328978 raadsvoorstel actualiseren regelingen van de raad (def)

RAADSVOORSTEL Datum raadsvergadering Zaaknummer raadsvoorstel

22 februari 2022 328978

Onderwerp Actualiseren van regelingen van de raad Voorgesteld besluit 1. vast te stellen: a. de verordening ambtelijke bijstand Oosterhout 2022; b. de verordening auditcommissie Oosterhout 2022; c. de verordening werkgeverscommissie griffie Oosterhout 2022 d. het reglement van orde en overige werkzaamheden van de raad Oosterhout 2022; e. de gedragscode raadsleden gemeente Oosterhout 2022; 2. deze regelingen in werking te laten treden op 1 maart 2022, onder gelijktijdige intrekking van de eerdere regelingen. Samenvatting Enkele regelingen sluiten niet meer aan bij de praktijk of bij gewijzigde regelgeving. Naast kleinere tekstuele of technische aanpassingen gaat het o.a. om: - het vereenvoudigen van de werkwijze voor ambtelijke bijstand; - het bevestigen van de openbaarheid van de vergaderingen van de auditcommissie; - het actualiseren van het delegatiebesluit, het verlagen van de vergaderfrequentie en het wegvallen van de jaarlijkse verantwoording voor de werkgeverscommissie; - het toevoegen van een basis voor de informatie- en debatbijeenkomsten in het Reglement van Orde; - het vastleggen van de integriteitstoets voor kandidaat-wethouders (VOG en risicoanalyse); - het grondig herzien van de gedragscode voor raadsleden.

Aanleiding Het einde van de raadsperiode is een goed moment om te toetsen of de regelingen van de raad nog aansluiten bij de praktijk en bij eventuele nieuwe regelgeving en inzichten. Voor enkele regelingen bleek dat niet het geval en stellen we wijzigingen voor. De raad kan dan in de nieuwe samenstelling met actuele regelingen van start gaan. Kader De gemeentewet vormt het juridisch kader. Wat willen we bereiken? De regelingen ondersteunen de raad in de gewenste manier van werken. Argumenten en kanttekeningen bij het voorgestelde besluit Onderstaand worden de regelingen toegelicht, die geactualiseerd worden. De regelingen die nog actueel zijn of die -naar verwachting- kunnen worden ingetrokken na het vaststellen van de participatieverordening, komen nu niet aan bod.

a. Verordening op de ambtelijke bijstand - De regeling voor raadsambassadeurs vervalt De huidige verordening dateert van het begin van het dualisme. Om de nieuwe manier van werken te ondersteunen en ook de overgang van de werkzaamheden van de voormalige commissiesecretarissen naar de griffie te ondersteunen, is toen gekozen voor het aanstellen van raadsambassadeurs in de ambtelijke organisatie. Inmiddels is het dualisme ingebed en heeft onlangs de laatste raadsambassadeur aangegeven te stoppen met die rol. Uiteraard blijven we het waarderen dat een aantal ambtenaren zich meer dan gemiddeld interesseert in de raad en bereid is om als vraagbaak voor collega’s te dienen. Maar dit wordt niet langer geformaliseerd door het aanwijzen als raadsambassadeur. - De procedure wordt minder dichtgeregeld Uit de verordening spreekt een voorzichtige houding richting raad, vanuit onzekerheid hoe het dualisme zal gaan werken, waarbij: o de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand kan weigeren indien het beroep dat wordt gedaan op ambtelijke bijstand niet in evenwicht is met de beschikbare capaciteit; o de gemeentesecretaris in het college inlichtingen verstrekt omtrent verzoeken om ambtelijke bijstand; o het college beslist indien een raadslid het er niet mee eens dat ambtelijke bijstand wordt geweigerd of niet tevreden is over de verleende bijstand.

