jaarstukken 2023 ecal
Tekst van het document
DEFINITIEVE JAARSTUKKEN 2023 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS TE DOETINCHEM
INHOUDSOPGAVE
Pagina
INLEIDING JAARREKENING 2023 1
Balans (inclusief toelichting)
6
2
Niet uit de balans blijkende verplichtingen
15
3
Gebeurtenissen na balansdatum
15
4
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
16
5
Overzicht van Baten en lasten in de jaarrekening 2023
18
6
WNT
19
7
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
22
JAARVERSLAG PROGRAMMAVERANTWOORDING 1
Inleiding
26
2
Bestuur
27
3
Resultaten
28
3.1
Programma Erfgoedcentrum
28
3.2
Bedrijfsvoering
40
4
Paragraaf financiën
44
4.1
Resultaten
44
4.2
Weerstandsvermogen
46
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INLEIDING Wij bieden u de programmaverantwoording 2023 aan van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. In de paragrafen schetsen wij kort een beeld van de financiële positie en de risico's van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers.
JAARRESULTAAT Het jaar is afgesloten met een negatief resultaat van € 30.606. Voor een nadere toelichting op voor- en nadelige saldi verwijzen wij graag naar de programma's.
BESTEMMING RESULTAAT 2023 Het resultaat na bestemming zal dan € 30.606 negatief zijn. Voorgesteld wordt het negatieve jaarresultaat ad € 30.606 te onttrekken aan de algemene reserve. CONTROLEVERKLARING Over 2023 is ten aanzien van de jaarrekening door Coöperatie ConFirm U.A. een controleverklaring verstrekt. De goedkeurende verklaring voor de jaarrekening 2023 is in het boekwerk opgenomen.
-3-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BEHANDELPROCEDURE De behandelprocedure ziet er als volgt uit: 14 maart 4 april
Het Dagelijks Bestuur behandelt en stelt de jaarstukken vast. Het Algemeen Bestuur behandelt en stelt de definitieve jaarstukken vast.
Doetinchem, 20 februari 2024
-4-
JAARREKENING 2023 ERFGOEDCENTRUM ACHTERHOEK EN LIEMERS
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
BALANS PER 31 DECEMBER 2023 (voor resultaatbestemming)
31 december 2023 €
€
31 december 2022 €
€
ACTIVA
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
391.771
379.796
82.436
7.978
Vlottende activa Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen Liquide middelen Bank- en girosaldi
108.529
315.064
1.269
994
Kassaldi
109.798
316.058
Overlopende activa
1.925
2.128
TOTAAL GENERAAL
585.930
705.960
Overlopende activa
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31 december 2023 €
€
31 december 2022 €
€
PASSIVA
VASTE PASSIVA Algemene reserves
106.364
192.939
Gerealiseerd resultaat
-30.606
-86.575 75.758
106.364
361.602
402.891
Vaste schulden met een rente typische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van binnenlandse banken en overige financiële instellingen VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Aflossingsverplichtingen langlopende schulden
29.082
41.857
Overige schulden
79.520
96.864 108.602
138.721
Overlopende passiva
39.968
57.984
TOTAAL GENERAAL
585.930
705.960
Overlopende passiva
-6-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Inleiding De jaarrekening is opgesteld op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording. Continuïteitsveronderstelling Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de archieftaken en moeten daar middelen voor beschikbaar stellen. Daarmee is de continuïteit van ECAL gewaarborgd, ondanks het negatieve resultaat en de beperkte algemene reserves. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q.
schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbare volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet
worden
gedacht
aan
componenten
zoals
ziektekostenpremie
ten
behoeven
van
gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. De activa met relatief geringe betekenis worden in het jaar van aanschaf direct ten laste van de exploitatie gebracht. Afschrijvingen van de activa (op annuïteiten basis) vindt plaats vanaf het moment dat het object voor gebruik beschikbaar is en met inachtneming van de verwachte gebruiks- en nuttigheidsduur.
-7-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Van de meest voorkomende c.q. belangrijkste activa is in onderstaand overzicht de gehanteerde afschrijvingstermijnen aangegeven. Meubilair
20 jaar
Archiefstellingen
30 jaar
ICT basisvoorzieningen
5 jaar
Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
-8-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2023
ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa
Investeringen met een economisch nut € Boekwaarde per 1 januari 2023 Aanschaffingswaarde
610.016
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-230.220 379.796
Mutaties Investeringen
41.821
Desinvesteringen
-13.337
Afschrijving desinvesteringen
9.334
Afschrijvingen
-25.843 11.975
Boekwaarde per 31 december 2023 Aanschaffingswaarde
638.500
Cumulatieve afschrijvingen en waardeverminderingen
-246.729
Boekwaarde per 31 december 2023
391.771
-9-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VLOTTENDE ACTIVA Uiteenzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Overige vorderingen Nominale vordering Erfgoedcentrum
74.532
7.978
Sociale lasten
7.904
-
82.436
7.978
-
6.205
Ministerie van Financiën
16.988
166.114
N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
143.614
142.695
Gelden onderweg
-52.073
50
108.529
315.064
1.269
994
160
160
1.462
1.417
303
551
1.925
2.128
Liquide middelen Bank- en girosaldi ABN AMRO Bank N.V.
Kassaldi Kas
OVERLOPENDE ACTIVA Borgsom tags parkeerplaats Vooruitbetalingen Administratiekosten - Exact-licentie
-10-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE PASSIVA
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Eigen vermogen Algemene reserves
106.364
192.939
Gerealiseerd resultaat
-30.606
-86.575
75.758
106.364
Stand per 1 januari
192.939
199.400
Resultaatbestemming voorgaand boekjaar
-86.575
-6.461
Stand per 31 december
106.364
192.939
Algemene reserves
2023 €
2022 €
Gerealiseerd resultaat Stand per 1 januari
-86.575
-6.461
Gerealiseerd resultaat boekjaar
-30.606
-86.575
Gerealiseerd resultaat voorgaand boekjaar
86.575
6.461
Stand per 31 december
-30.606
-86.575
-11-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
VASTE SCHULDEN MET EEN RENTE TYPISCHE LOOPTIJD VAN ÉÉN JAAR OF LANGER
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten
251.723
280.804
2023 €
2022 €
Lening o/g N.V. Bank Nederlandse Gemeenten Stand per 1 januari
322.661
336.157
Aflossing
-41.856
-13.496
Stand per 31 december
280.805
322.661
Aflossingsverplichting komend boekjaar
-29.082
-41.857
Langlopend deel per 31 december
251.723
280.804
Deze lening ad € 555.000 is verstrekt ter financiering van investering huisvesting en inrichting in Brewinc. Aflossing vindt plaats over een periode van 19 jaar en 353 dagen vanaf 13 juli 2012. Het rentepercentage bedraagt 3,34% vast tot en met 2032. De halfjaarlijks betaalde termijn op basis van annuïteiten bedraagt € 19.110. Het aantal resterende halfjaarlijkse annuïteittermijnen bedraagt 17. Van het restant van de lening per 31 december 2023 heeft een bedrag van € 125.264 een looptijd langer dan vijf jaar.
