dit verslag is toegezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van de gemeente bedanken voor de samenwerking tijdens de controle, zeker aangezien (een deel van) de controle wederom op afstand heeft moeten plaatsvinden, wat het niet eenvoudiger maakt. Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Hoogachtend, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,
Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA
VOLGENDE PAGINA
INHOUDSOPGAVE
DASHBOARD
was getekend drs. D.O. Meeuwissen RA Partner en extern accountant gemeente Oosterhout
Inhoudsopgave
1. DASHBOARD
2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE
4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE
4
1. Dashboard
1.1 Dashboard accountantscontrole
1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING
RECHTMATIGHEID
Wij verstrekken bij de jaarrekening een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid.
De gehanteerde materialiteit voor fouten bedraagt € 1,7 miljoen en voor onzekerheden € 5,1 miljoen.
Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële onjuistheden.
De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.
De WNT is nageleefd.
Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSabijlage.
ONTWIKKELING GREX
5
RESULTAAT 2021
Er is sprake van een lastenoverschrijdingen op diverse programma’s. Van deze overschrijdingen is € 397.000 als onrechtmatig aan te merken in ons oordeel omtrent de begrotingsrechtmatigheid. Overschrijdingen op afgesloten investeringskredieten voor € 124.000 zijn in ons oordeel aangemerkt als onrechtmatigheid. Wij hebben voor € 732.000 aan onrechtmatigheden geconstateerd als gevolg van het niet naleven van de regels omtrent Europese aanbestedingen. Wij adviseren de gemeente het proces rondom contractmanagement te verbeteren en contracten centraal te bewaren.
ONTWIKKELINGEN SOCIAAL DOMEIN
De boekwaarde van de grondexploitaties is in 2021 afgenomen van € 12,4 miljoen naar € 9,5 miljoen. De waardedaling is voornamelijk toe te schrijven aan gerealiseerde verkopen in de woningbouwprojecten. In 2021 is tussentijdse winst verantwoord voor € 250.000, wat toeziet op het project Beneluxweg Zuid. Als gevolg van het actualiseren van de exploitatieopzetten hebben verder een storting vanuit de vrije reserve van € 700.000 voor project Slotjes Midden, en een toevoeging aan de voorziening van € 710.000 voor project Zwaaikom plaatsgevonden.
2021
Begroting (na wijziging)
Saldo van baten en lasten
8.093 V
3.206 N
Mutatie reserves
3.443 V
3.213 V
11.536 V
7V
(x €1.000)
Resultaat
Het resultaat op de programma’s sociaal domein en de levendige gemeente, en op de algemene dekkingsmiddelen zijn tezamen circa € 10,3 miljoen voordeliger dan begroot. De grootste voordelen betreffen hoger dan begrote baten.
De belangrijkste verklaringen voor deze afwijkingen hebben onder andere betrekking op bijstandsuitkeringen en coronacompensatie.
ONTWIKKELING EXPLOITATIE
De opgave van de Jeugdzorg ZIN via gemeente Breda is medio mei 2022 beschikbaar gesteld aan uw gemeente. Dit heeft voor de jaarrekening 2021 niet geleid tot omvangrijke aansluitverschillen tussen de administratie en de verantwoording.
Voor Jeugdzorg resteert een onzekerheid van € 1.061.000.
Voor Wmo resteert een onzekerheid van € 96.000.
Uit de accountantscontrole 2021 bij de SVB blijkt dat, net als vorig jaar, landelijk sprake is van een oordeel met beperking. De onzekerheden inzake pgb Jeugd en Wmo bedragen over 2021 € 545.000.
In 2021 zijn geen nieuwe projecten gestart.
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE JR 2021
B 2022
B 2023
2,0% 1,5% 0,8%
1,0% 0,5%
0,3%
0,3%
0,2% 0,5%
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
0,7%
0,1% gemeente Oosterhout
JAARREKENING
B 2025
2,4%
2,5%
0,0%
DASHBOARD
B 2024
3,0%
BIJLAGEN
gem. NL
6
2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening 2.4 Duurzaamheid 2.5 Opvang vluchtelingen Oekraïne
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1/2)
COVID-19-impact op boekjaar 2021 Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie
7
Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2022 Tijdens de controle hebben wij aandacht besteed aan de impact van de coronapandemie op de gemeente Oosterhout. Hieromtrent hebben wij overleg gevoerd met het management/de directie. De coronacrisis heeft beperkte gevolgen voor de operationele activiteiten van de gemeente. Daarbij zijn de financiële gevolgen van de crisis beperkt. In de jaarrekening en de tussentijdse rapportages is door de organisatie gerapporteerd over deze impact voor de gemeente Oosterhout. Ook voor 2022 zal dit naar verwachting nog het geval zijn. Eind februari 2021 is de BADO-notitie met betrekking tot de ‘COVID-19-effecten en -risico's voor decentrale overheden' uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is ook van toepassing voor de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-enrisicos-corona-voor-jaarrekening-2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)). In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en/of onze controleverklaring.
Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar paragraaf corona in de jaarrekening en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.
Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen
De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zoals aangegeven in onze aanbiedingsbrief heeft een deel van onze controle digitaal en op afstand plaatsgevonden. Het controleteam heeft een aantal dagen per week op locatie gewerkt, en de overige dagen vanaf een BDO kantoor of vanuit huis. Het werken in deze hybride vorm lijkt een blijvende ontwikkeling te zijn. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: Ook al zijn we het digitale werken al meer dan twee jaar gewend, het blijft bijzonder mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening tijdig op te stellen, en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19-maatregelen, plezierig en constructief. Het proces heeft wel vertraging opgelopen, enerzijds door de toename van het aantal SiSa-regelingen en anderzijds omdat de rapportage van de accountant van de gemeente Breda inzake de verantwoording van de Jeugdzorg pas in de tweede helft van mei beschikbaar is gekomen (eerder een deel oppakken is dan niet efficiënt). Tot slot hebben wij als auditteam ook last gehad van COVIDgerelateerde ziekte tijdens het proces. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.
