antwoordmemo openstaande vragen 25-05-2021 inrichtingsplan samen aan het stuur

8

SDOA heeft al in beeld welke huisstijl-elementen moeten worden vernieuwd / vervangen. Zodra de naam en huisstijl bekend is, wordt dit traject opgepakt.

11

Communicatiekalender Communicatiemomenten

25 maart 2021 Inrichtingsplan is gereed 25 maart – 2 mei 2021 (gedurende 6 weken) Advisering 6 mei 2021 Besluitvorming in Bestuurlijke Stuurgroep 10 mei 2021 Intern moment

Voor welke doelgroepen / stakeholders zijn deze mijlpalen en communicatiemomenten relevant?

Hoe communiceren we?

Bijzonderheden

Cliëntenraden BOR (=bijzondere OR SDOA en WBO) Bestuurlijke Stuurgroep

Mondelinge toelichting (bijv. tijdens vergadering)

Het Inrichtingsplan wordt door de stakeholders vertrouwelijk behandeld.

Medewerkers SDOA Medewerkers WBO Medewerkers sociaal teams (gemeenten) KCC’s

-

Reguliere vergadering

Bijeenkomsten bij moederorganisatie (op gebruikelijke wijze) OF Gezamenlijke bijeenkomst (online?) Nieuwsbrief (na bijeenkomst)

-

11 mei 2021 Besluitvorming in colleges van B&W

B&W Pers Relaties (meedenkers / meeweters) UWV / WSPA / Leerwerkloket / etc. (meewerkers)

Reguliere vergadering - Persmoment - Persbericht Via contacten / ambtelijke stuurgroep Via contacten / ambtelijke stuurgroep

12

Informeren over de voorstellen in het Inrichtingsplan Voor de 300 medewerkers van WBO is een online moment minder geschikt. Dat pleit voor de gebruikelijke wijze en niet voor een gezamenlijke online bijeenkomst. Nieuwsbrief is zinvol voor de mensen die niet bij de bijeenkomst konden zijn (het is dan nog meivakantie) Boodschap is de kernboodschap, aangevuld met specifieke punten uit het Inrichtingsplan, evt. ‘besparing’.

Brede buitenwereld

Juni 2021 Behandeling Inrichtingsplan in de gemeenteraden (laatste besluit is op 24-6)

Juni 2021 (bij voorkeur na besluitvorming in gemeenteraden) Startschot verbouwing + interne bekendmaking nieuwe naam uitvoeringsorganisatie

Raadsleden

-

Bericht op websites moederorganisaties - Sociale media - Artikel gemeentepagina – h-a-h krant Raadsvergadering

Medewerkers SDOA, WBO, sociaal teams / gemeenten

Intranet

Medewerkers SDOA

Optie 1: Bij elke moederorganisatie op hetzelfde moment een bijeenkomst, met een gezamenlijk online moment (een live verbinding naar de nieuwe locatie) waarin de naam wordt onthuld, gecombineerd met symbolisch de eerste bouwhandeling.

Medewerkers WBO Medewerkers sociaal teams (gemeenten) KCC’s

13

Let op! Als de naam al tijdens een van de raadsvergaderingen wordt genoemd, ligt ‘het nieuws’ op straat. Dat moeten we zien te voorkomen! Dus de naam mag zeker niet in stukken worden opgenomen. Valt dit niet te voorkomen, dan moet de lancering van de naam voor de interne organisatie eerder plaatsvinden. Na laatste besluitvorming het inrichtingsplan op intranet zetten (of een populaire vertaling / filmpje) Dit vereist wel dat de naam tot die tijd geheim blijft, ook al is de naam eerder opgeleverd door het bureau en zijn wellicht ook de voorbereidingen op de nieuwe huisstijlmiddelen al van start gegaan Voor medewerkers van WBO is een online moment minder geschikt.