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Vooruit ontvangen archiefvergoeding
109.879
-12-
122.087
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2023
2022
€
€
Vooruit ontvangen archiefvergoeding Stand per 1 januari
122.087
128.927
-
4.310
Vrijval Laborijn
-251
-231
Vrijval Hameland
-4.309
-3.953
-215
-148
-7.433
-6.818
109.879
122.087
Ontvangen Werkbaan Oost
Vrijval Werkbaan Oost Vrijval Recreatieschap A&L Langlopend deel per 31 december
Betreft een vooruit ontvangen vergoeding voor archiefwerkzaamheden van Recreatieschap Achterhoek & Liemers ad € 119.025, van Hameland ad € 69.000, van Laborijn ad € 4.611 en van Werkbaan Oost ad € 4.310. Op 31 december 2023 is de stand van Recreatieschap Achterhoek & Liemers € 60.514, van Hameland € 41.981, van Laborijn € 3.438 en van Werkbaan Oost € 3.946. De vooruit ontvangen bedragen vallen in jaarlijkse termijnen vrij ten gunste van de exploitatie, voor het Recreatieschap Achterhoek & Liemers voor het eerst in 2015, voor Hameland het eerst in 2017, voor Laborijn het eerst in 2019 en voor Werkbaan Oost het eerst in 2022. De vrijval wordt gebaseerd op het aantal strekkende meters archief vermenigvuldigd met het voor dat jaar vastgestelde tarief per meter. Geen rentevergoeding en zekerheden van toepassing.
NETTO-VLOTTENDE SCHULDEN MET EEN RENTETYPISCHE LOOPTIJD KORTER DAN ÉÉN JAAR
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Aflossingsverplichtingen langlopende schulden Leningen
29.082
41.857
79.520
96.864
Overige schulden Overige schulden
-13-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
31-12-2023
31-12-2022
€
€
Overige schulden Rekening-courant Mr. H.J. Steenbergenstichting
85
334
Nominale schuld Erfgoedcentrum
31.631
42.486
Loonheffing
47.804
52.329
-
1.715
79.520
96.864
Accountantskosten - Confirm
8.470
13.000
Accountantskosten - Kab accountants & belastingadviseurs
2.723
2.662
583
-
10.000
-
657
21.843
Vooruitontvangen subsidie Provincie Nedersaksisch
7.873
7.737
Nog te betalen bijdrage Nedersaksisch
8.769
7.138
Te betalen rente lening BNG
-
5.388
Overige overlopende passiva
893
216
39.968
57.984
Reservering sociale lasten
OVERLOPENDE PASSIVA
Nettoloon Vooruitontvangen subsidie Plantenfonds Vooruitontvangen subsidie projecten CEPA (Cultuurpact)
-14-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
NIET UIT DE BALANS BLIJKENDE VERPLICHTINGEN Meerjarige financiële verplichtingen Huur Het huurcontract voor het pand IJsselkade 13 te Doetinchem is aangegaan voor een periode van 20 jaar. De huur- en serviceverplichtingen lopen tot het jaar 2031. Het jaarlijks bedrag van met derden aangegane huurverplichtingen van onroerende zaken bedroeg in 2023 totaal € 232.400. De bijdrage in de servicelasten bedroeg in 2023 totaal € 220.808. Afgegeven bankgarantie Per 31 december 2023 is er een bankgarantie afgegeven door N.V. Bank Nederlandse Gemeenten voor een bedrag van € 268.920 ten behoeve van Brewinc B.V.
GEBEURTENISSEN NA BALANSDATUM Er zijn geen gebeurtenissen na balansdatum te melden, die relevant zijn voor de jaarrekening 2023.
-15-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
STAAT VAN INVESTERINGEN MET ECONOMISCH NUT
Investeringen met een economisch nut
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2023
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2023
€
€
€
€
Gebouwen Erfgoedcentrum Virupa muurdeco
1.490
797
-
79
718
Purple bleu stellingen
160
119
-
5
114
Purple bleu stellingen
14.642
11.123
-
398
10.725
Bruynzeel archiefstellingen
68.272
51.877
-
1.857
50.020
Bruynzeel archiefstellingen
127.658
96.992
-
3.472
93.520
Bruynzeel archiefstellingen
48.983
37.218
-
1.332
35.886
Koopmans meerwerk
30.808
16.481
-
1.626
14.855
Interieur studiezaal
6.785
355
-
355
-
Architect Noort
2.674
1.417
-
142
1.275
Architect Noort
4.928
2.622
-
261
2.361
Koopmans studiezaal
200.293
106.723
-
10.595
96.128
Koopmans meerwerk
17.605
9.389
-
931
8.458
All Round Bouw
4.025
2.253
-
208
2.045
Valdorpels bij de toegangsdeuren
1.681
983
-
85
898
Legbord depot
1.284
837
-
61
776
Bomefa wandrek
1.911
1.462
-
81
1.381
tapelbroek inrichting
36.130
-
36.130
319
35.811
WAM scheidingswand
3.161
-
3.161
28
3.133
572.490
340.648
39.291
21.835
358.104
-16-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Aanschafwaarde €
Balanswaarde 01-01-2023
Investeringen
Afschrijvingen
Balanswaarde 31-12-2023
€
€
€
€
Kantoorinventaris Erfgoedcentrum Schilderijen
950
507
-
50
457
Conferentietafel
788
412
-
42
370
Tafelwagen 2x
550
300
-
29
271
Ahrend kuipstoel
214
124
-
10
114
Inventaris archief
25.722
14.270
-
1.335
12.935
Fatima scherm hal
1.141
603
-
603
-
Itee Solutions
338
186
-
186
-
Riad tafels
987
526
-
526
-
Multi Ratio garderobe
101
49
-
6
43
Schermen educatieruimte
2.942
1.570
-
155
1.415
Ahrend inrichting kantoren
25.449
13.617
-
1.343
12.274
Voorhuis educatieruimte
923
495
-
495
-
Ahrend diversen 2011
1.485
817
-
77
740
Biblionet boekenwagen
713
494
-
33
461
Grafimates Droogrek
762
30
-
30
-
Prowise PC Module
520
91
-
91
-
CCV pinautomaat
554
149
-
149
-
1.653
734
-
734
-
Bureaustoel
604
267
-
126
141
Bureaustoel
604
352
-
122
230
Fototoestel
2.161
1.479
-
425
1.054
Laptop
PC Videobewaking Laptop Bureaustoel Riad ombouw tafel zit sta
Totaal
599
384
-
119
265
1.418
1.188
-
1.188
-
598
504
-
113
391
2.531
-
2.530
24
2.506
74.307
39.148
2.530
8.011
33.667
646.797
379.796
41.821
29.846
391.771
-17-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN IN DE JAARREKENING 2023
Erfgoedcentrum
Werkelijke baten 2023
Werkelijke lasten 2023
Werkelijk saldo 2023
Begrote baten Begrote 2023 lasten 2023
Begroot saldo 2023
€
€
€
€
€
1.992.868
-2.023.474
Resultaat voor bestemming € 30.606 negatief, voorstel te onttrekken aan de algemene reserves.
