28-10 Sjabloonvraag GBV ZN363435 meerjarenbegroting.docx

Sjabloonvragen raadsvergadering 1 november 2022 Raadsvoorstel 363435 meerjarenbegroting Vragen van fractie:

Naam raadslid Hannie Broekhoven

Vraag: 1. Wat kost het om van iedere raadsvergadering notulen te laten maken? Antwoord: Dat hangt samen met keuzes die worden gemaakt t.a.v.: -Wordt de service extern ingehuurd, of wordt hiertoe een notulist in deeltijd aan de griffie toegevoegd? -Komt er een notulist in de zaal, of wordt de uitzending van de bijeenkomst achteraf omgezet naar tekst? -Is sprake van een handmatige of automatische transcriptie? -Welk correctieniveau wordt gekozen indien sprake is van automatische transcriptie? Er zal in alle gevallen ook (beperkt) personele inzet van de griffie nodig zijn. Afhankelijk van de vormgeving en met derden te maken afspraken zal dit bijvoorbeeld te maken hebben met het uploaden van videobestanden, de correctie en goedkeuring van verslagen. In het verleden (tot en met 2016) is een budget beschikbaar geweest voor schriftelijk notuleren van structureel € 25.000 per jaar. Dit budget werd voor het grootste gedeelte opgebruikt. Er zat toen een extern ingehuurde notulist in de zaal, er werd een woordelijk verslag uitgewerkt. De kosten hiervoor zijn sindsdien niet minder geworden. N.a.v. de gestelde vraag is een beperkte offerteaanvraag gedaan. Voor de kostendindicaties is een ureninschatting nodig. In Oosterhout zijn ongeveer 13 raadsvergaderingen per jaar, waarvan een aantal meerdere avonden beslaat en waarbij de begrotingsraad al om 15.30 uur begint (dat negeren we hierna).

Voor het gemak nemen we aan dat 7 vergaderingen een uitloopavond hebben van de helft van de tijd van een reguliere avond (19.0023.00 uur = 4 uur). Dan komen we op {13 x 4} + {7 x 2} = 66 vergaderuren. Debatbijeenkomsten worden op bijna dezelfde wijze georganiseerd als de raadsvergaderingen. Laten we uitgaan van 4 debatbijeenkomsten per jaar van gemiddeld 2 uur = 8 vergaderuren. Dan komen we op 74 vergaderuren per jaar. Voor een foutloos door een (niet ter plaatse aanwezige) notulist gemaakt uitgebreid verslag met de volgende kenmerken: - het chronologische verloop van de vergadering wordt weergegeven; - het besprokene per sprekersbijdrage wordt samengevat; - argumenten, standpunten en besluiten worden opgenomen. Kostenindicatie: € 340 per vergaderuur. Voor 74 vergaderuren komen we dan op een kostenindicatie van jaarlijks structureel € 25.160. Voor het gebruik van software om een goed leesbaar (woordelijk) transcript op te leveren met de volgende kenmerken: - al het besprokene wordt volledig en chronologisch weergegeven; - het besprokene wordt per sprekersbijdrage weergegeven; - het is gemakkelijk doorzoekbaar. Deze vorm van verslaglegging wordt middels techniek opgeleverd en is dus niet geheel foutloos. Er zijn 3 opties om het verslag al dan niet geredigeerd op te leveren:

1. Geen correctie. Kostenindicatie: € 189 per vergaderuur. Voor 74 vergaderuren komen we dan op een kostenindicatie van jaarlijks structureel € 13.986. 2. Redactie op namen, toevoegen agendapunten en in lay-out. Kostenindicatie: € 264 per vergaderuur. Voor 74 vergaderuren komen we dan op een kostenindicatie van jaarlijks structureel € 19.536. 3. Volledige redactie (interpunctie, correcte spelling en zinsopbouw). Het doel hiervan is een tekst beter leesbaar te maken voor de lezer. Kostenindicatie: € 23.236 per vergaderuur. De genoemde bedragen zijn ruwe indicaties (de berekeningen zijn bij benadering). De verschillende varianten hebben allemaal zo hun voor- en nadelen.