toelichting programmabegroting 2025 ecal

NOTITIE Van:

Dagelijks bestuur

Onderwerp:

nadere toelichting op de conceptbegroting 2025 ECAL

T.a.v.:

College Burgemeester en Wethouders/gemeenteraad

d.d.

14-03-2024

Inleiding Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) heeft in 2022 een programmabegroting opgesteld voor de periode 2023 t/m 2026. In deze meerjarenbegroting was een tarief (basis voor de bijdragen van de gemeenten) opgenomen van € 143,625. Dit tarief (de meterprijs) zou in principe over de periode t/m 2026 gelijk blijven. In 2023 werd voorzien dat er voor 2023 en verder een fors tekort op de begroting zou ontstaan als gevolg van enorme kostenstijgingen op het gebied van huisvesting, energielasten en personeelskosten. De Begroting 2024 werd daarom in 2023 aangepast; de meterprijs werd verhoogd naar € 162,875. Voor het opstellen van de Begroting 2025 is gekeken naar huidige en te verwachten kostenstijgingen en naar kostenbesparende maatregelen. Op basis daarvan is het tarief (de meterprijs), waar deze concept Begroting 2025 op is gebaseerd, verhoogd ten opzichte van 2024 naar € 167,75. De verhoging van de gemeentelijke bijdragen is noodzakelijk om voldoende budget ter beschikking te hebben zodat het ECAL kan garanderen de wettelijke archieftaken te kunnen blijven verrichten. Hieronder volgt een toelichting op de verwachte kostenstijgingen en kostenbesparende mogelijkheden waarmee in de concept Begroting 2025 rekening is gehouden.

Kostenstijgingen Personeelskosten Bij het opstellen van de Begroting 2024 is geen rekening gehouden met extra loonstijging van 3% die in 2024 werd doorgevoerd als gevolg van de CAO SGO onderhandelingen. In de Begroting 2025 zal de extra loonstijging van 2024 verrekend moeten worden. Energiekosten Volgens de huurovereenkomst nemen de huurders van ’t Brewinc energie af op basis van het energiecontract van de gemeente Doetinchem. De verhuurder rekent deze kosten door aan de huurders (opgehoogd met een % administratiekosten). De kosten die deze energieleverancier in rekening brengt, blijven de afgelopen periode nog steeds stijgen. Er is geen zicht op wanneer deze kosten zich stabiliseren of eventueel afnemen. Op de keuze van energieleverancier c.q. energiecontract kan ECAL geen invloed uitoefenen. Met de verhuurder zijn gesprekken gevoerd om het gebouw te verduurzamen en energiezuiniger te maken. De verhuurder kondigde afgelopen jaren aan daartoe diverse maatregelen te nemen. Tot op heden is niet duidelijk welke maatregelen dat zijn, wat deze zullen opleveren en wanneer deze uitgevoerd zullen worden. Daarnaast heeft de verhuurder aangegeven dat de verduurzaming een grote investering zal vergen en dat wordt verwacht dat de huurders daaraan meebetalen; daarbij zijn geen concrete bedragen genoemd. In de Begroting 2025 wordt m.b.t.

de energiekosten derhalve rekening gehouden met continue kostenstijging. Als gevolg van de stijgende energiekosten stijgt naar rato tevens de post ‘BTW voorheffing’. Kostenbesparende mogelijkheden Er is onderzoek gedaan naar kostenbesparende mogelijk binnen de begroting van het ECAL. Personeels- en huisvestingskosten maken respectievelijk 56% en 25% uit van de begroting. Alleen op deze grote kosten posten zouden significante besparingen gerealiseerd kunnen worden. Er is echter ook met betrekking tot de overige kostenposten gekeken naar mogelijke kostenbesparing. Personeelskosten Een besparing op personeelskosten zou betekenen dat er minder personeel ingezet zou moeten worden; te realiseren door gedwongen ontslag en/of het niet invullen van vacature ruimte. Inzetten op gedwongen ontslag wordt niet gezien als reëel optie; dit is niet binnen afzienbare tijd te realiseren en zal op de kortere termijn eerst extra kosten met zich meebrengen. Notitie ‘nadere toelichting op de conceptbegroting 2025 ECAL’