-18-
-30.606
€ 1.834.297
-1.796.090
38.207
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
WNT-VERANTWOORDING 2023 De WNT is van toepassing op Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers. Het voor Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2023 € 223.000 (Algemeen bezoldigingsmaximum). Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Dagelijks bestuur, bestaande uit 2 AB-leden plus 1 DB-lid voorgedragen door de Staring Stichting;
-
Algemeen bestuur, bestaande uit de 8 portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten, plus 1 lid afkomstig uit DB voorgedragen door de Staring Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus 2 leden afkomstig uit het AB en
2 leden voorgedragen door de Staring Stichting.
-19-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1. Bezoldiging topfunctionarissen 1a. Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling
-20-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1b. Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.900 of minder Het bestuur is onbezoldigd.
2. Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen Niet van toepassing. 3. Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT Naast de hierboven vermelde topfunctionarissen zijn er geen overige functionarissen met een dienstbetrekking die in 2023 een bezoldiging boven het individueel toepasselijke drempelbedrag hebben ontvangen.
-21-
CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT Aan het bestuur van: Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers
A. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen jaarrekening 2023 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2023 van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers te Doetinchem gecontroleerd. Naar ons oordeel geeft de in dit jaarverslag opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers per 31 december 2023 en van het resultaat over 2023 in overeenstemming met Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Tevens is de jaarrekening in overeenstemming met de bepalingen van en krachtens de WNT. De jaarrekening bestaat uit: • • •
de balans per 31 december 2023; de staat van baten en lasten over 2023; en de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van Erfgoedcentrum Achterhoek Liemers zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. B. Verklaring over de in het jaarverslag opgenomen andere informatie Het jaarverslag omvat andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie, bestaande uit de programmaverantwoording: •
met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat;
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720 en artikel 213, lid 3 onder d Gemeentewet. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de programmaverantwoording in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheid van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en de bepalingen van en krachtens de WNT. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevant wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling. In dit kader is het bestuur verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, het Controleprotocol WNT, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: •
•
• •
•
2/3
het identificeren en inschatten van de risico’s dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit; het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling aanvaardbaar is.
Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de onderneming haar bedrijfsactiviteiten in continuïteit kan voortzetten. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een onderneming haar continuïteit niet langer kan handhaven; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen;
•
het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen.
Wij communiceren met het bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Doetinchem, 21 februari 2024
Coöperatie ConFirm U.A.
w.g. drs. J. Westdijk RA
3/3
PROGRAMMAVERANTWOORDING
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
1
Inleiding
Voor u ligt het jaarverslag over 2023 van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). Voor het ECAL was 2023 als gevolg van diverse omstandigheden geen makkelijk jaar. Enerzijds had dit te maken met veel personele wisselingen. Net voor het einde van 2022 waren al twee nieuwe medewerkers gestart. Begin 2023 startten nog twee nieuwe medewerkers, in de loop van het jaar vertrok er weer één en gingen twee medewerkers uit dienst na het behalen van de pensioengerechtigde leeftijd. Dit heeft grote impact gehad op ons relatief kleine team. Het vertrek van twee collega's waar je heel lang mee hebt samengewerkt plus de komst van vier nieuwe collega's betekent dat tijd nodig is om aan elkaar te wennen. Daarnaast waren de wisselingen ook aanleiding voor (beperkte) taakverschuivingen, aanpassingen in werkwijzen en invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem met bijbehorend functieboek. Eind 2023 was 'het stof nedergedaald' en had alles en iedereen zijn of haar plek wel weer gevonden. Wat 2023 ook een moeilijk jaar maakte, waren enorme kostenstijgingen waar het ECAL mee werd geconfronteerd. Als gevolg van CAO SGO onderhandelingen stegen de loonkosten met bijna 10%. Daarnaast leidden de hoge energiekosten tot bijna een verdubbeling van de servicekosten die ECAL betaalt voor de huisvesting (van ca.
€140.000 naar €220.000) en verhoogde de verhuurder de huurkosten met een hoog percentage van 8,6%. Dit heeft onvermijdelijk geleid tot een negatief resultaat van € 30.606 terwijl (in het kader van de meerjarenbegroting 2023-2026) een positief resultaat van € 38.207 was begroot. Het tekort is voor 2023 gedekt uit de algemene reserve van het ECAL. Gelukkig kunnen we ook mooie, positieve resultaten melden over het afgelopen jaar. Vele archieven en collecties zijn geordend en beschreven waarmee nog meer informatie toegankelijk is gemaakt en beschikbaar
gesteld
kon
worden.
Het
ECAL
heeft
veel
bezoekers,
geïnteresseerden
in
de
cultuurhistorie van de regio mogen ontvangen, zowel op de studiezaal als bij activiteiten zoals cursussen, workshops en lezingen. De interesse en aandacht voor de regionale identiteit blijft, wellicht (mede) als gevolg van de coronatijd, groeien. Klanten die niet naar de studiezaal toe kunnen of willen komen weten ons goed te vinden via de digitale weg. Dit blijkt uit de cijfers van digitale aanvragen en informatieverzoeken. Sinds 2023 loopt de afhandeling hiervan op een professionele manier via het zaaksysteem en persoonlijke accounts van de klanten.
