bijlage technische vragen - 06102022_Regeling_Mobiele_Telefonie_Gemeente_Oosterhout xx nwc

REGELING MOBIELE TELEFONIE GEMEENTE OOSTERHOUT Ingangsdatum: 1 januari 2022 1. Inleiding Gemeente Oosterhout staat voor eigen verantwoordelijkheid, keuzevrijheid en duurzaamheid wanneer het gaat om het beleid op het gebied van mobiele telefonie. Verantwoordelijkheid en keuzevrijheid spreken voor zich. In het kader van duurzaamheid willen we het aantal apparaten graag beperken. Om dit beleid gestalte te geven zijn we in 2011 van start gegaan met het Bring Your Own Device principe (BYOD). Dit beleid kenmerkt zich door de uitgifte van simkaarten en het toekennen van een vergoeding voor de aanschaf van een mobiele telefoon. Voor externe inhuur en stagiaires is er een uitleen toestel beschikbaar. Het toekennen van een vergoeding gaat gepaard met persoonlijke verantwoordelijkheid om je eigen bereikbaarheid voor de organisatie goed te organiseren, waarbij je voldoet aan de door de gemeente Oosterhout gestelde voorwaarden aan bereikbaarheid en toestel. De gemeente Oosterhout behoudt zich overigens het recht voor om deze regeling aan te passen. Dit zal altijd plaatsvinden in overleg met betrokken partijen.

2. Uitgangspunten BYOD betekent niets anders dan dat jij zelf de aanschaf van je smartphone regelt, zodat jij zakelijk bereikbaar bent voor zowel interne als externe contacten. Jij bent de eigenaar van de smartphone en hiervoor krijg je een netto-vergoeding van ons. Ook krijg je een SIM-kaart met nummer en abonnement van ons. De gemeente hanteert de volgende uitgangspunten: 1. Als medewerker ben je zelf verantwoordelijk voor je eigen bereikbaarheid. Bij BYOD Telefonie verwachten wij van jou dat je bereikbaar bent via spraak, SMS en e-mail. Je bereikbaarheid kan je prima regelen via de Micollab toepassing op je telefoon en computeromgeving. Heb je hier ondersteuning bij nodig, dan kan je dit via SID aanvragen. 2. Als je meedoet ga jij akkoord met de inhoud van deze Regeling mobiele telefonie gemeente Oosterhout.

3. Toestel en abonnement: wat verwachten we van jou? 1. De gemeente Oosterhout vraagt van jou dat je een smartphone aanschaft die gebruik maakt van het besturingssysteem Android (diverse leveranciers) of IOS (Apple). Het toestel dient minimaal gedurende de looptijd van 3 jaar door de fabrikant ondersteund te worden met updates van het besturingssysteem. Een geheugencapaciteit van 128 GB wordt aanbevolen. 2. Het toestel dient tevens te voldoen aan de door de gemeente Oosterhout gestelde specificaties. Een overzicht van deze specificaties zijn verkrijgbaar bij SID en via Intranet. 3. Op je toestel dient altijd de laatste versie van het besturingssysteem te zijn geïnstalleerd. (Android of IOS). 4. De gemeente Oosterhout geeft aan welke apps (m.b.t. bereikbaarheid, toegang etc.) er in ieder geval op je toestel geïnstalleerd en in gebruik genomen dienen te worden. Deze informatie vind je terug op Intranet bij het onderdeel SID. 5. Jij bent zelf verantwoordelijk voor je bereikbaarheid voor de organisatie. De gemeente verstrekt je hiervoor een simkaart.

6. Indien je nog geen simkaart hebt, dan kan je deze aanvragen bij SID. 7. Je bent zelf verantwoordelijk voor het onderhoud, eventuele reparaties en vervanging van de apparatuur. Je ontvangt hiervoor geen ondersteuning van SID. Alle kosten die hiermee verband houden, komen voor jouw rekening. Het is overigens vaak mogelijk om via de leverancier waar je je telefoon koopt een verzekering af te sluiten voor diefstal, schade of verlies van je telefoon. Dit kan ook via je inboedelverzekering. Bij SID zijn wel enkele “leentoestellen” beschikbaar waarvan je gebruik kunt maken gedurende een beperkte tijd. 8. De smartphone is jouw eigendom en het staat je uiteraard vrij om deze privé te gebruiken. Ook het abonnement mag privé gebruikt worden, voor zover je hiermee binnen de afgesproken (fair use) bundel blijft. Roamingkosten (telefoon én internet) buiten de EU vallen sowieso buiten deze bundel, net als betaalde 0900 nummers. Abonnementskosten die vallen buiten de bundel van de gemeente Oosterhout worden gemonitord. 9. Mocht je onderscheid willen maken tussen je privé en zakelijk nummer, kun je (indien je niet kiest voor 2 toestellen) een toestel aanschaffen met de mogelijkheid een dual simkaart (vaak e-sim) te kunnen plaatsen.