Inmiddels heeft de praktijk laten zien dat de raadsleden zeer terughoudend zijn met het vragen om ambtelijke bijstand, zodat -zo ooit- al geruime tijd geen sprake is geweest van het weigeren van bijstand vanuit het werkbaar evenwicht tussen gevraagde bijstand en beschikbare capaciteit. Die bepaling kan daarom vervallen. Ook past het niet in de duale verhoudingen dat het college ingelicht wordt over de ambtelijke bijstand en beslist bij twistpunten over de ambtelijke bijstand. - Ambtelijke bijstand is vertrouwelijk Een raadslid vraagt ambtelijke bijstand in een politieke context, waarbij het raadslid zich vaak nog een beeld aan het vormen is over de haalbaarheid van een bepaald idee of de mogelijke uitwerking van een voorstel. Het raadslid moet zelf kunnen bepalen of/wanneer/hoe hij met dat idee of onderwerp naar buiten treedt. Daarbij past terughoudendheid bij betrokken ambtenaren om te communiceren over het verzoek om ambtelijke bijstand. In de huidige verordening is dat zwaar aangezet, met de term geheimhouding terwijl vertrouwelijkheid beter zou passen. In de verordening is al geregeld dat een collegelid zich voor informatie tot het raadslid wendt en niet tot de ambtenaar. Ook anderen kunnen aan ambtenaren vragen stellen over de ambtelijke bijstand. Een bepaling op basis waarvan zij die informatie kunnen weigeren is dan welkom.

- De modelverordening kan als basis dienen De wijzigingen zijn zodanig dat de huidige verordening in belangrijke mate wijzigt. Daarom wordt voorgesteld nu de modelverordening van de VNG als basis te nemen, die met enkele aanpassingen goed aansluit op wat we beogen. b. Verordening auditcommissie De wijzigingen in deze verordening zijn beperkt. - Notulist (artikel 4 lid 3 en 4) De verordening regelt dat de plaatsvervangend griffier optreedt als notulist (lid 4). De actuele praktijk is dat de griffier de besluitenlijst opstelt. In lid 3 is geregeld dat de griffier secretaris is van de commissie. Door dit wat ruimer te formuleren kan de griffier zelf het secretariaat nader invullen. Lid 4 vervalt.

- Openbaarheid (artikel 7 lid 2) Volgens de verordening zijn de vergaderingen niet openbaar, tenzij de commissie anders besluit. In de praktijk zijn de vergaderingen openbaar, tenzij de commissie anders besluit. De verordening wordt daarop aangepast. c.

Verordening werkgeverscommissie griffie

Deze commissie vervult de werkgeversrol voor de griffie, voor zover de raad die rol niet aan zichzelf heeft gehouden. - De tekst van de Gemeentewet is gewijzigd De artikelen 107 t/m 107e Gemeentewet over de griffie(r) zijn per 2020 aangepast naar aanleiding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren. In het delegatiebesluit van 20 januari 2015 zijn deze artikelen aangehaald, waardoor de formulering in dat besluit niet meer actueel is. Een actuele omschrijving van de delegatie wordt nu in de verordening opgenomen (met ook een verwijzing naar de verordening rechtspositie in verband met delegatie en mandaat). Ook wordt duidelijker geformuleerd dat de raad, voor zover het de artikelen 107 t/m 107e Gemeentewet betreft, enkel de bevoegdheid overdraagt die is geregeld in artikel 107e onder 2 (“de raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren”. Voor de griffier blijft de raad bevoegd orgaan). - De commissie vergadert niet ieder kwartaal De commissie vergadert volgens de verordening eenmaal per kwartaal, maar dat blijkt niet nodig. Daarom wordt de frequentie gewijzigd in ten minste eenmaal per jaar. - Een bepaling over verantwoording aan de raad is niet nodig De verordening stelt dat de commissie jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad. In de praktijk leeft die behoefte niet.

Daar waar nodig, kunnen het fractievoorzittersoverleg en de werkgeverscommissie met elkaar in gesprek gaan. d. Reglement van orde en andere werkzaamheden van de raad De belangrijkste wijzigingen in het reglement zijn: - De informatie- en debatbijeenkomsten krijgen een formele basis (artikel 5a) Om raadsbesluiten voor te bereiden en om te overleggen met het college worden informatie- en debatbijeenkomsten georganiseerd. Hoewel het streven steeds is om deze bijeenkomsten en de onderliggende informatie als openbaar aan te merken, zijn er soms belangen die het nodig maken om in beslotenheid te vergaderen of geheimhouding op te leggen op informatie. In de huidige regeling is daar geen goede grondslag voor. Met het nieuwe artikel 5a wordt daarin wel voorzien, door deze bijeenkomsten aan te merken als commissies ex artikel 82 Gemeentewet. Ook biedt het artikel de gelegenheid om enkele kenmerken van beide type bijeenkomsten te duiden. - De adviesrol van de voorzitter van de raad wordt bevestigd (artikel 5 en 6) De raadsvoorzitter is adviseur van de agendacommissie en het fractievoorzittersoverleg. Deze adviesrol wordt gewaardeerd en geformaliseerd. - Kandidaat-wethouders overleggen een VOG en ondergaan een risicoanalyse (artikel 8) Wethouders vervullen een publieke functie, waarin zij integer moeten kunnen handelen.

