memo onderbouwing kredietaanvraag sporthal groenlo 01-11-2022

MEMO Datum

: 1 november 2022

Van

: Wethouder Porskamp

Aan

: gemeenteraad Oost Gelre

Onderwerp

: Tijdslijn en onderbouwing aanvullende kredietaanvraag sporthal Groenlo

Aanleiding In de B&W-vergadering van 10 september 2019 en daaropvolgende raadsvergadering is besloten om een sporthal met drie zaaldelen te realiseren bij het Marianum met onderstaande onderbouwing van de kosten: Bouwkosten

€

Bijkomende kosten

€

3.951.338 885.100 22,4% bestaande uit o.a. honoraria en verschotten, projectontwikkelingskosten, heffingen en aansluitkosten, verzekeringen, financieringskosten, aanloopkosten, risicoverzekering, etc.

Subtotaal excl. btw

€

4.836.437

Totaal bouw incl. btw

€

5.852.089

Indexering tot aan realisatie

€

Totaal investering

€

Bijdrage Marianum

€

Totaal investering gemeente

€

Sloop huidige gymzaal

€

30.000 excl. Btw

Infrastructurele aanpassingen

€

700.000 excl. Btw

477.350 4% op jaarbasis (2 jaar) 6.329.619 500.000 Marianum draagt eenmalig € 500.000 bij aan de investering 5.829.439 incl. btw

Deze kostenraming was o.a. gebaseerd op: • De realisatie van een voorziening met een omvang van circa 2.325 m 2 BVO (eerste inschatting op basis van een door het adviesbureau M3V uitgevoerd haalbaarheidsonderzoek. • Kengetallen zoals deze zijn opgenomen voor de realisering van sportaccommodaties in het Bouwkostenkompas voor de provincie Gelderland. Voor de sporthal is daarbij uitgegaan van gemiddeld bouwkosten, alsmede een sobere en doelmatige uitvoering van het ontwerp en de bouw. • 4 procent inflatie tot aan de realisatie van de sporthal (2 jaar). Dit besluit is ook vastgelegd in een overeenkomst met Stichting Carmel (bestuur van Marianum) waarin de overdracht van de grond, de bijdrage van € 500.000,- alsmede het tijdelijk gebruik van de huidige gymzaal is geregeld. Planontwikkeling na raadsbesluit september 2019 Op basis van deze besluitvorming heeft de gemeente: 1. Een sporttechnisch adviseur/deskundige ingehuurd om in samenspraak met de gemeente, lokale binnensportverenigingen en de vaksectie van Marianum tot een door alle partijen gedragen programma van eisen voor de nieuwe sportvoorziening te komen. 2. Via een aanbestedingsprocedure Hooper Architecten geselecteerd die samen met andere adviseurs m.b.t. installaties en constructie e.d. (verenigd in een Ontwerpteam) om in idem

samenspraak en op basis van het programma van eisen tot een door alle partijen gedragen ontwerp (op het niveau van voorlopig ontwerp) voor de te realiseren voorziening te komen. Dit proces heeft o.a. geleid tot een sporthal met een grotere sportvloer dan oorspronkelijk geraamd (26 x 47 meter i.p.v. 26 x 44,2 meter). Dit heeft o.a. te maken met nieuwe inzichten omtrent het bewegingsonderwijs en de daarmee aan gymzalen te stellen eisen (zoals vastgelegd in het Handboek Huisvesting van de vakorganisatie KVLO). Ook zijn bij de uitwerking in verband met het facilitair beheer en de exploitatie keuzes gemaakt voor het toevoegen van een extra ‘schone voetengang’ tussen kleedkamers en de wedstrijdruimte, het plaatsen van de tribunes bovenop de kleedkamers in plaats van tussen de kleedkamers en de wedstrijdruimte en extra bergruimte voor o.a. Rap en Snel. Dit heeft geleid tot een voorziening die in totaal 420 m2 bvo groter is dan destijds bij het raadsbesluit in 2019 was opgenomen. Verder heeft dit vanwege de ligging van de sporthal en de aansluiting op het bestaande gebouw van Marianum geleid tot een ontwerp en materialisatie van de sporthal met een hoge esthetische en duurzame uitstraling.