-26-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
2
Bestuur
Het bestuur van het Erfgoedcentrum is als volgt opgebouwd: -
Algemeen Bestuur, bestaande uit de acht portefeuillehouders van de bij de Wgr aangesloten
gemeenten; -
Dagelijks Bestuur, bestaande uit twee AB-leden plus één DB-lid voorgedragen door de Staring
Stichting; -
Bestuurscommissie, bestaande uit de voornoemde DB-leden, plus twee leden afkomstig uit het AB
en twee leden voorgedragen door de Staring Stichting.
-27-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3
Resultaten
3.1
Programma Erfgoedcentrum
In deze programmaverantwoording is sprake van één programma: Programma Erfgoedtaken. Het gehele programma heeft voor het grootste deel betrekking op de uitvoering van wettelijke taken op het gebied van zorg en beheer van archieven. De archieftaken worden, voor de acht gemeenten die deelnemer zijn in de Wgr Erfgoed-centrum, uitgevoerd op basis van de Archiefwet 1995, de plaatselijke archiefverordeningen en Besluit informatiebeheer. Op basis van een dienstverleningsovereenkomst worden ook de archieftaken ten behoeve van het Waterschap Rijn en IJssel en Kasteel Huis Bergh uitgevoerd. De Archiefwet bepaalt dat de archieven in "goede, geordende en toegankelijke staat" moeten worden gebracht, beheerd en behouden en dat er toezicht wordt gehouden op de niet-overgedragen archieven. De niet wettelijke taken die het Erfgoedcentrum uitvoert, hebben betrekking op taken c.q. activiteiten met betrekking tot het onder de aandacht brengen en houden van de cultuur historie van de regio, ofwel de regionale identiteit. Deze taken worden uitgevoerd voor de gehele regio Achterhoek en Liemers. Financiële bijdragen voor de uitvoering van deze taken komen van de 8 aan de Wgr deelnemende gemeenten, de gemeenten Doesburg, Lochem en Zevenaar, de Provincie Gelderland, de donateurs van het Erfgoedcentrum, de Mr. H.J. Steenbergen-Stichting en de Stichting Vrienden erfgoed Staring.
-28-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.1 Archieven en collecties in 'goede staat' brengen, beheren en behouden Zorgen voor zo optimaal mogelijke omstandigheden voor opslag van de bestanden conform wet- en regelgeving en uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van restauratie en conservering om (autonoom) verval van archieven tegen te gaan en schade te voorkomen. *
Na de afsluiting van eerdere e-depot projecten, beschikt het Erfgoedcentrum inmiddels over
kennis en inzicht alsmede de benodigde e-depot hard- en software. Het jaar 2023 stond vooral in het teken van het verder vullen van het e-depot. Er zijn verschillende aansluittrajecten uitgevoerd met individuele zorgdragers: -
Het Waterschap Rijn en IJssel is gestart met een project om, in navolging van de eerdere
uitplaatsing van Corsa, nu ook Sharepoint duurzaam uit te plaatsen naar het e-depot. -
De Gemeente Oost Gelre is gestart met een project om de projectdossiers van de netwerkschijven
duurzaam uit te plaatsen naar het e-depot; Daarnaast verricht een werkgroep, waar de gemeenten Doetinchem, Aalten en Berkelland, het Waterschap Rijn en IJssel en het Erfgoedcentrum deel van uit maken, onderzoek naar het MDTO. *
In 2023 zijn er advies overleggen geweest met zorgdragers uit de regio op het gebied van het e-
depot. Er is een gebruikersoverleg gestart (frequentie 2 tot 3 keer per jaar) en tijdens de jaarlijkse "DIV-dag" zijn alle zorgdragers op de hoogte gebracht van de e-depot vorderingen. Daarbij hebben vertegenwoordigers
van de
gemeenten Bronckhorst, Doetinchem en Oost-Gelre presentaties
gehouden voor hun collega's. *
Buiten het werkgebied van het ECAL zijn er op verzoek van diverse organisaties
gesprekken
gevoerd en/of demonstraties gegeven over het e-depot. Met het Streek-archivariaat de Liemers en Doesburg hebben diverse gesprekken geleid tot een DVO met het ECAL met betrekking tot gebruik van het e-depot (ingangsdatum DVO 1-2-2024)
-29-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Archiefbewaarplaats en quarantaineruimte zijn conform wet- en regelgeving ingericht en in stand
gehouden. *
Archieven zijn materieel verzorgd: verpakt in zuurvrije dozen en -omslagen,
schadelijke materialen verwijderd, omslagen en dozen genummerd en gestickerd. Er is in totaal 23,25 archief materieel verzorgd waarbij ca. 47.681 stickers zijn geplakt (gedrukt). Materiële verzorging houdt in: archieven verpakken in zuurvrije dozen en -omslagen, schadelijke materialen verwijderen, omslagen en dozen nummeren en stickeren. *
Op basis van het restauratieplan, een overzicht van schade van archiefstukken, met beoordeling
van de ernst/mate van schade (zgn. schadecijfer) worden ieder jaar archiefstukken gerestaureerd. In 2023 is verder gewerkt aan restauratie van archiefstukken met schadecijfer 13. In totaal is daarvan 1,21m gerestaureerd. Daarnaast is 'on demand' 0,08 m archief gerestaureerd. 'On demand' houdt in DAT op verzoek van een onderzoeker stukken worden gerestaureerd. Na restauratie zijn stukken die tot die tijd vanwege de slechte staat vele jaren niet ter inzage waren, weer te raadplegen door bezoekers. In totaal is 1,29 m archief gerestaureerd, afkomstig uit overheidsarchieven van voor 1811 (bestuur en rechterlijke archieven) archieven van de gemeenten Aalten, Berkelland, Doetinchem, Oost-Gelre, Oude IJsselstreek en Winterwijk. 3.1.2 Archieven en collecties in 'geordende staat' brengen, beheren en behouden: Zorgen voor ordening in beheerde bestanden zodat de archieven doorzoekbaar en vindbaar worden en blijven. Dit heeft zowel betrekking op analoog ('papieren') archief als digitaal archief. *
In totaal is 81,5m overheidsarchief overgebracht. De archieven zijn in het archiefbeheersysteem
geregistreerd en toegankelijk gemaakt.
*
Er zijn 16 particuliere archieven/collecties (w.o. ook documentatie-collecties en aanvullingen)
opgenomen met een totale een omvang van ruim 29m. Deze collecties zijn opgenomen op basis van in het acquisitiebeleid omschreven redenen. Deze bestanden zijn opgeschoond, verpakt en (deels) geïnventariseerd De toegangen die in 2023 zijn opgesteld zijn op de website gepubliceerd.