4. Vergoeding mobiele telefoon De gemeente Oosterhout verstrekt (o.b.v. een declaratie) jou één keer per 36 maanden een netto vergoeding van maximaal € 700,-- om je eigen smartphone aan te schaffen. Ook wordt een simkaart met abonnement beschikbaar gesteld. 1. De vergoeding en simkaart met abonnement zijn bedoeld om zakelijk bereikbaar (telefonisch, sms, email) te zijn voor zowel interne als externe contacten. Omdat het toestel jouw eigendom is deze uiteraard ook voor privé gebruik. Het is ook toegestaan om de simkaart binnen de bundel privé te gebruiken. Minimaal 10% van het gebruik dient zakelijk te zijn. 2. Je gebruikt de smartphone voor de uitoefening van je werkzaamheden. Deze is onder andere noodzakelijk voor je (telefonische) bereikbaarheid, maar ook voor toegang tot de werkomgeving van de gemeente Oosterhout (gebruik van de Authenticator). 3. De hoogte van de netto vergoeding is bepaald aan de hand van de minimale eisen die de gemeente Oosterhout stelt aan een smartphone voor de uitoefening van jouw functie in combinatie met hetgeen is toegestaan voor de werkgever binnen de (wettelijke) Werkkostenregeling. 4. Met het aankoopbewijs (maximaal 3 maanden oud) van je apparaat kan je eenmaal per 36 maanden de vergoeding ervan declareren tot een maximum van € 700,--. Maximaal € 25,00 van het gedeclareerde bedrag mag besteed worden aan accessoires (screenprotector en hoesje).

2e Hands toestellen vallen niet onder deze regeling. 5. De hoogte van de vergoeding(en) kunnen bijgesteld worden bijvoorbeeld bij wijziging fiscale randvoorwaarden. 6. De vergoeding van een mobiele telefoon heeft geen gevolgen voor/maakt geen onderdeel uit van andere (inkomensafhankelijke) regelingen zoals de pensioenregeling, het Individueel Keuzebudget, of de geldelijke waarde van een verlof-/werkdag. 7. Bij beëindiging van de dienstbetrekking, ongeacht de reden, dan wel in andere situaties waarin een, mobiele telefoon niet langer noodzakelijk is voor de uitoefening van het werk dient de werknemer 1/36e deel van de ontvangen telefoonvergoeding terug te betalen voor elke maand van de in artikel 4 genoemde 36 maanden, die nog niet verstreken is. Het resterende bedrag zal bij de eindafrekening op het salaris worden ingehouden.

5. Hoe kan ik meedoen aan de regeling mobiele telefonie gemeente Oosterhout? 1. Nieuwe medewerkers ontvangen bij indiensttreding de een formulier “aanvraag simkaart” om gebruik te maken van de regeling mobiele telefonie gemeente Oosterhout. 2. Ben je al in dienst van de gemeente Oosterhout en heb je in de 24 maanden vóór 1 januari 2022 (of eerder) géén telefoon gedeclareerd, kun je hiervoor een declaratie indienen via ADP en een ondertekende overeenkomst. Voor declaraties ingediend in 2022 geldt een overgangsregeling (zie hierna onder artikel 6).

2

3. Ben je al in dienst van de gemeente Oosterhout maar beschik je nog niet over een abonnement, kun je dit aanvragen via het aanvraagformulier (via SID) 4. Door het indienen van de telefoonnota en de ondertekende overeenkomst geef je te kennen dat je akkoord gaat met deze regeling mobiele telefonie gemeente Oosterhout. 5. Na aanschaf van het toestel, kun je via ADP de vergoeding met een maximum van € 700,-- terugvragen aan de gemeente (maximaal € 25,00 voor accessoires). Zijn de kosten van het toestel lager dan de vergoeding, dan ontvang je alleen de gemaakte kosten van het toestel en eventuele accessoires (max. € 25,00). Zijn de kosten hoger dan de vergoeding, dan ontvang je alleen het maximale bedrag van € 700,--. 6. Het telefoonnummer dat je krijgt toegewezen (of waarover je al beschikt) voor zakelijk gebruik, wordt vastgelegd/gekoppeld in Micollab. Daarmee word je ook bereikbaar voor je collega’s.

6. Overgangsregeling 1. In de regeling die sinds 2011 van kracht is, is er sprake van 2 verschillende vergoedingen € 105,- of € 450,-. Beide vergoedingen worden éénmaal per 24 maanden op basis van een declaratie met bijbehorende factuur toegekend. 2. In de nieuwe regeling kennen we één vergoeding van € 700,-, die éénmaal per 36 maanden op basis van een declaratie met bijbehorende factuur wordt toegekend. 3. De ingangsdatum van de nieuwe regeling is met terugwerkende kracht, 1 januari 2022. 4. Voor declaraties die onder de oude regeling zijn ingediend sinds 1 januari 2022 , kan het resterende niet vergoede bedrag op verzoek aangevuld worden. De medewerker heeft daarnaast de mogelijkheid om een ander passend toestel aan te schaffen. Hiervoor kan dan het resterende (nog niet uitgekeerde/toegekende) deel van de vergoeding van € 700 gebruikt worden. Dit bedrag wordt dan alsnog vergoed. Dit is alleen mogelijk gedurende de overgangsperiode (tot 31 december 2024), waarbij al eerder een telefoon is gedeclareerd onder de oude regeling in de periode van 1 januari 2022 tot 1 september 2022. De niet eerder gedeclareerde telefoon mag niet aangeschaft zijn voor 1 oktober 2021 en moet aan alle eisen voldoen zoals beschreven bij artikel 3. 5.

Telefoons die zijn aangeschaft onder de oude regeling (vóór 1 januari 2022), of niet voldoen aan de overgangsregeling, hebben een looptijd van 24 maanden. 6. Deze overgangsregeling eindigt 36 maanden na de ingangsdatum van de regeling (per 31 december 2024).

3