Selectie bouwteampartner (Vaessen) Deze keuzes hebben uiteraard invloed op de voor de realisatie benodigde bouwkosten en (delen van) de ontwerpkeuzes zijn bij de latere uitwerking naar definitief en technisch ontwerp op basis van prijsvorming wellicht ook voor heroverweging vatbaar. Om die reden is in samenspraak met Hooper ervoor gekozen om de verdere uitwerking van het ontwerp in bouwteamverband vorm te geven. Bij het aanbesteden van een bouwteam zoek je als opdrachtgever een bouwteampartner om mee samen te werken in plaats van een vaste aanbieding (ontwerp, bouwsom) waaraan een aannemer wordt gehouden (‘traditioneel’). De beoogde voordelen van deze vorm van aanbesteden zijn o.a.: • Het kunnen kiezen van een bij uitstek deskundige op het gebied van de uitvoering van bouwwerken zoals de onderhavige sporthal en de daarmee samenhangende kostentechnische aspecten al in de ontwerpfase bij het bouwproject betrekken. • De bouwteampartner kan, doordat hij zelf betrokken is bij de voorbereiding van het bouwproject, zijn specifieke ervaring en deskundigheid aan het bouwteam ten dienste stellen. Vanuit deze ervaring en deskundigheid kan de bouwondernemer suggesties doen met betrekking tot kosten, kwaliteit en efficiency van het bouwplan.

• In vergelijking met andere aanbestedingsvormen biedt het bouwteam een goed uitgangspunt om in de uitvoeringsfase een in oplossingen meedenkende bouwondernemer te hebben. • Discussie over meerwerk - bij een gelijkblijvend programma van eisen - ontstaat niet omdat de bouwondernemer zelf verantwoordelijk is voor het ontwerp, het bestek en het plan van aanpak. In de aanbesteding zijn de voor bouwondernemer beschikbare bouwkosten (dat wat de bouwondernemer nodig heeft om het gebouw te kunne realiseren en op te leveren) vanuit de stichtingskosten terugrekenend gesteld op 4,1 miljoen ex BTW, prijspeil zomer 2019. Deze bouwkosten zijn als taakstellend meegegeven in deze aanbesteding. De aanbesteding zelf was gebaseerd op selectie op basis van deskundigheid/expertise van de bouwondernemer, niveau van te hanteren staartkosten en loonkosten. De door Hooper Architecten uitgevoerde aanbesteding heeft Vaessen Algemeen Bouwbedrijf als winnaar daarvan opgeleverd, waarmee vervolgens een bouwteamovereenkomst is gesloten om samen met het bouwteam het ontwerp van Hooper t/m technisch Ontwerp en definitieve vaststelling bouwkosten uit te werken. In deze overeenkomst is opgenomen dat indien de gemeente (college en raad) uiteindelijk niet akkoord zou gaan met de definitieve bouwkosten, de overeenkomst wordt beëindigd.

Gezien ook het belang van de overeenkomst met Marianum en de zorgplicht van de gemeente richting Marianum m.b.t. het ter beschikking stellen van adequate voorzieningen voor het bewegingsonderwijs, is de samenwerking met Vaessen echter gericht op het tot overeenstemming komen over definitief ontwerp en daarvoor benodigde bouwkosten met een gedegen onderbouwing richting college en raad. Definitieve plan- en prijsvorming Gezien de ontwikkeling van de bouwkosten in de afgelopen jaren (vanaf 2019 t/m heden ca. 30% prijsstijging, waar uitgegaan was van gemiddeld 2% per jaar) was bij aanvang van de opdracht door Vaessen reeds bekend dat er alleen daardoor al een forse afwijking in de benodigde budgettering t.o.v. het Raadsbesluit van september 2019 zou zijn. Met daarbij dus nog de benodigde extra kosten voor de extra m2’s en beoogde esthetische belevingswaarde van de voorziening. Vaessen is dan ook als eerste gevraagd een realistische begroting op te stellen voor de realisatie van de sporthal volledig conform het 2

ontwerp van Hooper zoals eerder in samenspraak met de gemeente, de binnensportverenigingen en Marianum is ontwikkeld. Vaessen heeft deze begroting op gesteld door vanuit de tekeningen de hoeveelheden te ontleden en op basis daarvan concrete offertes bij (vanwege o.a. transportkosten zoveel mogelijk lokale) onderaannemers en leveranciers op te vragen i.p.v. een bij bouwwerken vaak gebruikelijke elementenbegroting. Een werkwijze die voortkomt uit de huidige onzekere marktomstandigheden en daaruit voortvloeiende prijsonzekerheden. Deze begroting kwam uit op een bedrag van ca. 7,1 miljoen euro excl. BTW (prijspeil mei 2022), ofwel 3 miljoen euro ex BTW meer dan oorspronkelijk begroot (prijspeil zomer 2019). Deze begroting heeft de gemeente naast een door de gemeente ingehuurde onafhankelijk externe bouwkostendeskundige opgesteld kostenraming (wel op kengetallen) gelegd en laten toetsen. Dit laatste levert een wat lagere raming dan de door Vaessen op basis van offertes opgestelde begroting, waarbij het verschil verklaart moet worden uit de huidige marktomstandigheden (schaarste, hoge energieprijzen, etc.).