De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in de coronaparagraaf
Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat de gemeente vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op de gehele gemeente en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. De gemeente heeft er voor gekozen om in één overzichtelijke paragraaf toe te lichten welke gevolgen COVID-19 op de gemeente Oosterhout heeft (gehad) en welke maatregelen, activiteiten en werkzaamheden de gemeente heeft genomen. Deze paragraaf corona is in de jaarstukken opgenomen in paragraaf 6.12. Tevens zijn, waar relevant, de gevolgen van corona bij de programma’s toegelicht.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2/2)
Geen bevindingen omtrent Tozo-regeling
8
Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten: Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020 Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021 Tozo 4: aanvragen vanaf 1 april 2021 tot 1 juli 2021 Tozo 5: aanvragen vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021 Uw gemeente heeft in het kader van de Tozo-regeling in 2021 inkomsten van het Rijk ontvangen van circa € 3,2 miljoen. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het Rijk. De bestedingen in het kader van de Tozo-regeling over 2021 bedragen € 2,7 miljoen voor levensonderhoud en € 0,2 miljoen verstrekking in het kader van bedrijfskapitaal. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole d.d. 31 januari 2022 en de nadere richtlijnen van de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA. Uit onze controle zijn geen fouten en onzekerheden gebleken.
Wij hebben geen bevindingen omtrent de Tozo-regeling in de SiSa-bijlage.
M&O-beleid Gemeente Oosterhout kent geen specifiek uitgeschreven M&O-beleid voor Tozo. De filosofie in het algemeen is een strak georganiseerd proces met controle van de gegevens van de aanvrager, gevolgd door interne controle. Gemeente Oosterhout heeft opvolging gegeven aan de IB-signalen en is overgegaan tot terugvordering van de Tozo wanneer de IB-signalen hier aanleiding toe gaven. Uit onze controle zijn geen fouten geconstateerd. Overige coronagerelateerde bevindingen In onze controle hebben wij uitgebreid aandacht besteed aan de impact van het coronavirus op de jaarrekening 2021. Over de belangrijkste gevolgen voor uw interne beheersing hebben wij reeds in onze managementletter d.d. 22 maart 2022 aan u gerapporteerd.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.2 De jaarrekening is getrouw
De jaarrekening 2021 is getrouw
9
Wij hebben bij de jaarrekening 2021 van de gemeente Oosterhout een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva per 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Wij hebben enkele controleverschillen geconstateerd van beperkte omvang die door de gemeente zijn gecorrigeerd. Naast de geconstateerde en verwerkte controleverschillen, zijn tijdens onze controle tevens resterende controleverschillen geconstateerd ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
545
§ 4.2
Sociaal domein – Wmo ZIN
96
§ 4.2
1.061
§ 4.2
Getrouwheid
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN Te laag verantwoorde schulden
62
Totaal
62
1.702
1.700
5.100
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden) Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
Wij hebben, voor zover mogelijk, het college verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het college heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening
De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2021 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.
10
Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)
FOUTEN
ONZEKERHEDEN
VERWIJZING
Sociaal domein – pgb Jeugdzorg en Wmo
545
§ 4.2
Sociaal domein – Wmo ZIN
96
§ 4.2
1.061
§ 4.2
Rechtmatigheid
Sociaal domein – Jeugdzorg ZIN Getrouwheidsfouten
62
§ 2.2
Aanbestedingsrechtmatigheid
732
§ 2.3
Begrotingsrechtmatigheid
397
§ 4.5
Overschrijding investeringskredieten afgesloten projecten
124
§ 4.5
Totaal
1.314
1.702
Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)
1.700
5.100
Door de gemeenteraad vastgestelde rapporteringstolerantie
50
Wij concluderen dat de resterende de controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de rechtmatigheid. Aanbestedingsrechtmatigheid Ten behoeve van de controle op de Europese aanbestedingen heeft de organisatie van alle crediteuren waarvan de lasten in 2021 groter waren dan € 50.000 beoordeeld of de juiste aanbestedingsprocedure is gevolgd. In het kader van de rechtmatigheidscontrole hebben wij de juiste toepassing van de Europese aanbestedingsrichtlijnen gecontroleerd aan de hand van de zogenaamde inkoopanalyse. Wij hebben deze controle uitgevoerd in overeenstemming met de sdo-notitie. Uit de controle is geconstateerd dat er voor € 732.000 aan onrechtmatigheden is geconstateerd bij vijf crediteuren. Bij deze crediteuren zijn de totale lasten hoger dan het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen en hebben wij de lasten in 2021 die hoger zijn dan dit drempelbedrag als onrechtmatig aangemerkt. Aanvullend is geconstateerd dat voor een aantal opdrachten contracten niet aanwezig waren, niet volledig waren doordat belangrijke pagina’s ontbraken of niet waren ondertekend. Dit betroffen in alle gevallen opdrachten onder het drempelbedrag die niet Europees waren aanbesteed.
Over het contractmanagement bij de gemeente Oosterhout hebben wij reeds in onze managementletter 2019 d.d. 8 januari 2020 gerapporteerd. Wij adviseren om het proces rondom contractmanagement te verbeteren en inkoopadviseurs verantwoordelijk te maken voor het contractmanagement en het volgen van de juiste aanbestedingsprocedure om onrechtmatigheden te mitigeren. DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Duurzaamheid (1/2)
Gemeenten hebben een belangrijke rol in de keten als het gaat om duurzaamheid
11
Onze visie op uw rol in verduurzaming In 2015 zijn de duurzame ontwikkelingsdoelen (sustainable development goals) van de Verenigde Naties door alle lidstaten van de VN aangenomen. Deze doelen vormen de wereldwijde agenda voor duurzaamheid tot 2030. Zoals ook in meerdere publicaties van de VNG is verwoord, is ieders inzet hierbij nodig en die van gemeenten onmisbaar. In het bijzonder attenderen wij u op de publicatie van de VNG met als titel ‘De global goals in het gemeentelijk beleid – een handreiking voor de Nederlandse gemeenten’. Een publicatie waarin concreet per doel wordt ingegaan op uw mogelijke rol hierin. Mede doordat in 2015 de doelstellingen voor 2030 zijn aangenomen is het onderwerp ‘duurzaamheid’ niet meer weg te denken van bestuurstafels in zowel de publieke als de private sector. Het hoeft weinig betoog dat voor overheden een regierol is weggelegd als het gaat om het uitvoering geven aan ambities, het stimuleren van gedragsverandering in de maatschappij en het financieel steunen van burgers en bedrijven. Als gemeente bent u de verbinding tussen vele partijen binnen en buiten uw gemeente, onder andere ten aanzien van zorg, sociale vangnetten, huisvesting, afvalbeheersing, de waterketen, enz.
