rv evaluatie regio achterhoek

Raadsvoorstel Agendapunt Titel Fase Portefeuillehouder B&W-besluit

: : : : :

18 Evaluatie samenwerking Regio Achterhoek / Achterhoek Ambassadeurs Evaluatie (geel) Burgemeester Bronsvoort 24 augustus 2021

Inleiding Naast de gemeente Oost Gelre nemen zes gemeenten in de Achterhoek deel aan de gemeenschappelijke regeling Regio Achterhoek. Medio 2018 hebben deze gemeenten ermee ingestemd om het samenwerkingsverband verder te ontwikkelen tot een volwaardige 3O-samenwerking, waarin naast overheden ook ondernemers en maatschappelijke organisaties een plaats kregen. Bij het besluit tot doorontwikkeling hebben de gemeenten bovendien besloten om de nieuwe samenwerkingsstructuur, die thans door het leven gaat als Achterhoek Ambassadeurs, na 2 jaar te evalueren. Inmiddels is deze evaluatie afgerond. De onderzoekers hebben de evaluatie op 21 april aan de Achterhoek Raad gepresenteerd. Op 22 april is de laatste bespreking met de begeleidingscommissie geweest, waarna de onderzoekers het rapport definitief hebben opgeleverd. De Achterhoek Board biedt nu het evaluatierapport aan de gemeenten aan, en heeft naar aanleiding van de conclusies en aanbevelingen van de onderzoekers actiepunten geformuleerd. Deze liggen nu ter instemming aan de raad voor.

Mogelijke beleidskeuzes 1. De conclusies van de evaluatie onderschrijven, en instemmen met de actiepunten die de Achterhoek Board naar aanleiding van de gegeven aanbevelingen geformuleerd heeft. 2. De conclusies van de evaluatie onderschrijven, instemmen met de actiepunten, en, in aanvulling op de aanbevelingen, aanvullende suggesties doen aan de Achterhoek Board. 3. De conclusies van de evaluatie niet onderschrijven, en niet instemmen met de geformuleerde actiepunten.

Voorstel 1. De conclusies van de evaluatie te onderschrijven, en in te stemmen met de actiepunten die de Achterhoek Board naar aanleiding van de gegeven aanbevelingen geformuleerd heeft.

Beoogd effect Verdere verbetering van de regionale samenwerkingsstructuur.

Argumenten 1.1. Uit de evaluatie komt naar voren dat het goed gaat met de samenwerking. Uit de evaluatie blijkt dat er geen wezensvragen op tafel liggen. De brede wens is om de samenwerking voort te zetten conform de ingezette lijn. De aanbevelingen van de onderzoekers richten zich met name op elementen van de inrichting van de samenwerking. Met veel aandacht voor de verbinding met en binnen de gemeenten. Geadviseerd wordt om het niet te veel over de structuur en procedures te hebben. De inrichting van de nieuwe samenwerking had het volgende doel:

RAADSVOORSTEL 46038-2021

1. De betrokkenheid en sturingsmogelijkheden vergroten die raadsleden hebben voor de regionale ontwikkelingen/besluitvorming. 2. De slagkracht in de bestuurlijke besluitvorming versterken (makkelijker en sneller tot een besluit komen). 3. De uitvoeringskracht versterken. In de evaluatie zijn deze punten niet afzonderlijk geëvalueerd, maar zijn onderdeel van de drie hoofdvragen over inhoud, cultuur en proces. Over de 3 genoemde punten kan het volgende uit het rapport gehaald worden: 1. Het regionaal denken is in het algemeen bevorderd (conclusie 5), de appreciatie van de werkwijze van de Achterhoek Raad verschilt bij de betrokkenen: van sterk positief tot sterk negatief (conclusie 6). In de aanbevelingen wordt hier uitgebreid op ingegaan. (aanbevelingen 4, 5, 6 en 9). 2. De governance is passend om de doelen beter te formuleren en te bereiken (conclusie 1), er zijn concrete resultaten bereikt (conclusie 2) en er zijn kortere lijnen en snellere klappen (conclusie 12). Wel is de besluitvorming soms trager dan gehoopt (conclusie 8) of niet helemaal helder (conclusie 7). Winstpunten zijn te behalen door de besluitvorming nog scherper te communiceren (aanbeveling 8) en te kijken naar een meer evenwichtige samenstelling aan de tafels (aanbeveling 12). 4.

De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien. De Thematafels zijn voldoende bezet en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Deze tevredenheid is de afgelopen periode bovendien toegenomen. Zeker ook de rol van de programmaregisseurs wordt gewaardeerd. Aandachtpunt is de aanhaking van de ambtelijke organisaties (aanbeveling 10). 1.2. De actiepunten zijn een concretisering van de aanbevelingen van de onderzoekers, en hebben tot doel om de samenwerking verder te verbeteren. Op 12 mei heeft de Achterhoek Board gesproken over de aanbevelingen in het rapport en daarbij per aanbeveling een reactie gegeven. Deze reactie is bijgevoegd bij dit raadsvoorstel. In de aanbevelingen en de reactie van de Board zit overlap. De Board heeft daarom een concretiseringslag gemaakt in de vorm van actiepunten op basis van de aanbevelingen. De actiepunten zijn daarbij gekoppeld aan de verschillende partners en gremia in de samenwerking. De reactie op de aanbevelingen en de actiepunten legt de Achterhoek Board nu voor aan de verschillende achterbannen, waaronder de gemeenteraden. Voor de Achterhoek Raad van oktober zal de evaluatie ook geagendeerd worden, met name waar het gaat over de aanbevelingen die gericht zijn op de Achterhoek Raad.