-30-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Vervaardigen en publiceren van toegangen (inventarissen): er zijn 28 inventarissen (toegangen)
vervaardigd.
-31-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Vrijwilligers hebben gewerkt aan:
-
scannen en beschrijven van foto- en filmmateriaal;
-
nader toegankelijk maken (indexeren) van notariële akten en militieregisters;
-
transcriberen van 16e-eeuwse stadsrekeningen en 19e-eeuwse correspondentie;
-
verkoop van tweedehands boeken.
Daarnaast hebben vrijwilligers ondersteunende werkzaamheden verricht bij bijeenkomsten en exposities.
3.1.3 Archieven en collecties in 'toegankelijke staat' brengen, beheren en behouden: Beschikbaar stellen van in beheer zijnde archieven en collecties; fysiek via de studiezaal en digitaal via de website ('virtuele studiezaal') en gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties stimuleren. *
In 2023 werden (mede in het kader van de AVG) minder bezoekers geregistreerd. Alleen
bezoekers die originele archiefstukken wilden aanvragen zijn formeel ingeschreven als bezoeker. *
Openingstijden van de studiezaal: dinsdag t/m donderdag, 6 uur per dag (9u-12u en 13u-16u).
*
In de maanden oktober (122) en november (117) zijn de meeste bezoekers geregistreerd. De
meeste aanvragen zijn gedaan in maart (1.073) en mei (804). *
Er wordt vanaf eind 2018 bijgehouden hoeveel scanverzoeken het Erfgoedcentrum ontvangt. Een
groot deel hiervan bestaat uit scanverzoeken voor bouwtekeningen. Het totaal aantal geleverde scans is in 2023 gedaald ten opzichte van 2022. Het aantal aanvragen voor specifiek scans van bouwtekeningen is wel gestegen ten opzichte van het voorgaande jaar. Het aantal scans van documenten/ akten is dus flink gedaald. Een reden daarvan kan zijn dat klanten die een scan willen van een bepaald document toch eerder naar de studiezaal komen om zelf een foto van een stuk te maken, omdat ze daarmee scankosten uitsparen (aan het zelf fotograferen van een document zijn geen kosten verbonden).
-32-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Halverwege 2024 is de vernieuwde website ecal.nu gelanceerd. De website heeft een
overzichtelijke(re) en moderne indeling gekregen. De oude website draaide op een verouderd platform waardoor het vernieuwen van content een tijdrovende taak was geworden. Daarnaast was het niet mogelijk om aan de wettelijke wensen en eisen rondom toegankelijkheid en informatieveiligheid te voldoen. In 2024 zullen de laatste aanpassingen aan de site verricht worden om te zorgen dat de website daar wel aan zal voldoen. *
Statistieken met betrekking tot raadpleging van archieftoegangen (inventarissen) via de website:
*
Eind 2023 waren er 4.964.347 doorzoekbare beschrijvingen beschikbaar op de website. Dat zijn
bijna 130.000 beschrijvingen meer dan in 2022. *
Het aantal afbeeldingen die via de website te vinden is, is gestegen t.o.v. het jaar daarvoor. Nadat
werkzaamheden aan digitaliseren en publiceren van filmmateriaal in 2022 nagenoeg stil lag, zijn er in 2023 weer 23 films aan de digitale collectie op de website toegevoegd.
-33-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Van verschillende zijden en ten behoeve van diverse doeleinden werd een beroep gedaan op
beeldmateriaal uit de film- en fotocollectie van het Erfgoedcentrum. Het aantal aanvragen is ten opzichte van 2023 toegenomen. In totaal zijn er 462 aanvragen met betrekking tot beeldbestanden in 2023 afgehandeld. (In 2022 waren dat er 382.) Een groot aantal aanvragen kwamen vanuit de gemeente Berkelland; 214 luchtfoto's werden aangevraagd t.b.v. een intern project. Ander 'groot verbruikers' waren de uitgever van het cultuur historisch magazine Oer (66 afbeeldingen aangevraagd) en de NOS die afbeeldingen (42) wilden gebruiken voor een documentaire over het Rademakersbroek. Deze documentaire is 4 mei 2023 uitgezonden. *
Bijna alle gemeenten komen regelmatig dossiers lenen uit de bestanden die bij het
Erfgoedcentrum in beheer zijn of zijn uitgeplaatst (in het archiefdepot geplaatst in afwachting van overbrenging). Het aantal uitleningen aan de gemeenten is met 2.740 gestegen t.o.v. 2022.
3.1.4 Uitvoeren van de archiefwettelijke inspectietaak De archiefinspecteur houdt toezicht op niet-overgedragen archieven; daarbij wordt inspectie uitgevoerd op bestanden die op het punt staan overgedragen te worden (moet conform geldende normen en eisen), worden vernietigingslijsten beoordeeld en wordt gevraagd en ongevraagd advies gegeven met betrekking tot informatie- en archiefbeheer van de gemeenten én gemeenschappelijke regelingen. Met alle gemeenten, het Waterschap en de gemeenschappelijke regelingen is regulier overleg gevoerd. Daarnaast zijn voor iedere organisatie de volgende specifieke zaken uitgevoerd:
-34-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-35-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
-36-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Ten behoeve van uitvoering van de archiefinspectietaak en deskundigheidsbevordering zijn
onderstaande algemene werkzaamheden uitgevoerd en is aan onderstaande activiteiten/ overleggen deelgenomen.
-37-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.5 Stimuleren van onderzoek, studie en activiteiten op het gebied van en interesse in de streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
Ten behoeve van het stimuleren van gebruik van in beheer zijnde archieven en collecties zijn
rondleidingen,
lezingen
en
cursussen
gegeven,
leerlingen
ontvangen
en
andere
activiteiten
georganiseerd. In onderstaand overzicht is het aantal bezoekers vermeld dat het Erfgoedcentrum in het kader van een activiteit/ bijeenkomst heeft bezocht of deelnamen aan een activiteit van het Erfgoedcentrum op een andere locatie. Onder streektaalactiviteiten is ook het aantal leerlingen meegenomen dat in 2023 een dialectles heeft gekregen en het kinder-streektaal-magazine heeft ontvangen in het kader van het project Wiesneus voor de basisscholen.