Duurzaamheid is onderdeel van uw beleid
Uw strategie In het kader van het Klimaatakkoord heeft u een integrale strategie bepaald op het gebied van duurzaamheid in de breedte. Die integrale strategie helpt u om de juiste afwegingen te maken, zodat u een inhoudelijke bijdrage levert aan de duurzaamheidsagenda 2030, maar deze ook kunt vertalen naar meetbare impact. Gezien de enorme opgaven die er liggen is uw gemeente een wat ons betreft onmisbare schakel in deze keten. Wij zien dat duurzaamheid in de breedte een belangrijk aandachtspunt binnen uw gemeente is.
We noemen een aantal vragen die kunnen helpen bij het verder invullen van uw regierol: Hoe ver bent u met uw dialoog met betrokkenen (stakeholder dialoog) om de belangrijkste thema’s voor uw strategie te onderkennen? In hoeverre heeft u duurzaamheid tot speerpunt in uw collegeprogramma opgenomen? Hoe concreet en meetbaar zijn de doelstellingen die u zich gesteld heeft? Kent u de meerjarige impact van uw ambities op uw begroting? Zomaar een aantal vragen die noodzakelijkerwijze beantwoord moeten worden om op een gestructureerde en gedegen wijze invulling te kunnen geven aan uw rol. Wij merken op dat u al een programmatische aanpak hanteert in de organisatie, zowel op inhoud als op aansturing. U heeft uw ambitie vertaald worden naar concrete doelen en kpi’s, monitort de uitvoering en rapporteert over de voortgang en realisatie. Dit geeft u de gelegenheid om bij te sturen. Een betrouwbare totstandkoming van deze informatie is daarbij een belangrijke randvoorwaarde, zeker als bij dergelijke informatie mogelijk op termijn ook een controleverklaring verstrekt moet worden zoals in het bedrijfsleven het geval wordt (CSRD). Overigens een aspect dat voor gemeenten nog niet aan de orde is. In het jaarverslag zijn de global goals en duurzaamheid breed en gestructureerd opgenomen.
De lijn die hiermee is ingezet, is een mooie stap richting verankering van duurzaamheid in de jaarverslaggeving.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.4 Duurzaamheid (2/2)
12
Hoe nu verder? Dit voorjaar zijn de gemeenteraadsverkiezingen geweest. U heeft een nieuw college gevormd met een nieuw 4-jarig collegeprogramma. Om u te helpen breder te kijken dan alleen naar klimaat, hebben wij onderstaande routekaart ontwikkeld. Hierin zijn achtereenvolgens alle te zetten stappen in dit kader opgenomen. Daarbij is ook aandacht voor de inbedding in de organisatie. Wij gaan graag met u het gesprek aan om u waar nodig te kunnen ondersteunen in dit proces van het bepalen van ambities en strategie, de vertaling naar de organisatie en de monitoring en rapportage hiervan. Gezien het belang van dit thema en onze maatschappelijke rol, hebben wij het bevorderen van verduurzaming en het transparant hierover rapporteren tot een van onze speerpunten gemaakt.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Opvang vluchtelingen Oekraïne (1/2)
Gemeenten hebben een essentiële rol in de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne
Vergoeding via SPUK
13
Onze visie op uw rol bij de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne Het conflict in Oekraïne heeft ook gevolgen voor Nederlandse gemeenten. Dat kan gaan om opvang van vluchtelingen door gemeenten en particulieren, ondersteuning van Oekraïners en Russen die momenteel in Nederland verblijven, risico's voor digitale veiligheid en economische sancties voor Russische bedrijven. Wat wij bij gemeente Oosterhout en veel andere gemeenten zien is dat voor de opvang van de vluchtelingen veel tijd en capaciteit vraagt van de ambtelijke organisatie. Capaciteit die door de krapte op de arbeidsmarkt, de ontwikkelingen rond corona en de toenemende taken van gemeente al onder druk stond. Net als bij veel andere gemeenten is en wordt actief gezocht naar opvangplekken. Deze beschikbare plekken, maar ook de bezetting van de plekken neemt nog dagelijks toe, het Ministerie van Justitie en Veiligheid publiceert over deze ontwikkeling. Naast het regelen van de opvangplekken is gemeente Oosterhout nog dagelijks bezig met het leefgeld en andere ondersteuning van de vluchtelingen. Specifieke uitkering Zoals het er nu naar uitziet zullen gemeenten gecompenseerd worden middels een specifieke uitkering van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. De omvang van de uitkering lijkt als volgt vormgegeven: 1.
Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten een normbedrag van € 100 per dag per gerealiseerde opvangplek. 2. Indien bovenstaand normbedrag, voor ingang van de SPUK niet toereikend is voor de kosten van de opvangvoorzieningen, dan kan de gemeente de werkelijke kosten ontvangen. (incl. doorwerkende kosten die hoger zijn dan het normbedrag) 3. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van leefgeld van ontheemden bij particulieren een vergoeding van de werkelijke kosten per verstrekking als bedoeld in de Regeling opvang ontheemden Oekraïne. 4. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten, als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c, een normbedrag voor de werkelijke kosten per verstrekking. 5. Gemeenten ontvangen ter bekostiging van de kosten die gemeenten maken voor het geschikt maken of realiseren van gebouwen voorde opvang van ontheemden de werkelijke kosten. Een voorschot van 50% van de naar verwachting te realiseren opvangplekken zal aan de gemeente worden uitgekeerd. Definitieve afrekening zal op basis van de verantwoording in de SiSa-Bijlage plaatsvinden.
Correcte registratie van verstrekkingen en uitvoeringskosten is van belang
Processen, registraties en aanbestedingen De specifieke regeling vraagt verantwoording door de gemeente. Omdat sprake is geweest van spoed vragen wij nadrukkelijk aandacht voor de kwaliteit van registraties en processen zodat uw gemeente straks zonder veel onzekerheden volledige vergoeding ontvangt voor haar inzet. Specifiek vragen we aandacht voor: Functiescheiding bij de registratie van en controle op het verstrekte leefgeld; Functiescheiding bij de registratie van bestede uren en de gehanteerde uurtarieven; Tussentijdse controle dat vergoedingen, waaronder het leefgeld, voor het juiste aantal dagen is verstrekt; Adequate registratie van de werkelijke (transitie)kosten zoals hierboven opgesomd onder de punten 2 t/m 5. Als laatste wijzen we op de aanbestedingswetgeving, er is sprake van dwingende spoed bij veel aan de opvang gerelateerde inkopen. Echter, het is essentieel om te monitoren en vast te leggen tot wanneer en voor welke inkopen deze dwingende spoed geldt. Wij adviseren u om, voor zover nog niet gedan, registraties en processen hieromtrent vorm te geven. Wij denken graag mee over registraties en de documentatie rond dwingende spoed.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2.5 Opvang vluchtelingen Oekraïne (2/2)
EU-aanbesteden en dwingende spoed
14
Aanbestedingen Vanuit de specifieke regeling wordt tevens ingegaan op de aanbestedingswetgeving. Er lijkt sprake van dwingende spoed bij veel aan de opvang gerelateerde inkopen. Echter is het essentieel om te monitoren en vast te leggen tot wanneer en voor welke inkopen deze dwingende spoed geldt. Vluchtelingenopvang Het kabinet heeft zich gecommitteerd aan 75.000 opvangplekken in veiligheidsregio’s door het land heen. De meeste van deze opvangplekken moeten nog worden gerealiseerd. Overheden moeten hiervoor met name vastgoed huren of inzetten, en het vastgoed inrichten ten behoeve van scholing, gezondheidszorg en wonen van vluchtelingen. De huur van vastgoed is niet aanbestedingsplichtig. De overige inrichtingen en installaties zijn wel aanbestedingsplichtig. Op grond van de uitzondering van dwingende spoed is er een mogelijkheid deze onderhands te gunnen. Het kabinet heeft uitgesproken dat de opvang voor minimaal zes maanden moet worden ingericht. De vluchtelingenopvang is acuut. Wij adviseren zo veel mogelijk gebruik te maken van bestaande (raam)contracten, bijvoorbeeld voor de inhuur van personeel. Mogelijk kunnen die ook worden uitgebreid vanwege deze onvoorziene omstandigheid. Leg dit goed vast in het inkoopdossier en zorg voor een aankondiging op TenderNed. Wanneer geen bestaande infrastructuur aanwezig is moet worden ingekocht of aanbesteed.
In selecte gevallen kan het gerechtvaardigd zijn om opdrachten direct onderhands te gunnen met toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vanwege dwingende spoed.
Gegeven de omstandigheden is het verdedigbaar om kort durende contracten te sluiten in ieder geval tot november 2022, zonder dat hier sprake is van overtreding van het knipverbod. Vanwege de onzekere situatie verdient het aandacht om bij contractvorming al enige uitloop in de vorm van opties en verlengingen in te bouwen. Als de situatie langer duurt, moet gezocht worden naar een meer stabiele (middel)lange termijn oplossing. De toelichting gebeurtenissen na balansdatum is voldoende
Gebeurtenissen na balansdatum Hoe ingrijpend de economische effecten van deze crisis zullen zijn, is op dit moment nog moeilijk te overzien. De impact op de bedrijfsvoering van de gemeente zal naar verwachting niet van aanzienlijke betekenis zijn. Rekening moet worden gehouden met (verder) stijgende prijzen, die zich kunnen vertalen in hogere inkoopkosten voor energie, hout, metaal en hulpstoffen. Het conflict heeft ook weerslag op de digitale veiligheid in Nederland. Momenteel lijkt het beeld stabiel maar het dreigingsbeeld kan abrupt veranderen. Verder is in dit verband van belang dat de gemeente geen directe zakelijke relaties onderhoudt met bedrijven in Oekraïne, Rusland en WitRusland. Gemeente Oosterhout heeft in de risicoparagraaf (paragraaf 6.2.2) specifieke aandacht besteed aan de Oekraïnecrisis.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
15
3. Resultaat & financiële positie
3.1 Resultaat 2021 3.2 Dashboard financiële positie
3.3 Ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente 3.4 Ons beeld van uw financiële positie
3.1 Resultaat 2021
Resultaat 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 11,5 miljoen voordeling
16
Het resultaat van gemeente Oosterhout over het jaar 2021 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 11,5 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)
2021
BEGROTING NA WIJZIGINGEN
VERSCHIL
IN %
Saldo van baten en lasten
8.093 V
3.206 N
11.299 V
N.v.t.