Tegenwoordig is er terecht meer aandacht voor het risico dat wethouders daarbij lopen. Het is inmiddels onze praktijk dat kandidaat-wethouders een verklaring omtrent het gedrag (VOG) overleggen en dat een risicoanalyse integriteit wordt uitgevoerd. Het helpt toekomstige wethouders als een externe partij met hen onderzoekt waar eventuele risico’s zitten op ongewenste beïnvloeding van hun handelen of mogelijke (schijn van) belangenverstrengeling. En hoe daarmee om te gaan en de

risico’s zo veel mogelijk uit te sluiten. Het biedt de raad ook inzicht in mogelijke aandachtspunten voordat hij een wethouder benoemt. De uitkomst van de analyse is vertrouwelijk en wordt in eerste instantie besproken tussen de kandidaat, de burgemeester, de griffier en de betrokken fractievoorzitter. De volgende stap is dat, na toestemming van de kandidaat, de commissie onderzoek geloofsbrieven kennis neemt van het resultaat van de analyse en dat betrekt in haar advies aan de raad. - De vergaderstukken worden niet op papier ter inzage gelegd (artikel 13) Al enkele jaren worden de vergaderstukken niet meer ter inzage gelegd in het gemeentehuis. Voor de vergaderingen zijn geen papieren stukken nodig en het is ook al lang geleden dat iemand hierom verzocht heeft. Alle openbare vergaderstukken zijn digitaal voor eenieder beschikbaar. Indien iemand moeite heeft met het digitaal raadplegen of andere vragen heeft, is de griffie beschikbaar om in het gemeentehuis digitaal inzage te geven of op een andere manier in de informatiebehoefte te voorzien. - De corona-maatregelen hebben geleid tot meerdere manieren van stemmen (artikel 24.3) Bij raadsvergaderingen in de raadzaal stemt ieder raadslid individueel. In de digitale vergaderingen is de praktijk ontstaan dat de woordvoerders van de fracties voor de gehele fractie de stemmen uitbrengen.

Daarbij blijft uiteraard behouden dat een raadslid een stem kan uitbrengen die afwijkt van de fractie en kan verzoeken om een reguliere of hoofdelijke stemming. Voor de duidelijkheid worden deze varianten in het reglement vermeld. - Het schriftelijk beantwoorden van vragen is de regel (artikel 39) In het reglement staat nu dat raadsleden kunnen aangeven of vragen schriftelijk of mondeling worden beantwoord. In de praktijk geven raadsleden dat zelden aan en is het uitgangspunt schriftelijke beantwoording; om mondelinge beantwoording moet expliciet gevraagd worden. Het is duidelijker om dat in het reglement dan ook zo te omschrijven. e. Gedragscode raadsleden gemeente Oosterhout 2022 De vigerende gedragscode voor raadsleden is in 2002 vastgesteld. Naar aanleiding van incidenten, casussen en trainingen is integriteit de afgelopen jaren een terugkerend thema geweest. En dat zal het blijven. Alleen de gedragscode was nog niet geactualiseerd. Bij de actualisering van de gedragscode is ervoor gekozen om er een persoonlijke en hanteerbare set van afspraken van te maken die helpen om het thema integriteit op de agenda te houden en die het ‘normaal’ maken dat we elkaar blijven aanspreken op situaties die in dit kader vragen oproepen.

- Het raadslidmaatschap kost energie, meer levert nog veel meer energie op (artikel 1) Voorop staat dat u zich inzet voor alle mensen die in Oosterhout wonen en werken. U doet dat omdat u een maatschappelijke bijdrage wilt leveren. Dit is belangrijk en vraagt de nodige tijd en energie. Het is alleen vol te houden als u er ook plezier aan beleeft, en dat mag ook gewoon. Dat doet ook recht aan u, als persoon. En door er aan bij te dragen dat anderen ook op een goede manier hun bijdrage kunnen leveren, doet u recht aan de mensen met wie u zich samen inzet voor Oosterhout. Dus laat dit nou eens het positieve uitgangspunt van de gedragscode zijn en de eerste afspraak die we met elkaar gaan maken: laat het raadslidmaatschap voor u persoonlijk en voor u allemaal een plezierige ervaring zijn. Op het moment dat dit niet lukt, moeten we het daar met elkaar over hebben. Hier gaat de gedragscode óók over, naast een aantal afspraken die we gewoon met elkaar moeten maken over integriteit. - Basis en hulpmiddelen (artikelen 2 t/m 4) De gemeenteraad, het hoogste orgaan van de gemeente, heeft zich voorbeeldig te gedragen, zowel als groep, als raadslid en als privépersoon. In algemene zin, zoals u dat momenteel bijvoorbeeld doet met de maatregelen als gevolg van de coronapandemie. Maar ook in de omgang met gemeentelijke eigendommen (bijv.