*
De social media kanalen van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers worden structureel
ingezet om activiteiten, nieuwtjes en interessant archiefmateriaal te belichten. Ook in het jaar 2023 zijn er weer volgers bijgekomen op Facebook, Twitter en Instagram.
-38-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Daarnaast zijn er een aantal filmpjes toegevoegd op het Youtube-kanaal van het Erfgoedcentrum. Zo zijn er 2 filmpjes te zien over 'Wiesneus', zijn er 7 afleveringen te zien over het project 'Mijn Achtergrond', 3 filmpjes over 'uut flonkergood 2023', een Plat veur Potwottels demonstratievideo, een video over het boekje 'Eerste Hulp bij plat praoten' en 5 filmpjes over de genomineerden voor het "Beste Boek Achterhoek en Liemers". *
Het Erfgoedcentrum is het taalinstituut voor Nedersaksisch in de provincie Gelderland.
-
De subsidie van de Provincie Gelderland heeft het onder meer mogelijk gemaakt om een
streektaalconsulent aan te stellen, een Stimuleringsfonds Nedersaksisch Gelderland in te stellen, een streektaalsymposium te organiseren en te starten met het opbouwen van een netwerk in de regio noordoost Veluwe; -
Met de andere Nedersaksische taalinstituten in Nederland (Stellingwerve, Groningen, Drenthe en
Overijssel) zijn in 2023 diverse overleggen gevoerd en bijeenkomsten georganiseerd om de streektaal in een breder kader onder de aandacht te brengen en te houden. Er wordt gebruik gemaakt van elkaars deskundigheid en les- en PR-materiaal en als een gremium contact onderhouden met de raad van Europa en ministeries (BiZa en OCW). -
Het project Wiesneus; kindertijdschrift met daaraan gekoppelde streektaal les voor groep 6/7 in
het basisonderwijs is ook in 2023 weer verder uitgebreid. Wederom hebben meer scholen aan dit project meegedaan dan het jaar daarvoor. Als afsluiting van Wiesneus 2023 is een gratis activiteit voor kinderen en hun begeleiders georganiseerd in het Openluchtmuseum Achterhoek. Door kinderen op diverse vlakken onder begeleiding creatief bezig te laten zijn werd het Wiesneus-thema 2023 'Kunst' gekoppeld aan streektaal. -
In samenwerking met de Dialectkring Achterhook en Liemers en de Stichting Vrienden van de
Streektaal Lochem is de Waeke van het Achterhookse en Liemerse Book georganiseerd. Daarvoor is een bundel nieuwe verhalen en gedichten in de streektaal samengesteld en uitgebracht onder de titel Flonkergood. Dit boekje heeft iedereen die in die week een boek uit of over de regio kocht (bij het Erfgoedcentrum of bij de boekhandel in de regio) kado gekregen.
-39-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.1.6 Verzamelen, beheren en beschikbaar stellen van literatuur en documentatie met betrekking tot streekcultuur en -historie Achterhoek en Liemers. *
De bibliotheekcollectie is actueel en beschikbaar gehouden door aanschaf van relevante
publicaties, verwerkingen van aanwinsten en wegwerken van werkvoorraden. Aantal aanwinsten in de bibliotheek: 237 publicaties waarvan 87 aangekocht. De overige 150 publicaties zijn aan het Erfgoedcentrum
geschonken.
Bovendien
werden
143
publicaties
toegevoegd
aan
de
bibliotheekcollectie uit de werkvoorraad in 2023. *
De bibliotheekcatalogus is aangevuld met de aanwinsten, beschrijvingen van periodie-ken en er is
gewerkt aan het wegwerken van de werkvoorraad (herordening en registratie). *
De documentatiecollectie van het Achterhoeks Archief is verder opgeschoond.
*
Het scannen van kaften van aanwinsten werd voortgezet, zodat die in de bibliotheekcatalogus
opgenomen kunnen worden bij de beschrijvingen van de desbetreffende boeken. 3.2
Bedrijfsvoering
3.2.1 Personeel en organisatie VASTE MEDEWERKERS *
In de loop van het jaar zijn om verschillende redenen 3 medewerkers uit dienst gegaan (andere
baan, pensioen). Dit heeft enige vacatureruimte opgeleverd; dit is met een het aanstellen van een nieuwe (full time) medewerker per 1-1-2024 deels ingevuld. *
Ter ontwikkeling van de medewerkers is er een teamtraining georganiseerd, zijn periodieke
personeelsgesprekken gevoerd en hebben een aantal medewerkers deelgenomen aan specifieke studiedagen/-bijeenkomsten en zijn vakinhoudelijke cursussen/trainingen gevolgd. VRIJWILLIGERS * *
Het aantal vrijwilligers lag eind 2023 op 35. Naast twee vrijwilligersbijeenkomsten (overleggen) is er 29 juni een vrijwilligersuitje
georganiseerd. Deze activiteit bestond uit een ontvangst, een rit met een huifkar, bezoek met unieke rondleiding op Kasteel Keppel en een afsluitend diner. *
Tijdens de Kerstbijeenkomst in december is van een aantal vrijwilligers afscheid genomen. Na
afloop van de bijeenkomst ontvingen de vrijwilligers een kerstpakket.
-40-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
INHUUR DERDEN *
Via Laborijn is één medewerkster bij het Erfgoedcentrum werkzaam. Zij verricht ondersteunende
administratieve werkzaamheden. *
Op projectbasis zijn twee medewerkers in dienst als 'streektaalfunctionaris'. De werkzaamheden
die zij uitvoeren, vallen deels onder de projecten van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek en deels zijn het projecten van het Erfgoedcentrum zelf, gebaseerd op het activiteitenplan op basis waarvan de Provincie Gelderland subsidie verleent. *
Ten behoeve van het wegwerken van de werkvoorraad in inventarisatiewerkzaam-heden is extra
ondersteuning ingehuurd. OVERIG *
Inzet P&O (HR en salarisadministratie) en ICT vanuit gemeente Doetinchem op basis van Service
Level Agreement is gecontinueerd. 3.2.2 Huisvesting *
Ten behoeve van de huisvesting wordt depot-, kantoor- en studiezaalruimte gehuurd (op basis
van een langlopend huurcontract) van Brewinc B.V. *
Het Erfgoedcentrum is vertegenwoordigd in de Stichting Brewinc Beheer; een beheerstichting ten
behoeve van de gebruikers (bewoners) van het gebouw het Brewinc. Het Erfgoedcentrum vervult hier de rol van secretaris. Via de verhuurder wordt een gebouwenbeheerder ingezet ten behoeve van facilitaire zaken met betrekking tot het gebouw als geheel en gezamenlijke ruimtes (niet voor de ruimtes van de afzonderlijke gebruikers). *
Voor gebruik van een up-to-date netwerk, benodigde hard- en software en voor ondersteuning
ICT-diensten wordt gebruik gemaakt van inzet van de gemeente Doetinchem op basis van een Service Level Agreement.