De Achterhoek Board bespreekt in haar vergadering van oktober 2021 de binnengekomen reacties (van onder meer de raden en de Achterhoek Raad) op de voorgestelde acties, en besluit dan welke verbeteracties er daadwerkelijk opgepakt worden. 1.3. Het algemeen bestuur van Regio Achterhoek onderschrijft de bevindingen van de onderzoekers en de reactie van de Achterhoek Board, en wijst daarbij op het belang van democratische legitimatie, de veranderde rol van het AB richting de raden, en op een goede balans tussen de overheid en de overige O’s. Het algemeen bestuur (AB) onderstreept dat het goed gaat met de samenwerking en dat dit reden tot trots geeft. Het AB sluit zich aan bij de Board dat zij de Achterhoek Raad ziet als een van de essentiële en meest vernieuwende onderdelen in de 8RHK samenwerking. Het Algemeen Bestuur wil dan ook het belang van de Achterhoek Raad nogmaals onderstrepen. Democratische legitimatie Bij de start van de samenwerking is veel aandacht gegaan naar de democratische legitimatie van de samenwerkingsvorm. De onderzoekers constateren in paragraaf 4.3 van het evaluatierapport dat op nationaal niveau bewegingen te zien zijn voor een (juridisch) antwoord, maar dat dit nog veel discussie zal vragen. Tegelijkertijd geeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties experimenteerruimte aan de regio.

De onderzoekers doen op dit vlak op dit moment dan ook geen aanbevelingen voor wijzigingen. Het AB zit hierin op dezelfde lijn als de onderzoekers, en stelt op dit moment geen wijzigingen voor op juridisch vlak. Rol AB richting raden Hiermee samenhangend wordt er in het onderzoeksrapport ook aandacht besteed aan de rol van het AB. De afspraken in de samenwerking maken dat de inhoudelijke rol van de AB-leden beperkt is. Dit is immers belegd bij de Thematafels en de Board. De AB-leden leggen eindverantwoording af aan de

RAADSVOORSTEL 46038-2021

2

individuele gemeenteraden. Gezien de rolverdeling met de Board ligt de nadruk hierbij op de begroting en de jaarverantwoordingen. Daarnaast heeft het AB een belangrijke rol in de processen en bij overkoepelende activiteiten zoals de lobby. Dit alles betekent dat wanneer individuele raden behoefte hebben aan inhoudelijke toelichting niet altijd het AB-lid hier de aangewezen persoon voor is. Balans overheid - andere O’s Uit de evaluatie komen relatief veel aanbevelingen die betrekking hebben op de gemeenten. Dit kan meerdere oorzaken hebben, bijvoorbeeld doordat er in verhouding veel interviews zijn geweest met de gemeenten (colleges, raden, secretarissen). Het kan echter ook zijn dat de andere O’s vooral de samenwerking met de gemeenten naar voren hebben gebracht. Uit aanbeveling 12 komt in ieder geval naar voren dat er een gevoel is dat de overheid soms wat overheerst. Het AB neemt dit graag ter harte en benadrukt dat het verankering van de andere O’s in de samenwerking erg belangrijk is voor de toekomst. Kanttekeningen 1.1. Aanpassing van de indexeringssystematiek is nodig om de regionale organisatie op niveau te houden. De onderzoekers constateren dat de Achterhoek Ambassadeurs-samenwerking voldoende capaciteit heeft om de samenwerking goed te laten draaien.

De Thematafels zijn voldoende bezet, en er is tevredenheid over de ambtelijke ondersteuning vanuit de regionale organisatie. Deze formatie staat echter onder druk door de huidige indexeringssystematiek. De huidige systematiek heeft tot gevolg dat er iedere drie jaar ongeveer één formatieplaats verloren gaat. Om de organisatie op het huidige niveau te houden is het nodig dat, net als bij andere gemeenschappelijke regelingen, gekozen wordt voor een gezonde indexeringssystematiek Het AB heeft eerder besloten opnieuw te willen kijken naar een passende indexering voor onze loon- en prijsindexen. Daarvoor wordt een apart voorstel uitgewerkt, waarbij de insteek is dit te verwerken vanaf de begroting van 2023. Uitvoering Kosten Niet van toepassing. Planning De Achterhoek Board bespreekt in haar vergadering van oktober 2021 de binnengekomen reacties op de voorgestelde actiepunten. Communicatie Wij brengen de Achterhoek Board voor 1 oktober op de hoogte van de uitkomsten van de beraadslaging over dit voorstel door de raad op 21 september. Evaluatie Niet van toepassing. Bijlagen 1. Aanbiedingsbrief gemeenten Achterhoek 2. Rapport Evaluatie samenwerking Achterhoek Ambassadeurs 3. Reactie Board op aanbevelingen evaluatie Een ontwerpbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Het college van de gemeente Oost Gelre, secretaris,

burgemeester,

J. Heerkens

A. Bronsvoort

RAADSVOORSTEL 46038-2021

3