handreiking participatie

Handreiking voor participatie in Oost Gelre Gericht op initiatieven met een zeer beperkte, beperkte en grote impact op de fysieke leefomgeving

Korte toelichting handreiking participatie Iedere initiatiefnemer in Oost Gelre betrekt belanghebbenden bij zijn of haar initiatief in de fysieke leefomgeving. Door het inrichten en uitvoeren van participatie. Deze handreiking maakt het mogelijk voor initiatiefnemers om met de korte stappen te zien wat het participatietraject inhoudt. Maar ook hoe deze voor te bereiden en uit te voeren. De handreiking is afgestemd op de impact van het initiatief: 1) zeer beperkte impact 2) beperkte impact of 3) grote impact. De handreiking geeft de stappen weer die aan de initiatiefnemer worden geadviseerd. Initiatiefnemers maar ook belanghebbenden kunnen echter altijd contact opnemen met medewerkers binnen de gemeente. Deze geeft op verzoek extra informatie. Denk aan toelichting of nieuwe tips op basis van deze handreiking, bijvoorbeeld in de vorm van andere informatiekanalen gericht op participatie. Of over specifieke regels, mogelijke scenario’s of hoe de gemeente het proces van behandeling van het initiatief zal uitvoeren. Digitale handreiking Deze handreiking wordt geplaatst op de website van Oost Gelre. Ingedeeld op basis van het impact van het initiatief. Hierdoor kiest de initiatiefnemer op basis van impact en krijgt alleen de info te zien die op dat moment voor hem of haar relevant is. Per stap wordt kort de uitleg gegeven over wat te doen binnen deze stap.

Ook kan de initiatiefnemer doorklikken naar aanvullende info. Dit zijn nu nog alleen schuingedrukte teksten in dit bestand. Ten eerste over de mogelijkheden voor de keuze van niveau op de participatieladder (figuur 1). Als initiatiefnemer kun je kiezen voor het informeren, raadplegen, adviseren of coproduceren met belanghebbenden. Bij iedere niveau kun je een specifieke vorm kiezen: bijvoorbeeld een enquête, digitale bijeenkomst of een inloopavond. Of over de opzet van het participatieverslag. Meebeslissen Initiatiefnemer en belanghebbenden werken samen het initiatief uit en komen tot een eindvoorstel.

Coproduceren

Initiatiefnemer en belanghebbenden werken samen het initiatief uit. Initiatiefnemer verbindt zich aan de uitwerking.

Adviseren

Initiatiefnemer werkt idee uit en geeft belanghebbenden gelegenheid om ideeën aan te dragen.

Raadplegen Informeren

Initiatiefnemer werkt idee uit en gaat in gesprek met belanghebbenden. Initiatiefnemer werkt idee uit en houdt belanghebbenden hiervan op de hoogte.

Figuur 1: Participatieladder. Brengt niveaus van participatie in beeld. Gebaseerd op de participatieladder uit de Participatienota 2016.

De volgende websites geven info over diverse niveaus van participatie en de daarbij passende vormen. Hier zal nog gekeken moeten worden naar begrijpelijkheid voor inwoners, omdat de websites nog vaak gericht zijn op de gemeente als initiatiefnemer. • •