Bestuurders SDOA / WBO + gemeentebestuurders

Andere optie voor het onthullen van de naam is een vooraf opgenomen filmpje. En dan wel een live verbinding naar de nieuwe locatie waar symbolisch de eerste bouwhandeling wordt verricht. Dit moet echt een feestelijk moment zijn. Eventueel voor alle medewerkers (die fysiek werken) een gebakje met de naam tijdens de bijeenkomst. Optie 2 (als de coronamaatregelen het toelaten): Een feestelijke bijeenkomst op de nieuwe locatie. Met een eerste bouwhandeling als startschot en / of bijvoorbeeld het ophangen van het spandoek als onthulling van de nieuwe naam. Evt. Filmpje over Inrichtingsplan

Juni 2021 (bij voorkeur na besluitvorming in gemeenteraden)

Klanten SDOA

Brief Website SDOA App

Externe bekendmaking nieuwe naam + plannen

14

Als de besluitvorming in de gemeenteraden is geweest, kan dit filmpje worden getoond tijdens de feestelijke bijeenkomst (of na afloop intern worden rondgestuurd) Hoewel het voor deze groep nog vroeg is, is het niet wenselijk dat zij het nieuws in de krant lezen. Daarom een brief/artikel met: kernboodschap + noemen wanneer nadere informatie volgt

Werkgevers SDOA Opdrachtgevers WBO (werkgevers)

Brief / mailing

Cliëntenraden

Mailing (of iets ‘actievers’? Bijvoorbeeld een bijeenkomst op de nieuwe locatie) Evt. Filmpje over Inrichtingsplan Mailing

UWV / WSPA / Leerwerkloket / etc. (meewerkers) Pers

Persmoment

Persbericht Brede buitenwereld

Juni 2021 Start van interne campagne ‘op weg naar onze nieuwe plek’

Medewerkers SDOA, WBO, sociaal teams, gemeenten, KCC

Spandoek ‘Hier komt NIEUWE NAAM’ - Websites moederorganisaties - Sociale media - Artikel op gemeentepagina / ha-h krant - Social advertising Te denken valt aan: - Plek op intranet met alle informatie, het filmpje over het Inrichtingsplan en bijvoorbeeld Q&A’s - Regelmatig een nieuwsbrief, met actueel nieuws over de voorbereidingen en bijvoorbeeld interviewtjes om

Hoewel het voor deze groep nog vroeg is, is het niet wenselijk dat zij het nieuws in de krant lezen. Daarom een brief/mailing met: kernboodschap Boodschap: nieuwe naam (doel: hen verder meenemen in het proces) + evt. link naar filmpje. Boodschap: nieuwe naam (doel: hen meenemen in het proces) Persmoment op locatie? Met als ‘activiteit’ het ophangen of onthullen van het spandoek? Wie ‘leiden’ het persmoment? Bij persbericht foto van ophangen / onthullen spandoek

-

15

Organisatorisch gebeurt er in deze fase ook van alles: - Trainingsmomenten

Eind augustus-begin september 2021 Kijkdag medewerkers

Medewerkers SDOA / WBO / sociale teams / KCC

1 september 2021 Start integrale toegang (nieuwe werkwijze)

Medewerkers SDOA / sociale teams / KCC

Buitenwereld (elke inwoner)

Pers Klanten SDOA

9

elkaar en elkaars werk (beter) te leren kennen - Regelmatig gezamenlijke bijpraatmomenten (evt. online) - Benutten van interne momenten (zoals de teamdag van SDOA in juni) Nog nader uitwerken!!!! ‘Uitje’ voor medewerkers om alvast een beeld te krijgen van de toekomstige werkplek OF Filmpje met hoe het eruit komt te zien (als de coronaregels het nog niet toelaten) Zie voor deze communicatie de ‘interne campagne’ die in juni is gestart (deze mijlpaal is een onderdeel van die campagne) - Informatie over de nieuwe werkwijze op websites gemeenten9 en SDOA - Actueel nieuwsbericht op website gemeenten en SDOA - Artikel op gemeentepagina / in h-a-h krant - Sociale media - Social advertising - Persbericht - Brief - Evt. Q&A’s in de SDOA App

Het gaat om informatie over de nieuwe werkwijze (intake), maar ook de benodigde formulieren.