vergaderfaciliteiten, verstrekte tablets) en informatie (bijv. informatie over grondexploitaties, of achtergrondinformatie die u meekrijgt tijdens bijeenkomsten van de

klankbordgroep). Als deze basisafspraken worden geschonden, komen we aan inhoudelijke afwegingen niet toe. - Ik als raadslid (artikelen 5 en 6) Er zijn regels voor wat u wel en niet aan werkzaamheden en activiteiten mag uitvoeren als raadslid. Van sommige zaken is dat volstrekt helder (een raadslid uit Oosterhout mag bijvoorbeeld geen ambtenaar zijn bij de gemeente Oosterhout). Maar heel veel andere situaties vallen in een grijs gebied (mag een raadslid voorzitter zijn van een lokale voetbalvereniging; en als het mag, is het wel verstandig?). Het is belangrijk om volstrekt open te zijn over nevenfuncties, activiteiten, belangen, etc. en maatregelen te nemen om risico’s te beheersen en liefst uit te sluiten. - Ik en de ander(en) (artikelen 7 t/m 10) Om in het grijze gebied – en in besluitvormingsprocessen meer in het algemeen – niet vast te lopen, is het belangrijk om een aantal afspraken te maken over hoe we omgaan met elkaar en met dilemma’s waar we mee te maken hebben. Het komt er in de kern op neer dat we elkaar en anderen serieus nemen. Mensen willen met respect behandeld worden. U ook. De artikelen over morele oordeelsvorming, zuivere politiek en bejegening gaan over hoe wij tot een oordeel komen ten aanzien van een situatie, over hoe wij omgaan met ‘macht’, en over het belang van persoonlijk contact; uiteindelijk gaat het erom dat we ‘het juiste’ besluiten te doen.

Hier is soms moed voor nodig, tegenspraak, je losmaken van de hoofdstroom. Daar moet ruimte voor zijn, souplesse. En we mogen niet schromen te handelen als dat nodig is als we iemand hierbij zien tekort schieten, of als wij zelf tekort schieten. - Levend document (artikel 11) De verschillende elementen in de gedragscode – ‘plezier’, ‘basis en hulpmiddelen’, ‘ik als raadslid’, ‘ik en de ander(en)’ – vormen een goede basis om op voort de borduren, zoals we ook in de afgelopen jaren aan de hand van trainingen en casussen met integriteitsvraagstukken zijn bezig geweest. Dit zal tenminste eenmaal per jaar in een grotere bijeenkomst worden gedaan, maar het is uitdrukkelijk de bedoeling om ook verder met elkaar in gesprek te blijven. Inspraak en participatie Dit onderwerp leent zich niet voor inspraak en participatie. Alternatieve oplossingsrichting(en) De raad heeft de vrijheid om, binnen de wettelijke kaders, zijn eigen werkwijzen te regelen. De voorgestelde wijzigingen liggen (grotendeels) in lijn met de huidige praktijk. Uiteraard kan de raad daar andere keuzen in maken. Financiën De wijzigingen hebben geen financiële consequenties. Vervolg De regelingen worden op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Oosterhout, 15 februari 2022, Het fractievoorzittersoverleg. Bijlagen 1. Raadsbesluit ‘Verordening ambtelijke bijstand Oosterhout 2022’; 2.

Raadsbesluit ‘Verordening auditcommissie Oosterhout 2022’; 3. Raadsbesluit ‘Verordening werkgeverscommissie griffie Oosterhout 2022’; 4. Raadsbesluit ‘Reglement van orde en overige werkzaamheden van de raad Oosterhout 2022’; 5. Raadsbesluit ‘Gedragscode raadsleden gemeente Oosterhout 2022’.