antwoordmemo technische vragen OOG 27-05-2025 programmabegroting 2026 ecal

MEMO Datum

: 26 mei 2025

Van

: Wethouder Hoenderboom

Aan

: Gemeenteraad Oost Gelre

Afdeling

: Dienstverlening & Bedrijfsvoering, team Informatiemanagement

Zaaknummer

: 19274-2025

Onderwerp

: ECAL programmabegroting 2026 en jaarstukken 2024; overbrengen archieven

De fractie van OOG heeft technische vragen gesteld naar aanleiding van de jaarstukken van het ECAL. De wethouder heeft op 27 mei 2024 (zaaknummer 28657-2024) als reactie op vragen vanuit de OOG fractie een memo verstuurd waarin hij voorstelt om elk jaar bij indiening van de jaarstukken en begroting een overzicht van de stand van zaken van overdracht van archieven te voorzien. Volgens de fractie van OOG is dit (nog) niet gedaan. 1. Klopt het dat dit overzicht nog niet gedeeld is? 2. Zo ja wanneer kunnen wij dit verwachten? 3. Kan de wethouder i.p.v. een voorstel een toezegging doen dat dit jaarlijks gedeeld wordt? Naar aanleiding van deze vragen kan ik u over de stand van zaken van archieven door de gemeente Oost Gelre aan het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers als volgt informeren. Vorig jaar is het voorstel gedaan u ieder jaar, bij de indiening van de jaarstukken en begroting, van een overzicht van de stand van zaken van overdracht van archieven te voorzien. Uw opmerking dat dit overzicht niet is gedeeld is dus juist en u krijgt hierbij ook de toezegging dit jaarlijks met u te delen. Op dit moment is er een inventaris in bewerking.

Dat betekent de juiste materiële verzorging, schonen van stukken, aanpassen aan privacywetgeving, openbaarheidsbeperkingen toepassen en de juiste metadata toevoegen voor opname in het archief bij het ECAL Het voornemen was om de achterstanden in eigen beheer uit te voeren, maar hiervoor ontbreekt door omstandigheden de capaciteit op de afdeling. we onderzoeken nu p welke manier we de achterstanden kunnen wegwerken. Ruwweg is nu 25% overgedragen en zo’n 10% bewerkt. Kortom 35% van de achterstand is inmiddels ingelopen. Om de overdracht te versnellen willen we budget reserveren om medewerker(s) in te huren. Het budget zal worden bepaald op de in te schatten duur van de werkzaamheden. Het voorstel blijft om op volgorde de archieven terug te halen, te bewerken en over te dragen:

1. 2. 3. 4. 5.

Groenlo 1991-2000 (in bewerking) Groenlo 2001-2004 Lichtenvoorde 1930-1985 Lichtenvoorde 1986-2004 Bouwvergunningen Oost Gelre 2005-2015

Een eerste inschatting gaat uit van twee jaar voor de verplichte inventarissen van Groenlo en Lichtenvoorde. Op de bouwvergunningen Oost Gelre zit nog geen absolute verplichting maar dit kan veranderen met inwerkingtreding van de nieuwe archiefwet. Doelstelling is om eind 2027 de archiefblokken van Groenlo en Lichtenvoorde te hebben overgedragen aan het ECAL.