Gezien de omvang van dit budget, is vervolgens besloten om niet meteen over te gaan op uitwerking van het Voorlopig Ontwerp naar Technisch Ontwerp, maar eerst samen met Vaessen op basis van hun expertise te kijken naar mogelijke optimalisaties in het ontwerp om tot een wat betreft bouwkosten zo efficiënt mogelijk resultaat te komen. Na overeenkomst over die optimalisaties kan dan alsnog uitwerking naar Technisch Ontwerp plaatsvinden. In samenspraak met Vaessen zijn alle mogelijke optimalisaties geïnventariseerd en op hun effecten begroot. Daarbij is onderscheid gemaakt in: 1. Esthetische optimalisaties: het wat betreft belevingswaarde zowel aan de binnenkant als aan de buitenkant aanpassen van het ontwerp naar weer sober en doelmatig (waarop het plan oorspronkelijk was gebaseerd) 2. Omvang van de te realiseren voorziening: weer terugbrengen van de omvang tot de oorspronkelijke 2.345 m2 bvo. 3. Installatietechnische optimalisaties: o.a. één technische ruimte met één klimaatinstallatie voor de gehele voorziening in plaats van 3 technische ruimtes voor resp. sporthal, kleedkamers, horeca (waar vanwege het apart kunnen regelen voor gekozen was). 4. Overige optimalisaties: toepassing van andere dan gekozen materialen zonder verlies aan esthetische en sporttechnische waarde.

Deze optimalisaties zijn op hun financiële effecten doorgerekend en ook die berekeningen zijn weer door een extern kostendeskundige getoetst om inzicht te krijgen in wat minimaal nodig zou zijn om een volwaardige sporthal te realiseren, zonder nog die resultaten met de belanghebbende sportverenigingen, Marianum en de binnen de gemeente voor het facilitair beheer en de exploitatie verantwoordelijke partijen. Hiermee was grip gekregen op de mogelijke bandbreedte waarbinnen de hal gerealiseerd kan worden. Zoals eerder aangegeven is het voorliggende ontwerp op basis van zeer zorgvuldig overleg met alle belanghebbende tot stand gekomen en dienden de optimalisaties ook met dezelfde zorgvuldigheid met die belanghebbenden op het draagvlak daarvoor besproken te worden. Deze gesprekken hebben in de afgelopen maand september plaatsgevonden. In die gesprekken werd duidelijk dat de onder 1. en 2. genoemde optimalisaties (esthetica en omvang), met gedegen onderbouwingen van hun zijde, niet op dat draagvlak kunnen rekenen. Daarmee zijn die met onze instemming komen te vervallen. Alle onder 3. en 4. genoemde optimalisaties bleken wel op draagvlak te kunnen rekenen en leiden tot een totale optimalisatie van ca. € 500.000,- op de begrote bouwkosten. Als laatste is in de gesprekken met Vaessen nog gesproken over een extra commerciële korting op de in de aanbesteding overeengekomen voorwaarden.

Dit heeft tot een extra korting van € 100.000,- geleid en daarmee tot een begroting voor de bouwkosten van € 6.450.000,- ex BTW, prijspeil mei 2022. Aansluiting op oorspronkelijke raadsbesluit Dit sluit als volgt op het oorspronkelijke raadsbesluit aan:

3

Omschrijving

Hoeveelheden

Eenheid

Kosten /eenheid

Kosten

Oorspronkelijk ( 2019, gemiddelde index voor sober en doelmatig ontwerp): Raming Gemeente obv 2.325 m2 (BDB-index juni 2019, gelderland, gemiddeld)

2325,0

m2

€ 1.699,50

€ 3.951.338

Nieuw (2022, hoge index i.v.m. gekozen esthetische uitwerking) Raming Gemeente obv 2.745 m2 (BDB-index oktober 2022, gelderland, hoog) Af: indexering april 2022 t/m november 2022