16

-

Vooral voor WBOmedewerkers van groot belang

Boodschap: hoe werkt het vanaf nu? Dus inwoner moet zich melden bij de gemeente en niet meer bij SDOA

-

Boodschap: meer informatie over wat er vanaf 1 september 2021 al verandert en wat er per 1 januari 2022 staat te gebeuren (ook al is dit eerder

-

November 2021 (onder voorbehoud) Verhuizing WBO naar Groenlo

Medewerkers WBO (kader en Wsw) Alle medewerkers (dus ook SDOA, sociaal teams, KCC)

Relaties WBO (meedenkers, meeweters) Pers

Brede buitenwereld

December 2021 Verhuizing SDOA naar Groenlo

Medewerkers SDOA

al genoemd, de kracht zit ‘m in de herhaling). Aankondigen dat nadere informatie richting 1 januari 2022 nog volgt (zoals contactgegevens, contactpersoon, etc.) Voor specifieke doelgroepen, zoals de jongeren en statushouders, wellicht een aangepaste boodschap (iom de betreffende klankbordgroepen)

Welkomsfeestje Nog nader uitwerken! (aansluiten bij gebruikelijke wijze van communiceren in de interne campagne) Verhuisbericht Persbericht

-

Bericht op websites SDOA en WBO - Sociale media (op kanaal WBO en andere moederorganisaties delen het bericht) Welkomsfeestje (kerstborrel?)

17

Persbericht en nog geen persmoment. Dat laatste gebeurt tijdens de feestelijke opening. In persbericht kans grijpen om het waarom en hoe (dus kernboodschap) nog een keer over het voetlicht te brengen Kernboodschap en voorsorteren op de nieuwe website die per 1 januari 2022 in de lucht komt

Omdat deze verhuizing naar verwachting erg dicht tegen de feestdagen (vakantie) aan zit, is

het voorstel om het welkomsfeestje voor iedereen die in het nieuwe pand werkt, te houden op – bij voorkeur – de eerste werkdag als nieuwe GR/organisatie. Nieuwjaarsontbijt? Dus bij de verhuizing van SDOA alleen een klein moment voor de SDOA-medewerkers. Alle medewerkers (dus ook KCC, sociaal teams, WBO en ‘medehuisvesters’ WSPA en Loopbaanplein) Relaties SDOA (meedenkers, meeweters) Klanten SDOA

Nog nader uitwerken! (aansluiten bij gebruikelijke wijze van communiceren in de interne campagne) Verhuisbericht Brief

-

-

Pers

Persbericht

18

-

Boodschap: herhalen wat er vanaf 1 januari 2022 verandert, melden nieuwe contactgegevens en eventuele andere praktische informatie Voor specifieke doelgroepen, zoals de jongeren en statushouders, wellicht een aangepaste boodschap (iom de betreffende klankbordgroepen) Persbericht is tevens uitnodiging aan de pers voor officiële opening / open dag

Brede buitenwereld

Kort na 1 januari 2022 Iedereen in het nieuwe pand / start nieuwe GR werkleerbedrijf / officiële samenvoeging SDOA en WBO (‘lintmomentje’)

Medewerkers nieuwe locatie

Kort na 1 januari 2022 Officiële start nieuwe uitvoeringsorganisatie: - Opening pand - Lancering nieuwe website10 - Vanaf nu start nieuwe huisstijl (hiervoor is een aparte planning)

Medewerkers SDOA, WBO, Wspa, Loopbaanplein + familie

Bericht op websites SDOA, gemeenten en WBO - Sociale media (op kanaal SDOA en andere moederorganisaties delen het bericht) - Evt. social advertising (targeting) ‘Toastmoment’

Kernboodschap, aangevuld met: - SDOA: wij zijn verhuisd en voorsorteren op nieuwe website die per 1 januari 2022 in de lucht komt - WBO: wij hebben nieuwe ‘huisgenoten’

Kijkdag / familiedag

-

Gezamenlijk nieuwjaarsontbijt oid op 1e officiële werkdag

-

-

Relaties (meedenkers / meeweters) - Samenwerkingspartners (meewerkers) - Cliëntenraden Buren

10

-

Open dag

-

-

Kijkdag en open dag op twee of drie aparte dagen: één of twee dagen voor eigen mensen en één dag voor externen Uitnodiging al in nieuwe lay-out Relaties en samenwerkingspartners vragen om naar de nieuwe website te linken Kijkdag en open dag op twee of drie aparte dagen: één of twee dagen voor eigen mensen en één dag voor externen Uitnodiging al in nieuwe lay-out Relaties en samenwerkingspartners

WBO ziet in de nieuwe website een kans om beter in beeld te komen bij werkgevers. Werkgevers stuiten nu vooral op de website van het WSPA.