Onttrekkingen reserves
8.915 V
6.344 V
2.571 V
41%
Dotatie aan reserves
5.472 N
3.131 N
2.341 N
75%
11.536 V
7V
11.529 V
1.647%
Resultaat
Afwijkingen in het resultaat 2021 op verschillende programma’s
In de jaarrekening is door de gemeente een nadere analyse opgenomen van het resultaat, waarbij onderscheid is gemaakt tussen structurele en incidentele voor- en nadelen. Hieruit volgt dat het resultaat voor ongeveer € 11,3 miljoen aan incidentele en € 2,0 miljoen uit structurele posten bestaat. De belangrijkste afwijkingen van het begrote resultaat na wijzigingen worden veroorzaakt door onderstaande programma’s: Het resultaat op het programma sociaal domein is circa € 2,5 miljoen hoger dan begroot en wordt met name veroorzaakt door de bijstandsuitkeringen. Het resultaat op het programma de levendige gemeente is circa € 1,2 miljoen hoger dan begroot en betreft met name coronacompensatie voor inkomstenderving van zwembaden. Op de algemene dekkingsmiddelen is het resultaat circa € 6,7 miljoen voordeliger dan begroot en wordt veroorzaakt door coronacompensaties, nieuwe taakmutaties, afrekening BTW Compensatiefonds en naheffing Attero. Het resultaat 2021 wijkt ongeveer 7,0% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Wanneer enkel gekeken wordt naar de structurele posten wijkt het resultaat ongeveer 1,2% af van de totale begrote lasten (na wijziging). Op basis van onze ervaringsnorm bij decentrale overheden is een afwijking van 2-3% inherent aan een complex begrotingsproces.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.2 Dashboard financiële positie per 31 december 2021
NETTO-SCHULDQUOTE
17
BELASTINGCAPACITEIT
SOLVABILITEIT 50
90
105
95
130 20
34,1% 220
-100
< 90%
59,6%
90-130%
0
> 130%
(GECORRIGEERDE) SCHULDQUOTE
< 20%
94,0% 100
20-50%
> 50%
50
150
< 95%
95-105%
> 105%
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE
GRONDEXPLOITATIE
0
90
35 130 20
35,6% -100
< 90%
DASHBOARD
220
90-130%
> 130%
JAARREKENING
5,4% 100
0
< 20%
FINANCIËLE POSITIE
0,11%
20-35%
> 35%
BEVINDINGEN
5
-5
< 0%
BIJLAGEN
0%
> 0%
3.3 Ontwikkeling van de financiële positie van de gemeente
18
RATIO WEERSTANDSVERMOGEN
1,90
2,00 1,80
1,80
1,80 1,60 1,50
1,60
gemeente Oosterhout
1,40 1,20 1,00 JR 2018
JR 2019
JR 2020
JR 2021
B 2022
STRUCTURELE EXPLOITATIERUIMTE 2,4%
2,5% 2,0% 1,5%
gem. NL*
1,0%
0,7%
0,5% 0,5%
gemeente Oosterhout
0,3%
0,1%
0,0% JR 2021
B 2022
B 2023
B 2024
B 2025
* De bron voor de gemiddelden NL betreft het gemiddelde over 2021 voor gemeenten in de categorie 50.000 tot 100.000 inwoners. Data gebaseerd op www.findo.nl.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.4 Ons beeld van uw financiële positie (1/2)
Kengetallen moeten in relatie tot elkaar worden bezien
Signaleringswaarden GTK 2020 als referentiewaarden Uw weerstandsvermogen is ruim voldoende
19
Onze rol in relatie tot het weerstandsvermogen en financiële kengetallen De analyse van het weerstandsvermogen en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol dienen wij vast te stellen of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat. De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden gemaakt van de financiële positie van de gemeente Oosterhout. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van een sterke of zwakke financiële positie. De financiële kengetallen geven, met de inherente beperkingen hierbij, inzicht in (de ontwikkeling van) uw financiële positie, mede in relatie tot de landelijke benchmark. Signaleringswaarden volgens het Gemeenschappelijk Financieel Toezichtkader 2020 (GTK 2020) Vanuit hun taak als financieel toezichthouder hebben de twaalf provincies een gemeenschappelijk financieel toezichtkader opgesteld dat vanaf begrotingsjaar 2021 geldt. In het GTK 2020 zijn signaleringswaarden opgenomen voor de financiële kengetallen zoals opgenomen in het jaarverslag van de gemeente. Wij hebben deze signaleringswaarden als referentie gebruikt bij ons beeld van uw financiële positie.
Weerstandsvermogen gemeente Oosterhout is ruim voldoende In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bedraagt volgens deze paragraaf € 28,6 miljoen. De gemeente Oosterhout heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 15,8 miljoen. Het weerstandsvermogen van de gemeente Oosterhout is volgens het GTK 2020 ruim voldoende te noemen.
Uw financiële positie is Ruim voldoende
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
3.4 Ons beeld van uw financiële positie (2/2)
De gemeente kan aan haar langetermijnverplichtingen voldoen
20
Solvabiliteit en netto-schuldquote De solvabiliteit bedraagt ultimo 2021 59,6% (2020: 57,2%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter de gemeente Oosterhout in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto-schuldquote bedraagt 34,1% (2020: 35,9%). De netto-schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. De netto-schuldquote is hiermee als minst risicovol te classificeren volgens het GTK 2020.
Zowel de solvabiliteit als de netto-schuldquote laten een positieve ontwikkeling zien ten opzichte van de signaleringswaarden volgens het gemeenschappelijk financieel toezichtkader (GTK 2020). Op basis van de begroting 2022-2025 wordt echter verwacht dat de solvabiliteitsratio afneemt van 50,2% in 2022 naar 44,2% (neutraal) in 2025 en de netto-schuldquote een stijgende lijn laat zien van 56,95 in 2022 naar 73,8% in 2025. Deze ontwikkeling is het gevolg van geplande investeringen in de komende jaren waarvoor vreemd vermogen aangetrokken zal worden. Financieel risico als gevolg van de grondexploitatie is laag De ontwikkeling van de structurele exploitatieruimte is een aandachtspunt
DASHBOARD
Ratio grondexploitatie Voor de ratio grondexploitatie geldt dat hoe lager deze is, hoe beter. De ratio grondexploitatie van de gemeente Oosterhout is laag doordat de grondpositie (de waarde van de grond) ten opzichte van de totale baten laag is. De ratio grondexploitatie < 20% is het minst risicovol te noemen volgens het GTK 2020.