-41-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
3.2.3 Samenwerking *
Het Erfgoedcentrum heeft goede contacten met het Streekarchivariaat de Liemers en Doesburg
(SALD); er is regelmatig overleg en er wordt gebruik gemaakt van wederzijdse kennis, ervaring en diensten. *
Er is nauwe samenwerking met de medegebruikers van 't Brewinc en met name de Bibliotheek
West Achterhoek, wat heeft geleid tot uitwisseling van kennis en ervaringen maar ook tot concrete gezamenlijke activiteiten (zoals Wiesneus en organisatie van lezingen). *
Vanaf 2017 is het Erfgoedcentrum coalitiepartner van het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek
(CEPA). Samen met vijf andere coalitiepartners wordt gezamenlijk invulling gegeven aan dit pact. Binnen het CEPA zijn een aantal direct aan het Erfgoedcentrum gerelateerde projecten gerealiseerd: -
Wiesneus: door goede samenwerking met de bibliotheken West- én Oost-Achterhoek,
Achterhoekse Poort en Montferland is het project Wiesneus - magazine en lessen m.b.t. de streektaal - een groot succes. -
Plat Gespöld: jaarlijks streektaalmuziekfestival met toekenning van de prijs 'De Gelderse Kleiroze'
voor het 'haevigste liedje' van het afgelopen jaar. *
Sinds de ondertekening in 2018 van het convenant Nedersaksisch door de provincies waar
Nedersaksisch de streektaal is, heeft de provincie Gelderland het Erfgoedcentrum aangewezen als hét taalinstituut Nedersaksisch voor deze provincie. Vanaf 2019 is daardoor een steeds hechtere samenwerking en band ontstaan met de andere Nedersaksische taalinstituten in Nederland: Overijsselacademie, Huus van de Taol (Drenthe), CGTC (Groningen) en de Schrieversronte in Stellingwerven (Friesland). De directeuren hebben inmiddels een stuurgroep gevormd om activiteiten op elkaar af te stemmen en zo mogelijk gezamenlijk te ontwikkelen.
-42-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
*
Met betrekking tot diverse activiteiten is dit jaar actief samengewerkt met allerlei verenigingen en
organisaties: -
Achterhoek Nieuws
-
Achterhoek Uitgevers
-
Archiefdiensten in de provincie Gelderland, waaronder Gelders Archief, Regionaal Archief Zutphen
en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg -
Audio Visueel Archief Gelderland (AVAG)
-
Bibliotheek West-Achterhoek, Oost-Achterhoek, Achterhoekse Poort,
Montferland en De Graafschap -
Coalitiepartners in het Cultuur- en Erfgoedpact Achterhoek (Amphion, DRU Industriepark, St.
Achterhoek Toerisme, Boogie Woogie, Culturije, Cultuur Oost) -
Commissie Open Monumentendag
-
Coöperatie Erfgoed Gelderland
-
Dialectkring Achterhook en Liemers
-
Drie Koningen Treffen (Liemers)
-
De Gelderlander
-
Historische en oudheidkundige Verenigingen in de regio
-
Huis Bergh
-
Taalinstituten in het Nedersaksisch taalgebied: Huus van de Taol, Overijsselacademie, Centrum Groninger Taal en Cultuur, Scrieversronte Stellingwerve
-
Museum STAAL Almen
-
Nationaal Onderduikmuseum Aalten
-
Nederlandse Genealogische Vereniging, afd. Achterhoek en Liemers
-
Omroep Gelderland
-
Provincie Gelderland
-
SONT
-
Stadsmuseum Doetinchem
-
Staring Stichting
-
Mr. H.J. Steenbergen-Stichting
-
Stichting Vrienden erfgoed Staring
-
Vereniging Vrienden van de Streektaal veur Lochem e.u.
-
Waterschap Rijn en IJssel
-43-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4
Paragraaf financiën
4.1
Resultaten
Het Erfgoedcentrum heeft het jaar 2023 afgesloten met een negatief resultaat van € 30.606 tegenover een begroot positief resultaat van € 38.207. 4.1.1 BATEN De totaal ontvangen baten bedragen € 1.992.868 tegen een begroot bedrag van € 1.834.297. Bijdragen gemeenten Ontvangen bijdragen van gemeenten € 1.583.585; begroot € 1.578.910, waarvan ontvangen bijdragen van niet WGR-gemeenten € 17.175; begroot € 12.500. De niet-WGR-gemeenten zijn Doesburg, Lochem en Zevenaar. Bijdrage Provincie Gelderland Ontvangen subsidie € 115.873; begroot € 110.000. Hiervan is € 116.009 ontvangen over het jaar 2023. Er is nu nog een klein restant van de subsidie 2022 en 2023 dat doorgeschoven wordt naar 2024, saldo van € 7.873. Baten uit acties van derden Ontvangen bijdrage van de Mr. H.J. Steenbergen-stichting en Stichtingen Vrienden erfgoed Staring. Overige baten De overige baten bestaan uit een aantal posten. -
Er is dit jaar een bijdrage voor extra opslagkosten, betaald door 3 WGR-gemeenten, die archief
hadden opgeslagen. De meesten archieven zijn inmiddels overgedragen of (terug)geplaatst naar een andere locatie. Ontvangen € 55.630; begroot € 0. -
De bijdrage archiefbijdragen gemeenschappelijk regelingen, Regio Achterhoek, Recreatieschap
Achterhoek en Liemers, Hameland, Laborijn, ISWI en Werkbaan Oost. Ontvangen € 30.502; begroot € 30.287. -
Baten uit DVO: Stichting Huis Bergh en Waterschap Rijn en IJssel. Vergoeding dienstverlening: € 17.316; begroot € 7.500. Meer inkomsten uit vergoeding
dienstverlening dan begroot komt voornamelijk door de grote vraag naar scans van bouwtekeningen. -
Rente baten: In 2023 is aan rente ontvangen € 13.759; begroot € 0.
De overige baten zijn ongeveer gelijk aan de begroting.
-44-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.1.2 LASTEN De totale lasten bedragen € 2.023.474 tegenover een begroot bedrag van € 1.796.090.
