Bijlage 1 inrichtingsplan samen aan het stuur

Inrichtingsplan Samen aan het stuur Eindrapportage mei 2021

Inhoudsopgave



INHOUDSOPGAVE

pagina



Inleiding

3



Dienstverlening

4



Prestatie-indicatoren

9



Formatie en overhead

12



Begroting 2022 werkleerbedrijf

17



Bijlagen

24

2

Inleiding Iedereen doet mee! Vanuit deze participatiegedachte zijn de gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk van start gedaan met Samen aan het stuur. Het inrichten van een integrale toegang voor het sociale domein en van een doorgaande ontwikkellijn voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt zijn hierbij de gestelde doelen.

Al deze elementen zijn de basis voor de begroting 2022 van het nieuwe werkleerbedrijf (WLB), dat als tweedelijnsorganisatie in opdracht van de drie deelnemende gemeenten uitvoering geeft aan de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening. Deze begroting wordt via de gebruikelijke begrotingscyclus ter toestemming aan de gemeenteraden voorgelegd.

Om dit te realiseren is invulling gegeven aan de volgende bestuursopdracht:

Daarnaast wordt de huidige gemeenschappelijke regeling omgevormd tot een nieuwe gemeenschappelijke regeling werkleerbedrijf. Besluitvorming vindt via de gebruikelijke route plaats waarin de gemeenteraden gevraagd wordt om hun zienswijze. Uiteindelijke vaststelling van de begroting en de gemeenschappelijke regeling werkleerbedrijf vindt plaats in het Algemeen Bestuur (AB) SDOA.

1.

Werk de implementatie uit naar de vorming van één uitvoeringsorganisatie voor de Participatiewet binnen het sociaal domein.

2.

Ontwerp in het verlengde hiervan de aanpassing van de gemeentelijke organisatie voor wat betreft de implementatie van de integrale toegang.

Tegelijkertijd zijn we al van start gegaan met de implementatie van de integrale toegang en de inrichting en dienstverlening van het werkleerbedrijf. En we zijn druk bezig met de nieuwe huisvesting op de Laarberg in Groenlo. Dit gehele proces is complex en vraagt een extra investering vanuit alle betrokken medewerkers.

In deze rapportage tonen we het uiteindelijke inrichtingsplan dat tot stand is gekomen in nauwe samenwerking tussen de gemeenten Oost Gelre, Berkelland, Winterswijk en de uitvoeringsorganisaties Sociale Dienst Oost Achterhoek (SDOA) en Werkbaan Oost (WBO).

We zijn er trots op dat iedereen hierin zijn steentje bijdraagt, waarbij we constant het inwonerperspectief in het oog houden. Samen aan het stuur is met deze eindrapportage niet afgelopen, maar kondigt juist de start aan van een nog intensievere samenwerking tussen alle betrokken partijen.

In de rapportage Tussenresultaten dat door de drie gemeenteraden in okt/nov 2021 is vastgesteld, gaven we de uitgangspunten weer van de dienstverlening Samen aan het stuur en van de organisatorische aspecten rondom deze dienstverlening. In deze eindrapportage is dit nader uitgewerkt in een uitwerking van de klantroute en dienstverlening, de daaruit volgende prestatie-indicatoren, de formatie van het werkleerbedrijf en de opzet van de begroting. Ook geven we een voorzet voor een nieuwe verdeelsleutel.

3

Dienstverlening vanuit klantperspectief: De klantroute Samen aan het stuur

In de rapportage Tussenresultaten zijn de uitgangspunten benoemd rondom de dienstverlening Samen aan het stuur. Centraal in deze dienstverlening staat de inrichting van de integrale toegang bij de gemeenten en de samenvoeging van SDOA en WBO tot één uitvoeringsorganisatie Participatiewet. Op de volgende pagina vindt u een schematisch overzicht waarin de klantroute Samen aan het stuur staat beschreven. Op de volgende pagina’s lichten we het schema toe.

4

Samenwerking tussen WLB en Sociaal team

Sociaal team Gemeente

Inwoner

Gesprek inkomensconsulent

Aanmelding hulpvraag: Participatiewet Inkomensregelingen Jeugd WMO Schuldhulpverlening

Inwoner heeft één vaste contactpersoon

Inkomensverstrekking, afhandeling inkomensregelingen, handhaving Route Werk

Eigen kracht programma

Route Perspectief Route Meedoen

Gemeentelijke uitvoering: WMO Jeugd Schuldhulpverlening

Werkleerbedrijf

5

Lokale en regionale werkgevers en maatschappelijke partners

Digitale informatie website

Integraal, vanuit alle leefgebieden

Integraal, vanuit alle leefgebieden

Integrale toegang gemeente 

Digitale informatie website

Per gemeente werken screeningsmedewerkers vanuit de sociale teams en het werkleerbedrijf samen om deze hulpvragen aan te nemen. De screeningsmedewerker vraagt breed uit, bepaalt op basis van het gesprek waar de vraag het beste opgelost kan worden en wijst de inwoner op voorliggende voorzieningen. Als er sprake is van een aanvraag voor een bijstandsuitkering, wordt een afspraak ingepland met de inkomensconsulent. Nadat deze inkomensconsulent de bijstandsuitkering heeft toegekend, volgt de route binnen de tweedelijnsorganisatie: het werkleerbedrijf.

Om inwoners te informeren over aanvragen op het gebied van WMO, Jeugd, Participatiewet en Schuldhulpverlening worden de bestaande gemeentelijke websites gevuld met informatie rondom deze onderwerpen. De teksten zijn zo opgesteld dat ze begrijpelijk en gemakkelijk leesbaar zijn. Deze websites gebruiken we ook voor verwijzing naar de juiste instanties en voor het ophalen van digitale aanvraagformulieren. Hierbij houden we rekening met de huidige ontwikkelingen rondom de website bij elke individuele gemeente. Voor inwoners die niet digitaal vaardig zijn blijft de mogelijkheid telefonisch of met behulp van een inloopmogelijkheid om informatie te vragen.



Om de screeningsmedewerkers te faciliteren in hun rol bieden we een opleiding aan met aandacht voor wetgeving, gespreks- en beoordelingstechnieken, verslaggeving (AVG) en werkproces.



Aanmelding hulpvraag

Nauwe samenwerking met het werkleerbedrijf

Er wordt nauw samengewerkt met de betrokken inkomensconsulenten en klantmanagers van het werkleerbedrijf. Binnen elk sociaal team wordt met vaste contactpersonen vanuit het werkleerbedrijf gewerkt.

Op dit moment komen vragen rondom de Participatiewet, inkomensregelingen en schuldhulpverlening binnen bij SDOA. In de nieuwe situatie kunnen inwoners die een hulpvraag hebben binnen het gehele sociale domein terecht bij hun eigen gemeente.

“De gemeente is straks dé plek voor vragen en het eerste contact over werk en inkomen. Dicht(er)bij en gemakkelijk voor elke inwoner” 6

Het werkleerbedrijf Het werkleerbedrijf is een bruisende plek, waarin arbeidsontwikkeling centraal staat. We werken met het motto: ‘u bent gekomen om te gaan’. Om dit te realiseren staat het werkleerbedrijf in verbinding met de regionale arbeidsmarkt, lokale werkgevers en maatschappelijke organisaties. We werken met de blik naar buiten, samenwerking zit in het DNA van het werkleerbedrijf. De dienstverlening van het werkleerbedrijf ziet er als volgt uit: 

Eigen Kracht programma

Een inwoner meldt zich met een hulpvraag bij de gemeente. Bij die intake bij de gemeente wordt bepaald of een inwoner mogelijk recht heeft op inkomensondersteuning (bijstandsuitkering) en/of ondersteuning bij re-integratie naar werk. Is dat het geval, vindt doorverwijzing plaats naar het werkleerbedrijf. Daar wordt het recht op bijstand vastgesteld.

Het programma om de juiste klantroute te bepalen heet Eigen Kracht en heeft een duur van twee weken. Per persoon komt er een advies op maat uit, waarin de ontwikkelpunten worden benoemd en hoe daar samen aan wordt gewerkt. De verwachting is dat zo’n 40% van de mensen direct kan worden doorverwezen naar de doelgroep Werk. Bij die doelgroep Werk wordt iemand zo snel mogelijk bemiddeld naar betaald werk. Bij zo’n 60% van de mensen begint na die twee weken de individuele klantroute ondersteund door het werkleerbedrijf.

Tegelijkertijd start er een programma om de klantroute te bepalen. Dit is de start van de individuele, doorgaande ontwikkellijn. Het programma vindt in het werk-leerbedrijf plaats onder verantwoordelijkheid van de teameenheid Perspectief. De benaming Perspectief is nog een werknaam en duidt op “perspectief op werk”.

Elke klantroute kan lokaal worden doorlopen onder verantwoordelijkheid van het werkleerbedrijf maar kan ook binnen de werkplaats plaats vinden. Dit is afhankelijk van de individuele behoefte. We onderscheiden drie klantroutes:

7

Klantroutes 

Klantroute 1: Werk



De klantroute werk bieden we aan voor inwoners met een korte afstand tot de arbeidsmarkt. Accountmanagers en klantmanagers werken nauw samen om een snelle matching tussen vacature en werkzoekende tot stand te brengen. 

Klantroute 3: Meedoen

De klantroute meedoen is bedoeld voor inwoners waarvoor het moeilijk is om betaald werk te krijgen. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn, zoals psychische en psychosociale belemmeringen, schulden, motivatieproblemen, een complexe thuissituatie of een combinatie van deze factoren.

Klantroute 2: Perspectief

De klantroute perspectief bieden we aan voor inwoners die begeleiding en ondersteuning nodig hebben naar (betaald) werk of terug naar school. De infrastructuur van het werkleerbedrijf is zo ingericht dat we deze inwoners via verschillende modules en werkzaamheden kunnen begeleiden naar de voor hun best passende werkplek. Daarnaast biedt deze infrastructuur ook vaste werkplekken voor de huidige Wsw-medewerkers. Deze Wswmedewerkers kunnen bij mogelijkheden tot verdere ontwikkeling gebruik maken van de beschikbare instrumenten en producten die het werkleerbedrijf te bieden heeft.

Belangrijk voor deze inwoners is dat ze zoveel mogelijk kunnen participeren en dat isolement wordt voorkomen. Voor deze doelgroep is in de regio een groot netwerk van activiteiten voor arbeidsmatige dagbesteding beschikbaar, waaronder binnen het werkleerbedrijf.

Bij het programma Eigen Kracht wordt het klantbeeld gevormd met daarbij beschreven wat de ontwikkeldoelen zijn. Het werken aan de ontwikkeldoel(-en) gebeurt door middel van de producten uit de apothekerskast.

8

Prestatie-indicatoren Met het formuleren van prestatie-indicatoren voor het nieuwe werkleerbedrijf stellen we de gemeenteraden in staat om hun controlefunctie en kaderstellende functie goed uit te oefenen. Centraal bij de keuze van deze indicatoren is de vraag welke indicatoren laten zien hoe succesvol het werkleerbedrijf is in de uitvoering van de doelstellingen. In de rapportage Tussenresultaten zijn hiervoor de volgende uitgangspunten bepaald: 

Arbeidsontwikkeling



De centrale doelstelling van het werkleerbedrijf is dat ontwikkelen voorop staat. Het werkleerbedrijf stelt klanten in staat zich maximaal te ontwikkelen, waarbij uitstroom naar regulier werk voorop staat.



Samenwerking met lokale werkgevers

Het werkleerbedrijf staat midden in de samenleving en werkt samen met lokale werkgevers. De gehele werkomgeving, vooral lokaal buiten het werkleerbedrijf, wordt optimaal benut.

Inwoner en klantroute centraal



Er is sprake van een doorgaande ontwikkellijn, we werken zonder schotten. Binnen het dienstverleningsconcept staat de klantroute centraal en is mede van invloed op de sturing en inrichting van de nieuwe organisatie. Voortdurend wordt er gestreefd naar optimale en excellente dienstverlening.

Innovatiekracht

Innovatie en flexibiliteit zijn belangrijk drijfveren voor de nieuwe organisatie. We zijn een lerende organisatie en voortdurend op zoek en in beweging naar nieuwe creatieve wegen om de klant centraal te stellen, te voldoen aan de vraag van onze doelgroep en de behoefte van onze opdrachtgevers.

9

Dit leidt tot de volgende prestatie-indicatoren

Prestatie-indicator

Doelstelling

1. Arbeids-/studiefitheid

Klanten ondersteunen om hen klaar te stomen voor betaald werk of studie. Klanten die geïndiceerd zijn als werkklanten worden zo snel mogelijk geplaatst op een voor hen passende werkplek

2. Participatiegraad

a. b.

3. Samenwerking met lokale werkgevers

Werkgevers zijn nauw betrokken bij de re-integratieactiviteiten van het werkleerbedrijf

4. Kwaliteit van dienstverlening

Werkprocessen worden binnen de gestelde termijn afgehandeld, het bieden van oplossingen passend bij de klantvraag

5. Klanttevredenheid

Met deze indicator meten we de tevredenheid van de klant. De klant is in dit geval zowel de inwoner die gebruik maakt van de diensten van het werkleerbedrijf als de (lokale) werkgever waar het werkleerbedrijf mee samenwerkt en/of vacatures voor invult door het aanbieden van geschikte kandidaten. Op dit moment wordt de klanttevredenheid nog niet gemeten. Dit vergt nader onderzoek, waarbij we de ontwikkelingen rondom het meten van effecten rondom de omgekeerde verordening in dit onderzoek moeten meenemen.

6. Bedrijfsvoering

Het werkleerbedrijf voert binnen de jaarlijks vastgestelde begroting en beschikbare budgetten uitvoering aan de Participatiewet en de Wet sociale Werkvoorziening.

Klanten maximaal laten participeren binnen een doorgaande ontwikkellijn Door inzet van passende ondersteuning inwoners maximaal laten participeren in de samenleving

10

Sturing en monitoring Prestatieindicator: Participatiegraad

De prestatie-indicatoren worden vertaald naar SMART geformuleerde sturingsindicatoren, waaraan normen worden gekoppeld. Deze sturingsindicatoren nemen we op in de begroting 2022 van het werkleerbedrijf.

Niveau bestuur en raden

Sturingsindicatoren: 1. gedeeltelijke uitstroom 2. doorstroom perspectief klanten 3. activatieklanten

De monitoring van deze resultaten vindt plaats op basis van deze indicatoren en wordt via de gebruikelijke bestuursrapportages per kwartaal gerapporteerd. Voor het meten van de klanttevredenheid dienen we nog nader onderzoek te doen. Dit nemen we mee in de verdere ontwikkeling van het werkleerbedrijf.

UItvoeringsindicatoren: 1. Klantgesprekken vinden minimaal eens per 3 maanden plaats 2. Klanten worden binnen maand einddatum trede gecontacteerd voor vervolgstap 3. Inactieve klanten actief benaderen minimaal ..% van klantenbestand moet eind van het jaar zijn benaderd

Voorbeeld opbouw prestatie-indicator

11

Niveau MT

Niveau werkleider/medewerker

Benchmarkonderzoek door Berenschot Om voor het nieuwe werkleerbedrijf op een objectieve wijze de gewenste formatie te bepalen, is aan Bureau Berenschot gevraagd onderzoek te doen naar de uitvoeringskosten van het nieuwe werkleerbedrijf. Onderdeel van de opdracht is om een oordeel te vellen omtrent: 

De omvang van de formatie voor het onderdeel Participatiewet.



De formatie die wordt ingezet voor het onderdeel Wsw.



Het deel overhead dat uitgevoerd wordt door Berkelland, waaronder de tarieven die in rekening worden gebracht.

Aanpak en uitkomst Hiervoor is de toekomstige formatie van het werkleerbedrijf voor de sociale dienst taken (exclusief taken voor de Wsw doelgroep) vergeleken met een benchmark en de rijksbudgetten voor de uitvoering en re-integratie die gestort worden in het gemeentefonds. De aanbevelingen van Berenschot zijn overgenomen in de opbouw van de formatie van het toekomstige werkleerbedrijf.

12

Formatie en overhead

Uitkomsten benchmark 

De uitvoeringskosten Participatiewet bedragen 9,2 mln. De benchmark is 8,6 mln. De deelnemende gemeenten ontvangen een rijksbudget van 9,5 mln.



De loonkosten Berkelland zijn conform het landelijk gemiddelde. Een overhead van 30% komt overeen met het landelijk gemiddelde benchmarkpercentage (er wordt nu nog gewerkt met een percentage van 48%). De totale overheadkosten liggen (iets) onder het landelijk gemiddelde van vergelijkbare uitvoeringsorganisaties.



Het verschil met de benchmark wordt verklaard door relatief hoge bestedingen aan re-integratie. Dit verschil is inhoudelijk verklaarbaar en het gevolg van de volgende gemaakte keuzes:

13



Extra inzet op jongeren: Door het nieuwe werkleerbedrijf wordt extra geïnvesteerd in leerlingen afkomstig uit het PRO/VSO, die (nog) geen uitkering ontvangen. Hiermee wordt beoogd dat de overgang van school naar werk soepel en succesvol verloopt, instroom in de P-wet wordt voorkomen, en plaatsing met adequate steunmaatregelen bijdraagt aan duurzame plaatsing. De inzet kan ook worden gezien als een preventieve maatregel ter voorkoming van toename van de problematiek (schulden en verslaving e.d.) en maatschappelijke gevolgen.



Extra inzet op intensieve trajectbegeleiding en nazorg, begeleiding op de werkplek en andere instrumenten om de werkgever te ontzorgen zoals loonkostensubsidie. Daarmee worden ook niet-uitkeringsgerechtigden en partners bediend.



Niet verzilverde loonwaarde nieuw beschut werken: vanuit de re-integratie worden eveneens loonkosten voor mensen op een beschutte werkplek betaald. Het gaat om de loonkosten minus de loonkostensubsidie, die niet verzilverd kunnen worden.

Taken Berkelland in de nieuwe situatie 

Het werkleerbedrijf blijft taken afnemen bij Berkelland waar dit schaalvoordeel oplevert (repeterend werk, verspreid over meerdere medewerkers of van een minimale taakomvang). Het gaat om de volgende taken: ▪

I&A systeembeheer

▪

HR servicemedewerker

▪

Financiële administratie

▪

Inkoop

▪

Juridisch advies

▪

Functionaris gegevensbescherming

14



De taken I&A consulent en financieel controller worden bij het werkleerbedrijf georganiseerd, omdat dit meer grip geeft op de organisatie.



Het HR-advies voor wat betreft het Wsw-deel wordt ondergebracht bij het werkleerbedrijf, dit heeft namelijk een beleidsmatig karakter en is nauw verweven met de verdere begeleidingstaken van de Wsw doelgroep.



Voor Communicatie doen we nader onderzoek in hoeverre dit specialistische kennis betreft die bij het werkleerbedrijf zou moeten worden belegd.

Samen aan het stuur leidt tot een besparing De bundeling van de organisaties en de herijkte formatiecalculaties leiden tot een lagere raming qua formatie. Per saldo zal dit leiden tot een structurele en jaarlijkse besparing van €1.646.000 ten opzichte van de bestaande begrotingen. Deze besparing ten opzichte van de bestaande begrotingen van SDOA en WBO wordt gerealiseerd door:





Flexformatie wordt ingezet op klantafhankelijke functies

Met name SDOA kent een grote (dure) flexibele schil. In de begrotingen van SDOA werd gerekend met 10% flexformatie over de hele organisatie. De kosten hiervoor liggen circa 42% hoger dan ambtelijke inzet. Een groot deel van de functies in het werkleerbedrijf is echter niet klantafhankelijk. In de begroting van het werkleerbedrijf wordt de flexibele schil nu ingezet op de functies die een rechtstreekse relatie kennen met de omvang van het klantenbestand. Daarbij geldt dat door het wegvallen van de WSW en (grotendeels) de Wajong er sprake zal zijn van een geleidelijk stijgend bestand, los van de economische ontwikkeling.

Herijking van de formatiecalculatie

In de bestaande begrotingssystematiek werd voor SDOA gerekend met een formatiecalculatie gebaseerd op historische bestuursbesluiten, grotendeels vanaf de oprichting in 2010. SDOA heeft deze formatie afgelopen jaren al niet volledig ingevuld. Dit leidde dan ook jaarlijks tot (aanzienlijke) teruggaven op dit budget aan de gemeenten.



Het overhead tarief van de dienstverlening van Berkelland wordt verlaagd naar 30%

De tarieven voor de dienstverlening van Berkelland worden aangepast aan het betreffende functieniveau. De opslag voor overhead voor het werkleerbedrijf wordt gelijk getrokken aan het tussen de gemeenten overeengekomen tarief voor onderlinge dienstverlening.

15

Formatie werkleerbedrijf

16



WSW P&O - / werkgeverstaken De gemeente Berkelland verricht op dit moment de P&O - / werkgeverstaken voor de WSW doelgroep in opdracht van de drie gemeenten. Berenschot heeft op verzoek van de gemeenten in haar onderzoek ook advies uitgebracht over deze taken. In lijn met dit advies worden deze P&O-taken van Berkelland overgeheveld naar het werkleerbedrijf. De salarisadministratie voor de Wsw medewerkers blijft een taak van gemeente Berkelland in opdracht van de afzonderlijke gemeenten. Als gevolg hiervan zal 6,1 fte worden toegevoegd aan bovenstaande formatie van het werkleerbedrijf. De totale formatie van het werkleerbedrijf, inclusief deze medewerkers komt dan uit op afgerond 136 fte’s.



De salariskosten van deze medewerkers (€ 423.000) worden overgeheveld van Berkelland naar het werkleerbedrijf. Deze kosten zijn opgenomen in de nu voorliggende begroting van het werkleerbedrijf. Voor de gemeenten is dit budgetneutraal, het betreft slechts een verschuiving in de afrekening. Daar waar nu wordt afgerekend met Berkelland, zal dit onderdeel worden van de gehele afrekening met het werkleerbedrijf. Op dit moment betalen de gemeenten dit bedrag aan de gemeente Berkelland op basis van de dienstverleningsovereenkomst. Dit bedrag valt voor de gemeenten dus weg. Daarmee komt de totale besparing voor de gemeenten uit op € 1.646.000 (€ 1.223.000 + € 423.000).

In dit hoofdstuk wordt de opbouw begroting werkleerbedrijf 2022 getoond. Door de SDOA en WBO zijn geen afzonderlijke begrotingen meer gemaakt voor 2022. Bij deze opbouw zijn verschillende elementen meegenomen:

1.

Verschil in huidige begroting t.o.v. primitieve begroting door verwachte stijging bijstandsniveau

2.

De aanpassing van het overheadpercentage diensten Berkelland van 48% naar 30%

3.

De herverdeling taken Berkelland / werkleerbedrijf

4.

De gevolgen nieuwe huisvesting werkleerbedrijf

5.

De besparing op de uitvoeringskosten werkleerbedrijf als gevolg van samenvoeging SDOA en WBO

6.

De nieuwe verdeelsleutel

Begroting 2022 werkleerbedrijf

Hierna volgt per element een toelichting op de financiële effecten per gemeente en in het totaal.

17

Verschil in huidige begroting t.o.v. primitieve begroting De uitvoeringsorganisaties SDOA en WBO hebben voor 2022 geen afzonderlijke begrotingen meer gemaakt. De begroting werkleerbedrijf 2022 is op basis van de nieuwe uitgangspunten opgesteld, waarbij ook verwachte ontwikkelingen voor 2021 en 2022 zijn meegenomen.

Begrotingsherzieningen richting 2022

Onderdeel hiervan is de bijstelling van de verwachting van de ontwikkeling van het bijstandsvolume van -2% in de SDOA begroting 2021 naar +8% voor 2021 in de Tweede Bestuursrapportage 2020 als gevolg van de coronacrisis.

SDOA: wijziging begroting 2021 in 2e berap 2020

Slechts voor vergelijkingsdoeleinden zijn in de kolom rechts een aantal grotere posten opgesomd die van invloed zijn op de ‘bestaande’ begrotingen van de afzonderlijke organisaties richting 2022.

18

B

WBO: Uitvoeringskosten WBO begroting 2021

1.265.000

SDOA: Uitvoeringskosten SDOA begroting 2021

12.131.000

Primitieve begrotingen 2021

13.396.000

Begroting 2021 na wijzigingen

W

Totaal

159.000

261.000

670.000

150.000 13.546.000

WBO: begroting 2021 BTW kostprijs verhogend

242.000

SDOA: impact formatie agv stijging bijstand (-2% naar +8%)

670.000

Wijzigingen voor basis begroting 2022

912.000 14.308.000

Indexaties 2022

215.000

Toevoeging HR taken SW

423.000

Grove berekening begrotingen afzonderlijke organisaties 2022

OG

14.946.000

250.000

Aanpassing overheadpercentage diensten Berkelland In de uitgangspunten is opgenomen dat het huidige overheadpercentage van 48% voor de dienstverlening Berkelland in de nieuwe situatie wordt aangepast naar een overheadpercentage van 30%. Het effect hiervan is in de tabel hiernaast te zien.

De kosten 2022 zijn berekend op basis van begroting SDOA 2021 geïndexeerd met 1,5%.

Overheadpercentage dienstverlening Berkelland

B

Huidig overheadpercentage 48%

1.117.000

Overhead aanpassing naar 30%

1.001.000

Verschil

-116.000

OG

W

Totaal

Berkelland: derving dekking overhead

116.000

116.000

Verschil per gemeente

116.000

116.000

19

De herverdeling taken Berkelland en werkleerbedrijf Een ander effect op de begroting is de herverdeling van taken Berkelland en het werkleerbedrijf. We veronderstellen dat in het nieuwe overheadtarief van 30% geen winstopslag zit en dat het daarmee kostendekkend is.

Daarmee vloeit uit de nieuwe positionering van de bedrijfsvoeringstaken geen afzonderlijk resultaat voor een van de gemeenten, dit resultaat is opgenomen in de totale begroting.

HR taken tbv WSW

B

Overheveling 6,1 fte, salariskosten excl overhead

OG

W

Totaal

423.000

Huidige verdeling (aantal WSW werknemers)

-144.000

-140.000

-139.000

-423.000

Verdeling kosten werkleerbedrijf (totaal klanten)

170.000

98.000

155.000

423.000

Verschil per gemeente

26.000

-42.000

16.000

Wat betreft de overheveling van HR taken ten behoeve van de WSW, is er wel een effect te zien. Dit effect wordt in de tabel hiernaast getoond.

20

Effect huisvesting De verhuizing van SDOA naar de nieuwe locatie op de Batterij in Groenlo heeft gevolgen voor de gemeente Oost Gelre door de opzegging van de huur van het stadhuis Groenlo door SDOA.

Huisvesting

B

B

OG OG

W

Opzegging huur SDOA stadhuis Groenlo

111.000 111.000

Verschil per gemeente

111.000 111.000

W

TotaalTotaal

In de tabel hiernaast is het effect te zien. Hierbij is gerekend met de huurprijs 202 verhoogd met indexatie 2021 en 2022

Wijziging uitvoeringskosten werkleerbedrijf als gevolg van samenvoeging SDOA/WBO De structurele besparing op de uitvoeringskosten is in de tabel hiernaast te zien. De toerekening per gemeente is op basis van de huidige verdeelsleutels WBO/SDOA berekend.

Samenvoeging WBO/SDOA Structurele besparing uitvoeringskosten Verschil per gemeente

21

B 1.646.000

OG

W

Totaal

36,15%

25,25%

38,60%

100%

-595.000

-415.000

-636.000

-1.646.000

Een nieuwe verdeelsleutel In de huidige situatie kennen SDOA en WBO verschillende verdeelsleutels: 



Wijziging verdeelsleutel

B

Huidige verdeelsleutels SDOA en WBO

4.811.000

Verdeelsleutel WBO is o.b.v. het gemiddeld aantal geplaatste Wsw-ers in het begrotingsjaar Verdeelsleutel SDOA is deels o.b.v. historische inbreng bij de oprichting. Het meerdere wordt verdeeld op basis van de aantallen uitkeringen, Wsw gedetacheerd/begeleid werken, langdurige loonkostensubsidies en nieuw beschut werk per 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar.

Nieuwe verdeelsleutel werkleerbedrijf o.b.v. klantaantallen werkleerbedrijf

Verschil per gemeente

De nieuwe verdeelsleutel is op basis van het totaal aantal klantaantallen werkleerbedrijf. Om inzichtelijk te maken welke impact de nieuwe verdeelsleutel heeft t.o.v. de bestaande situatie, is verondersteld dat de uitvoeringskosten van WBO constant blijven.

22

OG

W

Totaal

3.357.000

5.136.000

13.304.000

36,15%

25,24%

38,61%

100%

5.335.000

3.100.000

4.869.000

13.304.000

40,10%

23,30%

36,60%

100%

524.000

-257.000

-267.000

Samenvatting: Impact op lasten per gemeente Totaal effect per gemeente Overhead percentage dienstverlening Berkelland

Berkelland

Oost Gelre

Winterswijk

Totaal

€116.000

-

-

€116.000

-

-

-

-

€26.000

€-42.000

€16.000

-

-

€111.000

-

€111.000

Wijziging uitvoeringskosten werkleerbedrijf als gevolg van samenvoeging SDOA/WBO

€-595.000

€-415.000

€-636.000

€-1.646.000

Wijziging uitgaven gemeenten als gevolg van vorming werkleerbedrijf

€-453.000

€-346.000

€-620.000

€-1.419.000

Wijziging verdeelsleutel

€524.000

€-257.000

€-267.000

-

Totaal

€71.000

€-603.000

€-887.000

€-1.419.000

Nieuwe positionering bedrijfsvoering HR taken tbv WSW Huisvesting

23

Bijlagen Samen aan het stuur

Organogram werkleerbedrijf

25

Uitgangspunten formatieberekening 

Inrichting organisatie



De functies zoals opgenomen in de formatieberekening zijn ontleend aan de voorgestelde organisatie inrichting en de dienstverlening van de nieuwe organisatie zoals geformuleerd in het tussenresultaat van september 2020. 

Voor de functies waarbij de omvang van de inzet afhankelijk is van klantenaantallen wordt gerekend met een gedeeltelijk flexibele inzet van personeel. Voor deze functies (klantmanagers, inkomensconsulenten en werkbegeleiders) wordt gerekend met een omvang van maximaal 90% vaste ambtelijke formatie. De overige functies zijn klantonafhankelijk begroot en kunnen met vaste ambtelijke formatie worden ingevuld.

Formatiecalculatie

Voor de functies waarbij de omvang van de inzet afhankelijk is van klantenaantallen wordt de formatie gebaseerd op een nieuwe vorm van caseloadberekeningen (klantmanagers en werkbegeleiders) of omvang van werkprocessen (inkomensconsulenten).De overige functies zijn niet/minder afhankelijk van de omvang van het klantenbestand en zijn dan ook vast geraamd op basis van de verwachte noodzakelijke inzet. 



Inschaling functies

De functies zijn begroot op basis de huidige functieboeken van SDOA, WBO en de gemeente Berkelland. Er wordt gewerkt aan een nieuw functiehuis op basis van HR21. 

Salariskosten

De salariskosten voor 2022 zijn berekend op de per januari 2021 geldende salariskosten. Voor mogelijke cao ontwikkelingen en wijzigingen van premies in 2021 en 2022 is op deze bedragen een indexatie toegepast overeenkomstig de regionale indexatieafspraken. Voor de inhuurfuncties zijn de ambtelijke kosten verhoogd met de thans geldende payrollfactor voor SDOA en met 21% BTW.

Omvang klantenbestand

De omvang van de formatie zoals hier gepresenteerd is gebaseerd op de verwachte klantaantallen per 1 januari 2022. 

Verhouding vaste formatie / flexibele schil

Ondersteunende functies (PIOFACH)



Door de gemeente Berkelland worden aan SDOA een aantal ondersteunende functies ingevuld vanuit gesloten dienstverleningsovereenkomst. In lijn met het advies van Berenschot zijn de adviserende functies I & A advies en Control nu opgenomen in de formatie van de organisatie en maken daarmee geen onderdeel meer uit van de door Berkelland te leveren inzet. De overige adviserende functies en de uitvoerende ondersteunende taken worden bij de start uitbesteed (bij Berkelland).

Inzet WSW / doelgroep in bedrijfsvoering

Bij WBO en bij SDOA worden op dit moment een aantal Wsw-medewerkers ingezet in de bedrijfsvoering. Deze SW formatie is één op één overgenomen vanuit de bestaande inzet. Voor de inzet van deze medewerkers is in de nieuwe begroting gerekend met de loonwaarde van betrokken medewerkers. Dit maakt het mogelijk dat betrokken medewerkers in de toekomst indien nodig vervangen kunnen worden door of mensen vanuit de doelgroep, of door ambtelijke inzet.

26

Verschillen nieuwe begroting t.o.v. de afzonderlijke begrotingen SDOA en WBO 

Opbrengsten medegebruik huurpand WBO vervallen De vergoedingen van de medegebruikers van het huidige pand van WBO komen grotendeels te vervallen.



Personeelskosten (inclusief kosten DVO Berkelland) Zoals voorgaand vermeld leidt de bundeling van de organisaties en de nieuwe methodiek van formatieberekening tot een lagere raming van formatie en daardoor lagere kosten. De kosten voor de dienstverlening van Berkelland zijn aangepast naar de resterende taken en tegen het gewijzigde overheadpercentage van 30%. Van de berekende formatie wordt 2,6 fte’s ingezet als werkbegeleiders op re-integratieprojecten. Op basis van bestaand bestuursbesluit worden deze salariskosten (€ 158.000) ten laste van het re-integratiebudget (programmakosten) gebracht.





Overige personeelskosten Door het samenbrengen van drie locaties naar één uitvalsbasis zullen de dienstreizen tussen de locaties komen te vervallen. De kosten voor dienstreizen zullen als gevolg hiervan en mede door de te verwachtte toename van thuiswerken in de toekomst nog afnemen, hiervoor wordt een besparing van € 25.000 geraamd. De beoogde reiskostenvergoeding woon-werkverkeer zal leiden tot een bedrag van € 100.000. Dienstverlening derden Op basis van de huidige dienstverlening van Berkelland zou voor 2022 een bedrag van € 1.117.000 worden geraamd. De aanpassingen zoals hierboven aangegeven leidden voor het werkleerbedrijf tot een kostenpost van € 730.000 incl. BTW. Door de samenvoeging van beide organisaties zullen de accountantskosten lager uitvallen omdat er nog maar één jaarrekening(controle) hoeft te worden uitgevoerd.

27



Huisvesting De huurkosten en de afschrijvingslasten voor de verbouwing zijn gebaseerd op de in de huisvestingsvisie opgenomen raming. Structurele besparingen worden gerealiseerd door lagere huurkosten en lagere onderhoudskosten. Mogelijk dat actuele ontwikkelingen in de toekomst leiden tot aanpassing in de dienstverleningsbehoefte en enige verbouwingskosten.



ICT Binnen de ICT kosten wordt rekening gehouden met besparingen op het gebied van software, overige ICT kosten en afschrijving/lease kosten. Deze besparingen kunnen worden gerealiseerd door onder andere schaalvoordelen bij het gebruik van licenties en contracten en daarnaast de reductie van het aantal glasvezelverbindingen. In de ramingen wordt ervan uit gegaan dat de meerkosten voor het toekomstig gebruik van de Suite voor Sociale Regie wegvallen tegen de besparingen vanwege het overhevelen van de WMO administratie/software naar de gemeenten Berkelland en Winterswijk.



Overige bedrijfskosten In de overige bedrijfskosten zullen naar verwachting geen noemenswaardige besparingen ontstaan.

Toelichting op begroting 2022 



In de begroting van de nieuwe organisatie wordt - net als bij SDOA - onderscheid gemaakt tussen uitvoeringskosten en programmakosten. De uitvoeringskosten betreft het saldo van uitgaven en inkomsten die direct gerelateerd zijn aan de werk-leerorganisatie zelf of de bijdragen aan externe partijen zoals de ROZ.

De programmakosten betreffen uitgaven die betrekking hebben op de uitvoeringsprogramma’s. Hieronder vallen onder andere de uitkeringslasten, de uitgaven voor reintegratie activiteiten of uitgaven voor bijzondere bijstand. De programmakosten worden één op één met de gemeenten verrekend en zullen niet wijzigen door de samenvoeging van beide organisaties. Deze kosten zijn in dit inrichtingsplan derhalve niet meegenomen.

28



De begroting is zero-based opgebouwd. Per kostensoort binnen de uitvoeringskosten is beoordeeld of de samenvoeging zal leiden tot een ander budgetbedrag omdat dubbele kosten wegvallen of er schaalvoordelen te behalen zijn.



De in dit inrichtingsplan opgenomen begroting is opgenomen in de begroting 2022 en meerjarenraming 2023-2025 voor het werkleerbedrijf. Het besluitvormingsproces over deze begroting volgt de reguliere cyclus van de huidige GR SDOA.

Verklaring meerkosten huisvesting Werkleerbedrijf Zoals u in dit inrichtingsplan heeft kunnen lezen, realiseren we met de samenvoeging van de SDOA en Werkbaan Oost een bezuiniging van € 1.646.000,- op jaarbasis. Een forse bezuiniging die bevestigt dat het samengaan van de organisaties efficiencyvoordelen oplevert. Wel is het zo dat de huisvestingskosten hoger uitvallen dan de geprognotiseerde kosten. In de raad van 13 oktober heeft u ingestemd met de (aanvullende) uitgangspunten en het Programma van eisen met betrekking tot de huisvesting van het Werkleerbedrijf. Eén van de uitgangspunten was dat de kosten van de nieuwe huisvesting de bestaande kosten niet mogen overstijgen. In dit raadsvoorstel was een bedrag van € 318.400,- opgenomen voor de jaarlijkse huisvestingskosten. Dit bleef binnen de huidige huisvestingskosten van € 320.000,-. Inmiddels beschikken we over een nieuwe inschatting van de verbouwingskosten. We constateren dat deze kosten hoger uitvallen dan de geprognotiseerde kosten in oktober. In deze bijlage wordt inzicht gegeven in waar deze verhoging op is gebaseerd.

Inschatting oktober 2020

Stavaza mei 2021

Verschil

Verbouwingskosten met prijsstijging Bouwkundig

€ 1.100.000

€ 1.645.750

€ 545.750

Installaties

€ 900.000

€ 1.968.474

€ 1.068.474

€0

€ 116.050

€ 116.050

€ 200.000

€ 233.000

€ 33.000

€ 550.000

€ 550.000

*€ 4.513.274

€ 2.313.274

Overig Onvoorzien Prijsstijgingen aanbesteding Totaal

€ 2.200.000

*Inclusief onvoorzien en exclusief btw. Inclusief vaste inrichtingskosten en exclusief losse inrichtingskosten. (Vaste inrichtingskosten zijn kosten voor nagelvast met het gebouw verbonden onderdelen zoals een balie, een vouwwand of vloerbedekking. Losse inrichtingskosten zijn kosten voor meubilair, magazijnstellingen of keukenapparatuur).

In de tabel hiernaast ziet u de geprognotiseerde verbouwingskosten op grond van de huidige prijzen. We hebben de te verwachten prijsstijgingen opgenomen (zie uitleg kopje prijsstijgingen aanbesteding).

29

Verklaring kostenverschil per post (1) Bouwkundig



Hoewel op papier de elektrotechnische voorzieningen in het pand voldeden, bleek na schouwing en doormeting dat dit niet het geval is. In combinatie met het upgraden van de klimaatinstallatie heeft dit tot gevolg dat er een compactstation aangelegd moet worden om het pand elektrotechnisch afdoende in te richten en te voldoen aan de eisen die Liander daaraan stelt. Een extra kostenpost van bijna € 90.000,-.



Daarnaast bleek na nadere schouwing dat het datanetwerk niet voldoet aan de eisen voor een betrouwbaar netwerk dat noodzakelijk is voor de privacygevoelige/vertrouwelijke gegevens waarmee binnen het werkleerbedrijf gewerkt wordt. Dit brengt € 80.000,- aan extra kosten met zich mee.



De installatietechnische kosten zijn gestegen met € 1.068.474,-. Deels is die stijging te danken aan de prijsstijgingen van installatiecomponenten. Daarnaast zijn er een paar extra kostenposten die niet voorzien waren:

Het pand bleek na schouwing door de brandweer niet te voldoen aan de eisen die de VNOG/brandweer stelt aan de nieuwe invulling van het pand. Dit betekent dat de brandveiligheidsvoorzieningen en de brandmeldinstallatie aangepast moet worden. Een extra kostenpost van € 75.000,-.



In de eerste kostenprognose is rekening gehouden met een sobere klimaatvoorziening. Het was de bedoeling dat de bestaande installatie uitgebreid zou worden, zodat deze geschikt zou zijn voor de nieuwe situatie. Na doorrekening door een expert en rekening houdend met de nieuwe klimaatnormen werd duidelijk dat de huidige klimaatinstallatie niet bruikbaar is. Daarom moet er een nieuwe klimaatinstallatie worden geïnstalleerd. Dit brengt € 600.000,- extra kosten met zich mee.

In het kader van een sobere inrichting hadden we erop gerekend het huidige camera- en inbraakbeveiligingssysteem van Werkbaan Oost mee te verhuizen. Helaas is het systeem afgekeurd en daarmee niet bruikbaar in het nieuwe pand. Er was geen rekening gehouden met een pasjestoegangssysteem, hetgeen in het kader van de AVG en de veiligheid van klanten en medewerkers wel wenselijk is met 2 verschillende bedrijfsonderdelen. Aanschaf van een nieuw camera- en inbraakbeveiligingssysteem, toegangscontrole en calamiteitenalarm kost € 65.000,-



Al met al kom je uit op een kostenstijging van € 1.068.474,-.



De bouwkundige kosten zijn in totaal met € 545.750,- gestegen. De extra bouwkundige kosten bestaan o.a. uit meer deuren en kozijnen, extra lichtkoepels op het dak, meer scheidingswanden, coaten van de vloer en extra staalconstructies. Deze kosten hadden we vooraf niet voorzien, maar bleken bij de nadere uitwerking wel noodzakelijk.



Daarnaast moeten we, op basis van een aanvullende voorwaarde uit de Omgevingswet, veiligheidsfolies aanbrengen op de glasgevels om bij ontploffing rondvliegende glasscherven te voorkomen. Dit brengt € 50.000,- aan extra kosten met zich mee.

Installaties 



30

Kostenverschil per post (2) Overig 

In de oorspronkelijke berekening was geen rekening gehouden met de legeskosten (€ 28.050,-). Ook waren er geen kosten opgenomen voor het inwinnen van extra advies, zoals dat van een klimaatadviseur, constructeur of akoestisch adviseur. De klimaattechnische problemen brachten met zich mee dat we hiervoor extern advies hebben moeten inwinnen. Samen met de nog te verwachten advieskosten bedragen de te verwachten kosten € 38.000,-.



Daarnaast heeft nader verkeersonderzoek uitgewezen dat de verkeerssituatie aan de Batterij 10 -12 vraagt om een veiliger oversteek voor medewerkers en klanten die de locatie te voet, per fiets of scootmobiel willen bereiken. Deze moet gerealiseerd worden aan de uitgang naar de Eibergseweg. Dit brengt € 50.000,- aan extra kosten met zich mee.

Prijsstijgingen aanbesteding 

Omdat de bouwmarkt op dit moment erg grillig is, is de verwachting dat de aanbestedingsprijzen tegen kunnen gaan vallen ten opzichte van de door de architect en de technisch adviseur geraamde bedragen. Tevens hebben we te maken met stijgende prijzen van bouwmaterialen zoals bijv. staal en hout. Ook diverse installatiecomponenten zijn in prijs gestegen. Daarnaast zijn de orderportefeuilles van de bouwkundige en installatietechnische bedrijven overvol hetgeen ook een prijsopdrijvend effect heeft. Op dit moment zien we dan ook aanbestedingstrajecten waarbij de prijzen die door de aannemer en installateurs worden ingediend zelfs 20% boven de begrote bedragen liggen. Hier zal bij deze aanbesteding dus ook rekening mee gehouden moeten worden. Het voorstel is dan ook om boven op de €3.900.000,een post van € 550.000,- te reserveren voor een tegenvallende aanbestedingsresultaat.

Onvoorzien 

Voor de post onvoorzien is een bedrag van € 233.000,gereserveerd. Dit bedrag wordt gereserveerd voor onvoorziene tegenvallers die tijdens de uitvoering boven komen drijven. De post bedraagt ongeveer 7% van de gezamenlijke bouw- en installatiekosten, wat een normaal percentage is. 31

Financiële gevolgen huisvesting 



De geraamde kosten van € 2.200.000,- zijn al eerder in de begroting 2022 van het Werkleerbedrijf verwerkt. Voor de financiering van deze geraamde verbouwingskosten wordt een lening afgesloten bij de Bank Nederlandse Gemeenten. De rente en aflossing zijn in de begroting opgenomen. Voor de aanvullende kosten van € 1.700.000,- plus de € 550.000,- te verwachten prijsstijgingen qua verbouwingskosten moet de lening worden verhoogd. Dit leidt tot een extra rente en aflossing die intussen ook in de begroting is verwerkt. Daardoor zijn de samenvattende begrotingscijfers in het Inrichtingsplan ook gewijzigd.



De extra rente en aflossing bedragen ongeveer € 97.000,- per jaar als we de prijsstijgingen incalculeren (incl. kosten losse inrichting en aankleding van het gebouw).



Samenvattend leiden bovenstaande wijzigingen tot een herziening van het overzicht van oktober. In de tabel hiernaast ziet u de wijzigingen.

Huisvestingskosten incl. prijsstijgingen

Inschatting oktober 2020

Stavaza mei 2021

Verschil

Huurkosten

€ 160.000

€ 160.000

€0

Terug te betalen investering

€ 146.667

€ 240.714

+ € 94.047

Financieringslasten

€ 11.733

€ 15.165

+ € 3.432

Totaal per jaar

€ 318.400

€ 415.879

+ € 97.479

De huisvestingskosten stijgen ten opzichte van de geprognotiseerde situatie met € 97.479,- per jaar. Wij zijn ons ervan bewust dat dit geen wenselijke stijging is. Helaas is deze echter wel onoverkomelijk, willen wij als gemeente een pand inrichten dat voldoet aan de arbo-technische en veiligheidseisen. Overigens zijn de huisvestingskosten marktconform. De bouwkosten per m2 bedragen € 627,-, dit is een gemiddelde prijs voor een vergelijkbare verbouwing op dit moment. Houden we rekening met prijsstijgingen, dan komen we uit op € 714,- per m2. Hoewel een stijging van de huisvestingskosten onwenselijk is, is het niet zo dat dit jaarlijks in totaliteit meerkosten met zich meebrengt. We realiseren een bezuiniging van € 1.646.000,- bij het samenvoegen van de SDOA en Werkbaan Oost. Er is dus wel degelijk sprake van efficiencyvoordeel. Het voordeel valt door de stijging van de huisvestingskosten helaas alleen iets lager uit dan wij hadden gehoopt.

32