Structurele exploitatieruime De structurele exploitatieruimte van de gemeente Oosterhout ligt op basis van de begroting 2022 – 2025 de komende jaren boven de 0%. De structurele exploitatieruimte geeft de verhouding tussen de structurele baten en lasten in verhouding met de totale baten weer. De hogere lasten in het sociaal domein en de beperkte compensatie vanuit het Rijk via de algemene uitkeringen leiden bij veel gemeenten tot druk op de begroting. Tevens heeft de gemeente weinig ruimte om deze hogere lasten met eigen middelen, zoals compensatie via de belastingen, te ondervangen.
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
21
4. Belangrijkste bevindingen
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 Sociaal domein uitgelicht
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties 4.4 BBV, WNT en SiSa 4.5 Begrotingsrechtmatigheid
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (1/2)
VIC toetst achteraf de werking van interne beheersmaatregelen
22
Interne beheersing en onze aanpak voor 2022 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij een interim-controle uitgevoerd. De bevindingen naar aanleiding van deze controle hebben wij opgenomen in onze managementletter d.d. 22 maart 2022. Samenvattend hebben wij geconstateerd dat wij bij uw gemeente niet kunnen steunen op beheersingsmaatregelen binnen de primaire processen, omdat met name de IT General Controls niet altijd goed zijn opgezet of goed werken. Wel is sprake van een VIC die achteraf gegevensgerichte werkzaamheden verricht om de werking van de interne beheersingsmaatregelen in de processen te toetsen.
Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie, de NBA, heeft in 2022 een uitgebracht notitie ‘Frauderisicobeheersing aanbevelingen voor bestuurders en toezichthouders'. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen, zoals de gemeenteraad, bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude, kunnen de gelegenheden die tot fraude leiden, afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. De landelijke pilots waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude (o.a. Gemeente Breda) hebben bijgedragen aan de best practices. De best practices van de NBA zijn erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. In onze managementletter hebben wij reeds aandacht gevraagd voor dit onderwerp. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van de gemeenteraad en auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing.
Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de interne controleafdeling, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording (2/2)
Invoering rechtmatigheidsverantwoording 2023
23
Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2023 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt en heeft augustus 2021 de kadernota rechtmatigheid 2022 gepubliceerd. De wetswijziging is op 25 mei 2022 behandeld in de Tweede Kamer en op 31 mei 2022 ter stemming gebracht. Besloten is dat de rechtmatigheidsverantwoording per boekjaar 2023 wordt ingevoerd. De komende periode volgen nog de nodige aanpassingen van wetgeving en notities vanuit onder ander het NBA.
Voorgenoemde notities die informatie geven over de nadere invulling, kunnen pas worden uitgebracht na behandeling van de wetgeving in de Eerste en Tweede Kamer. Deze notities zijn nodig om de financiële verordening aan te passen. Wij constateren dat meerdere organisaties de besluitvorming afwachten alvorens er verdere invulling aan de uitvoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt gegeven. Stand van zaken binnen uw gemeente
Stand van zaken binnen uw gemeente De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor. Met ingang van verslagjaar 2023 wordt de gemeente immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het college een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering, maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie. Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenten een uitdaging is, maar naar onze mening loopt uw organisatie voor op andere gemeenten. In onze managementletter d.d. 22 maart 2022 hebben wij u geïnformeerd over de stand van zaken van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording bij gemeente Oosterhout. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole hebben wij de organisatie gesproken over de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u om niet af te wachten tot 2023 en het jaar uitstel te gebruiken om proef te draaien, en waar nodig aanpassingen of verdere verbeteringen door te voeren in de interne beheersingsprocessen. De organisatie was zelf reeds voornemens om door te gaan met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en in 2022 als proefjaar te gebruiken.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.2 Sociaal domein uitgelicht
Sociaal domein 2021 bedragen circa € 28,8 miljoen
Onzekerheden pgb geraamd op € 545.000 Resterende onzekerheid Wmo ZIN circa € 96.000
Resterende onzekerheid Jeugdzorg circa € 1.061.000
24
Sociaal domein in de jaarrekening De lasten van gemeente Oosterhout met betrekking tot Jeugdzorg, Wmo en pgb als onderdeel bedragen over 2021 circa € 28,8 miljoen: ONDERDEEL (€ x 1 miljoen)
2021
2020
Wmo ZIN
14,0
13,1
Jeugdzorg ZIN
13,7
12,5
Pgb
1,1
1,9
Totaal
28,8
27,5
Op basis van de interne processen omtrent pgb bij gemeente Oosterhout en het zekerheidspercentage dat gemeente Oosterhout hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor pgb geraamd op circa € 545.000 (2020: € 789.000). Wmo ZIN De productieomvang van Wmo ZIN bij zorginstellingen bedraagt in 2021 circa € 14,0 miljoen (2020: € 13,1 miljoen). Op basis van de processen bij de gemeente omtrent het toekennen van beschikkingen, het opvragen van productieverantwoording met controleverklaringen op basis van het landelijk protocol, het uitvoeren van jaarlijkse cliëntervaringsonderzoeken en het bijhouden van een klachtenregistratie verkrijgt de gemeente zekerheid dat de zorg is geleverd. Tevens hebben de cliëntervaringsonderzoeken en het bijhouden van een klachten-registratie het doel om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente, de ervaringen uit voorgaande jaren, de ontvangen controleverklaringen en productieverklaringen ramen wij deze resterende onzekerheid in totaliteit op € 96.000 van de € 14,0 miljoen (2020: € 321.000). Jeugdzorg ZIN Ten aanzien van de jeugdhulp heeft de gemeente Oosterhout via de gemeente Breda de zorg ingekocht en instellingen gecontracteerd.