https://www.vpng.nl/think/ https://www.participatiewijzer.nl/

Handreiking per categorie: zeer beperkt, beperkte en grote impact 1. Initiatieven met een zeer beperkte impact U heeft een plan dat een zeer beperkte impact heeft op de omgeving. U wilt iets verbouwen aan uw huis zoals een dakkapel, een uitrit aanleggen of een boom kappen. Uw plan past meestal binnen het bestaande ruimtelijke beleid van de gemeente. U betrekt bij dit plan de omgeving. Dit zijn bij deze initiatieven bijvoorbeeld de buren. Doe dit vóórdat u uw plan uitvoert. U maakt uiteindelijk een participatieverslag. Deze stappen helpen u daarbij. Stap 1: Beslis, wat betekent het plan voor mijn omgeving? Bepaal wat het plan voor uw omgeving betekent. Beantwoord daarvoor deze vragen: • Wat houdt het plan precies in? • Wanneer ga ik het uitvoeren? • Wat heeft dat voor effect op mensen in mijn omgeving? • Wie zijn deze mensen? Zoek de antwoorden op bovenstaande vragen niet alleen. Betrek de personen die iets gaan merken van de uitwerking van het plan. Stap 2: Beslis, op welke manier betrek ik de omgeving? Denk na wat u van de mensen verwacht? Maak daarvoor eerst de keuze of u: • • • •

mensen wil vertellen dat u een plan heeft; mensen wil laten mee denken over uw plan; mensen wil vragen om mee te helpen aan uw plan; mensen wil laten meebeslissen over uw plan.

Probeer de mensen zoveel mogelijk te betrekken. Als ze mee kunnen denken is er minder kans dat zij later bezwaar hebben. Nu u het niveau van betrekken heeft gekozen, bepaal: welke vorm kiest u voor het contact met deze mensen? Hoe betrekt u de buren? U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving: • Ga op bezoek bij de buren; • Ga langs de deuren; • Nodig hen uit bij u thuis. Met tekeningen, uitleg, foto’s of een korte presentatie laat u zien wat u van plan bent. Stap 3: Ga in gesprek met uw omgeving Betrek de mensen bij het plan. Op de door u gekozen manier in stap 2. Stap 4: maak een participatieverslag en deel het met de gemeente Leg daarna de resultaten van dit contact met de omgeving vast in een participatieverslag. Wat is er gezegd en wat heeft u met deze reacties gedaan? Zo weten buren en anderen belanghebbenden wat u gedaan heeft met hun reactie en dus de resultaten. Ook de gemeente wil dit weten. Stuur het verslag van het overleg met betrokkenen naar de contactpersoon bij de gemeente. Indien nodig ontvangt u advies.

Stap 4: Heeft u het plan besproken? Dien mogelijk een aanvraag in Als u: • de ideeën van uw omgeving heeft gehoord • mogelijk uw plan hebt aangepast (als u dat bij stap 2 hebt besloten) • dit met de omgeving hebt besproken kunt u een aanvraag indienen bij de gemeente. Belangrijk is: Mogelijk heeft u een vergunning nodig. Dat kunt u hier controleren. Zo ja, ga dan naar deze website om een vergunning aan te vragen.

2. Plannen met een beperkte impact U heeft een plan dat een beperkte impact heeft op de omgeving. U wilt iets organiseren of verbouwen in uw straat of in uw dorp. Dit heeft gevolgen voor uw omgeving. U betrekt daarom de omgeving. Dit zijn bij deze initiatieven bijvoorbeeld de mensen in uw straat of dorp, maar mogelijk ook bedrijven of andere organisaties. U heeft wellicht een vergunning of beslissing van het bestuur nodig. Doe dit vóórdat u vergunning aanvraagt of melding doet van het initiatief. Bij de beslissing over uw plan neemt de gemeente mee hoe participatie is verlopen. Een vergunning krijgt u niet automatisch als u met omwonenden en andere betrokkenen gesproken hebt over het plan. Het hangt ook van andere eisen af. Bij het bouwen is dat bijvoorbeeld het bestemmingsplan. Goede participatie helpt, maar is geen garantie. Bovendien blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid van bezwaar en beroep gewoon bestaan. Deze stappen helpen u bij het uitvoeren van participatie. U maakt daarmee uiteindelijk een participatieverslag. Stap 1: Beslis, wat betekent het plan voor mijn omgeving? Bepaal wat het plan voor uw omgeving betekent. Deze vragen beantwoorden helpt daarbij: • Wat houdt het plan precies? • Wanneer ga ik het uitvoeren? • Wat heeft dat voor effect op mensen in mijn omgeving? • Wie zijn deze mensen? Zoek de antwoorden op bovenstaande vragen niet alleen.