Toelichting hogere kosten Personeel De kosten voor het personeel zijn € 987.749; begroot € 976.500. In 2023 hebben we te maken gehad met een loonsverhoging van bijna 10%. De kosten voor het personeel zijn circa € 11.000 hoger. Er zijn correcties in de premies verwerkt met een positief effect van totaal € 14.330 (€ 4.074 Whk premie en € 10.256 Aof premie). Voor één medewerker ontvangt ECAL loonsubsidie van Laborijn. Daarnaast worden een aantal uren van medewerkers m.b.t. specifieke werkzaamheden gedekt uit subsidie van de Provincie Gelderland voor uitvoering van projecten op het gebied van de streektaal (Nedersaksisch) € 49.737; begroot: € 20.000. Er is dit jaar meer besteed aan opleidingskosten (a.g.v. in dienst komen van 3 nieuwe medewerkers) € 13.769; begroot € 5.000. Toelichting hogere Huisvestingskosten *
De huurkosten zijn in 2023 gestegen met 8,5%, € 24.000 hoger dan begroot.
*
De energiekosten zijn in 2023 weer extreem gestegen, € 117.000 hoger dan begroot.
*
De bijdragen aan de Brewinc Beheerstichting (stichting gebruikers 't Brewinc) zijn in 2023 lager
dan begroot. Er was in de loop der jaren een flink reserve opgebouwd. Besloten is om dit reserve terug te betalen aan de gebruikers van het pand, zijnde € 9.170 voor het Erfgoedcentrum. Daardoor zijn de kosten lager dan begroot. Toelichting hogere Dienstverleningskosten *
Er is in 2023 minder besteed aan het E-depot. De samenwerking met een extern bedrijf kon
eerder dan verwacht worden opgezegd. (€ 13.000 lager dan begroot). *
De post P&R is in 2023 hoger dan begroot. (€ 100 begroot) Op 01-01-2024 bestaat het
Erfgoedcentrum 12,5 jaar. Als dank voor steun en bijdragen hebben de donateurs een aardigheidje ontvangen. De post onvoorzien (€ 5.000 begroot) is niet gebruikt.
-45-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
Toelichting hogere Btw Voorheffing: Door de stijging van Energiekosten, is de kostenpost ook hoger dan begroot. Betaald € 97.270; begroot € 75.000. Algemene reserve De algemene reserve komt na verrekening van het tekort in 2023 per 31 december 2023 uit op een bedrag van € 75.758. Voor het overige verwijzen wij u naar de opgestelde cijfers 2023.
4.2
Weerstandsvermogen
4.2.1 WEERSTANDSCAPACITEIT Het weerstandsvermogen van het Erfgoedcentrum is het vermogen om (incidentele) financiële tegenvallers te kunnen opvangen om taken te kunnen voortzetten. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit (de beschikbare middelen om niet begrote kosten te dekken) en de risico's (waarvoor geen voorzieningen zijn getroffen of verzekeringen voor zijn afgesloten). Het weerstandsvermogen is van belang voor het bepalen van de gezondheid van de financiële positie van het Erfgoedcentrum. Voor berekening van het weerstandsvermogen wordt als uitgangspunt 10% van de begrote omzet gehanteerd. De relevante risico's voor het weerstandvermogen zijn binnen het Erfgoedcentrum gering. Ter dekking van dergelijke risico's is een weerstandsvermogen van € 20.000 voldoende. De algemene reserve per 31 december 2023 bedraagt € 75.758. Er is op dit moment voldoende reserve om het tekort op te vangen. Daarnaast zijn de deelnemende gemeenten aansprakelijk voor de tekorten.
-46-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.2 RISICO'S Van 3 gemeenten in ons werkgebied en de Provincie Gelderland ontvangt het Erfgoedcentrum subsidie ten behoeve van de uitvoering van de niet-archieftaken. Vaststelling van de definitieve subsidies die worden verstrekt, volgt in het lopende jaar. Aan de vaststelling en toekenning van deze subsidies ligt geen wettelijke verplichting ten grondslag, waardoor mogelijk minder subsidies worden toegekend dan gevraagd. Het risico van ontvangst lagere subsidies wordt geschat op 20% van de totale subsidiebijdrage van Provincie en gemeenten. Wanneer CAO-onderhandelingen of het algemene prijspeil hogere (of lagere) ontwikkelingen geeft, kan dit doorwerken in lopende contracten en subsidierelaties. Op grond van het cafetariamodel kan het personeel verlofdagen kopen of verkopen. Dit heeft financiële consequenties danwel gevolgen voor het aantal beschikbare uren. De financiële gevolgen komen jaarlijks ten laste van het jaarresultaat, omdat vooraf nauwelijks een inschatting gemaakt kan worden van deze financiële gevolgen. Deze kunnen jaarlijks fluctueren. De afgelopen jaren is hier nauwelijks gebruik van gemaakt. Op basis daarvan wordt dit risico ingeschat op nihil. Het Erfgoedcentrum heeft geen lopende risicodossiers zoals bijvoorbeeld claims.
-47-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
4.2.3 FINANCIËLE KENGETALLEN Op grond van het wijzigingsbesluit vernieuwing Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), moet een set van vijf verplichte kengetallen opgenomen worden voorzien van een toelichting.
-48-
Erfgoedcentrum Achterhoek & Liemers te Doetinchem
De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Een positieve schuldquote geeft aan dat er geen overschot aan middelen is. De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Erfgoedcentrum in staat is aan haar financiële verplichting te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe gezonder het bedrijf. De solvabiliteitsratio schommelt tussen de 12% en 23%. Het Erfgoedcentrum zal geen hoge solvabiliteitsratio opbouwen. Bij een hoger positief resultaat zal dit uitgekeerd worden aan de gemeenten. Tenzij er afspraken gemaakt worden over de algemene reserve. De structurele exploitatieruimte geeft aan hoe groot de structurele vrije ruimte binnen de vastgestelde begroting is. Dit kengetal geeft aan dat er binnen het Erfgoedcentrum geen vrije ruimte aanwezig is. In de meerjarenbegroting (2023 t/m 2026) van het Erfgoedcentrum is in de eerste 2 jaren rekening gehouden met een positief resultaat, de jaren daarna met een negatief resultaat. In het overzicht van de kengetallen is dit terug te zien in de solvabiliteitsratio en de exploitatieruimte. Doetinchem, 20 februari 2024
R. Hummelink
E.T.G. Siero
voorzitter
secretaris/directeur
-49-