19

vragen om naar de nieuwe website te linken Pers

-

Brede buitenwereld

-

Persmoment op de nieuwe locatie Persbericht Bericht op websites gemeenten Artikel op gemeentepagina / huis-aan-huiskrant of ‘eigen’ pagina in de h-a-h bladen Sociale media Social advertising

-

Kernboodschap (gericht op ‘de weg wijzen van de inwoner’)

Naast de hiervoor genoemde communicatiemomenten heeft elke organisatie ook nog eigen bijpraatmomenten (‘fusiepraat’, de SDOAbijeenkomsten, etc). Deze vinden uiteraard ook plaats. Soms kunnen deze bijpraatmomenten gecombineerd worden met de activiteiten uit de communicatiekalender). Wat in de communicatiekalender niet is opgenomen: - De planning van de huisstijl-vernieuwing (SDOA heeft hier de regie op) - Aanvullende activiteiten die voortvloeien uit het positioneringstraject - De concrete invulling van de interne ‘op weg naar onze nieuwe plek’ campagne

20

Bijlage 1 - Krachtenveldanalyse Samen aan het Stuur Ringen van invloed Met wie hebben we op welke manier te maken? Beïnvloeders

Beslissers

Programmamanagers

Cliëntenraden P-wet Klankbordgroep SDOA Media Cliëntenraden Wmo Wmo Medewerkers aanpalende beleidsterreinen

Ondernemingsraden / BOR

Vakbonden

WSPA (collega’s)

Roz

Werkgroepjes

Ambtelijke Stuurgroep Bestuurlijke Stuurgroep KernteamGemeenteraden Jeugd •Colleges B&W Algemeen DB SDOA / WBO

belangrijk dat UWV je erachter komt wat je écht leuk vindt. En waar je écht Kader WBO goed in bent.

Politie Justitie Woningcorporaties

1

Medewerkers SDOA

Energiemaatschappijen

Deurwaarders

Sociale Teams

Zorgverzekeringen

Cliënten WBO (Wsw'ers)

Wijkteams ZOOV

Zorgkantoor (Wgz)

Sociale Verzekeringsbank Ondersteuningsteam Jeugd

Bewindvoerders

2

Statushouders (klant SDOA) Leerwerkloket / RMC

Schuldhulpmaatje / Humanitas Formulierenbrigade Jimmy’s Verenigingen / stichtingen Laborijn Leveranciers meedoenapplicatie Overige leveranciers

3

Gewone klanten SDOA Niet-uitkeringsontvangers (NUO)

Stadsbank

4

Vrijwilligerspunt Interbeek

Jongeren (klant SDOA)

Buurgemeenten

COA Vluchtelingenwerk

Voedselbank ZOOV ‘Bank’ voor huisinrichting

Werkgevers / opdrachtgevers Inwoners / toekomstige klanten Praktijkonderwijs Scholen (Graafschap / Zone) Verslavingszorg e.d. Familie van… Zorgaanbieders Beautybank GGD Huisartsen Kledingbank Kringloop Aktief / Bohero Nieuwe buren

Uitvoerders / toeleveranciers

Gebruikers / afnemers 1 = Meebeslissen 2 = Meewerken 3 = Meedenken 4 = Meeweten 21

Gemiddeld percentage herinstroom binnen 12 maanden (trend) 40

30

20

10

April 2021 Maart 2021 Februari 2021 Januari 2021 December 2020 November 2020 Oktober 2020 September 2020 Augustus 2020 Juli 2020 Juni 2020 Mei 2020 April 2020 Maart 2020 Februari 2020 Januari 2020 December 2019 November 2019 Oktober 2019

Landelijk Sociale Dienst Oost Achterhoek SDOA Oost Gelre

September 2019 Augustus 2019 Juli 2019 Juni 2019 Mei 2019 April 2019 Maart 2019 Februari 2019 Januari 2019 December 2018 November 2018 Oktober 2018 September 2018 Augustus 2018 Juli 2018 Juni 2018 Mei 2018 0