Betrek de personen die iets gaan merken van de uitwerking van het plan. Stap 2: Beslis, op welke manier betrek ik de omgeving? Denk na op welk niveau u de personen betrekt. Maak daarvoor eerst de keuze of u: • • • •

mensen wil vertellen dat u een plan heeft mensen wil laten mee denken over uw plan mensen wil vragen om mee te helpen aan uw plan mensen wil laten meebeslissen over uw plan

Probeer de mensen zoveel mogelijk te betrekken. Hoe meer mensen mee kunnen denken of helpen, hoe minder kans dat u klachten of bezwaren achteraf krijgt. Stap 3: Bereik participatie voor met de betrokkenen in uw straat, wijk of dorp Hoe u participatie gaat uitvoeren, bedenkt u zelf. Op basis van de keuzes in stap 1 en 2. Maak de keuze over de volgende punten: • Wat wil u met participatie bereiken, wat is uw doel? • Wie gaat u betrekken? • Waar kunnen mensen over mee praten, op basis van uw doel? • Op welke manier kunnen de betrokkenen reageren op uw plan? • Wat gaat u doen met de reacties? Op basis van uw doel. Nu u het niveau van participatie heeft gekozen, bepaal: welke vorm kiest u voor het contact met deze mensen? Hoe betrekt u de omgeving? De brochure – mogelijkheden voor contact met de omgeving helpen u kiezen.

Gaat uw plan over de leefbaarheid in een kleine kern? Iedere kern heeft een regisseur. Heeft u een vraag over het inrichten van participatie in deze kern? Neem contact op met deze regisseur. Stap 4: Ga in gesprek met uw omgeving Betrek de mensen bij het plan. Op de door u gekozen manier. Stap 5: maak een participatieverslag en deel het met de gemeente Leg daarna ook de resultaten van dit contact met de omgeving vast in een participatieverslag. Wat is er gezegd en wat heeft u met deze reacties gedaan. Zo weten buren en anderen belanghebbenden wat u gedaan heeft met hun reactie en dus de resultaten. Ook de gemeente wil dit weten. Stuur het verslag van het overleg met betrokkenen naar de contactpersoon bij de gemeente. Indien nodig ontvangt u advies. Stap 6: dien mogelijk een aanvraag in en vraag een vergunning aan Als u: de ideeën van uw omgeving heeft gehoord; u plan hebt aangepast (als u dat bij stap 2 hebt besloten); • u dit met de omgeving hebt besproken; kunt u een aanvraag indienen bij de gemeente. • •

Belangrijk is: Mogelijk heeft u een vergunning nodig. Dat kunt u hier controleren. Zo ja, ga dan naar deze website om een vergunning aan te vragen.

3. Plannen met een grote impact U heeft een plan dat een grote impact heeft op de omgeving. U wilt in de fysieke leefomgeving een initiatief starten met grote gevolgen voor de omgeving en waar de belangen in deze omgeving verschillend zijn. Vaak past uw plan of initiatief niet binnen het bestaande ruimtelijke beleid van de gemeente. De gemeente moet in de besluitvorming daarom een belangenafweging maken. Vaak komt het initiatief vanuit een professionele partij, een architectenbureau, woningbouwcorporatie of projectontwikkelaar. Maar het kan ook de gemeente zelf of een andere overheidsinstelling zijn. Een vergunning krijgt u niet automatisch als u met omwonenden en andere betrokkenen gesproken hebt over het plan. Bij de beslissing over uw plan neemt de gemeente mee hoe de participatie is verlopen. Daarnaast hang het ook van andere eisen af, die zijn opgenomen in het Omgevingsplan. Goede participatie helpt, maar is geen garantie. Bovendien blijven de officiële inspraakprocedures en de mogelijkheid van bezwaar en beroep gewoon bestaan. Deze stappen helpen u bij het uitvoeren van participatie. U maakt daarmee uiteindelijk een participatieplan en participatieverslag. Stap 1: Weeg af of u voldoende informatie heeft over participatie. Op basis van deze handreiking.

