processtappen participatie

Processtappen participatie bij beleidskader participatie in Oost Gelre

04/10/2021

Dit document gaat in op de momenten waarop participatie plaatsvindt in relatie tot het proces van vergunningverlening binnen de gemeente Oost Gelre. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de wegwijzer participatie bij vergunningverlening gemeenten, die is opgesteld door de VNG in samenwerking met Aan de Slag met de Omgevingswet. Deze wegwijzer is te raadplegen via deze link. Deze bijlage is bedoeld als richtlijn voor de momenten waarop afstemming tussen de initiatiefnemer en gemeente plaatsvindt, over participatie, en hoe dit in de gemeentelijke processen wordt geborgd. Het is daarom bedoeld voor intern gebruik binnen de gemeente. Grofweg kunnen 2 fasen onderscheiden worden, bij het realiseren van een initiatief: (1) het verkennen van het initiatief en (2) het behandelen van de vergunningaanvraag.

Processtappen participatie 29/09/2021

1 van 4

1. Verkennen initiatief Processtap Initiatiefnemer vergunningverlening Idee Is aan zet

Gemeente

Rol van participatie

Denkt mee

Initiatiefnemer wordt gewezen op belang van participatie

Gebruikt de handreiking Brengt handreiking onder de Initiatiefnemer wordt aandacht via website of via gestimuleerd om een voor initiatieven vooruitgeschoven post. participatieproces vorm te geven vóór de indiening van een aanvraag. Verkenning initiatief Gebruikt de handreiking Geeft advies over proces bij Initiatiefnemer wordt voor initiatieven. contact door initiatiefnemer. gestimuleerd om een participatieproces vorm te geven vóór de indiening Indien relevant: van een aanvraag. verkennen, ontwerpen en/of besluiten aan Indien relevant: verkennen, Omgevingstafel ontwerpen en/of besluiten aan Omgevingstafel Intake

Vergunningaanvraag Dient de aanvraag in, in Toetst compleetheid DSO en ziet wat de eisen aanvraagvereiste. zijn. Wacht op compleetheidstoets van gemeente en krijgt ontvangstbevestiging met processtappen.

Bij complex initiatief : contact over participatieproces en vragen belanghebbenden. Aanvrager geeft aan hoe hij/zij belanghebbenden heeft betrokken en wat is gedaan met de resultaten.

Idee Participatie bij een idee refereert naar de fase waarin initiatiefnemers nog geen concreet plan hebben, maar de initiatiefnemer samen met de gemeente de mogelijkheden verkent. Initiatiefnemers hebben op veel manieren contact: zij kunnen de gemeente opbellen en een medewerker bouwen of RO spreken, overleggen met een beleidsmedewerker of het gesprek aangaan met het aanspreekpunt voor een kern. De gemeente denkt in deze fase mee met de initiatiefnemer en informeert waar nodig, om de initiatiefnemer vervolgens door te kunnen verwijzen naar de juiste plekken. De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor afweging en vervolg, de gemeente heeft daarin geen rol.

Intake Als de initiatiefnemer een meer concreet plan heeft, kan hij/zij op vele verschillende manieren met de gemeente contact opnemen. Zo kan hij/zij op de website kijken, kan hij/zij aankloppen op verschillende plekken in de ambtelijke organisatie, bij wethouders, raadsleden etc. De handreiking per soort initiatief is in deze fase het uitgangspunt voor participatie. Het is daarom belangrijk dat in al het contact met de gemeente dit participatietraject wordt benoemd en wordt doorverwezen naar de handreiking. Medewerkers in de organisatie die te maken kunnen krijgen met initiatiefnemer, kennen de stappen van de handreiking en gebruiken op vergelijkbare wijze de handreiking. Daarbij wordt altijd meegegeven dat de initiatiefnemer zelf verantwoordelijk en participatie belangrijk is. Processtappen participatie 29/09/2021

2 van 4

Verkenning initiatief In het geval van vergunning vrije initiatieven of initiatieven met beperkte impact, kan de handreiking waarschijnlijk voldoende ondersteuning bieden aan de initiatiefnemer. In dit geval ondersteunt de gemeente op procesniveau wanneer de initiatiefnemer of belanghebbenden contact opnemen. Gemeente geeft op verzoek van een initiatiefnemer of een belanghebbende feitelijke informatie over mogelijkheden, regelgeving en proces. Zodra vanuit de ambtelijke toetsing (in de werkgroep integraal overleg n.a.v. het principeverzoek) blijkt dat er verdere afstemming met de initiatiefnemer nodig is, worden één of meerdere Omgevingstafels georganiseerd, waarin afstemming met de initiatiefnemer plaatsvindt over het initiatief en mogelijk ook over participatie. De gemeente is in dit geval tevens zelf in een vroeg stadium geïnformeerd over de belanghebbenden en hun belangen. Voor initiatiefnemers moet tevens in een vroeg stadium duidelijk zijn of tevens sprake is van inzet van het adviesrecht door de raad. Tot slot maakt de gemeente bij initiatieven waarbij collectieve belangen spelen in deze fase ook zelf een weloverwogen keuze over de rol die ze speelt in het participatietraject. Dit kan als waarnemer, zodat er zicht is op de opvattingen, of in specifieke gevallen als behartiger van een gemeentelijk belang.

Via het ACTIE-instrument van ProDemos kan de gemeente haar rol afwegen door antwoord te geven op vragen op het gebied van Animo, Contacten, Toerusting, Inbedding en Empathie. Antwoorden leiden per gebied tot ACTIE-punten met denk- en oplossingsrichtingen om je als gemeente productief te verhouden tot het initiatief.

Vergunningaanvraag Wanneer er sprake is van een vergunningsplichtig initiatief, dient de initiatiefnemer bij indiening van de aanvraag altijd (ongeacht de grootte van het initiatief) aan te geven hoe participatie heeft vorm gekregen en wat is gedaan met de resultaten daarvan. De behandelend ambtenaar checkt op compleetheid, het verslag wordt niet op inhoudt beoordeeld. Onvoldoende participatie is geen grond voor weigering van de aanvraag.

Processtappen participatie 29/09/2021

3 van 4

2. Behandelen vergunningaanvraag Belangrijk uitgangspunt bij het behandelen van de vergunningaanvraag is dat de rollen nu verschuiven van 'initiatiefnemer aan zet' naar 'gemeente aan zet'. De gemeente beoordeelt de ingediende aanvraag. Zolang er door de raad geen uitspraken zijn gedaan over het instellen van een participatieverplichting vooraf, is het ontbreken van participatie geen reden om een initiatief af te wijzen. Als er door de initiatiefnemer in het voortraject onvoldoende aandacht is geweest voor participatie, kan dit in de praktijk echter wel invloed hebben op de beoordeling door college of raad. Onder andere door de hoeveelheid zienswijzen die worden ingediend, in het geval van de uitgebreide procedure. In de beoordeling worden de huidige mogelijkheden om tot een goed afgewogen besluit te komen ingezet, deze werken naar tevredenheid binnen Oost Gelre. Bij initiatieven met grote impact kan het college besluiten om over te gaan tot de verlenging van de beoordelingsprocedure met 6 weken. In het geval van een buitenplanse Omgevingsplanactiviteit is er altijd sprake van een uitgebreide procedure van 26 weken inclusief zienswijzeprocedure.

Bij de uitgebreide procedure ziet participatie er als volgt uit in het proces: Processtap Initiatiefnemer Gemeente Legt het ontwerp van het te Voorlopig besluit Neemt kennis van het ontwerp-besluit en wacht de nemen besluit zienswijzenperiode af. met de aanvraag ter inzage

Definitief besluit Wacht besluitvorming af.

Bekendmaking

Beroep

Onherroepelijk

Verwerkt zienswijzen en toetst, vraagt eventueel advies en verlengt waar nodig de beslistermijn.

Hoort of de vergunning is maakt definitief besluit verleend en kan de dag erna bekend aan starten, of bij onomkeerbare initiatiefnemer. activiteit na 4 weken. Heeft net als past besluit mogelijk aan belanghebbenden vanwege bezwaar mogelijkheid voor bezwaar, en beroep procedure (hoger) beroep of voorlopige voorziening. Krijgt de vergunning Besluit is onherroepelijk. definitief toegekend.

Processtappen participatie 29/09/2021

Rol van participatie Een ieder kan gedurende deze periode zijn zienswijzen over het voorlopige besluit naar voren brengen. Het bevoegd gezag kan de zienswijzen gebruiken voor het maken van een belangenafweging Bevoegd gezag maakt een eigen integrale afweging over het al dan niet toekennen van de vergunning. Voor de motivering van het besluit kan het door de aanvrager verstrekte (inhoudelijke) resultaat van participatie gebruiken voor het maken van de belangenafweging.

Rechter kan bij beroep oordelen over hoe de belangenafweging heeft plaatsgevonden in de besluitvorming

4 van 4