Met betrekking tot de lasten inzake jeugdhulp vraagt de gemeente Oosterhout bij gemeente Breda om een accountantsrapportage. Voor deze variant geldt dat, net zoals bij de Wmo ZIN, dit dan alsnog tot een onzekerheid leidt omtrent de geleverde prestatie. Uit onze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. De opgave van de Jeugdzorg ZIN van de gemeente Breda is medio mei 2021 beschikbaar gesteld aan uw gemeente. Hierdoor heeft uw gemeente geruime tijd weinig zicht gehad op de definitieve kosten voor de Jeugdzorg ZIN. Uit de ontvangen verantwoording van gemeente Breda blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controle-informatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Uitgaande van de interne beheersing op het proces van beschikkingen tot en met betalingen bij uw gemeente ramen wij de resterende onzekerheid in totaliteit op € 1.061.000 van de € 13,7 miljoen (2020: € 907.000). Tevens zijn beperkte aansluitverschillen geconstateerd bij de controle van Jeugdzorg en Wmo die kleiner zijn dan onze rapporteringstolerantie.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (1/3)
Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld
25
Actualisatie en bijstelling grondexploitaties Gemeente Oosterhout heeft verschillende omvangrijke grondexploitaties. De balanspositie bedraagt ultimo 2021 € 9,5 miljoen (ultimo 2020: € 12,4 miljoen). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente- effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitatiesdiepgaand gecontroleerd. Tijdens de controle zijn de uitgangspunten hiervoor ter discussie gesteld. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2021 geactualiseerd. Tevens is gecontroleerd of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen.
Ultimo 2021 bedraagt de voorziening grondexploitaties € 2,5 miljoen (ultimo 2020: € 1,7 miljoen) voor het nadelig saldo van project Zwaaikom. Doordat de voorziening hoger is dan de bruto boekwaarde(€ 1,5 miljoen) van project Zwaaikom, is het meerdere aan de passivazijde als voorziening op de balans verantwoord. De stand van de bruto boekwaarde ad € 9,5 miljoen bestaat voornamelijk uit de stand van project Industrieterrein Everdenberg-Oost (€ 11,1 miljoen), project Plan Santrijngebied (-/- € 0,8 miljoen) en project Plan Vrachelen 4 e/5e fase-Contreie (-/- € 0,8 miljoen). In 2021 zijn geen nieuwe projecten opgestart.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (2/3)
Redelijkheid belangrijkste schattingselementen vastgesteld
26
Winstneming Het voorzichtigheidsbeginsel leidt ertoe dat realisatie van winst moet worden uitgesteld tot daarover voldoende zekerheid bestaat. Dit betekent echter niet dat pas winst moet worden genomen bij het afsluiten van het grondexploitatiecomplex. In de notitie Grondexploitatie is opgenomen dat voor winstneming de Percentage of Completion (POC) methode geldt: voor zover gronden zijn verkocht en opbrengsten zijn gerealiseerd dient tussentijds naar rato van de voortgang van de grondexploitaties winst te worden genomen. Hiervoor moet het resultaat op de grondexploitatie wel op betrouwbare wijze kunnen worden ingeschat. Dit is mogelijk wanneer het waarschijnlijk is dat de economische voordelen die aan het project zijn verbonden naar de gemeente zullen toevloeien. Indien aan de volgende voorwaarden is voldaan, bestaat er voldoende zekerheid om winst te kunnen nemen: 1. Het resultaat op de grondexploitatie kan betrouwbaar worden ingeschat; én 2. De grond (of het deelperceel) moet zijn verkocht; én 3. De kosten zijn gerealiseerd (winst wordt naar rato van de realisatie gerealiseerd).
ONTWIKKELING NETTO BOEKWAARDE GRONDEXPLOITATIES 2021–2020 (x € 1 miljoen) 14,0 12,4 12,0
10,8
10,0
9,5
8,0
6,0
4,0
Voor de grondexploitaties van gemeente Oosterhout heeft deze methode geresulteerd in een winstneming van circa € 250.000 voor project Beneluxweg Zuid. Verder zijn een storting vanuit de vrije reserve van € 700.000 voor project Slotjes Midden ter dekking van de gemeentelijke bijdrage in de herstructurering en een toevoeging aan de voorziening van € 710.000 voor project Zwaaikom verricht. Een uitsplitsing van de bouwgronden in exploitatie naar soort project is in nevenstaand schema weergegeven.
11,1
1,6
2,0
0,0
-2,0
BIE - woningbouw
BIE - bedrijventerreinen
-1,7
-4,0 2021
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
2020
Totaal
4.3 Ontwikkeling grondexploitaties (3/3)
Woningbouw: voornaamste risico blijft balans tussen vraag en aanbod
27
Woningbouwplannen € -1,7 miljoen Het grootste deel van de boekwaarde komt voor rekening van project Plan Vrachelen 4 e/5e fase-Contreie ad -/- € 0,75 miljoen en project Plan Santrijngebied ad -/- € 0,85 miljoen. Een groot deel van Contreie is inmiddels bebouwd of in aanbouw. De verwachting is dat de bouw van woningen in dit deelgebied medio 2022 gereed is. Er is als gevolg van de coronacrisis vertraging in de afzet van met name de woonwerkkavels in deelprojecten Vrachelsplein en Landspunt. De verkoop loopt nog door in 2022. In 2021 zijn € 3,3 miljoen opbrengsten gerealiseerd uit grond- en kavelverkopen. Per juni 2022 is een groot deel van de kavels definitief verkocht, of in optie en verkocht onder voorbehoud. Dit is ook het geval bij de overige woningbouwprojecten. Mede als gevolg van deze ontwikkeling is het afzetrisico in de projectbouw grotendeels afgenomen.