1

Aantal fte van ECAL was de afgelopen jaren gemiddeld 13,7. Begin 2024 is dit 12,7 fte omdat ervoor is gekozen om ontstane vacatureruimte niet direct (geheel) in te vullen. De eerste helft van 2024 zal worden onderzocht of er een efficiency slag gemaakt kan worden in de uitvoering van taken. Consequentie daarvan is dat een aantal geplande activiteiten in 2024 uitgesteld moeten worden. In de loop van 2025 ontstaat nog eens 1,6 fte vacatureruimte als 2 medewerkers met pensioen gaan. Voor de invulling van totale vacatureruimte 2,6 fte (over 2024-2025) zullen in 2024 strategische keuzes op HR-gebied gemaakt moeten worden. Ongeacht het aantal fte zal gewaarborgd moeten worden dat het ECAL zijn wettelijke taak naar behoren kan blijven uitvoeren*. Naast de algemene krapte op de arbeidsmarkt is benodigde specifieke deskundigheid die voor een aantal cruciale taken binnen het ECAL nodig is maar zeer beperkte aanwezigheid. Zeker voor de archiefinspectietaak is het daarom niet alleen wenselijk maar ook noodzakelijk tijdig vervanging te zoeken zodat er sprake kan zijn van gedegen overdracht van zaken. Op basis van bovenstaande is de verwachting dat er in 2025 een kostenbesparing op loonkosten plaats zou kunnen vinden. Deze kostensparing wordt echter beperkt vanwege de kostenstijging van de lonen zoals hierboven onder ‘kostenstijgingen’ is opgenomen.

* inzet t.b.v streektaaltaken wordt uitgevoerd op basis van inhuur en wordt grotendeels gefinancierd door de Provincie Gelderland en daarnaast bijdragen van de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar en donaties van de Stichting Vrienden Erfgoed Staring en de donateurs.

Huisvestings- en energiekosten Om (significante) kostenbesparing mogelijk het maken met betrekking tot huisvesting/energie zal er in principe naar nieuwe huisvesting gezocht moeten worden en/of overgegaan moeten worden naar een andere energieleverancier/ander energiecontract. Huur en energiekosten liggen echter vast in langdurige overeenkomsten met de verhuurder (gebouw) en de gemeente Doetinchem (energie) die niet zondermeer kunnen worden opengebroken. Het bestuur van ECAL kan hierover mogelijk met de verhuurder en/of de gemeente Doetinchem in gesprek gaan om te bespreken wat mogelijkheden zijn. Als dit onvoldoende oplevert, zou een scenario van herhuisvesting uitgewerkt kunnen worden. Dienstverlening Dienstverlening vormt de kleinste post binnen de begroting. Hierdoor zijn geen kostenbesparingen mogelijk die niet direct weerslag zouden hebben op de kwaliteit van de dienstverlening aan de klanten. In 2024 wordt een groot formaat scanner aangeschaft. Deze zal worden ingezet ten behoeve van de grote en steeds toenemende vraag van scans van bouwtekeningen. Tot voor kort werden de scanwerkzaamheden door derden uitgevoerd; de klant betaalde die kosten plus een percentage overhead voor de verwerking van de aanvraag door ECAL. Vanaf het moment dat een intern scanapparaat wordt ingezet kan dit leiden tot een positief resultaat van € 8.000 tot € 10.000 per jaar.

Bedrijfsvoering In de periode 2024-2025 zal ECAL overgaan van Citrix naar Sharepoint. Dit is een deelproject van een groter project binnen ECAL om een efficiencyslag te maken met betrekking tot gebruik/inzet van ICT binnen de eigen bedrijfsvoering. Dit project is in 2023 al gestart. De verwachting is dat dit in 2025 een besparing zal moeten kunnen opleveren van € 5.000 tot €10.000.

Algemene reserve In 2024 wordt het begrotingstekort van 2023 geheel afgewenteld op de algemene reserve. Als gevolg van verwachte kostenstijgingen in 2024 van personeel en huisvesting/energie (zoals hierboven benoemd) moet er rekening mee worden gehouden dat 2024 wordt afgesloten met een negatief resultaat. Op dit moment kan niet worden gegarandeerd dat dit (geheel) uit de algemene reserve kan worden gedekt. Verwachting is dat het budget van de algemene reserve in 2025 zeer beperkt of zelfs nihil zal zijn. Voor een gezonde bedrijfsvoering is dit ongewenst. Er zal in de loop van de komende jaren moeten worden bekeken hoe de algemene reserve weer kan worden opgebouwd. Prognose begrotingen t/m 2028 Ter vaststelling ligt de concept Begroting 2025 voor. In aanvulling op deze begroting is er een nieuwe prognose van de drie voortschrijdende jaren opgenomen zoals de Provincie voorschrijft. Eerdere prognoses, zoals gesteld in de meerjarenbegroting 2023-2026 en de bij de begroting 2024 opgenomen prognose, zijn aangepast. Indien er twee achtereenvolgende jaren een negatief resultaat wordt begroot kan dit namelijk voor de Provincie aanleiding zijn het ECAL onder verscherpt toezicht te stellen.

Notitie ‘nadere toelichting op de conceptbegroting 2025 ECAL’

2

Met de toevoeging van deze prognose (t/m 2028) wordt aan de BBV regels voldaan. Deze prognose behoeft geen vaststelling.

Notitie ‘nadere toelichting op de conceptbegroting 2025 ECAL’

3