Zo niet, neem contact op met de gemeente Gezien de grote impact van het initiatief raden we u aan contact op te nemen met de gemeente. We geven u informatie over het inrichten van participatie, vanuit de aanwezige mogelijkheden, regelgeving en het proces. Als gemeente bieden we deze informatie ook aan belanghebbenden die hier om vragen. Stap 2: Beslis, wat betekent het plan voor mijn omgeving? Bepaal wat het plan voor uw omgeving betekent. Deze vragen beantwoorden helpt daarbij: • Wat houdt het plan precies? • Wanneer ga ik het uitvoeren? • Wat heeft dat voor effect op mensen in mijn omgeving? • Wie zijn deze mensen? Zoek de antwoorden op bovenstaande vragen niet alleen. Betrek de personen die iets gaan merken van de uitwerking van het plan. Stap 3: Beslis, op welke manier betrek ik de omgeving? Denk na op welk niveau u de personen betrekt. Maak daarvoor eerst de keuze of u: • • • •

mensen wil vertellen dat u een plan heeft mensen wil laten mee denken over uw plan mensen wil vragen om mee te helpen aan uw plan mensen wil laten meebeslissen over uw plan

Probeer de mensen zoveel mogelijk te betrekken. Hoe meer mensen mee kunnen denken of helpen, hoe minder kans dat u klachten of bezwaren achteraf krijgt. Stap 4: Maak een participatieplan voor de belanghebbenden Hierin beschrijft u op basis van stap 2 en 3: • Wat wil u met participatie bereiken, wat is uw doel? • Wie gaat u betrekken? • Waar kunnen mensen over mee praten, op basis van uw doel?

• •

Op welke manier kunnen de betrokkenen reageren op uw plan? Wat gaat u doen met de reacties? Ook op basis van uw doel.

Nu u het niveau van participatie heeft gekozen, bepaal: welke vorm kiest u voor het contact met deze mensen? Hoe betrekt u de omgeving? De brochure – mogelijkheden voor contact met de omgeving helpt u kiezen. Gaat uw plan over de leefbaarheid in een kleine kern? Iedere kern heeft een regisseur. Heeft u een vraag over het inrichten van participatie in deze kern? Neem contact op met deze regisseur. Stap 5: Ga in gesprek met uw omgeving Betrek de mensen bij het plan. Op de door u gekozen manier. Stap 6: maak een participatieverslag en deel het met de gemeente Leg daarna ook de resultaten van dit contact met de omgeving vast in een participatieverslag. Wat is er gezegd en wat heeft u met deze reacties gedaan. Zo weten buren en anderen belanghebbenden wat u gedaan heeft met hun reactie en dus de resultaten. Ook de gemeente wil dit weten. Stuur het verslag van het overleg met betrokkenen naar de contactpersoon bij de gemeente. Indien nodig ontvangt u advies. Stap 7: dien mogelijk een aanvraag in en vraag een vergunning aan Als u: de ideeën van uw omgeving heeft gehoord; u plan hebt aangepast (als u dat bij stap 3 hebt besloten); • u dit met de omgeving hebt besproken ; kunt u een aanvraag indienen bij de gemeente. • •

Belangrijk is: Mogelijk heeft u een vergunning nodig. Dat kunt u hier controleren. Zo ja, ga dan naar deze website om een vergunning aan te vragen.