Bedrijventerreinen: voornaamste risico is verkopen volgens planning tegen ingerekende prijzen
Industrieterreinen € 11,1 miljoen Project Industrieterrein Everdenberg-Oost is het project met de hoogste boekwaarde van € 11,1 miljoen. In 2017 is er een behoefteonderzoek gedaan naar bedrijventerreinen in de subregio Breda-Oosterhout. Hieruit is gebleken dat er sprake is van een tekort en dat de aanleg van Everdenberg-Oost in dit tekort kan voorzien. Dit plan bevindt zich in de ontwikkelfase. In 2017 is de gemeente een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met een projectontwikkelaar om gezamenlijk te werken aan de ontwikkeling en de uitgifte van het bedrijventerrein in de vorm van een CV-BV-constructie. In 2020 zijn de oprichtingsaktes hiervoor gepasseerd, en heeft de gemeente de eerste gronden aangekocht. In 2021 is begonnen met het bouwrijp maken van het bedrijventerrein. In 2021 heeft de provincie Noord-Brabant de in 2000 verstrekte subsidie voor project Zwaaikom definitief vastgesteld en is het nog openstaande subsidiebedrag ontvangen.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.4 BBV, WNT en SiSa
28
BBV wordt nageleefd
Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat gemeente Oosterhout de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd.
WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten
Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen.
Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier als topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2021 niet meer bedragen dan € 209.000 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is BDO als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2021 van de gemeente Oosterhout niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2021 van de gemeente Oosterhout voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Geen bevindingen SiSa-bijlage
SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2021. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens bijlage B. Wij zien een landelijke trend dat ministeries steeds vaker een Specifieke regeling kiezen voor het verstrekken van subsidies aan decentrale overheden. Het aantal SiSa-regelingen, ook voor uw gemeente, zijn daardoor exponentieel toegenomen. Dit geeft een hoge druk op de organisatie binnen gemeente Oosterhout, andere gemeenten en decentrale overheden en de accountantskantoren.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid (1/2)
Onderschrijding baten/lasten € 10,5 miljoen
29
Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft uw gemeente circa € 162,6 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 168,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2021. Dit is in totaal een overschrijding van 6 miljoen (3,7%). Aan baten had uw gemeente een bedrag van € 159,4 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 176,0 miljoen aan werkelijke baten in 2021. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van 16,6 miljoen (10,4%). Naast het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten kent een gemeente ook het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. De stortingen in dan wel onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. In 2021 is er per saldo circa € 3,4 miljoen aan de reserves onttrokken. Tot slot is een teruggaaf vennootschapsbelasting verantwoord voor € 0,8 miljoen, zodat het gerealiseerde resultaat € 11,5 miljoen positief bedraagt. De gemeenteraad autoriseert de begroting en stelt de kaders voor het college vast. Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting.
Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerde en gerapporteerd te worden aan de gemeenteraad. Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan de gemeenteraad is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij open-einde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd.
Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door de raad nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zie hierna voor een overzicht van de lastenoverschrijdingen per programma en de overschrijdingen van investeringskredieten.
DASHBOARD
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
4.5 Begrotingsrechtmatigheid (2/2)
Overschrijding lasten € 9,2 miljoen Hiervan is € 423.000 als onrechtmatig aangemerkt in ons oordeel
30
Zoals blijkt uit onderstaande tabel is op verschillende programma’s een begrotingsoverschrijding op de lasten te constateren. Deze zijn in te delen in de onderstaande categorieën zoals opgenomen in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. ONRECHTMATIG
LASTENOVERSCHRIJDING PROGRAMMA
BEGROTINGSAFWIJKING
Burger en bestuur (totaal € 119.000)
Betreft een overschrijding als gevolg van een storting in de voorziening wachtgeldregeling ingevolge de wettelijke verplichting.
P
Sociaal domein (totaal € 1.928.000)
Betreft voornamelijk overschrijdingen welke samenhangen met (hogere) opbrengsten.
P
De levendige gemeente (totaal € 832.000)
Betreft voornamelijk overschrijdingen welke samenhangen met (hogere) opbrengsten. Overschrijdingen aangemerkt als onrechtmatigheid: € 45.000.
P
P
Ruimte en ontwikkeling (totaal € 1.811.000)
Betreft voornamelijk overschrijdingen welke samenhangen met (hogere) opbrengsten. Overschrijdingen aangemerkt als onrechtmatigheid: € 352.000.
P
P
Gemeentelijke organisatie (overhead) (totaal € 2.597.000)
Betreft voornamelijk overschrijdingen welke samenhangen met (hogere) opbrengsten.
P
Mutaties reserves (totaal € 2.341.000)
Aan de mutaties in reserves liggen raadsbesluiten ten grondslag.
P
TELT NIET MEE IN OORDEEL
TELT WEL MEE IN OORDEEL
Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de analyse begrotingsafwijkingen, zoals opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021 (hoofdstuk 7.3). Overschrijding op afgesloten kredieten
DASHBOARD
Kredietoverschrijdingen In 2021 is op een aantal kredieten sprake geweest van een overschrijding. Totaal is sprake van € 280.000 aan overschrijdingen op kredieten. Hiervan heeft € 124.000 betrekking op afgesloten kredieten. Deze hebben wij als rechtmatigheidsfout meegenomen in ons oordeel. De overschrijdingen op nog niet afgesloten kredieten kunnen in 2022 nog aan de raad ter goedkeuring worden voorgelegd en zijn daarom niet als rechtmatigheidsfout aangemerkt voor de controle van de jaarrekening 2021. Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van de begrotingsafwijkingen naar de toelichting kredietoverschrijding zoals per programma is opgenomen in de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 2021 (hoofdstuk 8.4).
JAARREKENING
FINANCIËLE POSITIE
BEVINDINGEN
BIJLAGEN
31
Bijlagen
A
Onze controle
B
Bevindingen SiSa-bijlagen
32
A. Onze controle
A. Onze controle (1/4)
33
Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van de gemeente Oosterhout, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 1.700.000. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn.
Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 50.000 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.
Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controlecliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden. Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Oosterhout zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA).