antwoordmemo vragenuurvraag OOG NLog 22-02-2022 reorganisatie

VRAGENUUR Art. 43 RvO raad Art. 26 verordening raadscommissie

Vraag voor het vragenuur van de raadsvergadering d.d. 22 februari 2022 Naam steller

:

R. Willering / G. Klein Gunnewiek

Fractie

:

OOG / NLog

Betreft

:

Personele inzet en reorganisatie

Beantwoording : Vraag

schriftelijk

:

Geacht College, alweer enige tijd geleden zijn wij geïnformeerd over de reorganisatie binnen het ambtelijk apparaat. Wij hebben hierover, en aanpalend ook over een paar andere aspecten, de volgende vragen: Hoe staat het met de voortgang van de reorganisatie? Graag een tijdpad; Inzet van externe deskundigen kan soms leiden tot een verfrissende blik, wat is, naast het feit dat zij procesbegeleider zijn, hun inhoudelijke bijdrage? Graag concrete voorbeelden van input die voor ons nieuw is; Wat is het uiteindelijke kostenplaatje van de reorganisatie? Het MT bestaat, ondanks dat er nu geworven wordt voor 2 vacatures, voor het merendeel uit externe medewerkers. Is het College het met ons eens dat dit voor de continuïteit van de organisatie een slechte zaak is Externen zijn nu eenmaal op een andere manier betrokken bij het wel en wee van onze organisatie; Tegen welk uurtarief zijn deze MT-leden voor ons werkzaam? We hebben in de afgelopen periode gezien dat mensen op sleutelposities zijn vertrokken.

Zijn er met deze mensen exitgesprekken gevoerd? Wat was, zonder op personen in te gaan, een generieke reden voor vertrek? Bent u het met ons eens dat juist in een periode waarin het College aangeeft een groot personeelstekort te hebben het jammer is dat zoveel tijd wordt besteed aan herinrichting van de organisatie terwijl men op de vakafdelingen zit te springen om gekwalificeerd personeel en de winkel “juist” nu open moet zijn. Welke acties onderneemt het College om personeel te werven nu wordt aangegeven dat dit lastig is? Recruitment, of andere vormen van werving?

VRAGENUUR

Beantwoording: Voortgang doorontwikkeling organisatie Na de bijeenkomsten met de raad is de organisatie met een koplopergroep van ongeveer 30 medewerkers van de gemeente aan de slag gegaan met onder andere het onderzoeken van de ontwikkelpunten voor onze organisatie. De input die opgehaald is uit de bijeenkomsten met de raad is daarbij meegenomen. Uit dit traject is een drietal sporen gestart. 1) Er wordt op MT-niveau geschreven aan een conceptvisie op de dienstverlening van de organisatie (Doar bunt wi-j van en doar neet). De input van de raad en het college vormen hier, samen met diverse externe tevredenheidsonderzoeken de basis voor. Planning: begin april 2022 wordt de conceptvisie verwacht, zodat deze getoetst kan worden. 2) Om als organisatie wendbaar te zijn en adequaat ingericht te zijn om de opgaves van de toekomst aan te kunnen, richt de organisatie zich aan de hand van een groep van 20 medewerkers en MTleden op het toetsen en verbeteren van de bestaande organisatiestructuur. De uitgangspunten daarbij zijn het aantrekken van twee afdelingshoofden; het investeren in een stevige middenlaag, om zo de aandacht voor de inhoud en de medewerkers dichterbij de medewerkers te organiseren; en het zo inrichten van de afdelingen dat de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening verbeterd.

Planning: april 2022 verwachten we duidelijkheid over de besturingsstructuur van de organisatie. Uiterlijk eind maart verwachten we de selectie van 2 nieuwe afdelingshoofden. Voor de zomer wordt een stevige middenlaag ingericht. 3) Uit de bijeenkomsten met de koplopergroep zijn 5 thema’s gekomen aan de hand waarvan de organisatie van goed naar beter gebracht zal worden. Met deze thema’s zijn verschillende werkgroepen aan de slag gegaan. Planning: binnen dit spoor worden doelstellingen en ambities doorlopend bijgesteld. Borging in de lopende processen is afhankelijk van de fase waar de werkgroep in zit. De 5 thema’s zijn de volgende: a) Excellente dienstverlening. Het gaat daarbij over het inrichten van een klantcontactcentrum en het beter organiseren van de diverse kanalen waarlangs informatie naar onze inwoners en ondernemers gaat en waarlangs zij de dienstverlening van de gemeente afnemen. b) Vraag- en opgavegericht werken: met andere woorden hoe organiseren we ons met betrekking tot complexe vraagstukken en grote opgaves, zoals de energietransitie, en vragen waar niet meteen een antwoord op te geven is. c) Strategisch HRM: zoals we ook dikwijls hebben aangegeven aan de raad, staat de arbeidsmarkt onder druk. Meer dan ooit vraagt dat van de organisatie om datagedreven te werken en met moderne HR-instrumenten te sturen op de formatie van de organisatie.

Diezelfde arbeidsmarkt maakt het noodzakelijk dat we kritisch kijken naar de randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om de juiste mensen uit de markt halen en zittende medewerkers aan de gemeente te binden en te boeien. d) Ondersteunende processen: de gemeente heeft veel ondersteunende systemen en werkprocessen die niet altijd logisch ingericht zijn of waarvan de gebruiksvriendelijkheid verbeterd kan worden. e) Belemmerende overtuigingen: Alles valt en staat met houding en gedrag. Belemmerende overtuigingen zijn de ongeschreven regels van de organisatie die maken dat zaken van de grond afkomen of dat dingen blijven liggen. Het zijn de regels die bepalen hoe medewerkers en bestuurders in de organisatie te werk gaan. Het is van groot belang om samen met elkaar een aantal belemmeringen te doorbreken .Een voorbeeld van een belemmerende overtuiging is: “de relatie gaat voor kwaliteit en prestatie”. De inhoudelijke bijdrage van adviesbureau Prepared Mind zit in de grondige kennis van veranderprocessen in een organisatie en de tools die ingezet kunnen worden om veranderingen effectief in te zetten. Denk daarbij aan het boven tafel krijgen van de belemmerende overtuigingen en wat er mee te doen, maar ook het bieden van een kapstok voor een visie op de dienstverlening en het logisch inrichten van een organisatie volgens bewezen organisatieprincipes.

De begeleiding past binnen de middelen die hiervoor in het verleden beschikbaar gesteld zijn en binnen de reguliere organisatiebudgetten. De kosten in het kader van de doorontwikkeling zullen zitten in het verstevigen van de middenlaag, veranderingen in de samenstelling van de organisatie als gevolg van veranderende arbeidsmarktvereisten, en de eisen die gesteld worden aan functies als

VRAGENUUR

gevolg van keuzes in de visie op de dienstverlening. Een deel van de kosten kunnen opgevangen worden in de budgetten die bij de begroting zijn vastgesteld voor professionalisering van ons werkgeverschap, excellente dienstverlening en strategische HR. De totale kosten zijn op dit moment nog niet concreet in te schatten, omdat op een aantal vlakken nog geschetst en ontworpen wordt. Voor de kosten die niet opgevangen kunnen worden binnen de reeds gevoteerde middelen, zullen wij naar de raad komen. MT, werving en selectie: Het huidige MT bestaat uit de directeur, de manager Onderwijs, Welzijn en Zorg, de concern controller en een interim-manager op Omgeving. Er is dus maar één externe medewerker in het MT. Wel zijn er twee vacatures. De procedure voor de werving van een manager Ruimte en Economie en een manager Dienstverlening & Bedrijfsvoering verwachten we eind maart af te kunnen ronden. We gaan er daarmee van uit we over niet al te lange weer een goed bezet zijn. U vraagt tegen welk uurtarief de interimmanager ingehuurd wordt. Het uurtarief voor de interimmanager Omgeving is marktconform (€ 126,27 excl. Btw). Er zijn met alle medewerkers die vertrokken zijn exit gesprekken gevoerd. We kunnen op basis daarvan concluderen dat de redenen van vertrek zeer divers zijn.

Variërend van "de arbeidsmarkt in het ruimtelijk domein is goed”, “ik heb een leuke nieuwe uitdaging die betere arbeidsvoorwaarden heeft” tot “ik zit niet meer op mijn plaats in deze veranderende organisatie” of “het wordt tijd voor een nieuwe uitdaging buiten mijn werkgebied”. Daarnaast is een aantal medewerkers met pensioen gegaan. De doorontwikkeling van de organisatie is noodzakelijk om de organisatie toekomstbestendig te houden en ons als interessante werkgever in de arbeidsmarkt te blijven positioneren. Zeker nu. Het MT weegt continu af waar het mogelijk is om gas te geven op doorontwikkeling en het in de lucht houden van alle werkzaamheden die er zijn. De winkel is niet gesloten, maar staat nog steeds vol open. En dat in een periode waarin onze medewerkers bijna twee jaar lang alleen thuis hebben gewerkt zonder het sociale netwerk van het werken op kantoor. U vraagt welke acties er ondernomen worden om voldoende personeel te werven. Op dit moment worden alle functies zowel voor interim invulling als voor vaste invulling opengesteld. Voor de moeilijk invulbare posities wordt ook gebruik gemaakt van werving- en selectiebureaus.

Echter, het zal ook u opgevallen zijn dat met name op het ruimtelijke domein, maar ook het domein van handhaving openbare orde er zeer veel vacatures in het land open staan en dat alle gemeentes van Nederland het lastig hebben om deze vacatures in te vullen. Daarbij zijn we in de regio elkaars concurrent als gevolg van verschillen in schaalgrootte en arbeidsvoorwaarden.

VRAGENUUR