Brochure - Mogelijkheden voor contact met de omgeving Bedenk altijd goed of u: • • • •

mensen wil vertellen dat u een plan heeft mensen wil laten meedenken over uw plan mensen wil vragen om mee te helpen aan uw plan mensen wil laten meebeslissen over uw plan

Baseer hier u keuze voor de vorm van het contact op. Voor initiatieven die vooral de directe omgeving aangaan. Ga op bezoek bij de buren; • Ga langs de deuren; • Nodig hen uit bij u thuis. Met tekeningen, uitleg, foto’s of een korte presentatie laat u zien wat u van plan bent. U kunt zo mensen informeren, mee laten denken, mee laten helpen of laten meebeslissen. •

Hebben uw plannen invloed op een grotere groep mensen? Organiseer dan bijvoorbeeld een inloopavond of digitale bijeenkomst. U kunt dan mensen informeren, mee laten denken of zelfs mee laten helpen. Let er op dat u tijdens de bijeenkomst: • In gesprek gaat met de aanwezigen; • De informatie/tekeningen van uw plan laat zien; • Mogelijk ook andere betrokkenen (architect) een presentatie laat geven; • De mogelijkheid biedt om een reactie achter te laten; • Alle namen (e-mail)adressen en telefoonnummers noteert van aanwezigen. Zorg ervoor dat u ná de bijeenkomst alle aanwezigen een bericht stuurt. Met: • Wat u met de informatie heeft gedaan • Wat u heeft aangepast Wil u alleen informeren? En haalt u liever reacties op via een (digitale) brief dan via een bijeenkomst? • Maak een informatiebrief over uw plan en verspreid deze onder belanghebbenden in uw straat, wijk of dorp; • Voeg eventueel de tekening toe van uw plan; • Geef aan dat u graag wilt dat mensen reageren, of voeg een antwoordkaart toe. Zo brengt u het onder de aandacht van de ontvanger ; • Zorg ervoor dat uw adres op de antwoordkaart staat. Wilt u mensen laten meedenken, mee helpen of meebeslissen? Dan kunt u hen ook op andere manieren laten reageren.

Dat kan als volgt: • Via een webpagina: bijvoorbeeld uw architect kan het plan laten zien op zijn website; • Via een digitaal reactieformulier of een e-mailadres kunnen mensen op het plan reageren; • Of laat mensen reageren via een telefoonnummer of op een persoonlijk adres; • Let erop dat u achteraf vertelt wat u met de reacties heeft gedaan. Deze vormen van meepraten kunt u ook prima combineren. Bijvoorbeeld met een bezoek aan de buren. Zie https://www.participatiewijzer.nl/ voor meer mogelijk vormen. kun Hebt u vragen? Neem dan contact op met …

Participatieplan De volgende punten zijn belangrijk om in uw verslag op te nemen: •

Wat wil u met participatie bereiken, wat is uw doel?

•

Wie gaat u betrekken?

•

Waar kunnen mensen over mee praten, op basis van uw doel?

•

Op welke manier kunnen de betrokkenen reageren op uw plan?

•

Wat gaat u doen met de reacties? Ook op basis van uw doel.

Nu u het niveau van participatie heeft gekozen, bepaal: Welke vorm kiest u voor het contact met deze mensen? Hoe betrekt u de omgeving? Raadpleeg hiervoor de Brochure - Mogelijkheden voor contact met de omgeving

Participatieverslag De volgende punten zijn belangrijk om in uw verslag op te nemen: •

Welke personen en organisaties hebben op uw plan gereageerd?

•

Heeft u iedereen bereikt die u wilde bereiken?

•

Welke ideeën, opmerkingen en reacties leverde het overleg op?

•

Welke opmerkingen of ideeën hebben tot wijzigingen van het plan geleid en waarom?

•

Met welke opmerkingen of ideeën heeft u niets kunnen doen in uw plan en waarom niet?

•

Is uw plan veranderd of verbeterd door de participatie? Op welke manier?

•

Heeft u iedereen geïnformeerd over de vervolgstappen en het tijdpad van uw plan?

•

Zijn alle betrokkenen ervan op de hoogte dat u uw aanvraag heeft ingediend?