2745,0 1,69%

m2

€ 2.332,00

€ 6.401.340 -€ 106.385

Er is t.o.v. de oorspronkelijke naar prijspeil mei 2022 op basis van BDB-indexen geïndexeerde raming wat betreft bouwsom een verschil van ca. € 150.000,- met de door Vaessen opgestelde begroting. Dit wordt verklaard uit de huidige marktomstandigheden waarin prijzen o.a. worden bepaald door schaarste en hogere nog niet in de bouwkostenindexen door vertaalde energieprijzen (prijsvorming is gebaseerd op concrete offertes (marktconformiteit) waarop de hierboven toegepaste BDB-indexen ‘na-ijlen’). Hiermee worden de totale gemeentelijke kosten geraamd op: Omschrijving

Hoeveelheden

Totaal bouwsom einde werk, excl. BTW, prijspeil mei 2022

Eenheid

Kosten /eenheid

Kosten

€ 6.455.000,00

Indexering april 2022 t/m november 2022

1,69%

€ 109.089,50

Indexering tot einde werk okt. 2023 o.b.v. prognose BDB bedrijfsgebouwen Totaal bouwsom einde werk, excl. BTW

5,58%

€ 366.276,19

Bijkomende kosten (BDB-2022: 25,7% bestaande uit o.a. honoraria en verschotten, projectontwikkelingskosten, heffingen en aansluitkosten, verzekeringen, financieringskosten, aanloopkosten, risico-verrekening) Inventaris (raming: bewegingsonderwijs, turnen) Totaal investering excl. BTW BTW Totaal investering incl. BTW Eigen bijdrage Marianum

25,7%

€ 1.781.103,98

21%

€ 350.000,00 € 9.061.469,68 € 1.902.908,63 € 10.964.378,31 -€ 500.000,00

Af: specifieke uitkering sport voor gemeente (SPUK)

17,5%

-€ 1.918.766,20

€ 6.930.365,69

Totaal investering Gemeente incl. BTW

€ 8.545.612,11

Uitwerking naar definitief ontwerp en aannemingsovereenkomst Op dit moment werkt het bouwteam (Vaessen met het oorspronkelijke ontwerpteam onder leiding van Hooper) het voorlopig ontwerp uit naar technisch ontwerp waarna definitieve offertes bij onderaannemers en leveranciers opgevraagd zullen worden en de definitieve prijs bekend is. Naar verwachting zal deze weinig afwijken van voorliggende begroting. Wel zal in die uitwerking in nog meer detail gekeken blijven worden naar mogelijke kostenoptimalisaties. Gezien de beoogde en benodigde planning vragen wij instemming van college en raad om op basis van voorliggende begroting tot uitvoering en definitieve aannemingsovereenkomst met Vaessen over te gaan. Onder normale omstandigheden kan de sporthal eind 2023 worden opgeleverd. Echter gezien de huidige situatie is het onzeker of alle, met name installatietechnische componenten, tijdig geleverd kunnen worden. In dit geval zal waarschijnlijk per school 2024 / 2025 (zomer 2024) de sporthal in gebruik genomen kunnen worden.

4

Na overleg met extern deskundigen zijn we daarbij voornemens een aannemingsovereenkomst aan te gaan op basis van een begroting op prijspeil van afsluiten overeenkomst, met toepassing van de prijsindex BDB Bedrijfsgebouwen voor verrekening van de prijsstijgingen daarna. Een prijsafspraak met vaste prijs tot einde werk zou in deze tijden namelijk betekenen dat we een voor de aannemer hoog en nu bijna onvoorspelbaar risico met daarmee ook een hoge risicotoeslag zouden moeten afkopen, waar de werkelijke praktijk mogelijk kan meevallen. In bovenstaand overzicht zijn we voor de indexering tot einde werk uitgegaan van de BDB-prognose van 5,7%. De werkelijke indexering kan dus hoger of lager uitvallen. Communicatie met belanghebbenden In het gehele proces van verdere uitwerking hebben we de belangrijkste gebruikers, zijnde Marianum en Rap en Snel, bij de resultaten betrokken. Op gezette tijden zijn beide partijen bijgepraat en meegenomen in de afwegingen. De overige binnensportverenigingen hebben voor de zomer 2022 een update ontvangen. Begin oktober zijn zij per mail geïnformeerd over de stand van zaken.

5