antwoordmemo technische vragen CDA 28-01-2025 adviescommissie vnog

MEMO Datum

: 24 januari 2025

Van Aan

: Annette Bronsvoort : Gemeenteraad

Afdeling

: Ruimte & Economie

Onderwerp

: Gemeenschappelijke adviescommissie VNOG

Inleiding Het CDA heeft technische vragen gesteld over het raadsvoorstel met als doel het instellen van een Gemeenschappelijke Adviescommissie VNOG. Dit raadsvoorstel wordt behandeld tijdens de raadscommissie van 28 januari a.s. In deze memo worden de vragen beantwoord die door het CDA zijn gesteld. Vragen: 1. Zijn er voorbeelden van dergelijke andere adviescommissies in andere veiligheidsregio's? Hoe lang bestaan deze al en hoe functioneren deze? VNOG heeft onderzoek gedaan naar andere adviescommissies in de totstandkoming van dit voorstel. Bij andere veiligheidsregio’s is een dergelijke commissie niet bekend. VNOG heeft de ervaringen van de regionale adviescommissie van de GR Hart van Brabant verwerkt in het voorstel. In deze gemeenschappelijke regeling bestaat de adviescommissie enkele jaren en functioneert naar grote tevredenheid van zowel raadsleden, bestuurders als de gemeenschappelijke regeling. 2. Wat zijn de specifieke voordelen die de VNOG verwacht van het instellen van deze adviescommissie? En hoe serieus wordt zo'n commissie genomen bij een acute noodsituatie (of gaat dan de verantwoordelijkheid direct door naar de burgermeester). VNOG gelooft erin dat het instellen van zo’n commissie de relatie en het vertrouwen tussen VNOG en de gemeenteraden verder kan versterken en hier nieuw elan aan kan geven.

Voor zowel raden als VNOG is het van belang om steeds goed aan te sluiten bij de actualiteit, met aandacht en energie voor de primaire taken. Dit vereist vertrouwen en een goede informatiepositie. In de veelheid van relevante thema’s kan het voor raadsleden ingewikkeld zijn om geïnformeerd te blijven over ontwikkelingen. VNOG investeert in basisproducten zoals begrotingen, jaarverslagen, raadsmagazines en webinars om hier aan te werken, maar deze zijn vaak eenrichtingsverkeer. Een gemeenschappelijke adviescommissie kan de interactie en besluitvorming verbeteren. Deze commissie adviseert over de betrokkenheid van gemeenteraden en helpt bij het uitwisselen van zienswijzen. De commissie kan ook de kwaliteit van informatie en verantwoording verbeteren en raadsleden tijd besparen door werk te verdelen en hen te helpen focussen op specifieke onderwerpen. Leden kunnen als ambassadeur voor VNOG optreden en andere raadsleden helpen informatie te vinden. Zie voor een verdere toelichting ook de brief van VNOG van 13 november 2024. Deze brief is als bijlage gevoegd bij het raadsvoorstel Gemeenschappelijke Regeling VNOG, dat op 28 januari in de raadscommissie en op 11 februari in de gemeenteraad, wordt behandeld. In geval van een acute noodsituatie, zoals een ramp of (langdurige) crisis wordt een crisisstructuur opgetuigd zoals de Wet veiligheidsregio’s voorschrijft.

Afhankelijk van de omvang van de ramp of crisis en het opschalingsniveau moet de burgemeester (bij GRIP 3) of voorzitter veiligheidsregio (bij GRIP 4) achteraf verantwoording afleggen over diens beleid aan de gemeenteraad. In de coronacrisis heeft de voorzitter VNOG dit lopende de crisis gedaan met raadsbrieven, webinars en een afsluitend document. In zo’n langdurige crisis kan een raadsadviescommissie een waardevolle toevoeging zijn in de interactie tussen voorzitter en raden en kan de adviescommissie adviseren over de informatievoorziening. De formele bevoegdheid blijft ten allen tijde bij de gemeenteraad.

3. Hebben er al andere gemeenten reacties gegeven op het voorstel en hoe heeft de VNOG hierop gereageerd? Nee, op moment van beantwoorden zijn er nog geen formele reacties binnen bij VNOG. 4. Wat is er precies nodig om de gemeenschappelijke adviescommissie te formaliseren, nadat alle 22 raden met dit voorstel hebben ingestemd en hoe gaan wij dit in onze gemeente faciliteren? Als alle gemeenteraden instemmen met het voorstel en daarmee effectief een gezamenlijk verzoek neerleggen bij het algemeen bestuur, moet het algemeen bestuur de gemeenschappelijke adviescommissie instellen. Gemeenteraden mogen dan ook wensen of bedenkingen meegeven ten aanzien van het reglement van orde en kunnen een raadslid afvaardigen als lid van de adviescommissie. Dat laatste hoeft overigens niet en is aan uw raad ter afweging. In overleg met de griffier en de burgemeester van onze gemeente wordt bepaald hoe dit gefaciliteerd gaat worden. 5. Hoe wordt het functioneren van de gemeenschappelijke adviescommissie georganiseerd en welke rol hebben de raadsleden in de commissie? Een paar belangrijke elementen over de organisatie en het functioneren van de adviescommissie zijn onder andere: de gemeenschappelijke adviescommissie (GA) is een niet-besluitvormend orgaan dat adviezen formuleert voor het AB VNOG en de gemeenteraden. De GA bestaat uit 1 raadslid per gemeente.

Dit raadslid is aangewezen door de eigen gemeenteraad. De gemeenteraad wijst ook een plaatsvervanger aan. De gemeenteraad kan er ook voor kiezen om niemand af te vaardigen. De GA is geen plek voor politieke discussies; elk raadslid vertegenwoordigt zijn eigen gemeenteraad, die zelfstandig zienswijzen kan indienen. Lidmaatschap van de GA is onderdeel van het raadslidmaatschap en vergaderingen worden vergoed door VNOG. De commissie wordt gefaciliteerd door VNOG en werkt nauw samen met griffiers. De GA komt twee keer per jaar bijeen, met extra bijeenkomsten indien nodig. De vergaderingen zijn openbaar en de commissie adviseert over raadsinformatiemomenten, informatievoorziening, regionale ontwikkelingen, en procesmatige aspecten zoals de planning & control cyclus en beleidsplannen. De GA kan ook advies geven over de betrokkenheid van gemeenteraden bij ontwikkelingen en helpt bij het uitwisselen van zienswijzen. De commissie draagt bij aan de kwaliteit van informatie en verantwoording, en kan raadsleden helpen zich te focussen op specifieke onderwerpen. Leden van de GA kunnen als ambassadeur voor VNOG optreden en andere raadsleden ondersteunen bij het vinden van informatie. De commissie start met een proefperiode van twee jaar. Bij positieve evaluatie wordt de commissie voortgezet. Meer informatie leest u in de (bijlagen bij) de brief van 13 november 2024 van VNOG.

2